Как настроить прослеживаемость товаров в 1С

Прослеживаемость товаров в 1С — это механизм учёта движения подконтрольных товаров от импорта или производства до конечной реализации с указанием регистрационного номера партии товара (РНПТ) или кодов маркировки. Он обязателен для товаров, включённых в перечень прослеживаемых, и для продукции, подлежащей обязательной маркировке через «Честный ЗНАК».

Ошибки в настройке приводят к отказу в вычете НДС, штрафам и расхождениям с контрагентами. При этом сама настройка в типовых конфигурациях (Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация) занимает не более часа, если действовать в правильной последовательности.

Ниже — пошаговый порядок настройки: от включения функциональных опций до проверки корректности отражения РНПТ в документах и отчётах. Инструкция ориентирована на типовые решения 1С актуальных релизов; названия разделов могут незначительно отличаться в зависимости от конфигурации.

Проверьте, какие товары подлежат прослеживаемости

Перед настройкой определите, какой именно механизм вам нужен. В 1С существуют два разных вида контроля: прослеживаемость по РНПТ (товары из перечня Правительства РФ, в основном импортные) и маркировка средствами идентификации через ГИС МТ «Честный ЗНАК». Они настраиваются по-разному и не заменяют друг друга.

Для товаров с РНПТ проверьте код ТН ВЭД ЕАЭС по перечню прослеживаемых товаров. Для маркированной продукции уточните товарную группу: обувь, одежда, молочная продукция, вода, лекарства и другие группы имеют собственные сроки и правила оборота.

Включите функциональные опции

Откройте раздел настроек учёта. В УТ и ERP путь обычно такой: «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура». Установите флажки «Прослеживаемые товары» и, если работаете с маркировкой, «Вести учёт маркированной продукции» с выбором нужных товарных групп.

Для маркировки дополнительно включите обмен с ГИС МТ: «Интеграция с ГИС МТ (Честный ЗНАК)» в настройках обмена с контролирующими органами. Потребуется действующая усиленная квалифицированная электронная подпись и регистрация организации в личном кабинете «Честного ЗНАКа».

После включения опций проверьте, что в карточке номенклатуры появились поля «Прослеживаемый товар», «Код ТН ВЭД», «Страна происхождения», а в документах — колонки для РНПТ и сканирования кодов маркировки.

1. 1
   Откройте «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура»
2. 2
   Установите флажок «Прослеживаемые товары»
3. 3
   Включите учёт маркированной продукции и выберите товарные группы
4. 4
   Настройте обмен с ГИС МТ и укажите сертификат электронной подписи
5. 5
   Перезапустите сеанс и проверьте появление новых полей в карточке товара

Заполните карточки номенклатуры

В каждой карточке прослеживаемого товара заполните код ТН ВЭД ЕАЭС и страну происхождения — без этого документы не проведутся корректно, а РНПТ не удастся указать. Для маркированных товаров укажите вид продукции и товарную группу, чтобы система понимала, какие коды запрашивать и проверять.

Если номенклатуры много, используйте групповую обработку изменения реквизитов или загрузку из таблицы. Проверьте, что у одной номенклатурной позиции не смешаны маркированный и немаркированный товар — это частая причина расхождений остатков.

Настройте документы поступления

При поступлении импортного прослеживаемого товара РНПТ вносится в документ «Приобретение товаров и услуг» в табличную часть или в отдельную форму по ссылке в строке товара. РНПТ берётся из грузовой таможенной декларации или из документов поставщика, если товар куплен у российского контрагента — в этом случае поставщик обязан передать вам номер.

Для маркированного товара поступление оформляется через электронный УПД: коды подтягиваются из документа поставщика через ЭДО, либо сканируются вручную при приёмке. Обязательно сверяйте фактическое количество с кодами в УПД до подтверждения приёмки в ГИС МТ.

Настройте реализацию и передачу данных покупателю

В документах реализации РНПТ подставляется автоматически по данным партий (по FIFO) или выбирается вручную. Проверьте, что в печатной форме УПД и в электронном документе РНПТ попадает в нужные поля — покупатель обязан получить этот номер, иначе он не сможет продать товар дальше.

При продаже маркированного товара коды сканируются при отгрузке и передаются покупателю через УПД. Для розничной продажи через кассу код выводится из оборота в момент пробития чека — убедитесь, что касса и драйверы оборудования поддерживают передачу кодов маркировки.

Настройте уведомления и отчётность

По прослеживаемым товарам в ряде случаев подаются уведомления о ввозе, перемещении и остатках в налоговый орган. В 1С эти уведомления формируются из раздела регламентированной отчётности. Проверьте, что в программе актуальные формы отчётности — обновите конфигурацию при необходимости.

Для контроля используйте отчёт «Остатки и движения прослеживаемых товаров» и сверку остатков с ГИС МТ для маркированной продукции. Регулярная сверка (хотя бы раз в месяц) позволяет выявить расхождения до того, как их найдёт проверка.

Контрольные точки

Как проверить результат настройки

Карточка номенклатуры

Норма

Заполнены ТН ВЭД, страна происхождения, признак прослеживаемости

Тревожный признак

Поля пустые, документы проводятся без РНПТ

Документ реализации

Норма

РНПТ подставляется и попадает в УПД

Тревожный признак

Колонка РНПТ пустая или номер не передаётся в ЭДО

Сверка с ГИС МТ

Норма

Остатки в 1С и в «Честном ЗНАКе» совпадают

Тревожный признак

Есть коды, которые числятся только в одной системе

Ограничения и когда нужен специалист

Типовой настройки достаточно, если у вас стандартные операции: покупка, продажа, розница, возвраты. Помощь внедренца понадобится при нестандартных схемах — комиссия, переработка, давальческое сырьё, производство из прослеживаемых комплектующих, а также если конфигурация сильно доработана и обновление форм отчётности затрагивает доработки.

Перед любыми изменениями в рабочей базе сделайте резервную копию и отработайте настройку на тестовой копии: проведите поступление, реализацию, возврат и сформируйте уведомление. Только после успешной проверки переносите настройки в рабочую базу.

Частые вопросы

Что делать, если поставщик не указал РНПТ в документах?

Запросите у поставщика корректированный УПД с номером партии — он обязан его предоставить. Без РНПТ вы не сможете корректно отразить дальнейшую реализацию, а при проверке возникнут вопросы по вычету НДС.

Нужно ли указывать РНПТ при розничной продаже?

При розничной продаже прослеживаемого товара конечному покупателю РНПТ в чеке не указывается, но товар должен быть корректно оприходован с РНПТ. Для маркированной продукции код выводится из оборота при пробитии чека.

Чем прослеживаемость отличается от маркировки?

Прослеживаемость по РНПТ контролирует партию товара целиком и регулируется налоговым учётом. Маркировка контролирует каждую единицу товара через уникальный код в системе «Честный ЗНАК». Один товар может подпадать под оба режима.

Можно ли настроить прослеживаемость в старой конфигурации без обновления?

Механизмы прослеживаемости и маркировки добавляются в типовые конфигурации с определённых релизов. Если ваш релиз старый, корректные формы и поля могут отсутствовать — потребуется обновление, предварительно проверенное на копии базы.

Как исправить ошибку, если товар продали без РНПТ?

Оформите корректировку реализации с указанием РНПТ и направьте покупателю исправленный УПД. Если период закрыт, действуйте через корректировочные документы текущей датой и при необходимости уточните отчётность.