Как делать ревизию в программе 1С

Ревизия (инвентаризация) в 1С — это сверка фактических остатков товаров на складе с данными учётной системы и оформление расхождений документами. В типовых конфигурациях — «1С:Управление торговлей», «1С:Розница», «1С:ERP», «1С:Комплексная автоматизация» — процесс построен по одной логике: сначала фиксируется приказ на инвентаризацию, затем заполняется ведомость с фактическими количествами, после чего программа автоматически создаёт документы оприходования излишков и списания недостач.

Главная ошибка при ревизии — начинать вводить фактические остатки, пока в базе остаются непроведённые документы или идёт отгрузка. В этом случае учётное количество «плывёт», и расхождения в ведомости не отражают реальную недостачу, а лишь фиксируют рассинхронизацию данных. Поэтому ревизия всегда начинается с подготовки: блокировки склада, проведения всех документов и проверки отрицательных остатков.

Ниже — полный порядок работы на примере типовых конфигураций 1С. Названия команд могут незначительно отличаться в зависимости от версии, но структура документов и последовательность действий одинаковы.

Подготовка склада и базы перед ревизией

Первое правило: на момент пересчёта склад должен быть «заморожен». Остановите приёмку и отгрузку товара на инвентаризируемом складе, иначе фактические остатки будут меняться прямо во время подсчёта, и свести ведомость не получится. Если склад большой, разбейте ревизию на части — по зонам хранения или товарным группам.

Второй шаг — приведите учёт в актуальное состояние. Проведите все документы поступления, реализации, перемещения и списания по выбранному складу. Непроведённый приходный ордер — это товар, который физически есть, а в учёте отсутствует: программа покажет ложный излишек. Проверьте также отрицательные остатки через отчёт «Остатки товаров» — минус по позиции означает ошибку в документах, которую нужно исправить до начала пересчёта.

Полезно заранее определить дату, на которую фиксируются учётные остатки. В 1С ведомость считает учётное количество на дату документа, поэтому все движения после этой даты не должны попадать в период ревизии.

Создание приказа на инвентаризацию

В типовых конфигурациях документ называется «Приказ на проведение инвентаризации» и находится в разделе «Склад» (в «1С:Розница» — «Склад → Инвентаризация», в УТ и ERP — «Склад и доставка → Инвентаризация»). Приказ фиксирует склад, период проведения и основание ревизии.

В документе укажите организацию и склад, даты начала и окончания инвентаризации. Если ревизия идёт по части ассортимента, заполните отбор по товарным группам или видам номенклатуры — тогда в ведомость попадут только выбранные позиции. Проведите приказ: именно проведённый приказ становится основанием для инвентаризационной ведомости.

Заполнение инвентаризационной ведомости

Создайте документ «Инвентаризационная ведомость» (в некоторых конфигурациях — «Пересчёт товаров») на основании приказа. Программа автоматически заполнит табличную часть списком товаров по складу и подставит учётное количество — остаток по данным базы на дату ведомости.

Теперь внесите фактические количества. Есть три рабочих способа: ручной ввод в таблицу, загрузка данных из терминала сбора данных (ТСД) или печать описи с последующим вводом результатов. При ручном вводе заполняйте только колонку «Факт» — колонку «Учёт» не трогайте, она нужна для сравнения.

Если фактическое количество совпадает с учётным, строку можно не менять. Расхождения программа подсветит автоматически: где факт больше учёта — излишек, где меньше — недостача. Перед проведением пройдитесь по строкам с расхождениями и перепроверьте их повторным пересчётом — именно эти позиции превратятся в финансовые документы.

1. 1
   Создайте ведомость на основании проведённого приказа
2. 2
   Заполните таблицу кнопкой «Заполнить» — программа подставит учётные остатки
3. 3
   Внесите фактические количества вручную или загрузите из ТСД
4. 4
   Перепроверьте строки с расхождениями повторным пересчётом
5. 5
   Проведите ведомость и распечатайте ИНВ-3 при необходимости

Работа с терминалом сбора данных

Если склад работает со штрихкодами, пересчёт удобнее вести на ТСД: сотрудник сканирует товары, а данные загружаются в ведомость кнопкой «Загрузить данные из ТСД». Перед загрузкой убедитесь, что все штрихкоды привязаны к номенклатуре — неопознанные коды попадут в список ошибок, и их придётся разбирать вручную.

Оформление результатов: излишки и недостачи

После проведения ведомости расхождения сами по себе остатки не меняют — нужно создать финансовые документы. В типовых конфигурациях это делается прямо из ведомости кнопкой «Создать на основании»: программа предложит «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостач товаров» (в УТ 11 — «Оприходование излишков» и «Списание недостач»).

Оприходование ставит излишки на баланс по указанной цене — обычно по учётной или рыночной стоимости, которую нужно указать в документе. Списание уменьшает остатки на сумму недостачи; в нём указывается статья расходов и, при необходимости, виновное лицо. Проверьте аналитику списания: от неё зависит, куда попадёт сумма в отчётах и как отразится в бухгалтерском учёте.

После проведения обоих документов сверьте результат: отчёт «Остатки товаров» по складу должен совпадать с фактическим пересчётом. Это контрольная точка всей ревизии.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Остатки товаров» по складу

Норма

Остатки совпадают с фактическим пересчётом

Тревожный признак

Есть расхождения — где-то не проведён документ или ошибка в ведомости

Ведомость после проведения

Норма

Все строки с расхождениями закрыты документами оприходования/списания

Тревожный признак

Расхождения «висят» без финансовых документов

Отрицательные остатки

Норма

Минусов по складу нет

Тревожный признак

Появились минусы — списание проведено до оприходования или ошибка в количествах

Ревизия в 1С:Розница и особенности торгового зала

В «1С:Розница» механизм тот же, но есть нюанс: продажи идут непрерывно, и полностью остановить торговлю сложно. Практичный вариант — проводить ревизию в нерабочие часы (ночью или до открытия) либо по секциям: закрыть один стеллаж, пересчитать, внести данные, открыть.

Второй нюанс — чеки, пробитые во время пересчёта. Если касса работала, пока шла ревизия, учётные остатки на дату ведомости и фактические не сойдутся на объём этих продаж. Поэтому перед вводом фактических данных выгрузите Z-отчёт и убедитесь, что все продажи отражены в базе, а дату ведомости ставьте после закрытия кассовой смены.

Частые ошибки и как их избежать

Самая распространённая проблема — ревизия «на живую», когда во время пересчёта идут отгрузки. Итог: в ведомости появляются фантомные недостачи, которые списываются, а потом товар «находится». Второе место занимает редактирование колонки «Учёт» вручную — после этого ведомость теряет связь с реальными данными базы, и проверить корректность расхождений становится невозможно.

Ещё одна ошибка — списание недостачи без разбора причин. Если по позиции стабильно возникает недостача, причина чаще всего в учёте: пересортица (отгрузили один артикул вместо похожего), ошибки в упаковках (в базе штуки, а отгружают коробами) или неоформленный брак. Прежде чем списывать, проверьте карточку товара и документы движения за период.

Маршрут решения

Как выбрать действие по расхождению

Недостача по одному артикулу и излишек по похожемуПроверьте пересортицу — оформите пересортицу товаров вместо списания и оприходования

Излишек без объясненийПроверьте непроведённые поступления и перемещения за период

Недостача повторяется из ревизии в ревизиюПроверьте единицы измерения и упаковки в карточке номенклатуры

Расхождение по дорогой позицииПроведите повторный пересчёт с участием второго сотрудника до оформления документов

FAQ: частые вопросы о ревизии в 1С

Можно ли провести ревизию по части товаров, а не по всему складу?

Да. В приказе на инвентаризацию или в ведомости задайте отбор по товарным группам, видам номенклатуры или конкретным позициям. В ведомость попадут только отобранные товары. Это стандартный способ выборочной ревизии, например по дорогим или проблемным группам.

Что делать, если фактический остаток есть, а товара нет в базе вообще?

Такая позиция не попадёт в ведомость автоматически, потому что программа заполняет её по учётным остаткам. Добавьте строку в ведомость вручную с учётным количеством ноль и фактическим — по результату пересчёта. После проведения программа включит позицию в оприходование излишков.

Как отменить ошибочно проведённую ревизию?

Пометьте на удаление или распроведите сначала документы списания и оприходования, затем ведомость, затем приказ — именно в таком порядке, так как документы связаны. Если списание уже ушло в бухгалтерию через обмен, исправляйте сторнирующими документами, а не удалением.

Нужно ли распечатывать инвентаризационные формы?

По правилам бухгалтерского учёта результаты инвентаризации оформляются унифицированными формами ИНВ-3 (опись) и ИНВ-19 (сличительная ведомость) либо самостоятельно разработанными формами, утверждёнными в учётной политике. Из ведомости 1С эти формы печатаются штатно — кнопка «Печать» в документе.

Как провести ревизию, если склад один, а магазинов несколько?

Ревизия в 1С всегда привязана к конкретному складу. Если каждый магазин учитывается на своём складе, создавайте отдельный приказ и ведомость по каждому. Если несколько торговых точек сидят на одном складе, физический пересчёт нужно организовать так, чтобы не смешивать товар разных точек, либо сначала развести учёт по складам.

Чем ревизия отличается от пересортицы в 1С?

Ревизия выявляет расхождения между фактом и учётом, а пересортица — это документ, которым оформляется конкретная причина расхождения: вместо одного товара числится другой. Если при ревизии обнаружили недостачу одного артикула и равный излишек похожего, правильнее оформить пересортицу, а не списание и оприходование.