Торговля и Склад · 10 мин
Как сделать возврат в 1С УНФ: покупателю и поставщику
Как сделать возврат в 1С УНФ: возврат от покупателя и поставщику, оформление документов, корректировка долга, возврат денег и частые ошибки при проведении.
Возврат в 1С УНФ (Управление нашей фирмой) оформляется отдельными документами, которые сторнируют отгрузку или поступление, корректируют взаиморасчёты и при необходимости отражают возврат денежных средств. В зависимости от ситуации используются документы «Возврат товаров от покупателя» и «Возврат товаров поставщику» — оба доступны в разделе «Продажи» и «Закупки» соответственно.
Главное правило: возврат почти всегда создают на основании исходного документа — расходной накладной или приходной накладной. Так программа автоматически подтянет номенклатуру, цены, контрагента и договор, а взаиморасчёты закроются корректно. Ручное создание «с нуля» допустимо, но чревато расхождениями в долгах и остатках.
Ниже разобраны оба сценария: возврат от покупателя (клиент вернул товар) и возврат поставщику (вы возвращаете брак или излишки). Отдельно рассмотрены возврат денег, частичный возврат, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых «зависают» остатки и долги.
Какой документ использовать в разных ситуациях
В УНФ логика возвратов зеркальная: если товар ушёл от вас и вернулся — это возврат от покупателя; если товар пришёл к вам и вы его отсылаете обратно — это возврат поставщику. Путать эти документы нельзя: они по-разному влияют на складские и расчётные регистры.
Отдельная ситуация — возврат без движения товара, например когда нужно скорректировать только долг или цену. В этом случае используют корректировку или взаимозачёт через документ «Взаимозачёт» (ранее — «Корректировка долга»), а не возвратную накладную.
Как выбрать действие
Возврат товара от покупателя
Откройте раздел «Продажи» → «Расходные накладные», найдите документ отгрузки, по которому клиент возвращает товар. Нажмите «Создать на основании» и выберите «Возврат товаров от покупателя». Программа перенесёт контрагента, договор, склад и табличную часть с товарами и ценами из исходной накладной.
Скорректируйте количество, если возврат частичный: оставьте только фактически возвращённые позиции и количество. Проверьте склад поступления — товар должен вернуться на тот склад, с которого отгружался, либо на склад, принятый в учётной политике для возвратов. Убедитесь, что цены соответствуют ценам продажи: по ним уменьшится задолженность покупателя.
Проведите документ. При проведении УНФ увеличит остаток товара на складе, уменьшит задолженность покупателя (или сформирует аванс, если долг уже был закрыт) и отразит сторнирующие движения в учёте. Если в компании включён резервирование, проверьте, не встал ли вернувшийся товар в резерв под чужой заказ.
- 1Откройте исходную расходную накладную в разделе «Продажи»
- 2Нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров от покупателя»
- 3Оставьте только возвращаемые позиции и фактическое количество
- 4Проверьте склад, цены и договор
- 5Проведите документ и сверьте остаток по складскому отчёту
- 6При необходимости оформите возврат денег документом «Расход со счёта»
Возврат товара поставщику
Для возврата поставщику откройте раздел «Закупки» → «Приходные накладные», найдите документ, по которому товар был оприходован, и создайте на его основании «Возврат товаров поставщику». Табличная часть заполнится автоматически, останется указать возвращаемое количество.
Обратите внимание на себестоимость: возврат должен списывать товар по той же стоимости, по которой он оприходован. Если после поступления товар частично продан или перемещён, убедитесь, что на складе хватает остатка для списания — иначе документ не проведётся или уйдёт в отрицательные остатки (если они разрешены в настройках).
После проведения задолженность перед поставщиком уменьшится. Если товар уже был оплачен, образуется аванс поставщику, который можно зачесть в счёт будущих поставок или запросить возвратом денег на расчётный счёт.
Возврат денежных средств
Сам по себе возврат товара не двигает деньги — он только корректирует долг. Если покупатель уже оплатил и просит вернуть деньги, оформите документ «Расход со счёта» (или «Расход из кассы» при наличном расчёте) с видом операции «Возврат оплаты покупателю» и укажите документ-основание — возвратную накладную.
Для возврата денег от поставщика используется «Поступление на счёт» с операцией возврата от поставщика. После проведения сверьте взаиморасчёты: долг и аванс по контрагенту должны закрыться в ноль, если возврат полный.
Если расчёты с клиентом идут через эквайринг, возврат по банковской карте оформляется отдельной операцией возврата по терминалу, а в УНФ отражается соответствующим документом эквайринговой операции. Не проводите такой возврат обычным расходом со счёта — расходятся эквайринговые отчёты.
Частичный возврат и возврат по заказу
Если клиент возвращает только часть позиций, в возвратной накладной удалите лишние строки и исправьте количество. Задолженность уменьшится ровно на сумму возвращённого, остальная часть продажи останется в силе. Это стандартная ситуация, отдельных документов для частичного возврата не требуется.
Когда продажа оформлялась по заказу покупателя, возврат тоже логично привязывать к заказу — тогда в карточке заказа видно фактическое исполнение. Проверьте после возврата состояние заказа: частичный возврат может изменить его статус и потребовать ручной корректировки, если заказ уже закрыт.
Проверка результата после проведения
После оформления возврата обязательно сверьте три вещи: складские остатки, взаиморасчёты и денежные движения. Используйте отчёты «Остатки товаров» (складской учёт) и «Взаиморасчёты с контрагентами» / «Долги» в разделах «Закупки» и «Продажи».
Признак корректно оформленного полного возврата: остаток товара на складе вернулся к значению до продажи, задолженность покупателя уменьшилась на сумму возврата, а при возврате денег аванс закрыт расходным документом. Если в отчёте по контрагенту «висит» положительное или отрицательное сальдо после полного возврата — где-то не хватает документа оплаты или есть расхождение цен.
Как проверить результат
Увеличился на количество возвращённого товара
Остаток не изменился или ушёл в минус
Долг уменьшен на сумму возврата, при полном возврате сальдо нулевое
Висит аванс или долг после полного возврата
Возврат оплаты отражён отдельным документом и закрывает аванс
Деньги списаны, но долг не закрыт, или наоборот
Возврат создан на основании накладной, виден в структуре подчинённости
Возврат не связан с продажей, цены введены вручную
Типичные ошибки при оформлении возвратов
Чаще всего проблемы возникают не из-за самой программы, а из-за нарушения последовательности действий: возврат проводят раньше исходной накладной по времени, меняют цены вручную или забывают оформить денежную часть. Ниже — ошибки, которые регулярно приводят к расхождениям в учёте.
Отдельно предупредим про возвраты задним числом: если период уже закрыт и по нему построены отчёты, проведение возврата прошлой датой может изменить себестоимость продаж и финансовый результат. В таких случаях безопаснее оформлять возврат текущей датой, а в комментарии указывать исходный документ.
Что важно запомнить
Возврат в 1С УНФ всегда создавайте на основании исходной накладной, корректируйте только количество, а не цены, оформляйте возврат денег отдельным денежным документом и после проведения сверяйте остатки склада и взаиморасчёты. Это закрывает 95% проблем с возвратами.
Частые вопросы
Можно ли оформить возврат, если исходная накладная удалена или не найдена?
Да, создайте возвратную накладную вручную в разделе «Продажи» или «Закупки», заполнив контрагента, склад, товары и цены самостоятельно. Учтите, что связи с продажей не будет, поэтому цены нужно взять из первичных документов клиента, иначе взаиморасчёты разойдутся.
Как вернуть деньги покупателю, если товар не отгружался?
Возврат товара в этом случае не нужен вообще. Оформите только «Расход со счёта» с видом операции возврата оплаты покупателю, указав заказ или счёт, по которому пришла оплата. Аванс покупателя закроется этим платежом.
Почему возвратная накладная не проводится?
Наиболее частые причины: недостаточно остатка на складе при запрете отрицательных остатков, не заполнен склад или договор, либо документ пытаются провести датой раньше исходной накладной. Текст ошибки при проведении указывает конкретную причину — начните проверку с него.
Как оформить возврат части товара по одной накладной?
Создайте возврат на основании накладной и в табличной части удалите позиции, которые клиент оставил себе, а по возвращаемым укажите фактическое количество. Долг уменьшится только на сумму возвращённых позиций, остальная продажа сохранится.
Что делать, если после возврата в отчёте по контрагенту висит сальдо?
Сравните сумму возврата с суммой продажи и оплатой: сальдо означает, что одна из трёх сумм отличается. Обычно причина в изменённой цене возврата или в отсутствии денежного документа на возврат оплаты. Исправьте цены по исходной накладной или оформите недостающий платёж.
Нужно ли делать возврат при обмене товара?
Да, обмен в учёте оформляется как две операции: возврат товара от покупателя на старую позицию и новая расходная накладная на выдаваемый товар. Разницу в стоимости доводят через оплату или возврат денег.