Торговля и Склад · 9 мин
Как сделать инвентаризацию материалов в 1С
Пошаговая инструкция по проведению инвентаризации материалов в 1С: создание документа, ввод фактических остатков, списание недостач и оприходование излишков.
Инвентаризация материалов в 1С выполняется через специальный документ, который сравнивает учётные остатки в программе с фактическим количеством на складе. По итогам сравнения программа формирует расхождения: недостачи списываются, излишки оприходуются. Без такого документа исправлять остатки «вручную» нельзя — это нарушит связь складского и бухгалтерского учёта.
Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Бухгалтерии 8.3 используется документ «Инвентаризация товаров на складе» (раздел «Склад»), в 1С:Управление торговлей — «Пересчёт товаров», в 1С:Комплексной автоматизации и ERP — «Пересчёт товаров» в складском подразделе. Логика везде одинаковая: зафиксировать учётные данные, ввести факт, провести расчёт отклонений.
Перед началом инвентаризации завершите все складские операции за отчётный период: проведите поступления, списания и перемещения материалов. Если во время пересчёта продолжают проводить документы, учётные остатки «поплывут», и результат инвентаризации будет неверным.
Подготовка к инвентаризации: что сделать до создания документа
Сначала определите дату и склад, по которым будет проводиться пересчёт. Инвентаризация всегда привязана к конкретному складу и, при необходимости, к конкретной номенклатурной группе или материально ответственному лицу. Убедитесь, что в программе корректно заполнены карточки материалов: указаны единицы измерения и нет дублей номенклатуры.
Проведите все непроведённые складские документы и сделайте резервную копию базы. Это стандартная мера безопасности: если в процессе ввода данных что-то пойдёт не так, вы сможете вернуться к исходному состоянию без потерь.
Если материалов много, распечатайте инвентаризационную опись заранее — комиссия будет заполнять её на складе, а затем данные перенесут в программу. Печатная форма доступна из документа инвентаризации (кнопка «Печать», формы ИНВ-3 или описи по настройкам конфигурации).
Создание документа инвентаризации в 1С:Бухгалтерии 8.3
Откройте раздел «Склад» — «Инвентаризация товаров» и создайте новый документ. Укажите организацию, склад и дату. Дата определяет, на какой момент программа возьмёт учётные остатки, поэтому ставьте фактический день пересчёта.
Нажмите кнопку «Заполнить» — «Заполнить по остаткам на складе». Табличная часть заполнится всеми материалами, числящимися на выбранном складе, с учётным количеством. Колонка «Количество фактическое» по умолчанию будет равна учётному — её и нужно скорректировать по результатам пересчёта.
Если инвентаризация проводится выборочно (только по части материалов), удалите лишние строки или заполните документ вручную через кнопку «Добавить» с подбором номенклатуры. Выборочная инвентаризация допустима, но полная даёт более достоверную картину.
- 1Откройте «Склад» — «Инвентаризация товаров», создайте документ
- 2Укажите организацию, склад и дату пересчёта
- 3Нажмите «Заполнить» — «Заполнить по остаткам на складе»
- 4Внесите фактическое количество по каждой позиции
- 5Проведите документ и проверьте колонку «Отклонение»
- 6Оформите списание недостач и оприходование излишков
Ввод фактических остатков
Фактическое количество вводится в соответствующую колонку табличной части. Работайте внимательно: ошибка в одной цифре создаст фиктивную недостачу или излишек, которые потом придётся сторнировать. Удобно вводить данные сверху вниз по распечатанной описи, отмечая обработанные позиции.
Если материал учитывается по сериям или партиям, программа потребует указать фактическое количество по каждой партии отдельно. Не объединяйте партии — это нарушит партионный учёт и повлияет на себестоимость при последующем списании.
После ввода всех данных проверьте колонку «Отклонение»: она показывает разницу между фактом и учётом. Положительное отклонение — излишек, отрицательное — недостача. Большие расхождения по дорогим позициям стоит пересчитать повторно до проведения документа.
Как проверить результат ввода
Нулевые или небольшие объяснимые расхождения
Крупные отклонения по позициям, где их быть не должно
Совпадает с числом позиций в печатной описи
Часть позиций пропущена или продублирована
Количество введено в базовых единицах учёта
Перепутаны упаковки и штуки — отклонения кратны фасовке
Отражение результатов: недостачи и излишки
Сам документ инвентаризации в 1С:Бухгалтерии не делает проводок по списанию — он фиксирует расхождения. На его основании создаются два документа: «Списание товаров» (для недостач) и «Оприходование товаров» (для излишков). Оба доступны по кнопке «Создать на основании».
Недостачи в пределах норм естественной убыли списываются на затратные счета, сверх норм — на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с последующим отнесением на виновных лиц или на прочие расходы. Счёт списания указывается в документе вручную, согласуйте его с бухгалтерией.
Излишки оприходуются по рыночной или учётной стоимости в доходы организации. В документе оприходования укажите счёт доходов (обычно 91.01) и статью прочих доходов вида «Излишки товаров, выявленные при инвентаризации».
Инвентаризация в 1С:Управление торговлей и ERP
В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP процесс организован иначе. Сначала в разделе «Склад и доставка» создаётся «Распоряжение на инвентаризацию» (приказ), затем на его основании — документ «Пересчёт товаров». В пересчёте вводится фактическое количество, а статусы документа управляют этапами: «В работе», «Внесение результатов», «Выполнено».
Преимущество такого подхода — склад блокируется для операций на время пересчёта, и учётные остатки не меняются. После завершения пересчёта программа автоматически формирует документы «Списание недостач товаров» и «Оприходование излишков товаров» по расхождениям.
В этих конфигурациях также поддерживается работа с терминалами сбора данных (ТСД): пересчёт выполняется сканированием штрихкодов, что существенно ускоряет инвентаризацию больших складов и снижает число ошибок ручного ввода.
Сравнение вариантов
Один документ «Инвентаризация товаров», подходит для небольших складов; списание и оприходование создаются вручную на основании.
Приказ + пересчёт товаров со статусами, поддержка ТСД; подходит для средних складов с активным оборотом.
Полный цикл с ордерным складом и адресным хранением; нужна настройка, но масштабируется на крупные склады.
Частые ошибки при инвентаризации материалов
Самая распространённая ошибка — корректировка остатков напрямую документами списания или оприходования без инвентаризации. Такие «точечные» правки не имеют документального основания, и при налоговой проверке их придётся объяснять.
Вторая типичная проблема — путаница с единицами измерения. Если материал учитывается в штуках, а хранится в упаковках, легко ввести количество упаковок вместо штук. Признак такой ошибки — отклонения, кратные количеству в упаковке.
Третья ошибка — инвентаризация «задним числом» с текущими остатками. Если документ датирован прошлым периодом, а остатки берутся на сегодня, расхождения будут включать все движения между датами. Всегда сверяйте дату документа с датой фактического пересчёта.
Проверка итогов и печатные формы
После проведения всех документов сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» (в Бухгалтерии — «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 10») и сравните с фактическими данными описи. Остатки должны совпасть с тем, что реально лежит на складе.
Для оформления результатов используйте унифицированные формы: ИНВ-3 (инвентаризационная опись), ИНВ-19 (сличительная ведомость). В 1С они доступны из документа инвентаризации по кнопке «Печать». Сличительная ведомость формируется только по позициям с расхождениями.
Если после инвентаризации обнаружилась пересортица (недостача одного материала и излишек похожего), её можно зачесть по решению руководителя. В программе это оформляется ручной корректировкой строк списания и оприходования с указанием соответствующих позиций.
Что важно запомнить
Инвентаризация материалов в 1С делается специальным документом: заполните его учётными остатками, введите факт, проведите и оформите расхождения списанием и оприходованием. Не правьте остатки напрямую, не считайте во время складских операций и сверяйте единицы измерения.
Частые вопросы
Можно ли провести инвентаризацию по части склада или одной группе материалов?
Да. Заполните документ по остаткам, удалите лишние строки и оставьте только нужные позиции. Выборочная инвентаризация корректна, но полная даёт более достоверные данные для отчётности.
Что делать, если после проведения инвентаризации нашлась ошибка во введённых данных?
Не удаляйте проведённый документ в закрытом периоде. Создайте новый документ инвентаризации на текущую дату с правильными данными и отразите корректирующие расхождения. В открытом периоде можно распровести документ, исправить и провести заново.
Как учесть материалы, переданные в производство, но не списанные?
Такие материалы числятся на складе, поэтому либо проведите документ списания в производство до инвентаризации, либо пересчитывайте их вместе с производственным участком. Иначе возникнет фиктивная недостача на складе.
Нужно ли инвентаризировать материалы с нулевым учётным остатком?
Да, если есть вероятность неучтённых остатков. Введите такую позицию вручную с фактическим количеством — при нулевом учётном остатке это сформирует излишек, который нужно оприходовать.
Как часто нужно проводить инвентаризацию материалов?
Обязательный минимум — перед составлением годовой бухгалтерской отчётности. Дополнительные инвентаризации проводят при смене материально ответственного лица, после хищений или порчи, а также по решению руководителя. Внутренний график закрепляется в учётной политике.