Торговля и Склад · 10 мин
Как сделать пересорт в 1С: пошаговая инструкция
Что такое пересортица в 1С, как оформить документ «Пересортица товаров», провести списание и оприходование, исправить остатки и избежать типичных ошибок.
Пересортица — ситуация, когда по учётным данным на складе числится один товар, а фактически лежит другой. Обычно это товары одной группы с похожими характеристиками: разные вкусы, цвета, размеры или артикулы одного поставщика. Чтобы учёт в 1С соответствовал фактическим остаткам, такое расхождение оформляют документом «Пересортица товаров».
Документ одновременно списывает излишек одной номенклатуры и оприходует недостачу другой, поэтому отдельные документы списания и оприходования для пересортицы создавать не нужно. Это важно: если оформить два разных документа, себестоимость и аналитика разойдутся, а в отчётах появятся лишние обороты.
Ниже разобрано, когда применять пересорт, как оформить документ в 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP, какие проверки выполнить до и после проведения и какие ошибки встречаются чаще всего.
Когда применять пересортицу, а когда другие документы
Пересортица подходит только в том случае, если расхождение взаимозаменяемо: один товар ушёл, другой пришёл, и оба относятся к одному складу и одной организации. Классический пример — при инвентаризации обнаружили недостачу 10 штук товара А и излишек 10 штук товара Б, при этом кладовщик подтверждает, что при отгрузке просто перепутали позиции.
Если излишек и недостача не связаны между собой (например, товар испорчен, украден или излишек появился из-за ошибки поставщика), пересортицу применять нельзя. Тогда оформляют отдельно «Списание недостач товаров» и «Оприходование излишков товаров» по результатам инвентаризации.
Как выбрать действие
Отдельная ситуация — расхождение возникло из-за ошибки в первичном документе: в накладной поставщика указали один артикул, а приехал другой. В этом случае правильнее исправить сам документ поступления, а не маскировать ошибку пересортицей, иначе в учёте останется неверная цепочка движения товара.
Подготовка: что проверить перед оформлением
Перед созданием документа убедитесь, что расхождение реально существует и не является следствием непроведённых документов. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ 11: Склад и доставка → Отчёты по складу), установите отбор по складу и проблемной номенклатуре и сверьте учётные остатки с фактическими данными инвентаризации.
Проверьте, нет ли документов, созданных задним числом или оставленных в статусе «черновик»: непроведённая реализация или перемещение часто создаёт ложную картину пересортицы. Также убедитесь, что у вас есть права на создание складских документов — у части пользователей доступ ограничен ролью кладовщика.
Что проверить перед оформлением
По одному товару учётный излишек, по другому — недостача, фактические данные инвентаризации подтверждают
Остатки по отчёту совпадают с фактом — значит, расхождение в другом месте
Все документы за период проведены
Есть черновики реализаций или перемещений — сначала разберитесь с ними
Один склад и одна организация
Разные склады или организации — нужен другой документ
Как оформить документ «Пересортица товаров» в УТ 11 и ERP
В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP документ находится в разделе «Склад и доставка». Если склад ордерный, документ доступен в списке «Распоряжения на оформление накладных и ордеров» либо создаётся напрямую; на неордерном складе — в списке «Пересортицы товаров».
Порядок заполнения: укажите организацию, склад и дату. В табличной части добавьте строку, выберите списываемый товар (тот, которого по учёту больше, чем фактически) и оприходуемый товар (которого не хватает). Укажите количество — оно одинаковое для списания и оприходования в рамках одной строки. Если ведётся учёт по сериям или характеристикам, заполните их для обеих позиций.
- 1Откройте раздел «Склад и доставка» и найдите документ «Пересортица товаров»
- 2Создайте новый документ, укажите организацию, склад и дату операции
- 3В табличной части добавьте строку: выберите списываемый товар и оприходуемый товар
- 4Укажите количество пересортицы; при необходимости заполните характеристики и серии
- 5Проверьте себестоимость: при разной цене товаров разница попадёт на доходы или расходы
- 6Проведите документ и при ордерной схеме оформите приходный и расходный ордера по факту
- 7Откройте отчёт по остаткам и убедитесь, что учётные остатки совпали с фактическими
На ордерном складе документ «Пересортица товаров» формирует распоряжения: фактическое движение оформляется приходным ордером на оприходуемый товар и расходным ордером на списываемый. Пока ордера не проведены, остатки в разрезе «к отгрузке / к поступлению» будут висеть в статусе оформления — это нормально, но завершить цепочку нужно.
Пересортица в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии 8.3 отдельного документа «Пересортица» нет. Операцию оформляют через документ «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад»): заполняете фактические остатки, программа показывает отклонения, а затем на основании инвентаризации создаёте оприходование излишков и списание недостач.
Если бухгалтерия ведётся совместно с управленческим учётом в УТ или ERP, пересортица оформляется на стороне торгового решения и синхронизируется в бухгалтерию. Создавать параллельные ручные операции в БП в этом случае не нужно — возникнут дубли проводок.
Себестоимость и налоговые последствия
Если списываемый и оприходуемый товары имеют разную себестоимость, при проведении документа возникает разница. Превышение стоимости оприходуемого товара над списываемым относится на прочие доходы, обратная разница — на прочие расходы. Статью доходов и расходов указывают в документе или в настройках склада, в зависимости от конфигурации.
Проверьте аналитику списания заранее: если статья расходов не заполнена или заполнена неверно, сумма попадёт не в тот раздел отчётности, и придётся исправлять документ задним числом. При больших суммах пересортицы согласуйте операцию с бухгалтерией до проведения — налоговый учёт пересортицы имеет свои особенности, особенно если товары облагаются разными ставками НДС.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — оформление пересортицы вместо исправления первичного документа. Если неверно введена реализация, правильное решение — скорректировать её, а не закрывать расхождение пересортицей: иначе в аналитике продаж останется искажённая маржа по обоим товарам.
Вторая типичная проблема — пересортица между разными складами или организациями. Документ работает только в пределах одного склада и одной организации; попытка закрыть им межскладское расхождение приводит к тому, что остатки не сходятся уже на двух складах.
Ещё одна ошибка — попытка провести пересортицу по товару, которого нет в остатках на нужную дату. Программа при включённом контроле остатков не даст провести документ; отключать контроль ради проведения нельзя — сначала найдите, почему остатка не хватает.
Проверка результата после проведения
После проведения документа откройте отчёт «Остатки товаров на складах» с отбором по обеим позициям номенклатуры: учётные остатки должны совпасть с фактическими данными инвентаризации. Если склад ордерный, дополнительно проверьте отчёт по оформлению накладных и ордеров — там не должно остаться незавершённых распоряжений по этой операции.
Для контроля себестоимости сформируйте отчёт «Себестоимость товаров» или обороты по счетам 41 в бухгалтерии: убедитесь, что разница стоимости отразилась на ожидаемой статье доходов или расходов и сумма соответствует расчёту.
Если пересортица возникает регулярно по одной и той же паре товаров, проблема обычно не в учёте, а в хранении или штрихкодировании. Проверьте, разнесены ли похожие позиции по разным ячейкам и совпадают ли штрихкоды на упаковке с карточками номенклатуры — это устраняет причину, а не следствие.
Частые вопросы
Можно ли оформить пересортицу между разными складами?
Нет. Документ «Пересортица товаров» работает только в пределах одного склада и одной организации. Если излишек на одном складе, а недостача на другом, оформляется перемещение товаров или отдельные документы списания и оприходования на каждом складе.
Что делать, если количество излишка и недостачи не совпадает?
Пересортицей оформляется только совпадающая часть. Оставшуюся разницу закрывают отдельными документами: излишек сверх пересортицы — оприходованием, недостачу — списанием, как правило, на основании результатов инвентаризации.
Почему документ «Пересортица товаров» не проводится?
Чаще всего не хватает остатка списываемого товара на дату документа, не заполнена одна из позиций, не указана статья доходов/расходов при разной себестоимости или нет прав на проведение. Текст ошибки при проведении указывает конкретную причину — начните с неё.
Нужна ли инвентаризация перед пересортицей?
Формально документ можно создать и без инвентаризации, но правильная практика — оформлять пересортицу по её результатам. Инвентаризация документально подтверждает факт расхождения и служит основанием для бухгалтерского и налогового учёта операции.
Как отменить ошибочно проведённую пересортицу?
Если период открыт, распроведите или пометьте документ на удаление — движения по регистрам отменятся автоматически. Если период закрыт, создайте сторнирующую пересортицу текущей датой с обратным набором товаров и согласуйте корректировку с бухгалтерией.
Что важно запомнить
Пересортица оформляется одним документом «Пересортица товаров» только в пределах одного склада и организации. Перед проведением сверьте остатки и убедитесь, что расхождение не вызвано ошибкой в первичном документе. После проведения проверьте остатки, ордера и отражение разницы себестоимости в доходах или расходах.