Как сделать списание товара в 1С:Розница

Списание товара в 1С:Розница оформляется документом «Списание товаров», который уменьшает остатки на складе и фиксирует причину выбытия — порчу, бой, истечение срока годности, использование для собственных нужд или недостачу по итогам инвентаризации. Документ доступен в разделе «Склад» и требует заполнения склада, табличной части с номенклатурой и указания статьи доходов и расходов для корректного отражения в учёте.

Конфигурация «1С:Розница» существует в редакциях 2.2, 2.3 и 3.0, и расположение команд немного отличается, но логика документа одинакова: товар списывается с конкретного склада магазина, а результат виден в отчётах по остаткам и движению товаров. Если программа обменивается данными с «1С:Бухгалтерией» или «Управлением торговлей», документ списания выгружается туда автоматически при настроенной синхронизации.

Перед списанием важно убедиться, что на складе есть достаточный остаток по каждой позиции, иначе при контроле остатков документ не проведётся либо создаст отрицательный остаток. Ниже разобраны все сценарии: ручное списание, списание по результатам инвентаризации, работа с сериями и сроками годности, а также проверка результата.

Где находится документ списания и что нужно подготовить

Документ «Списание товаров» находится в разделе Склад → Списания товаров (в некоторых редакциях — «Склад → Складские документы»). Чтобы создать новый документ, нажмите кнопку «Создать» в журнале списаний. Если раздел «Склад» не отображается, проверьте права пользователя и настройки интерфейса: у кассира или продавца доступ к складским документам обычно закрыт.

Перед созданием документа подготовьте основание: акт о порче, служебную записку, результаты инвентаризации или приказ руководителя. В программе полезно заранее заполнить справочник статей доходов и расходов, чтобы при списании выбирать понятную причину — «Порча товара», «Истёк срок годности», «Естественная убыль». Это упростит анализ потерь в отчётах.

Как оформить ручное списание товара пошагово

Ручное списание подходит для разовых ситуаций: разбитая банка, испорченная упаковка, товар, изъятый из продажи. Последовательность действий одинакова для большинства редакций.

1. 1
   Откройте раздел «Склад» и выберите «Списания товаров», нажмите «Создать».
2. 2
   Укажите магазин и склад, с которого списывается товар.
3. 3
   В табличной части нажмите «Добавить» или «Подобрать» и выберите номенклатуру.
4. 4
   Укажите количество списываемого товара в базовых единицах измерения.
5. 5
   Заполните статью доходов и расходов (причину списания), если поле доступно.
6. 6
   Нажмите «Провести и закрыть» и проверьте остатки по складу.

При подборе товара удобно использовать кнопку «Подобрать»: откроется форма с остатками, где видно, сколько единиц товара есть на выбранном складе. Это снижает риск ошибиться в количестве. Если используется штрихкодирование, товар можно добавить сканером прямо в табличную часть.

После проведения документ формирует движения по регистрам товаров на складах, а при включённом управленческом учёте — и по себестоимости. Сумма списания рассчитывается по средней стоимости остатков, если в настройках не выбран другой метод оценки.

Списание по результатам инвентаризации

Если недостача выявлена при пересчёте, списывать товар вручную не нужно — достаточно оформить документ «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад»). В нём заполняется учётное и фактическое количество, а программа сама рассчитывает расхождения.

После проведения инвентаризации на её основании создаются два документа: «Списание товаров» для недостачи и «Оприходование товаров» для излишков. Для этого используется команда «Создать на основании» или специальная обработка оформления итогов инвентаризации — в зависимости от редакции. Такой подход гарантирует, что списанные количества точно совпадают с данными пересчёта.

Сравнение вариантов

Ручное списание

Подходит для разовой порчи, боя, собственных нужд. Требует ручного ввода количества — есть риск ошибки в цифрах.

Списание через инвентаризацию

Подходит для недостачи по итогам пересчёта. Количество рассчитывается автоматически из расхождений, ручные ошибки исключены.

Списание через пересортицу

Используется, когда один товар оприходован вместо другого. Не уменьшает общий остаток, а переносит стоимость между позициями.

Особенности: серии, сроки годности и маркированный товар

Списание товара с сериями и сроками годности

Если для номенклатуры включён учёт по сериям и срокам годности, в табличной части списания обязательно указывается конкретная серия. Программа не даст провести документ без неё. При списании просроченного товара удобно сначала построить отчёт по срокам годности (раздел «Закупки» или «Склад» в зависимости от редакции), чтобы увидеть, какие серии истекли, и списать именно их.

Маркированный товар

Списание маркированной продукции (обувь, одежда, табак, молочная продукция и др.) требует дополнительного шага: выбытие кодов маркировки нужно отразить в системе «Честный ЗНАК». В 1С:Розница для этого в документе списания указываются коды маркировки списываемых единиц, после чего формируется и отправляется документ выбытия. Без передачи сведений в ГИС МТ коды останутся «в обороте», что приведёт к расхождениям при проверках.

Проверка результата после списания

После проведения документа убедитесь, что остатки изменились корректно. Основной инструмент — отчёт «Остатки товаров на складах» (раздел «Склад» или «Отчёты»). Откройте его с отбором по складу и номенклатуре: количество должно уменьшиться ровно на списанное значение.

Дополнительно полезно сформировать отчёт «Движение товара» или карточку складского учёта по позиции — там будет видно, что расход сформирован именно вашим документом списания, а не продажей или перемещением. Если настроен обмен с бухгалтерией, проверьте после синхронизации, что документ выгрузился и отразился в проводках.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по списанному товару

Норма

Уменьшился ровно на списанное количество, отрицательных остатков нет

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушёл в минус — документ не проведён либо списано больше, чем было

Движения документа

Норма

В отчёте по движению товара виден расход с типом «Списание»

Тревожный признак

Расхода нет или он относится к другому складу — проверьте реквизит «Склад» в документе

Выгрузка в бухгалтерию

Норма

После синхронизации списание появилось в 1С:Бухгалтерии с корректной статьёй затрат

Тревожный признак

Документ не выгрузился или выгрузился с ошибкой — смотрите журнал обмена

Типичные ошибки при списании и как их избежать

Большинство проблем при списании связано не с самим документом, а с состоянием учёта: отрицательными остатками, неверным складом или незаполненными сериями. Разберите типичные ситуации заранее, чтобы не исправлять учёт задним числом.

Настройки, которые влияют на списание

Несколько параметров конфигурации напрямую определяют поведение документа списания. В разделе «Администрирование → Настройка номенклатуры» проверьте, включён ли контроль остатков: при запрете отрицательных остатков списать больше, чем есть, не получится, и это защищает учёт. В настройках складского учёта уточните, ведётся ли учёт по сериям и характеристикам.

Если магазин работает с распределительной системой (обмен с «Управлением торговлей» или «1С:Бухгалтерией»), проверьте правила конвертации: списание из Розницы должно корректно превращаться в аналогичный документ в главной базе с правильной статьёй затрат. Ошибки в правилах обмена — частая причина «потерянных» списаний в бухгалтерском учёте.

Заведите отдельный склад «Брак» или «Зона списания» и сначала перемещайте туда испорченный товар, а списывайте централизованно раз в неделю или месяц. Так проще контролировать потери, согласовывать списания с руководителем и хранить испорченный товар до утилизации без путаницы с товарным остатком.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отменить проведённое списание?

Да. Откройте документ в журнале списаний и нажмите «Отменить проведение» — остатки вернутся в исходное состояние. Если документ уже выгружен в бухгалтерию, после отмены проведения выполните синхронизацию повторно, чтобы изменения передались. Полностью удалять документ не рекомендуется: лучше оставить его непроведённым с комментарием о причине отмены.

Почему документ списания не проводится?

Чаще всего причины такие: не заполнен склад, не указана серия для товара с учётом по сериям, списываемое количество превышает остаток при включённом контроле, либо у пользователя нет прав на проведение складских документов. Текст конкретной ошибки программа выводит при попытке проведения — начните разбор с него.

Как списать товар, которого нет на остатке?

Если контроль остатков включён, программа не даст провести такое списание. Сначала выясните, почему остатка нет: возможно, товар не был оприходован или был списан ранее. Временно отключать контроль остатков ради одного документа не стоит — это создаст отрицательные остатки и исказит себестоимость по другим позициям.

Чем списание отличается от пересортицы?

Списание уменьшает общий остаток товара на складе — товар выбывает из учёта. Пересортица используется, когда физически есть один товар, а в учёте числится другой: она одновременно списывает одну позицию и оприходует другую, не меняя общую стоимость запасов. Если товар просто испорчен, нужна именно списание.

Нужно ли списывать товар, использованный для собственных нужд магазина?

Да, такой товар должен выбыть из товарных остатков, иначе при инвентаризации возникнет недостача. Оформляется обычное списание с соответствующей статьёй расходов, например «Использование для собственных нужд». Это важно и для налогового учёта: стоимость такого товара по-разному учитывается в расходах в зависимости от цели использования.

Как посмотреть все списания за период?

Откройте журнал «Списания товаров» в разделе «Склад» и установите отбор по периоду. Для анализа сумм и причин удобнее отчёты: «Движение товаров» с отбором по виду операции «Списание» или отчёт по остаткам с детализацией до документа. Если ведётся учёт по статьям расходов, сгруппируйте данные по статьям, чтобы увидеть структуру потерь.