Торговля и Склад · 10 мин
Как делать отгрузку в 1С: пошаговое руководство
Как оформить отгрузку в 1С: реализация товаров, заказ покупателя, счет-фактура, печать ТОРГ-12 и УПД. Пошаговая инструкция, проверки и типичные ошибки.
Отгрузка в 1С — это оформление передачи товара покупателю с одновременным списанием его со склада и формированием первичных документов. В типовых конфигурациях (1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP, 1С:Бухгалтерия) для этого используется документ «Реализация товаров и услуг», который создается вручную или на основании заказа покупателя и счета на оплату.
Правильно оформленная отгрузка решает сразу несколько задач: уменьшает складские остатки, формирует задолженность покупателя, создает проводки по выручке и НДС, а также служит основанием для печати ТОРГ-12, УПД и счета-фактуры. Ошибка в документе приводит к расхождениям между складом и бухгалтерией, поэтому важно понимать не только последовательность кнопок, но и логику проверок.
Ниже разобран полный цикл отгрузки: от подготовки справочников до контроля результата, с вариантами для разных конфигураций и типичными ошибками, которые чаще всего встречаются на практике.
Подготовка: что проверить перед оформлением отгрузки
До создания документа реализации убедитесь, что базовые данные в порядке. В карточке контрагента должны быть заполнены ИНН, КПП, адрес и договор с корректным типом (с покупателем). В карточках номенклатуры проверьте единицы измерения, ставки НДС и признак «Товар» — от этого зависят проводки и печатные формы.
Второй обязательный шаг — проверка остатков. Откройте отчет «Остатки товаров на складах» (в УТ и КА — в разделе «Склад», в Бухгалтерии — «Склад» → «Остатки товаров») и убедитесь, что отгружаемое количество физически числится на нужном складе. Если включен контроль отрицательных остатков, программа просто не даст провести документ при нехватке товара.
Также уточните условия сделки: отгрузка по предоплате, в долг или по частичной оплате. От этого зависит, нужно ли сначала оформлять счет на оплату и сверять поступление денег, а также какие цены подтянутся в документ — из заказа, из договора или из текущего прайса.
Создание документа реализации вручную
Ручной вариант подходит, когда отгрузка разовая и заказ в системе не велся. В 1С:Управление торговлей откройте раздел «Продажи» → «Реализация товаров и услуг» → «Создать». В 1С:Бухгалтерии путь аналогичен: «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» → «Реализация товаров».
Заполните шапку документа: покупатель, договор, склад, организация (если их несколько) и дата отгрузки. Дата важна: она определяет период, в котором отразится выручка и НДС, поэтому ставьте фактическую дату передачи товара, а не день ввода документа в базу.
В табличной части добавьте товары: подберите номенклатуру, укажите количество, цену и ставку НДС. Если цены настроены через типы цен, они подставятся автоматически — сверьте их с согласованными условиями. Проверьте итоговую сумму документа и сумму НДС до проведения.
- 1Откройте список документов реализации и нажмите «Создать»
- 2Заполните покупателя, договор, склад и дату отгрузки
- 3Добавьте товары с количеством, ценами и ставками НДС
- 4Сверьте итоговую сумму и сумму НДС с условиями сделки
- 5Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии сообщений об ошибках
- 6Распечатайте ТОРГ-12 или УПД и передайте покупателю
Отгрузка на основании заказа и счета
В большинстве торговых компаний реализация создается не с нуля, а на основании ранее оформленных документов. Такой подход исключает расхождения между тем, что согласовали с клиентом, и тем, что фактически отгрузили.
На основании заказа покупателя
Откройте заказ покупателя и нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг». Программа перенесет контрагента, договор, товары, цены и скидки. Если отгружаете часть заказа, отредактируйте количество в строках — заказ при этом останется частично выполненным, и по нему можно будет сделать следующую отгрузку.
На основании счета на оплату
Если ведется цепочка «счет → оплата → отгрузка», создайте реализацию из счета на оплату. Перед проведением сверьте поступление денег по отчету «Расчеты с контрагентами» или банковской выписке, если по договору отгрузка допускается только после оплаты.
Способы создания реализации
Подходит для разовых продаж без заказа. Быстрее, но выше риск ошибиться в ценах и номенклатуре.
Оптимально для регулярных продаж: цены и состав фиксированы, виден статус выполнения заказа, поддерживаются частичные отгрузки.
Удобно при работе по предоплате: документы связаны, проще сверять оплату и отгрузку.
Проведение документа и проверка движений
После нажатия «Провести» документ создает движения по регистрам: списывает товар со склада, формирует задолженность покупателя, а в бухгалтерском учете — проводки по выручке, себестоимости и НДС. Если программа выдала сообщение об ошибке (нехватка товара, незаполненный договор, закрытый период), документ не проведется до устранения причины.
Проверить движения можно кнопкой «Дт/Кт» (в Бухгалтерии) или через отчет «Движения документа» (в УТ, КА, ERP). Типовые проводки при отгрузке: Дт 62 — Кт 90.01 на сумму выручки, Дт 90.03 — Кт 68.02 на НДС, Дт 90.02 — Кт 41 на себестоимость товара. Конкретные счета зависят от настроек учетной политики.
Как проверить результат отгрузки
Остаток по отгруженным позициям уменьшился на отгруженное количество
Остатки не изменились или ушли в минус
В отчете по расчетам появилась дебиторка на сумму документа
Задолженность отсутствует или зависла на другом договоре
Сформированы проводки по выручке, НДС и себестоимости
Проводок нет, либо счета не соответствуют учетной политике
Печать отгрузочных документов
Из проведенной реализации доступны стандартные печатные формы: ТОРГ-12 (товарная накладная), УПД (универсальный передаточный документ), акт оказания услуг, а также счет-фактура. В современных российских конфигурациях по умолчанию чаще используется УПД, который объединяет накладную и счет-фактуру.
Чтобы распечатать документ, нажмите кнопку с нужной формой в командной панели документа или «Печать» → выбор формы. Перед подписанием сверьте реквизиты сторон, номенклатуру, количество и суммы с фактической отгрузкой — накладная является юридически значимым документом, и ошибки в ней исправляются только корректировочными документами.
Если компания работает с электронным документооборотом (ЭДО), УПД отправляется контрагенту прямо из документа через кнопку «ЭДО». Убедитесь, что документ подписан и доставлен — статус обмена отображается в форме документа.
Частные сценарии и ограничения
Частичная отгрузка. Когда заказ отгружается несколькими партиями, каждая реализация создается на основании одного заказа с уменьшенным количеством. Контролировать остаток к отгрузке удобно через отчет «Анализ выполнения заказов» или статус заказа в списке.
Отгрузка со склада с ордерной схемой. Если на складе включен ордерный учет, одной реализации недостаточно: фактический отпуск товара оформляется расходным ордером на товары. Реализация фиксирует переход права собственности и долг, а ордер — физическое движение по складу. Расхождение между ними видно в отчете «Оформление накладных и ордеров».
Отгрузка в 1С:Бухгалтерии. Здесь нет заказов покупателей и расширенного складского учета — реализация создается вручную или на основании счета. Для полноценного управления заказами и резервами используются УТ, КА или ERP.
Контроль после отгрузки
Завершающий этап — сверка. Откройте отчет «Остатки товаров на складах» и убедитесь, что остатки уменьшились корректно. Затем проверьте задолженность покупателя в отчете «Задолженность клиентов» или «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 62».
При оплате отгрузки создайте документ поступления денег (поступление безналичных или приходный кассовый ордер) на основании реализации — тогда оплата автоматически закроет конкретный долг. Периодически сверяйте акты сверки с постоянными клиентами, чтобы расхождения выявлялись до конца отчетного периода.
Что важно запомнить
Отгрузка оформляется документом «Реализация товаров и услуг», лучше всего — на основании заказа или счета. Перед проведением проверьте склад, цены, НДС и остатки, после — движения документа, остатки склада и задолженность покупателя. Ошибки в подписанных документах исправляйте только корректировкой.
Частые вопросы
Чем отличается реализация от расходного ордера?
Реализация фиксирует продажу: переход права собственности, выручку, НДС и задолженность покупателя. Расходный ордер отражает физическое движение товара по складу и нужен только при ордерной схеме хранения. При простом учете достаточно одной реализации.
Можно ли отгрузить товар, которого нет на остатках?
Если включен контроль остатков, программа заблокирует проведение. Если контроль отключен, документ проведется с отрицательным остатком, но это создаст проблемы при расчете себестоимости и инвентаризации. Правильное решение — сначала оприходовать товар документом поступления.
Как исправить ошибку в уже проведенной реализации?
Если накладная еще не подписана сторонами и период открыт, документ можно отредактировать и перепровести. Если документ подписан или период закрыт, оформляется «Корректировка реализации» на основании исходного документа — она создаст исправительные проводки и корректировочный УПД.
Что печатать: ТОРГ-12 или УПД?
УПД заменяет одновременно накладную и счет-фактуру и подходит большинству организаций на общей системе налогообложения. ТОРГ-12 используют, когда счет-фактура оформляется отдельно или этого требует покупатель. Обе формы доступны из документа реализации.
Как отгрузить часть заказа?
Создайте реализацию на основании заказа и в табличной части уменьшите количество до фактически отгружаемого. Заказ перейдет в состояние частичного выполнения, и оставшееся количество можно будет отгрузить следующим документом на основании того же заказа.