Торговля и Склад · 13 мин
Как делать списание в программе 1С
Как оформить списание товаров и материалов в 1С: какие документы использовать, как провести списание по причине порчи, недостачи или использования, проверка проводок.
Списание в 1С — это документальное оформление выбытия товаров, материалов или основных средств с учёта: из-за порчи, недостачи, истечения срока годности, использования в производстве или передачи на собственные нужды. Без корректно оформленного списания остатки в программе расходятся с фактическими, а себестоимость и налоговая база искажаются.
Конкретный документ зависит от конфигурации (1С:Управление торговлей, 1С:Бухгалтерия, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация) и от причины списания. В одних случаях достаточно документа «Списание товаров», в других нужна цепочка «Инвентаризация → Списание недостач», а для материалов в производство используется «Требование-накладная».
Ниже разобраны основные сценарии списания, порядок действий в типовых конфигурациях, проверка проводок и типичные ошибки, из-за которых списание не проводится или формирует неверные суммы.
Какие документы используются для списания в разных конфигурациях
Прежде чем искать нужную кнопку, определите свою конфигурацию и причину списания. В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP основной документ — «Списание товаров» (раздел «Склад и доставка» → «Списания» или «Склад» → «Списания недостач, порчи и излишков товаров»). В 1С:Бухгалтерии 8.3 для товаров используется «Списание товаров» (раздел «Склад»), а для материалов, передаваемых в производство, — «Требование-накладная».
Если списание оформляется по итогам инвентаризации, правильный путь — не ручное списание, а документ «Инвентаризация товаров» (или «Пересчет товаров» в УТ), на основании которого программа автоматически создаст списание недостач и оприходование излишков. Это гарантирует, что списывается именно та разница, которую зафиксировала комиссия.
Для основных средств существует отдельный документ «Списание ОС» (раздел «ОС и НМА» в Бухгалтерии), а для списания дебиторской задолженности — «Списание задолженности» (раздел «Продажи» или «Операции»). Смешивать эти механизмы нельзя: каждый объект учёта списывается своим документом.
Сравнение вариантов списания
Подходит для порчи, боя, истечения срока годности, использования на собственные нужды. Не подходит для передачи материалов в производство.
Используется для списания материалов в производство или на хозяйственные нужды с указанием счёта затрат. Не предназначена для списания по инвентаризации.
Обязателен, когда списание — результат пересчёта. Обеспечивает документальное обоснование, но требует сначала провести инвентаризацию.
Отдельный документ для выбытия основных средств с расчётом остаточной стоимости. Не применяется к товарам и материалам.
Подготовка перед списанием: что проверить заранее
Проверьте фактические и учётные остатки. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41/10 в Бухгалтерии) и убедитесь, что списываемое количество есть в учёте на нужном складе. Попытка списать больше, чем числится, приведёт либо к отказу в проведении, либо к отрицательным остаткам — если контроль остатков отключён.
Определите причину списания и подготовьте основание: акт о порче, приказ руководителя, инвентаризационную опись, объяснительные материально ответственного лица. В налоговом учёте списания без обоснования — первый кандидат на доначисления при проверке, поэтому причина должна быть указана и в документе 1С, и в бумажном акте.
Уточните, на какие затраты относится списание: на расходы по обычной деятельности (счёт 44 или 91.02), на виновное лицо (73.02), на себестоимость продаж. От этого зависит, какой счёт вы укажете в документе и как списание отразится в отчётности.
Списание товаров в 1С:Управление торговлей 11
Откройте раздел «Склад и доставка» → «Списания недостач, порчи и излишков товаров» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, склад, с которого списывается товар, и причину списания (в типовой конфигурации это поле «Причина» или аналитика списания — статья расходов).
В табличной части добавьте номенклатуру и количество. Если ведётся учёт по сериям или характеристикам, заполните их обязательно — иначе программа не спишет нужную партию. Проверьте, что в колонке «Количество» указано фактически выбывающее количество в базовых единицах измерения.
Нажмите «Провести». Документ сформирует движения по регистрам товаров и отразит стоимость списания на указанную статью расходов. Стоимость рассчитывается по методу оценки запасов, принятому в учётной политике (обычно средняя или ФИФО), вручную её в этом документе не редактируют.
- 1Откройте «Склад и доставка» → «Списания недостач, порчи и излишков товаров»
- 2Нажмите «Создать», укажите организацию, склад и причину списания
- 3Добавьте в табличную часть номенклатуру, характеристики/серии и количество
- 4Укажите статью расходов и аналитику списания
- 5Проведите документ и проверьте движения через кнопку «Движения документа»
- 6Распечатайте акт о списании из формы «Печать» для подписания комиссией
Списание товаров и материалов в 1С:Бухгалтерии 8.3
Для списания товаров (счёт 41) откройте раздел «Склад» → «Списание товаров». Создайте документ, укажите склад, добавьте позиции и количество. На вкладке или в поле «Счёт списания» выберите счёт затрат: 91.02 — для порчи и недостач при отсутствии виновных, 44 — для торговых расходов, 73.02 — если недостача отнесена на виновное лицо (тогда в субконто укажите сотрудника).
Для материалов, расходуемых в производстве или на хозяйственные нужды, используйте «Склад» → «Требование-накладная». На закладке «Материалы» перечислите списываемые позиции, на закладке «Счёт затрат» укажите счёт (20, 25, 26, 44) и аналитику: подразделение, номенклатурную группу, статью затрат. От правильности аналитики зависит корректное распределение затрат и расчёт себестоимости.
После проведения проверьте проводки через кнопку «Дт/Кт». Типовая запись: Дт счёта затрат — Кт 41 (или 10). Если проводка сформировалась с неверным счётом, не исправляйте её вручную через «Операции, введённые вручную» — исправьте счёт в самом документе и перепроведите его.
Списание по результатам инвентаризации
Если недостача выявлена при пересчёте, начните с документа инвентаризации. В УТ 11 это «Склад и доставка» → «Пересчеты товаров»: создайте документ, заполните фактические остатки (вручную или из ТСД), программа покажет расхождения. В Бухгалтерии — «Склад» → «Инвентаризация товаров»: заполните табличную часть кнопкой «Заполнить по остаткам», затем внесите фактическое количество.
На основании инвентаризации создайте документ списания: в УТ — через «Создать на основании» → «Списание недостач», в Бухгалтерии списание оформляется отдельным документом «Списание товаров» с указанием инвентаризации как основания, либо вводится на основании. Программа перенесёт только недостающие позиции и их количество.
Такой порядок даёт два преимущества: списывается строго зафиксированная комиссией разница, а в учёте остаётся связь между инвентаризацией и списанием, что упрощает ответы на запросы налоговой и аудиторов.
Как выбрать путь списания
Проверка результата: движения, проводки и остатки
После проведения откройте движения документа (кнопка «Движения документа» или «Дт/Кт») и убедитесь, что сумма списания соответствует ожиданиям. Сумма должна совпадать со стоимостью по методу оценки запасов из учётной политики; самостоятельно «угадать» её заранее можно только приблизительно через отчёт по партиям товаров.
Сформируйте отчёт по остаткам склада после проведения: списанные позиции должны уменьшиться ровно на списанное количество, отрицательных остатков быть не должно. Если остаток ушёл в минус, значит, в учёте не хватало товара — нужно разбираться с приходными документами, а не оставлять минус.
В Бухгалтерии дополнительно проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счету затрат: списанная сумма должна появиться в дебетовом обороте выбранного счёта с правильной аналитикой. Если используется раздельный учёт НДС или требования по восстановлению НДС при списании недостач, проконсультируйтесь с бухгалтером по налогам — типовые конфигурации не всегда делают это автоматически.
Как проверить результат
Уменьшился ровно на списанное количество, минуса нет
Остаток отрицательный или не изменился
Дт счёта затрат — Кт 41/10, сумма соответствует партиям
Проводок нет, неверный счёт или пустое субконто
Заполнены подразделение, статья расходов, номенклатурная группа
Пустая аналитика — затраты «повиснут» при закрытии месяца
Акт формируется, содержит позиции, количество и причину
Форма пустая или не предусмотрена — нужна внешняя печатная форма
Типичные ошибки при списании и как их избежать
Самая частая проблема — документ не проводится с сообщением о нехватке товара. Причины: указан не тот склад, не заполнены серии/характеристики, либо товар числится в резерве под заказ. Снимите резерв заказа или спишите с корректного склада, проверив остатки отчётом с детализацией до серий.
Вторая ошибка — списание «вручную» суммой через операцию, введённую вручную, вместо документа. Это убирает количество из бухгалтерского учёта, но не из складских регистров (в УТ/ERP) или наоборот, и остатки разъезжаются. Всегда списывайте штатным документом.
Третья группа ошибок — налоговые: списание без документального обоснования, неверный выбор счёта (недостача виновного лица проведена на 91.02 вместо 73.02), игнорирование вопроса о восстановлении НДС. Эти моменты определяются учётной политикой и судебной практикой, поэтому при значимых суммах согласуйте порядок с главным бухгалтером.
Перед массовым списанием (например, списание просроченного товара по итогам квартала) удобно сначала сформировать отчёт «Остатки товаров с истекающим сроком годности» или ведомость по срокам хранения, выгрузить её в таблицу и загрузить в документ списания — это быстрее и снижает риск ошибок ручного ввода.
Частые вопросы о списании в 1С
Можно ли изменить сумму списания вручную в документе?
В типовых документах списания сумма рассчитывается автоматически по методу оценки запасов из учётной политики (средняя или ФИФО) и не редактируется. Если сумма кажется неверной, проверяйте не документ списания, а партии поступления и последовательность проведения документов за период.
Что делать, если документ списания не проводится из-за нехватки остатков?
Сформируйте отчёт по остаткам с детализацией до склада, характеристик и серий. Обычно причина в неверном складе, незаполненных сериях или резерве под заказ. Снимите резерв, исправьте склад или уменьшите количество до фактически имеющегося.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченного товара?
Однозначного ответа в НК РФ нет: позиции налоговых органов и судебная практика расходятся в зависимости от причины списания (истечение срока годности, порча, недостача). Решение принимает бухгалтерия организации исходя из учётной политики и готовности отстаивать позицию; типовая 1С автоматически НДС при списании не восстанавливает.
Как списать товар, если недостачу должен возместить сотрудник?
Сначала оформите инвентаризацию и списание недостач. В документе списания укажите счёт 73.02 с субконто — конкретным сотрудником. Удержание из зарплаты или возмещение оформляется отдельно: в зарплатной конфигурации или документом поступления оплаты.
Можно ли отменить уже проведённое списание?
Да, если период не закрыт: откройте документ и нажмите «Отменить проведение» или пометьте на удаление. Если месяц закрыт и отчётность сдана, отмена потребует перепроведения закрытия месяца и, возможно, уточнённых деклараций — в этом случае корректнее оформить сторнирующий документ текущей датой.
Чем отличается списание от перемещения товара?
Перемещение переносит товар между складами — он остаётся в учёте организации. Списание выводит товар из учёта полностью с отнесением стоимости на расходы или виновное лицо. Если товар физически переехал на другой склад, используйте перемещение, а не списание и оприходование.
Что важно запомнить
Списание в 1С всегда оформляется штатным документом: «Списание товаров», «Требование-накладная» или списанием на основании инвентаризации. До проведения проверьте остатки, склад, серии и причину; после — движения документа, проводки и отсутствие отрицательных остатков. Каждое списание должно иметь документальное обоснование, а счёт списания — соответствовать тому, кто несёт потери: компания или виновное лицо.