Как настроить кассу в 1С:Управление торговлей

Настройка кассы в 1С:Управление торговлей — это не одно действие, а связка из нескольких: создание кассы предприятия для учёта наличных денег, заведение кассы ККТ для контрольно-кассовой техники, подключение фискального регистратора через драйвер и выдача прав пользователям-кассирам. Если пропустить хотя бы один шаг, чек либо не пробьётся, либо деньги в учёте разойдутся с фактической выручкой.

Порядок действий зависит от того, что именно вы настраиваете. Касса предприятия — это справочник для учёта наличных средств организации (приходные и расходные кассовые ордера). Касса ККТ — объект, привязанный к конкретному фискальному регистратору, через который пробиваются чеки в розничных продажах. В небольшой точке часто нужны обе: одна для учёта денег, вторая для печати чеков.

Ниже разобран полный цикл настройки в типовой конфигурации УТ 11 — от создания кассы до контрольной проверки и исправления типичных ошибок. Пути в меню могут немного отличаться в зависимости от релиза, но логика везде одинаковая.

Подготовка: что проверить до настройки кассы

Перед тем как заводить кассу, убедитесь, что в базе заполнены базовые данные. Во-первых, должна быть создана организация (раздел «НСИ и администрирование» → «Организации») с заполненными ИНН и КПП — эти реквизиты уйдут в чек. Во-вторых, для розничной торговли нужен склад с типом «Розничный магазин» и настроенный магазин в справочнике «Склады и магазины».

Для кассы ККТ дополнительно проверьте, что сам фискальный регистратор установлен на компьютере кассира: драйвер производителя установлен, устройство видно в операционной системе, а в 1С включена работа с оборудованием (раздел «Администрирование» → «Подключаемое оборудование», флаг «Использовать подключаемое оборудование»). Без этого 1С просто не увидит кассу, даже если она исправна.

Создание кассы предприятия для учёта наличных денег

Касса предприятия нужна для оформления приходных и расходных кассовых ордеров, выдачи денег подотчёт и инкассации. Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Казначейство» → «Кассы» (в некоторых релизах путь: «НСИ» → «Кассы»). Нажмите «Создать» и заполните карточку.

Обязательные поля: наименование (например, «Основная касса»), организация, валюта денежных средств. Если касс несколько — например, касса офиса и касса торговой точки — создайте отдельный элемент для каждой, чтобы в отчётах видеть остатки раздельно. Для розничной точки полезно указать магазин, тогда выемка и инкассация будут привязаны к конкретной точке.

После сохранения проверьте, что касса доступна в документах: создайте тестовый приходный кассовый ордер (раздел «Казначейство» → «Приходные кассовые ордера»), выберите кассу и убедитесь, что документ проводится без ошибок. Проведённый ПКО увеличит остаток, который виден в отчёте «Денежные средства в кассах».

Настройка кассы ККТ и подключение фискального регистратора

Касса ККТ создаётся в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка РМК и касс ККТ» → «Кассы ККТ» (в ряде релизов: «Продажи» → «Кассы ККТ»). Создайте новый элемент и заполните ключевые поля: организация, склад (розничный магазин), тип кассы, а также реквизиты, зарегистрированные в ФНС — заводской и регистрационный номер ККТ.

Главный шаг — привязка к оборудованию. В поле «Подключаемое оборудование» выберите фискальный регистратор из списка. Если список пуст, перейдите в «Администрирование» → «Подключаемое оборудование» → «Подключаемое оборудование», создайте новое устройство с типом «ККТ с передачей данных» (или «Фискальный регистратор» для старых моделей), выберите драйвер и нажмите «Настроить», указав порт и параметры связи. Кнопка «Тест устройства» должна вернуть успешный результат.

1. 1
   Установите драйвер фискального регистратора на компьютер кассира и проверьте устройство в ОС
2. 2
   Включите флаг «Использовать подключаемое оборудование» в настройках администрирования
3. 3
   Создайте устройство в справочнике «Подключаемое оборудование», выберите драйвер и выполните тест
4. 4
   Создайте кассу ККТ, укажите организацию, склад и привяжите созданное устройство
5. 5
   Пробейте тестовый чек на небольшую сумму и проверьте его в чеках ККМ и в личном кабинете ОФД

Обратите внимание на признак «Касса для работы без подключения оборудования» — он нужен только для автономных касс, где чеки пробиваются вне 1С, а данные загружаются позже. Для обычной онлайн-кассы этот флаг ставить не нужно: иначе 1С не будет отправлять чеки на фискальный регистратор.

Настройка рабочего места кассира (РМК)

Рабочее место кассира — это интерфейс, в котором кассир пробивает чеки. Настройки РМК находятся там же, где кассы ККТ: «НСИ и администрирование» → «Настройка РМК и касс ККТ» → «Настройки РМК». Создайте настройку, укажите кассу ККТ, склад и при необходимости эквайринговый терминал для оплаты картой.

В настройках РМК задаются быстрые товары (кнопки с ходовыми позициями), поведение при закрытии чека, печать товарного чека и сценарии возврата. Если кассиров несколько, можно создать отдельные настройки для каждого рабочего места — тогда у каждого будут свои кнопки и своя касса ККТ.

Пользователю-кассиру назначьте профиль группы доступа «Кассир» или аналогичный (раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка прав пользователей»). Проверьте, что кассир видит только своё рабочее место и не имеет доступа к изменению цен и удалению чеков — это снижает риск злоупотреблений и случайных ошибок.

Открытие и закрытие кассовой смены

Работа с чеками возможна только при открытой кассовой смене. Смена открывается из РМК или из документа «Кассовая смена» (раздел «Продажи» → «Кассовые смены»). При открытии на фискальный регистратор уходит команда, касса печатает отчёт об открытии смены, и в 1С создаётся документ со статусом «Открыта».

В конце дня кассир закрывает смену из РМК: 1С формирует Z-отчёт, а в учёте автоматически создаётся «Отчёт о розничных продажах» с итогами по наличной и безналичной выручке. Дальше оформляется выемка денег из кассы ККТ и при необходимости инкассация — передача наличных в кассу предприятия.

Контрольные точки

Как проверить результат

Открытие смены

Норма

В документе «Кассовая смена» статус «Открыта», на кассе распечатан отчёт об открытии

Тревожный признак

Ошибка связи с ККТ или статус не меняется — проверяйте драйвер и тест устройства

Пробитие чека

Норма

Чек проведён, статус «Пробит», фискальный признак виден в чеке и в ОФД

Тревожный признак

Чек в статусе «Ошибка» или «Ожидает передачи» — смотрите очередь чеков

Закрытие смены

Норма

Создан отчёт о розничных продажах, суммы в нём совпадают с Z-отчётом

Тревожный признак

Суммы расходятся или отчёт не создаётся — есть непробитые чеки или ручные правки

Типичные ошибки и способы их устранения

Чаще всего проблемы возникают не в самой настройке, а в мелочах вокруг неё. Классическая ситуация: чек не пробивается с ошибкой связи, потому что фискальный регистратор занят другой программой (например, тестом драйвера) или сменился COM-порт после переподключения USB. Решение — закрыть сторонние программы, заново выполнить тест устройства и при необходимости поправить порт в настройках оборудования.

Вторая частая ошибка — расхождение выручки в 1С и в Z-отчёте. Причины: чеки, пробитые вне 1С (автономный режим кассы), удалённые вручную чеки или несколько касс ККТ, привязанных к одному фискальному регистратору. Проверяйте журнал «Чеки ККМ» за смену и сверяйте итоги по каждому документу.

Как проверить корректность настройки

Финальная проверка занимает 10–15 минут и избавляет от проблем в первый рабочий день. Пробейте тестовый чек на минимальную сумму, затем сделайте возврат этого чека — так вы проверите оба направления операций, не искажая выручку. Убедитесь, что оба документа получили фискальные признаки и появились в личном кабинете оператора фискальных данных.

Затем закройте смену и сверьте три цифры: итог Z-отчёта, сумму в отчёте о розничных продажах и данные ОФД. Они должны совпадать до копейки. Дополнительно откройте отчёт «Денежные средства в кассах» и проверьте, что наличная выручка отразилась по нужной кассе ККТ, а после выемки — перешла в кассу предприятия.

Перед запуском новой кассы в работу сделайте копию информационной базы и настройте тестирование на копии, если меняете драйвер или параметры оборудования. Смена драйвера фискального регистратора в разгар рабочего дня — одна из самых частых причин остановки продаж.

Частые вопросы

Можно ли работать в УТ 11 без фискального регистратора?

Да, если у вас нет розничных продаж за наличный расчёт — например, только безналичная торговля с юридическими лицами. Тогда достаточно кассы предприятия для учёта денежных средств. Для розницы с наличной оплатой онлайн-касса обязательна по законодательству, и работа без неё ведёт к штрафам.

Почему чек завис в статусе «Ожидает передачи»?

Это значит, что 1С записала чек, но фискальный регистратор не подтвердил фискализацию. Проверьте связь с устройством, откройте журнал «Чеки ККМ» и посмотрите описание ошибки. Часто помогает перезапуск оборудования и повторная фискализация чека из журнала — удалять такой чек нельзя.

Нужно ли заводить отдельную кассу ККТ для каждого кассира?

Касса ККТ привязывается к физическому фискальному регистратору, а не к человеку. Если два кассира работают на одном устройстве посменно — достаточно одной кассы ККТ. Если у каждого своё рабочее место со своим аппаратом — для каждого устройства создаётся отдельная касса ККТ.

Как настроить оплату картой через эквайринговый терминал?

Терминал подключается как отдельное оборудование в справочнике «Подключаемое оборудование» с типом «Эквайринговый терминал», затем привязывается в настройках РМК и в договоре эквайринга. После настройки оплата картой из чека автоматически уходит на терминал, а сумма фиксируется в безналичной выручке.

Что делать, если выручка в отчёте о розничных продажах не сходится с Z-отчётом?

Сначала проверьте журнал «Чеки ККМ» за смену: ищите чеки со статусами ошибок, аннулированные или пробитые вне 1С. Затем убедитесь, что к этому фискальному регистратору не привязана вторая касса ККТ. Расхождение исправляется до закрытия смены — после него корректировать сложнее.

Можно ли настроить кассу самостоятельно без программиста?

Да, типовая настройка кассы предприятия, кассы ККТ и РМК делается штатными средствами без доработок. Помощь специалиста обычно нужна только при нестандартных сценариях: распределённая информационная база, обмен с фронтолом, нестандартные драйверы или доработанные печатные формы чеков.