Как сделать заказ поставщику в 1С: Управление торговлей

Документ «Заказ поставщику» в 1С: Управление торговлей (редакция 11) — основной инструмент планирования закупок. Он фиксирует, что, в каком количестве, по какой цене и к какому сроку компания хочет получить от контрагента, и служит основанием для последующих документов: поступления товаров, счетов на оплату и платежных поручений.

Работа с заказом выстроена вокруг статусов и состояний: документ проходит путь от черновика до полного исполнения, а система на каждом этапе контролирует, сколько товара ещё не поступило и не оплачено. Если заполнить заказ правильно с первого раза, дальше приход и оплата оформляются в пару кликов «на основании» — без ручного переноса позиций.

Ниже разобран полный цикл: где находится документ, как его создать и заполнить, какие статусы установить, как связать заказ с поступлением и оплатой, а также типичные ошибки, из-за которых заказы «висят» незакрытыми и искажают отчёты по закупкам.

Где находится документ и что подготовить заранее

Журнал заказов открывается через раздел «Закупки» → «Заказы поставщикам». Если пункт меню не виден, проверьте права пользователя и включённую функциональность: в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Закупки» должен быть установлен флаг использования заказов поставщиков.

Перед созданием заказа убедитесь, что в базе корректно заполнены справочники: карточка контрагента-поставщика, партнёр, соглашение с поставщиком (условия закупки), склад и номенклатура. Если планируется работа по договору с фиксированными ценами, заранее заведите соглашение с видом цен — тогда цены в заказ подтянутся автоматически.

Создание и заполнение документа

В журнале «Заказы поставщикам» нажмите «Создать». В шапке документа последовательно заполните ключевые поля: Поставщик (партнёр и контрагент), Соглашение (подтянет валюту, условия оплаты и налогообложение), Организация от вашего лица, Склад поступления и Дата поступления — плановый срок поставки, который используется при контроле исполнения.

Табличную часть «Товары» заполняйте одним из способов: кнопкой «Добавить» построчно, через «Подбор» (удобен при большом количестве позиций — можно фильтровать по группам номенклатуры и видеть остатки) или загрузкой из внешнего файла, если поставщик прислал спецификацию в Excel. Для каждой строки укажите количество, цену и ставку НДС; сумма и сумма с НДС посчитаются автоматически.

Проверьте вкладку «Дополнительно»: там задаются подразделение, менеджер, номер и дата входящего документа поставщика (подтверждение заказа), а также порядок расчётов — по заказу или по накладным. От этого выбора зависит, как будут закрываться взаиморасчёты.

1. 1
   Откройте «Закупки» → «Заказы поставщикам» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните поставщика, соглашение, организацию и склад
3. 3
   Добавьте товары через «Подбор» или загрузку из файла, укажите количество и цены
4. 4
   Установите статус «К поступлению» и плановую дату поступления
5. 5
   Проверьте итоговую сумму и НДС, проведите документ
6. 6
   Распечатайте или отправьте заказ поставщику из формы документа

Статусы и согласование заказа

Редакция 11 поддерживает статусную модель: «Не согласован», «Согласован», «Подтвержден», «К поступлению», «Закрыт». Состав доступных статусов зависит от настроек соглашения и функциональности. Пока заказ в статусе «Не согласован», создавать по нему поступление система может запретить — это штатный механизм контроля, а не сбой.

Если в компании несколько сотрудников участвуют в закупках, настройте согласование: менеджер создаёт заказ, руководитель переводит его в «Согласован». Для оперативного контроля используйте рабочее место «Заказы поставщикам» с отборами по состоянию — там видно, какие заказы требуют согласования, просрочены или частично исполнены.

Оформление поступления и оплаты на основании заказа

Когда товар приехал на склад, поступление оформляется кнопкой «Создать на основании» → «Приобретение товаров и услуг» прямо из заказа. Система перенесёт все неотгруженные позиции, цены и условия. Если пришла часть товара, откорректируйте количество в накладной — заказ останется в состоянии частичного исполнения до полного поступления.

Оплата по заказу оформляется через «Безналичные платежи» или «Расходный кассовый ордер» также на основании документа. Если в соглашении заданы этапы оплаты (например, предоплата и постоплата), график оплаты появится на соответствующей вкладке заказа и будет контролироваться по датам.

Контроль исполнения и закрытие заказа

После полного поступления и оплаты заказ нужно закрыть: в форме документа установите статус «Закрыт» или воспользуйтесь обработкой из журнала. Если поставка не состоится или будет неполной, закрывайте заказ принудительно — иначе он будет числиться в обеспечении потребностей и мешать планированию закупок.

Для проверки исполнения используйте отчёт «Состояние исполнения заказа» (доступен из формы заказа и из раздела отчётов по закупкам). Он показывает по каждой строке: сколько заказано, сколько поступило, сколько оплачено и какая сумма осталась. Это главный инструмент сверки с поставщиком до момента закрытия сделки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состояние заказа в журнале

Норма

«Исполнен» или «Закрыт», сумма поступления равна сумме заказа

Тревожный признак

«К поступлению» при фактически полученном товаре — накладная создана не на основании заказа

Отчёт «Состояние исполнения заказа»

Норма

По всем строкам «Заказано = Поступило», долг отсутствует

Тревожный признак

Есть остаток к поступлению или к оплате, которого не должно быть

Взаиморасчёты с поставщиком

Норма

Задолженность по заказу закрыта оплатами

Тревожный признак

Долг «висит» на заказе, хотя оплата прошла — возможно, платёж не распределён

Типичные ошибки при работе с заказами

Чаще всего проблемы возникают не из-за программы, а из-за нарушения последовательности: накладную заводят вручную без связи с заказом, цены меняют в поступлении, а не в заказе, а незавершённые заказы не закрывают месяцами. Ниже — ошибки, которые стоит проверить в своей базе в первую очередь.

Если заказов много и они формируются по похожим правилам, рассмотрите автоматизацию: формирование заказов по точкам заказа и обеспечение потребностей (раздел «Закупки» → обработка «Формирование заказов по потребностям») позволяет создавать заказы на основании остатков и статистики продаж, а не вручную.

Частые вопросы

Почему нельзя создать поступление на основании заказа?

Чаще всего заказ находится в статусе «Не согласован» или «Закрыт», либо в соглашении включён запрет поступления до согласования. Проверьте статус документа и настройки соглашения с поставщиком. Также убедитесь, что по заказу есть неотгруженный остаток — если всё уже поступило, основание работать не будет.

Как изменить цены в уже согласованном заказе?

Зависит от политики компании и настроек контроля. Обычно заказ возвращают в статус «Не согласован», корректируют цены и проводят заново с повторным согласованием. Если контроль условий отключён, цены можно править напрямую, но тогда расхождение с первоначальной договорённостью нигде не зафиксируется.

Что делать, если поставщик привёз товара больше или меньше заказа?

Оформите поступление на основании заказа и скорректируйте количество в накладной под факт. При недопоставке заказ останется частично исполненным — дождитесь остатка или закройте заказ принудительно. При поставке сверх заказа добавьте строки в накладную вручную, но учтите, что контроль условий соглашения может это запретить.

Можно ли оформить один заказ на несколько складов?

В типовом документе склад указывается в шапке один, но в табличной части можно включить колонку «Склад» и распределить строки по разным складам, если это разрешено настройками функциональности. Поступления затем создаются отдельно по каждому складу на основании того же заказа.

Как найти все незакрытые заказы за период?

В журнале «Заказы поставщикам» установите отбор по состоянию «Требует исполнения» или «Не закрыт» и нужный период. Альтернатива — отчёт «Заказы поставщикам» или «Состояние исполнения заказов» с группировкой по поставщикам: он покажет суммы незавершённых обязательств в разрезе каждого контрагента.