Торговля и Склад · 11 мин
Как настроить склад в 1С: пошаговое руководство
Пошаговая инструкция по настройке склада в 1С: создание склада, ордерная схема, ячеистое хранение, права доступа, статусы и типичные ошибки при внедрении.
Склад в 1С — это не просто строка в справочнике, а основа всего учёта товаров: от него зависят остатки в отчётах, резервирование, оформление приходных и расходных документов, инвентаризация и аналитика продаж. Неправильно настроенный склад приводит к «разъезжающимся» остаткам, отрицательным остаткам и невозможности сверить данные программы с фактическим состоянием полок.
Инструкция ориентирована на конфигурации «1С:Управление торговлей 11», «Комплексная автоматизация 2» и «ERP Управление предприятием 2», где складской учёт устроен единообразно. В более простых конфигурациях, например «1С:Управление нашей фирмой», принципы те же, но часть возможностей (ордерная схема, ячеистое хранение) ограничена или отсутствует.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на изменение настроек учёта и справочника складов, а база находится в актуальном состоянии. Любые изменения складской схемы на действующем учёте выполняйте после резервного копирования информационной базы — включение ордерной схемы «задним числом» способно создать десятки незакрытых ордеров за прошлые периоды.
Шаг 1. Включите складскую функциональность
До создания самого склада нужно активировать соответствующие опции программы. Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» (в УТ 11 путь может называться «Склад»). Здесь находятся главные переключатели складского учёта.
Минимально необходимые опции: «Склады и магазины» (базовый учёт по складам) и при необходимости «Несколько складов», если подразделений хранения больше одного. Дополнительно здесь включаются: ордерная схема при поступлении и отгрузке, статусы приходных и расходных ордеров, ячеистое (адресное) хранение, учёт по упаковкам, сериям и срокам годности.
Включайте только те опции, которые действительно нужны. Каждая дополнительная функция усложняет работу кладовщика: например, серии потребуют указывать номер серии в каждом документе, а ячеистое хранение — распределять каждый товар по ячейкам. Избыточная функциональность — частая причина сбоев и ошибок персонала.
Шаг 2. Создайте склад в справочнике
Перейдите в раздел «НСИ и администрирование» → «Настройки и справочники» → «Склады и магазины» (или «Склады») и нажмите «Создать». В УТ 11 при создании предлагается выбрать тип склада: оптовый, розничный или неавтоматизированная торговая точка (НТТ). От типа зависят доступные документы и способ учёта — розничный склад работает с продажными ценами и кассой ККМ, оптовый — с ценами номенклатуры.
Заполните основные реквизиты: наименование (делайте его понятным, например «Основной склад — Москва»), подразделение, ответственное лицо. Если используется несколько организаций в одной базе, проверьте, что склад корректно связан с нужной структурой — склад в 1С общий для всех организаций, а разделение идёт через документы.
Для розничного склада дополнительно укажите тип цен продажи и правила округления. Для НТТ ведётся суммовой учёт: номенклатурная детализация по такому складу в отчётах недоступна, поэтому не используйте НТТ там, где нужен контроль остатков по позициям.
Шаг 3. Выберите схему учёта: простая или ордерная
Простая схема означает, что товарное движение оформляется одним документом: «Приобретение товаров и услуг» сразу ставит товар на складской учёт, «Реализация товаров и услуг» — сразу списывает. Это подходит для небольших складов, где один и тот же сотрудник оформляет бумаги и физически принимает товар.
Ордерная схема разделяет финансовые и складские документы: менеджер создаёт «Приобретение товаров и услуг», а кладовщик на его основании оформляет «Приходный ордер на товары» по факту приёмки. Остатки меняются именно ордером. Это обязательный вариант, когда документы и физическая работу выполняют разные люди, либо когда приёмка идёт частями в течение нескольких дней.
Ордерная схема включается в карточке склада на вкладке «Ордерная схема и структура»: установите флажки «При поступлении», «При отгрузке», «При перемещении» и укажите дату начала применения. Дата должна быть не раньше текущего периода — иначе программа потребует ордера по всем документам прошлых периодов.
Сравнение схем учёта
Один документ меняет и финансовый, и складской учёт. Подходит малым складам с 1–2 сотрудниками. Ограничение: нет контроля фактической приёмки отдельно от документов.
Финансовые документы и складские ордера разделены, есть контроль расхождений. Подходит средним и крупным складам. Ограничение: требует дисциплины — неоформленные ордера искажают остатки.
Товар хранится по адресам (стеллаж-ряд-полка), есть отбор и размещение по ячейкам. Подходит большим складам. Ограничение: высокая трудоёмкость ведения, обязательна адресная структура.
Шаг 4. Настройте статусы и контроль ордеров
При ордерной схеме каждый ордер имеет статус: «К оформлению», «К поступлению», «Принят», «Проверен» и другие в зависимости от вида документа. Статусы показывают этап обработки: накладная создана, товар физически приехал, приёмка завершена, расхождения проверены.
Включите контроль остатков: в настройках склада или общих настройках учёта доступна проверка отрицательных остатков при проведении документов. Для оптовых складов контроль рекомендуется включать — он не даст отгрузить товар, которого нет по учёту. Для розницы в момент пробития чека контроль иногда ослабляют, чтобы не блокировать продажи, но тогда нужен регламент регулярной сверки.
Настройте расписание или регламент закрытия ордеров: раз в день или в неделю ответственный должен проверять отчёт «Оформление накладных и ордеров» (в УТ 11 — рабочее место «Оформление накладных и ордеров»), где видны незакрытые пары «накладная — ордер». Накопление таких «хвостов» — главный источник расхождений между бухгалтерским и складским учётом.
- 1Сделайте резервную копию базы и убедитесь, что прошлые периоды закрыты
- 2Откройте карточку склада, вкладка «Ордерная схема и структура»
- 3Установите флажки по нужным операциям: поступление, отгрузка, перемещение
- 4Укажите дату начала применения — первое число текущего периода
- 5Проведите тестовое поступление и оформите по нему приходный ордер
- 6Проверьте отчёт «Остатки товаров на складах»: движение должно появиться только после ордера
Шаг 5. Настройте ячеистое хранение при необходимости
Адресное хранение нужно, когда кладовщик должен знать не только «сколько товара», но и «где он лежит». В карточке склада включите использование ячеек и выберите тип: ячейки для справочного размещения (простой вариант) или полноценное ячеистое хранение с отбором и размещением.
Создайте структуру адресов: зоны склада (приёмка, хранение, отгрузка), затем ячейки с понятной кодировкой, например «А-01-02-03» (зона — стеллаж — ряд — полка). Справочник «Складские ячейки» позволяет задать тип ячейки, габариты и ограничения по весу — это поможет при автоматическом размещении.
При включении ячеистого хранения на действующем складе все текущие остатки окажутся «вне ячеек». Потребуется документ «Отбор (размещение) товаров» или начальное заполнение остатков по ячейкам, иначе отгрузка будет блокироваться из-за отсутствия товара в конкретных адресах.
Шаг 6. Настройте права доступа и ответственных
Разграничение прав — обязательная часть настройки склада. В разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка пользователей и прав» создайте профили групп доступа: кладовщику достаточно права создания ордеров и просмотра накладных, менеджеру по закупкам — накладных без права изменения ордеров, руководителю — отчёты по всем складам.
Если в компании несколько складов, ограничьте доступ по значениям: кладовщик склада «Север» не должен оформлять документы по складу «Юг». Это настраивается в профиле групп доступа на вкладке «Ограничение доступа» по виду «Склады».
Назначьте ответственных лиц в карточке склада и в документах. Это упростит поиск виновных при расхождениях инвентаризации и позволит корректно заполнять печатные формы, где требуется подпись материально ответственного лица.
Шаг 7. Проверьте настройку и типичные ошибки
После настройки выполните контрольный прогон: создайте тестовое поступление, перемещение, реализацию и инвентаризацию. Проверьте отчёты «Остатки товаров на складах» и «Ведомость по товарам на складах» — суммы и количества должны совпадать с документами, а движения появляться на правильных этапах (при ордерной схеме — после ордера, а не накладной).
Отдельно проверьте отрицательные остатки отчётом по остаткам с детализацией до номенклатуры. Если минус появляется сразу после настройки — скорее всего, ордера оформлены не на все накладные или дата начала ордерной схемы захватила старые документы.
Как проверить результат
Нет отрицательных остатков, суммы совпадают с оборотами по документам
Минусовые остатки или расхождение количества с первичными документами
Нет накладных без ордеров старше 1–2 рабочих дней
Накапливаются неоформленные ордера за прошлые недели
Документ проводится, остатки уменьшаются корректно
Ошибки «нет товара в ячейке» или блокировка при фактически имеющемся товаре
Если после проверки всё сходится, зафиксируйте регламент: кто и в какие сроки оформляет ордера, как часто проводится инвентаризация, кто контролирует отчёт по расхождениям. Техническая настройка без регламента работы персонала обычно перестаёт давать результат через несколько недель.
Что важно запомнить
Настройка склада сводится к включению функциональности, созданию склада нужного типа, выбору схемы учёта и проверке на тестовых документах. Ордерную схему и ячейки включайте только с текущей даты и после копии базы. Контролируйте результат отчётами по остаткам и незакрытым ордерам.
Частые вопросы
Можно ли объединить два склада в один без потери данных?
Да. Проведите инвентаризацию по обоим складам, затем оформите документ «Перемещение товаров» со склада-источника на склад-приёмник на полные остатки. После этого пометьте ненужный склад на удаление — документы прошлых периодов сохранятся, но новые движения по нему будут невозможны.
Почему в отчёте остатки есть, а отгрузка пишет «товара нет на складе»?
Чаще всего причина в ордерной схеме: остаток числится по накладной, но приходный ордер не оформлен или не проведён. Проверьте рабочее место «Оформление накладных и ордеров». Вторая возможная причина — товар зарезервирован под другие заказы, тогда смотрите отчёт по резервам.
Нужно ли включать ордерную схему для небольшого магазина?
Обычно нет. Если приёмку и продажу выполняют одни и те же сотрудники, простая схема надёжнее и быстрее. Ордерная схема оправдана, когда документы оформляет офис, а товар физически принимает склад, либо приёмка одной поставки растягивается на несколько дней.
Как настроить учёт товара с истекающим сроком годности?
Включите в настройках складского учёта опции «Серии номенклатуры» и учёт сроков годности, затем в виде номенклатуры задайте политику учёта серий с указанием срока годности. В отчётах появится возможность контролировать остатки с приближающимся сроком и организовать отгрузку по принципу FEFO.
Что делать, если остатки в 1С не совпадают с фактическими?
Оформите документ «Инвентаризация товаров на складе» (или «Пересчет товаров»): введите фактические количества, программа покажет расхождения и предложит создать документы списания и оприходования. Перед инвентаризацией убедитесь, что все ордера и накладные по складу проведены, иначе расхождения будут ложными.
Можно ли разные склады привязать к разным организациям?
Напрямую склад не привязывается к организации — справочник общий. Разделение выполняется через документы: в каждом поступлении и отгрузке указывается организация, а отчёты строятся с отбором по ней. Если нужен жёсткий запрет, ограничьте пользователям доступ по складам через профили групп доступа.