Торговля и Склад · 11 мин
Как изменить прайс-лист в 1С: практическая инструкция
Как изменить прайс-лист в 1С: установка цен, изменение через документ, массовое обновление по проценту, печать прайса и проверка результата.
Изменение прайс-листа в 1С — это не просто правка цифр в таблице, а работа с механизмом ценообразования: цены хранятся в регистре «Цены номенклатуры» и устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры». Если просто исправить цену в карточке товара или в печатной форме, изменения не сохранятся и не попадут в документы продажи.
Порядок действий зависит от конфигурации (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP, Розница, УНФ), но логика везде одинаковая: сначала определяется вид цены, затем создаётся документ установки цен, в него подбирается номенклатура, после проведения новые цены начинают действовать с указанной даты. Печатный прайс-лист формируется отдельно и всегда берёт актуальные цены из базы.
Ниже разобраны все основные сценарии: разовое изменение цен, массовое повышение на процент, работа с несколькими видами цен, округление, печать прайса и типичные ошибки, из-за которых в счетах и накладных «вылезают» старые цены.
Как устроены цены в 1С и почему нельзя просто «поправить цифру»
В типовых конфигурациях 1С цена не хранится в карточке товара. Она записывается в регистр сведений «Цены номенклатуры» с привязкой к виду цены (закупочная, оптовая, розничная, мелкооптовая) и к дате, с которой действует. Именно поэтому один и тот же товар может иметь несколько цен одновременно, а история изменений сохраняется.
Документ «Установка цен номенклатуры» — единственный корректный способ зафиксировать новую цену. При его проведении программа делает запись в регистре, и с этого момента новая цена подставляется в заказы, реализации, чеки и счета. Если пользователь с правами администратора редактирует регистр напрямую, он теряет связь цены с документом-основанием, что осложняет аудит и откат изменений.
Прежде чем менять прайс, уточните, какой вид цены используется в продажах: откройте любой свежий документ реализации и посмотрите, какая цена подставилась и из какого вида цен она взялась. Менять нужно именно тот вид цены, иначе в документах ничего не изменится.
Разовое изменение цен через документ «Установка цен номенклатуры»
Это базовый сценарий, который подходит для изменения цен на несколько позиций или на весь ассортимент. В УТ 11 и КА путь к документу: «Закупки» (или «CRM и маркетинг») → «Цены и скидки» → «Установка цен номенклатуры». В УНФ: «Закупки» → «Цены номенклатуры» или «Компания» → «Ценообразование».
- 1Откройте список документов «Установка цен номенклатуры» и нажмите «Создать».
- 2Укажите дату, с которой начнут действовать новые цены, и выберите нужные виды цен флажками.
- 3Нажмите «Подобрать товары» или «Заполнить» → «По отбору» и добавьте нужную номенклатуру.
- 4Установите курсор в колонку новой цены и введите значение вручную либо используйте кнопку «Изменить цены» для расчёта.
- 5Проверьте колонки «Старая цена» и «Изменение, %» — они показывают, насколько изменилась цена.
- 6Проведите документ и убедитесь, что новая цена подставляется в тестовый документ продажи.
Обратите внимание на колонку «Старая цена»: если она пустая, значит, для этого вида цены цена ранее не устанавливалась. Это нормально для новых товаров, но если прайс должен был существовать — проверьте, тот ли вид цены вы выбрали.
Дата документа определяет момент начала действия цен. Если нужно, чтобы новые цены работали с завтрашнего дня, поставьте завтрашнюю дату — документы, выписанные сегодня, сохранят старые цены, что часто важно для согласованных с клиентами заказов.
Массовое изменение цен на процент или по формуле
Когда цены нужно поднять на фиксированный процент по всей группе товаров, вручную править каждую строку не нужно. В табличной части документа установки цен есть кнопка «Изменить цены» (в некоторых версиях — «Изменить»): она открывает форму, где можно увеличить или уменьшить цены на процент, прибавить сумму или рассчитать цену от другого вида цен.
Типовой сценарий — расчёт отпускной цены от закупочной с наценкой. Для этого в форме изменения цен выберите действие «Рассчитать от других видов цен», укажите базовый вид цены (например, «Закупочная») и задайте процент наценки. Программа пересчитает все строки табличной части автоматически.
После пересчёта обязательно пролистайте таблицу и проверьте строки с нулевой или пустой ценой: если у товара не была установлена базовая цена, расчёт от неё даст ноль, и такой товар попадёт в продажи с нулевой ценой. Проще всего отсортировать таблицу по колонке новой цены и посмотреть начало списка.
Округление цен
В форме изменения цен доступно округление: до рубля, до десятков рублей, до «психологических» значений (например, 990 вместо 1004). Правила округления задаются в настройках вида цены либо выбираются при пересчёте. Учтите, что округление вверх на большом ассортименте может заметно изменить итоговую маржу — после применения проверьте несколько позиций вручную.
Изменение цен через обработку и загрузку из Excel
Если новый прайс прислал поставщик в Excel, вбивать тысячи позиций вручную нерационально. В типовых конфигурациях есть загрузка из табличного документа: в документе установки цен — кнопка «Заполнить» → «Загрузить из внешнего файла» (в УТ 11 также доступна обработка «Загрузка данных из файла» в разделе «Закупки» → «Сервис»).
Загрузка работает по сопоставлению колонок: вы указываете, в какой колонке файла артикул или наименование, а в какой — цена. Программа ищет номенклатуру по артикулу, штрихкоду или наименованию и подставляет цены в табличную часть. Строки, которые не удалось сопоставить, попадают в список нераспознанных — их нужно разобрать вручную до проведения документа.
Практическое правило: сначала загрузите файл в тестовый документ, отсортируйте по колонке изменения цены в процентах и посмотрите на аномальные строки. Если цена изменилась на несколько сотен процентов — почти наверняка это ошибка сопоставления или единиц измерения, а не реальное изменение.
Как сформировать и напечатать прайс-лист с новыми ценами
После установки цен печатный прайс формируется обработкой «Прайс-лист»: в УТ 11 и КА это «CRM и маркетинг» → «Цены и скидки» → «Прайс-лист», в УНФ — «Компания» → «Прайс-листы». Обработка каждый раз берёт цены из регистра на указанную дату, поэтому отдельно «обновлять прайс» не нужно — достаточно переформировать отчёт.
В настройках прайс-листа выберите вид цены, период («на дату»), отбор по группам товаров и колонки (артикул, наименование, цена, остаток). Готовую таблицу можно вывести в Excel или PDF и отправить клиентам. Если прайс публикуется регулярно, сохраните вариант настроек, чтобы не настраивать отбор заново.
Частая ситуация: менеджер печатает прайс, а цены в нём старые. Причина почти всегда в том, что документ установки цен создан будущей датой, а прайс сформирован «на текущую дату». Либо сформируйте прайс на дату нового документа, либо проверьте, проведён ли документ вообще — непроведённый документ цены не меняет.
Проверка результата и типичные ошибки
После изменения прайса проверьте три вещи: новая цена видна в карточке товара (вкладка или ссылка «Цены»), она подставляется в новый документ продажи и она отображается в сформированном прайс-листе на нужную дату. Если хотя бы один из пунктов не сходится — изменение применено некорректно.
Как проверить результат
Подставляется новая цена из нужного вида цен
Подставляется старая цена или ноль
Видна запись новым документом на нужную дату
Последняя запись — старым документом
Позиции показывают новые цены
Цены старые или колонка пустая
Отдельная ситуация — изменение цен задним числом. Если провести документ установки цен прошлой датой, программа изменит цены, действовавшие в том периоде, но уже проведённые документы продажи пересчитаны не будут: 1С не перепроводит реализации автоматически. Это может создать расхождения между прайсом и фактическими отгрузками, поэтому задним числом цены меняют только осознанно.
Когда стандартных средств недостаточно
Если цены должны меняться автоматически — например, розничная всегда равна закупочной плюс фиксированный процент, — настройте расчётный вид цены: в карточке вида цены укажите способ задания «Рассчитывается по другим видам цен» и формулу. Тогда при изменении базовой цены зависимая пересчитается при очередной установке цен без ручного ввода.
Для регулярных переоценок (например, ежедневное обновление по курсу валюты или по прайсам поставщика) имеет смысл настроить регламентное задание или внешнюю обработку загрузки. Это уже задача уровня администратора или внедренца: ошибка в автоматической обработке будет массово менять цены без участия человека, поэтому любой автомат сначала тестируют на копии базы.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Цены в 1С меняются только документом «Установка цен номенклатуры»: выбрали вид цены, добавили товары, задали цены вручную, процентом или загрузкой из файла, провели документ. Затем проверили результат в документе продажи и переформировали печатный прайс-лист на нужную дату. Перед массовыми изменениями — резервная копия и контроль аномальных строк.
Частые вопросы
Почему после изменения цен в документах подставляется старая цена?
Три типовые причины: документ установки цен не проведён, изменён не тот вид цены, который используется в соглашении с клиентом, либо документ датирован будущим числом, а продажа оформляется текущей датой. Проверьте историю цен товара — там видно, какой документ и с какой даты установил действующую цену.
Можно ли изменить цену прямо в карточке товара?
В карточке номенклатуры цены только отображаются. В некоторых конфигурациях из карточки можно перейти к созданию документа установки цен, но сама правка всё равно оформляется документом. Прямое редактирование регистра цен в режиме «Ещё» доступно только с особыми правами и не рекомендуется: теряется связь цены с документом-основанием.
Как вернуть старые цены, если новый прайс оказался ошибочным?
Самый надёжный способ — создать новый документ установки цен текущей датой и заполнить его ценами, действовавшими до ошибочного изменения: их можно взять из предыдущего документа установки цен через копирование табличной части. Помечать ошибочный документ на удаление можно, только если после него не было других изменений цен на те же позиции.
Как установить разные цены для разных клиентов?
Через виды цен и соглашения с клиентами. Создайте отдельные виды цен (например, «Опт» и «Мелкий опт»), установите по каждому свои цены, а в соглашении с контрагентом укажите нужный вид цены — тогда при продаже этому клиенту будет подставляться его цена автоматически.
Почему после загрузки прайса из Excel у части товаров цена нулевая?
Значит, эти строки файла не сопоставились с номенклатурой базы (другой артикул, лишние пробелы в наименовании) либо в файле в этих строках цена пустая. Нераспознанные строки нужно обработать до проведения документа: сопоставить вручную или исключить из загрузки, иначе товары уйдут в продажу с нулевой ценой.