Торговля и Склад · 10 мин
Как формировать заявку в 1С: практическое руководство
Как создать и согласовать заявку в 1С: выбор конфигурации, заполнение реквизитов, статусы, маршрут согласования, проверка результата и типичные ошибки.
Заявка в 1С — это внутренний документ, который фиксирует потребность подразделения: в товарах, материалах, услугах или денежных средствах. Она запускает процесс закупки или расхода, но сама по себе не создаёт ни обязательств перед поставщиком, ни движений по складу. Именно поэтому правильно оформленная заявка — первый контрольный рубеж: по ней закупщик понимает, что и когда нужно, а руководитель — что согласует.
Механика работы с заявками зависит от конфигурации. В 1С:Управление торговлей и ERP есть документ «Заказ внутренний» или «Заявка на расходование денежных средств», в 1С:Комплексная автоматизация — аналогичные объекты, в 1С:Документооборот — заявки оформляются через процессы согласования. В простых конфигурациях вроде «Бухгалтерии предприятия» отдельного документа «Заявка» может не быть — там потребность фиксируется счётом на оплату или служебной запиской.
Ниже разобран универсальный порядок: как определить, какой документ использовать, как заполнить его без ошибок, как отправить на согласование и как проверить, что заявка дошла до исполнения.
Определите, какой документ подходит под вашу задачу
Прежде чем создавать документ, ответьте на вопрос: что именно вы запрашиваете. От этого зависит тип заявки и дальнейший маршрут документа. Ошибка на этом шаге — самая частая причина «зависших» заявок, которые закупщики не видят в своих рабочих списках.
Основные варианты в типовых конфигурациях:
- Заказ внутренний (УТ, ERP, КА) — потребность в товарах или материалах для склада или подразделения. На его основании формируются заказы поставщикам.
- Заявка на расходование денежных средств — запрос на оплату: поставщику, подотчётному лицу, на налоги или прочие расходы. Проходит согласование и попадает в платёжный календарь.
- Заявка на закупку / процесс согласования (Документооборот) — когда важен не учётный документ, а маршрут визирования с вложениями.
- Заказ поставщику напрямую — если процедура согласования в компании не требуется и потребность очевидна.
Как выбрать тип заявки
Проверьте права доступа и настройки до создания документа
Если нужного документа нет в меню, причина почти всегда одна из двух: недостаточно прав или отключена функциональная опция. В УТ и ERP внутренние заказы включаются в настройках раздела «Закупки» или «Склад и доставка», заявки на расходование ДС — в настройках «Казначейство». Эти опции доступны администратору или пользователю с правами настройки программы.
Проверьте также, что у вас заполнены базовые справочники: номенклатура, склады, подразделения, статьи расходов, контрагенты. Заявка ссылается на эти данные, и пустой справочник остановит работу на середине документа. Если номенклатуры не хватает, создайте её заранее или уточните у администратора, кто отвечает за ведение справочников.
Заполните шапку заявки: организация, подразделение, даты
Создайте документ через раздел «Закупки» → «Заказы внутренние» (или «Казначейство» → «Заявки на расходование денежных средств») кнопкой «Создать». В шапке укажите организацию, подразделение-инициатор и склад-получатель, если заявка товарная. От этих полей зависит, кто увидит заявку в своём рабочем месте и по какому подразделению пройдёт аналитика затрат.
Обязательно заполните дату потребности — «желаемую дату поставки» или «дату платежа». Заявка без срока в большинстве компаний обрабатывается в последнюю очередь: у закупщика нет основания считать её срочной. Если конфигурация ведёт платёжный календарь, заявка на расходование ДС без даты вообще не попадёт в план оплат.
Поле «Комментарий» не игнорируйте: напишите там назначение закупки простыми словами — «материалы для ремонта офиса на 3 этаже», «пополнение расходных материалов производства на месяц». Это ускоряет согласование: руководителю не нужно выяснять контекст отдельно.
Заполните табличную часть: номенклатура, количество, цены
В табличной части добавьте позиции подбором из справочника номенклатуры — кнопка «Подобрать» или «Добавить». Для каждой строки укажите количество и единицу измерения. Если известна ориентировочная цена, заполните её: это позволит системе посчитать сумму заявки, а согласующему — оценить бюджет до уточнения коммерческих предложений.
Признак корректно заполненной табличной части — каждая строка ссылается на конкретную карточку номенклатуры, а не написана текстом в комментарии. Только так заявка сможет автоматически превратиться в заказ поставщику без повторного ручного ввода. Если нужного товара нет в справочнике и создать его нельзя, укажите наименование в поле «Содержание» (для услуг) или согласуйте с администратором добавление позиции.
- 1Откройте нужный раздел и создайте новый документ кнопкой «Создать»
- 2Заполните организацию, подразделение и склад-получатель в шапке
- 3Укажите желаемую дату поставки или платежа
- 4Добавьте позиции через подбор из справочника номенклатуры
- 5Проставьте количество, единицы измерения и ориентировочные цены
- 6Напишите комментарий о назначении закупки
- 7Запишите документ и проверьте сумму и статус
- 8Отправьте на согласование или передайте ответственному исполнителю
Отправьте заявку на согласование и отслеживайте статус
В конфигурациях с настроенным согласованием (ERP, Документооборот) после записи документ переводится в статус «На согласовании» — кнопкой в командной панели или автоматически по маршруту. Согласующие получают задачу в своём списке. В простых схемах без маршрутов заявка передаётся закупщику сменой статуса вручную или просто фактом проведения документа.
Отслеживайте движение заявки по статусам: «Черновик» → «На согласовании» → «Согласована» → «К исполнению» → «Закрыта». Отклонённая заявка возвращается инициатору с комментарием согласующего — исправьте замечание и отправьте повторно, не создавая дубликат документа.
Как проверить результат
«Согласована» или «К исполнению»
Зависла «На согласовании» дольше принятого в компании срока
Заявка есть в рабочем месте закупщика или в платёжном календаре
Документ записан, но исполнитель его не видит — проверьте склад, организацию и права
На основании заявки создан заказ поставщику или платёжное поручение
Заявка согласована, но исполнительных документов нет
Что делать после согласования: исполнение и закрытие
Согласованная товарная заявка становится основанием для заказа поставщику: в УТ и ERP заказ создаётся кнопкой «Создать на основании» прямо из заявки, при этом строки переносятся автоматически. По мере поступления товара заказ поставщику закрывается, а обеспечение потребности видно в отчётах по заказам.
Заявка на расходование ДС после утверждения попадает в платёжный календарь, и казначей формирует по ней платёжное поручение или расходный кассовый ордер. Заявка считается исполненной, когда оплата прошла полностью. Частичная оплата оставляет заявку открытой на остаток суммы — это нормально, но требует контроля.
Не закрывайте заявку вручную, пока не убедились, что потребность действительно удовлетворена или отменена. Закрытый документ выпадает из контрольных отчётов, и неисполненная потребность может быть потеряна.
Типичные ошибки при формировании заявок
Ещё одна распространённая ситуация — попытка оформить заявкой то, что должно идти другим документом. Например, перемещение товара между собственными складами оформляется документом «Перемещение товаров» или «Заказ на перемещение», а не закупочной заявкой. Если после согласования заявки выясняется, что товар есть на другом складе, корректнее оформить перемещение и отменить закупку.
FAQ
Чем заявка отличается от заказа поставщику?
Заявка — внутренняя потребность, адресованная закупщику или руководителю. Заказ поставщику — документ, фиксирующий договорённость с контрагентом: цены, сроки, условия. Заявка предшествует заказу и часто служит основанием для его создания.
Можно ли изменить заявку после согласования?
Технически — зависит от настроек: во многих конфигурациях согласованный документ блокируется от редактирования. Правильный путь — вернуть заявку в статус черновика, внести изменения и отправить на согласование повторно, чтобы согласующий видел актуальную версию.
Что делать, если заявку отклонили?
Откройте комментарий согласующего — обычно там указана причина: превышение бюджета, неясное назначение, неверная номенклатура. Исправьте замечание в том же документе и отправьте повторно. Новый документ создавать не нужно.
Как оформить заявку на услуги, которых нет в справочнике номенклатуры?
Для услуг в большинстве конфигураций есть поле «Содержание», где услугу можно описать текстом с указанием суммы. Если конфигурация требует карточку номенклатуры, попросите администратора добавить услугу с типом «Услуга» — это займёт минуту и не нарушит учёт.
Видит ли поставщик мою заявку?
Нет. Заявка — сугубо внутренний документ, он не печатается для контрагента и не передаётся по ЭДО. Поставщик получает только заказ, счёт или договор, сформированные на основании согласованной заявки.
Как узнать, на какой стадии находится моя заявка?
Откройте список заявок в соответствующем разделе и найдите свой документ по номеру или дате — статус отображается в колонке списка. В ERP и Документообороте дополнительно можно посмотреть маршрут согласования и увидеть, у кого именно сейчас находится задача.
Что важно запомнить
Выбирайте тип заявки под задачу, заполняйте табличную часть из справочника, обязательно указывайте дату потребности и не закрывайте документ до фактического исполнения. Статус «Согласована» — точка, после которой за заявкой должны последовать заказ поставщику или платёж.