Как настроить склады в 1С 8.3

Склад в 1С 8.3 — это не просто строчка в справочнике, а аналитический разрез учёта: от того, как настроены склады, зависят остатки в отчётах, резервирование, перемещения и закрытие месяца. Неправильно заведённый склад приводит к «висящим» остаткам, отрицательным остаткам по неправильному месту хранения и расхождениям при инвентаризации.

Порядок настройки различается в зависимости от конфигурации. В «1С:Бухгалтерии 8.3» склады — это простой справочник мест хранения, а в «1С:Управлении торговлей 11» и «Комплексной автоматизации» появляются ордерные схемы, статусы распоряжений и серийный учёт. Ниже разобраны оба сценария, а также типовые ошибки и способы проверить результат.

Определите, какая схема складского учёта вам нужна

До создания складов решите, сколько мест хранения будет в программе и как они соотносятся с реальными помещениями. Здесь действует простое правило: один физический склад = один элемент справочника, если внутри него не ведётся раздельный учёт по зонам. Дробить склад на «угол у окна» и «стеллаж №3» не нужно — для этого в УТ 11 есть адресное хранение и складские ячейки.

Типовые варианты структуры: основной склад, склад магазина (розничный), склад брака, транзитный склад для товаров в пути и склады контрагентов (для комиссии и ответственного хранения). Каждый из них заводится отдельным элементом, потому что по ним строятся отчёты и движения по регистрам.

Сравнение вариантов

Один общий склад

Подходит микробизнесу с одним помещением. Минимум настройки, но невозможно анализировать перемещения и остатки по точкам.

Несколько складов по фактическим точкам

Стандартный вариант: оптовый склад, розничные точки, склад брака. Позволяет вести перемещения и инвентаризацию по каждой точке.

Склады + ордерная схема (УТ 11)

Когда товар физически движется отдельно от документов: кладовщик оформляет приходные и расходные ордера. Требует дисциплины, иначе появятся расхождения.

Создайте склад в 1С:Бухгалтерии 8.3

В «1С:Бухгалтерии» складской учёт максимально упрощён. Откройте раздел «Справочники» → «Склады» и нажмите «Создать». Заполните наименование (оно будет видно в документах и отчётах) и укажите тип склада: «Оптовый», «Розничный» или «Неавтоматизированная торговая точка». Тип влияет на то, как ведётся учёт в рознице — по покупной или продажной стоимости.

Чтобы склад вообще участвовал в учёте, проверьте настройку учётной политики: в разделе «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройка плана счетов» для счетов запасов (например, 41 «Товары») должен быть включён учёт по складам. Если складской учёт на счёте отключён, поле «Склад» в документах будет, но аналитика по местам хранения в проводках не сформируется.

Также в настройках функциональности («Администрирование» → «Функциональность», закладка «Склад») можно включить ведение складского учёта по количеству и сумме. Для розницы по продажным ценам это обязательное условие корректной работы.

1. 1
   Откройте «Справочники» → «Склады» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите наименование и тип склада (оптовый/розничный)
3. 3
   Проверьте в плане счетов, что для счетов запасов включён учёт по складам
4. 4
   Включите складской учёт в «Администрирование» → «Функциональность»
5. 5
   Проведите тестовое поступление товара на новый склад
6. 6
   Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 с группировкой по складам

Создайте склад в 1С:Управление торговлей 11

В УТ 11 склады находятся в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка», а сам справочник открывается через «НСИ и администрирование» → «Склады и магазины». При создании укажите наименование и при необходимости родительскую группу — склады удобно группировать по регионам или типам (оптовые, розничные).

Розничный склад в УТ 11 привязывается к магазину и формату: для него задаётся тип розничных цен, по которым будет идти переоценка. Оптовый склад таких настроек не требует. Если склад используется для хранения товаров комитента или принятых на ответственное хранение, это определяется не настройкой склада, а типом операции в документах — но выносить такие товары на отдельный склад удобно для отчётности.

Обратите внимание на настройку «Использовать статусы приходных/расходных ордеров» — она появляется, когда для склада включена ордерная схема. Пока вы не готовы к двухступенчатому оформлению, оставьте ордерную схему выключенной.

Настройте ордерную схему и статусы

Ордерная схема нужна, когда момент оформления документа (накладная) и момент физического движения товара (ордер) разнесены во времени или выполняются разными людьми. Менеджер создаёт распоряжение — «Реализацию товаров и услуг», а кладовщик на его основании оформляет «Расходный ордер на товары». Остатки в регистрах делятся на «к отгрузке», «к поступлению» и свободные.

Включается ордерная схема в карточке склада: флажок «Ордерная схема» отдельно для поступления, отгрузки, а также для перемещений и сборки. Можно включить ордерную схему только на отгрузку — например, когда приёмка оформляется сразу накладной, а отгрузка идёт через кладовщика.

После включения ордерной схемы контролируйте рабочее место «Оформление накладных и ордеров» (раздел «Склад и доставка»): там видны распоряжения, по которым не созданы ордера. Регулярная сверка этого списка — основной способ не допустить расхождений между бухгалтерскими и складскими данными.

Адресное хранение и ячейки

Если внутри склада нужен учёт по местам хранения, в карточке склада включается «Использовать складские ячейки». Ячейки — это справочник зон, рядов и полок. Для начала достаточно справочного использования ячеек (указание места хранения в документах), а полноценное адресное хранение с ордерной схемой по ячейкам включайте только при реальной потребности — оно заметно усложняет работу кладовщиков.

Привяжите склады к документам, ценам и пользователям

После создания складов настройте значения по умолчанию, чтобы не выбирать склад вручную в каждом документе. В УТ 11 склад по умолчанию задаётся в настройках пользователя («НСИ и администрирование» → «Персональные настройки») — это ускоряет ввод документов и снижает число ошибок выбора.

Для розничных складов проверьте привязку типа цен: от неё зависит, по какой цене товар будет отпускаться и переоцениваться. Если у магазина свой прайс, убедитесь, что в карточке магазина указан правильный формат и правила ценообразования.

Если доступ к складам нужно разграничить (например, кладовщик видит только свой склад), используйте группы доступа и профили пользователей. Без разграничения любой менеджер сможет провести отгрузку с чужого склада, что приведёт к отрицательным остаткам и спорам при инвентаризации.

Проверьте результат и перенесите остатки

После настройки выполните контрольную проверку. Проведите тестовое «Поступление товаров и услуг» на новый склад, затем сформируйте отчёт по остаткам: в Бухгалтерии — ОСВ по счёту 41 с субконто «Склады», в УТ 11 — «Товары на складах» или «Ведомость по товарам на складах». Товар должен отображаться именно на новом складе, без разбиения на пустое значение склада.

Если вы внедряете новую структуру складов в работающей базе, остатки со старого склада переносятся документом «Перемещение товаров» (в Бухгалтерии — «Перемещение товаров», в УТ 11 — «Перемещение товаров» или «Пересортица» при смене аналитики). Перед массовым переносом сделайте резервную копию базы и сверьте итоговые остатки по отчёту до и после.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт по остаткам с группировкой по складам

Норма

Весь товар распределён по конкретным складам, строк с пустым складом нет

Тревожный признак

Часть остатков висит на пустом или старом складе

Тестовое поступление и реализация

Норма

Документы проводятся, остаток по складу увеличивается и уменьшается корректно

Тревожный признак

При проведении ошибка контроля остатков или товар списывается с другого склада

Рабочее место оформления ордеров (УТ 11)

Норма

Нет распоряжений без ордеров по ордерному складу

Тревожный признак

Накопились распоряжения «к отгрузке» — кладовщики не оформляют ордера

Типичные ошибки при настройке складов

Большинство проблем со складским учётом возникает не из-за программы, а из-за организационных решений на старте. Ниже — ошибки, которые встречаются чаще всего.

Ещё одна частая ситуация — смешение товаров собственных и комиссионных на одном складе без корректного оформления операций. Сам по себе склад этого не запрещает, но для анализа удобнее выделить товары на комиссии отдельным складом и контролировать их отдельными отчётами.

FAQ: частые вопросы о настройке складов в 1С 8.3

Можно ли переименовать склад, если по нему уже есть документы?

Да, наименование склада — это просто реквизит справочника, его можно изменить в любой момент. Во всех документах и отчётах отобразится новое название, движения по регистрам не пострадают. Осторожность нужна только если на наименование завязаны внешние печатные формы или обмены.

Как закрыть склад, который больше не используется?

Сначала выведите остатки документом «Перемещение товаров» на действующий склад и убедитесь отчётом, что остаток равен нулю. Затем пометьте склад на удаление — он перестанет предлагаться в новых документах, но сохранится в истории. Физически удалить его можно только при отсутствии ссылок, на практике это почти никогда не требуется.

Нужен ли отдельный склад для товаров в пути?

Если между отгрузкой поставщиком и фактическим поступлением проходит заметное время, транзитный склад упрощает контроль: товар сначала приходуется на него, затем перемещается на основной. В Бухгалтерии для этой цели чаще используют счёт 15 или аналитику, поэтому оцените, какой способ принят в вашей учётной политике.

Почему в отчёте по остаткам появилась строка с пустым складом?

Это значит, что часть документов проведена без указания склада — либо поле было необязательным, либо учёт по складам включили позже, чем начали вводить документы. Найдите такие документы отбором и заполните склад вручную, после чего перепроведите их.

Чем ордерная схема отличается от обычного проведения накладной?

При обычной схеме накладная одновременно является и бухгалтерским, и складским документом: остаток меняется в момент её проведения. При ордерной схеме накладная — только распоряжение, а фактическое движение оформляет ордер. Это позволяет разделить ответственность менеджера и кладовщика, но требует регулярного контроля незакрытых распоряжений.

Можно ли ограничить кладовщику доступ только к его складу?

Да, через профили групп доступа и настройку прав: пользователю разрешаются документы только по определённым складам, а в отчётах он видит ограниченные данные. Настройка выполняется в разделе администрирования прав пользователей; после изменения прав проверьте на тестовом документе, что проведение по «чужому» складу действительно запрещено.