Торговля и Склад · 10 мин
Как настроить количественный учет в 1С
Пошаговая настройка количественного учета в 1С: включение опций, счета учета, склады, документы и проверка остатков. Практические советы и типичные ошибки.
Количественный учет в 1С — это отражение движения товаров и материалов в штуках, метрах, килограммах и других единицах измерения, а не только в денежном выражении. Без него программа «видит» только сумму на счете 41 или 10, но не может ответить на вопрос, сколько именно единиц товара осталось на складе. Для торговых и производственных компаний это критично: переоценка, инвентаризация и контроль остатков невозможны без корректного количественного учета.
В большинстве конфигураций 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) количественный учет включается настройками функциональности, параметрами счетов учета и аналитикой номенклатуры. Ошибки на этом этапе приводят к расхождениям между складом и бухгалтерией, отрицательным остаткам и проблемам при закрытии месяца.
Ниже разобран порядок настройки на примере 1С:Бухгалтерии 8.3 с пояснениями для управленческих конфигураций, а также способы проверить результат и исправить типичные проблемы.
Что такое количественный учет и когда он нужен
Количественный учет фиксирует движение ТМЦ в натуральных единицах: штуках, упаковках, литрах. В бухгалтерском учете он реализуется через количественные субконто на счетах 10, 41, 43 и других, в управленческом — через регистры складского учета. Суммовой и количественный учет работают параллельно: каждая проводка по списанию или поступлению содержит и сумму, и количество.
Количественный учет обязателен, если у компании есть склад и номенклатура, которую нужно контролировать поштучно. Без него невозможно корректно провести инвентаризацию, выявить недостачу или излишки, рассчитать себестоимость единицы товара. Организациям без товарных остатков (например, оказывающим только услуги) достаточно суммового учета.
Важно различать количественный учет в бухгалтерском контуре и полноценный складской учет с ордерной схемой, адресным хранением и сериями. Первая задача решается в 1С:Бухгалтерии, вторая требует конфигураций уровня Управления торговлей или включения расширенных опций.
Включение функциональности складского учета
В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Главное» → «Функциональность». На закладке «Запасы» (или «Склад» в зависимости от релиза) установите флажок «Склады» — это активирует учет по местам хранения. Там же проверьте, что включена опция учета ТМЦ: без нее документы поступления и списания номенклатуры будут недоступны.
После включения опций в справочнике появится раздел «Склады». Создайте хотя бы один склад с нужным типом: оптовый, розничный (АТТ) или неавтоматизированная торговая точка (НТТ). От типа склада зависит, как будет вестись учет: в НТТ, например, товар учитывается по продажным ценам без детализации по номенклатуре в типовой схеме.
В конфигурациях «Управление торговлей» и «Комплексная автоматизация» функциональность включается в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка». Там же включаются ордерный склад, статусы документов, адресное хранение и учет по сериям — включайте только те опции, которые реально нужны, так как каждая усложняет документооборот.
Настройка счетов учета номенклатуры
Количественный учет в бухгалтерском контуре определяется счетами, назначенными номенклатуре. Перейдите в «Справочники» → «Номенклатура» и откройте ссылку «Счета учета номенклатуры». Здесь задается, на каком счете (10, 41, 43 и др.) учитывается конкретная позиция или группа.
Счета 10, 41 и 43 в типовом плане счетов уже имеют количественный признак учета — проверить это можно в разделе «Главное» → «План счетов»: в колонке «Кол.» у нужных счетов должна стоять отметка. Если признак снят, программа будет вести только суммовой учет, и количество в отчетах не появится.
Настройте счета учета по видам номенклатуры, а не по каждой карточке отдельно — так меньше рутинной работы и меньше ошибок при заведении новых позиций. Создайте виды «Товары», «Материалы», «Готовая продукция» и привяжите к ним соответствующие счета.
- 1Включите опцию «Склады» в разделе «Главное» → «Функциональность»
- 2Создайте склады с нужным типом в справочнике «Склады»
- 3Проверьте количественный признак у счетов 10, 41, 43 в плане счетов
- 4Настройте счета учета по видам номенклатуры
- 5Проведите тестовое поступление и реализацию товара
- 6Сформируйте ОСВ по счету 41 с количественными итогами
Настройка единиц измерения и упаковок
Каждая номенклатура ведется в базовой единице измерения — именно в ней считается количество в учете. Задается она в карточке номенклатуры. Если товар приходит коробами, а продается поштучно, заведите упаковки с коэффициентом пересчета: например, короб = 20 шт. Тогда в документах можно указывать и короба, и штуки, а программа сама пересчитает количество в базовые единицы.
Частая ошибка — создавать отдельные карточки номенклатуры «Товар (короб)» и «Товар (шт)» вместо использования упаковок. Это ломает остатки: списание штук не уменьшает остаток коробов, и возникают искусственные недостачи. Правило простое: одна физическая позиция — одна карточка номенклатуры с набором упаковок.
Для товаров с переменным весом (мясо, сыр, стройматериалы) в управленческих конфигурациях доступен мерный учет: номенклатура учитывается в килограммах, а отгружается штуками с указанием веса. Включайте этот режим только при реальной необходимости — он усложняет проведение документов.
Документы движения и контроль остатков
Количественный учет наполняется документами: «Поступление товаров и услуг», «Реализация товаров и услуг», «Перемещение товаров», «Оприходование», «Списание», «Инвентаризация». Каждый документ формирует проводки с количеством и суммой одновременно. Если в проводках документа количество отсутствует — проверьте счета учета и признак количественного учета в плане счетов.
Настройте контроль остатков: в 1С:Бухгалтерии это параметр в «Администрирование» → «Проведение документов». Вариант «Запрещать списание при отсутствии остатков» не даст продать товар, которого нет на складе по данным учета. Это защищает от отрицательных остатков, но требует дисциплины: поступления должны вводиться своевременно.
В управленческих конфигурациях контроль остатков настраивается гибче — можно разрешить отгрузку в минус с последующим контролем при закрытии месяца. Такой режим удобен при опережающей отгрузке, но требует регламентной сверки, иначе минуса накапливаются и искажают себестоимость.
Проверка корректности настройки
Главный инструмент проверки — оборотно-сальдовая ведомость по счету 41 (или 10) с включенным показателем «Количество». Если в отчете видны количественные остатки по каждой номенклатурной позиции и складу — учет настроен правильно. Пустые количественные колонки при наличии сумм означают, что где-то потерян признак количественного учета или документы введены некорректно.
Сверьте данные бухгалтерского и складского учета: отчет «Остатки товаров на складах» (в управленческих конфигурациях) должен сходиться с ОСВ по количеству. Расхождения обычно вызваны непроведенными документами, ручными операциями или разной датой формирования отчетов.
Периодически проверяйте отрицательные остатки: универсальный отчет по регистрам или специализированные отчеты «Контроль отрицательных остатков» покажут позиции, ушедшие в минус. Каждый минус — это либо неоформленное поступление, либо ошибка в документе списания.
Как проверить результат
Заполнены количественные остатки по номенклатуре и складам
Количественные колонки пустые при наличии сумм
Количество совпадает по всем позициям
Расхождения по отдельным позициям или складам
Минусов нет или они объяснены неоформленными поступлениями
Систематические минуса без документальных причин
Ограничения и когда нужна другая конфигурация
1С:Бухгалтерия ведет количественный учет в разрезе номенклатуры и складов, но не поддерживает серии, сроки годности, адресное хранение и ордерную схему в полном объеме. Если бизнесу нужен учет партий по срокам годности (продукты, фарма) или ячеистый склад, требуется 1С:Управление торговлей, ERP или Комплексная автоматизация.
Еще одно ограничение — розница в НТТ: там учет ведется суммовой по продажным ценам, и количественная детализация по номенклатуре в типовом режиме недоступна. Для количественного учета в рознице переводите точку в режим АТТ (автоматизированная торговая точка) с оформлением отчетов о розничных продажах.
Как выбрать действие
Частые вопросы о количественном учете в 1С
Почему в ОСВ по счету 41 нет количества, хотя документы проведены?
Чаще всего снят признак количественного учета у счета в плане счетов или в отчете не включен показатель «Количество». Также проверьте, что списание оформлено документами, а не ручной операцией — ручные проводки без заполненного количества дают только суммы.
Можно ли включить количественный учет не с начала года?
Технически можно, но остатки на дату перехода нужно ввести документами «Ввод остатков» с указанием количества по каждой позиции. Без этого прошлые суммовые остатки не получат количественное выражение, и списания начнут уходить в минус.
Как быть, если один и тот же товар учитывается в разных единицах?
Используйте упаковки с коэффициентами пересчета к базовой единице, а не отдельные карточки номенклатуры. Базовой выбирайте самую мелкую единицу, в которой реально происходит списание.
Что делать с уже накопленными отрицательными остатками?
Сформируйте отчет по минусам, найдите причину каждого: непроведенное поступление, ошибка в дате документа, неверное количество в списании. Исправляйте документы, а не остатки напрямую — ручная корректировка регистров ломает связь с первичкой. Массовые расхождения удобнее закрыть инвентаризацией.
Нужен ли количественный учет услуг?
Нет, услуги учитываются только в суммовом выражении — у них нет складских остатков. Количественный учет нужен для номенклатуры с типом «Товар», «Материал», «Продукция».
Почему остатки в бухгалтерии и в складском отчете не совпадают?
Типовые причины: непроведенные или помеченные на удаление документы, разные даты формирования отчетов, ручные операции в бухучете, различия в настройках контроля остатков между контурами. Начните сверку с одной расходящейся позиции и проследите все ее движения.
Что важно запомнить
Количественный учет включается через функциональность, склады и счета учета номенклатуры; признак количественного учета должен стоять у счетов 10/41/43. Проверяйте результат ОСВ с количественными итогами и сверкой со складскими отчетами. Один товар — одна карточка с упаковками, а отрицательные остатки исправляйте документами, а не вручную.