Как открыть инвентаризацию в 1С

Инвентаризация в 1С оформляется не одним документом, а цепочкой: приказ на проведение инвентаризации, пересчёт товаров, а затем документы списания недостач и оприходования излишков. Открыть инвентаризацию — значит создать первый документ этой цепочки и подготовить учётные данные к сверке с фактическими остатками на складе.

Механизм инвентаризации есть в конфигурациях «1С:Управление торговлей 11», «1С:ERP», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:Розница» и отчасти в «1С:Бухгалтерия». Расположение команд немного различается, но логика везде одинаковая: сначала фиксируется решение о проверке, затем вводятся фактические количества, и только после этого программа рассчитывает расхождения.

Перед открытием инвентаризации важно завершить все складские операции по выбранному складу: провести поступления, реализации, перемещения и сборки. Если после начала пересчёта кто-то проведёт документ, меняющий остатки, данные инвентаризации станут недостоверными, и сверку придётся начинать заново.

Где находится инвентаризация в разных конфигурациях 1С

В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» документы инвентаризации расположены в разделе «Склад и доставка». В панели навигации есть группа «Инвентаризации» с тремя документами: «Приказы на проведение инвентаризации», «Пересчёты товаров», а также «Списания недостач товаров» и «Оприходования излишков товаров».

В «1С:Розница» цепочка находится в разделе «Склад» или «Закупки» (зависит от редакции): «Приказ на проведение инвентаризации товаров» → «Пересчёт товаров» → «Списание товаров» и «Оприходование товаров». В «1С:Бухгалтерия 8» механизм проще: документ «Инвентаризация товаров» в разделе «Склад», на основании которого создаются списание и оприходование.

Если нужного пункта нет в интерфейсе, проверьте функциональность: в УТ 11 механизм включается в «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка». Также у пользователя должны быть права на документы инвентаризации — при ролевой настройке доступа их выдаёт администратор.

Подготовка перед открытием инвентаризации

Открывать инвентаризацию «на грязных» данных нельзя. Сначала убедитесь, что по выбранному складу проведены все документы: поступления, реализации, возвраты, перемещения, сборки и списания. Непроведённые или помеченные на удаление документы в расчёт остатков не попадут, а проведённые позже — исказят сравнение.

Полезно сформировать отчёт «Остатки товаров на складах» (или «Товары на складах») и сохранить его на момент начала проверки. Это контрольная точка: именно с этими учётными остатками программа будет сравнивать фактический пересчёт.

Если учёт ведётся по нескольким складам или организациям, определите границы проверки заранее: один приказ в 1С привязывается к одному складу. Для нескольких складов создаются отдельные приказы и отдельные пересчёты.

Как открыть инвентаризацию: создание приказа

Откройте раздел «Склад и доставка» → «Приказы на проведение инвентаризации» и нажмите «Создать». Заполните ключевые поля документа.

Обязательные реквизиты: организация, склад, даты начала и окончания инвентаризации. Дополнительно можно указать инвентаризационную комиссию и ответственное лицо — эти данные попадут в печатную форму приказа (ИНВ-22).

1. 1
   Откройте «Склад и доставка» → «Приказы на проведение инвентаризации» → «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, склад и период проведения проверки
3. 3
   Заполните состав комиссии при необходимости печати ИНВ-22
4. 4
   Проведите документ и при необходимости распечатайте приказ
5. 5
   На основании приказа создайте документ «Пересчёт товаров»

После проведения приказа создайте на его основании «Пересчёт товаров» — кнопка «Создать на основании» в форме приказа. В УТ 11 пересчёт можно заполнить учётными остатками автоматически: кнопка «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе». Программа подставит номенклатуру и учётное количество на дату документа.

Заполнение пересчёта и ввод фактических остатков

В документе «Пересчёт товаров» есть две ключевые колонки: «Количество (учёт)» и «Количество (факт)». Учётное количество подставляется из данных программы, фактическое вводится по результатам подсчёта на складе — вручную, загрузкой из Excel или через терминал сбора данных.

Если фактическое количество совпадает с учётным, строку можно не трогать. Там, где есть расхождение, введите реальное количество — программа автоматически рассчитает отклонение. Товары, найденные на складе, но отсутствующие в учёте, добавляются новой строкой с нулевым учётным количеством.

Для больших ассортиментов удобно выгрузить табличную часть в Excel (кнопка «Ещё» → «Выгрузить» в табличной части), заполнить фактические количества и загрузить обратно. Это снижает риск ошибок ручного ввода по тысячам позиций.

Закрытие инвентаризации: списание и оприходование

Когда все фактические количества внесены, переведите пересчёт в статус «Выполнено» (в УТ 11). На основании пересчёта программа предложит создать два документа: «Списание недостач товаров» — по позициям, где факт меньше учёта, и «Оприходование излишков товаров» — где факт больше.

Проверьте эти документы перед проведением: правильность складов, статей расходов/доходов и аналитики. В списании указывается статья расходов (например, «Недостачи и потери от порчи ценностей»), в оприходовании — статья доходов. От этого зависит корректность бухгалтерских и управленческих проводок.

После проведения списаний и оприходований инвентаризация считается закрытой. Учётные остатки приводятся к фактическим, и склад можно возвращать в обычный режим работы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Остатки товаров на складах» после закрытия

Норма

Остатки совпадают с данными фактического пересчёта

Тревожный признак

Есть позиции, по которым учётные остатки отличаются от посчитанных

Статус пересчёта товаров

Норма

«Выполнено», созданы списание и/или оприходование

Тревожный признак

Пересчёт в статусе «В работе», расхождения не закрыты

Отрицательные остатки

Норма

Отсутствуют после проведения документов

Тревожный признак

Появились минусы — значит, списание проведено при незавершённых продажах

Особенности и ограничения механизма

Приказ и пересчёт привязываются к одному складу. Если в компании ордерная схема склада, убедитесь, что ордерные документы (приходные и расходные ордера) тоже проведены, иначе остатки в управленческом и складском учёте разойдутся ещё до начала проверки.

При учёте по сериям и характеристикам пересчёт ведётся в том же разрезе. Если фактически серия товара отличается от учётной, это оформляется как расхождение: списание одной серии и оприходование другой. Игнорировать серии нельзя — потом возникнут проблемы при отгрузке.

В «1С:Бухгалтерия» механизм одношаговый: документ «Инвентаризация товаров» сразу содержит учётные и фактические количества, а списание и оприходование создаются отдельными документами на его основании. Ордерного склада и статусов пересчёта там нет.

Печать документов инвентаризации

Из приказа доступна печать унифицированной формы ИНВ-22 (приказ о проведении инвентаризации). Из пересчёта печатаются инвентаризационная опись (ИНВ-3) и сличительная ведомость (ИНВ-19) — последняя показывает только позиции с расхождениями.

Печатные формы формируются кнопкой «Печать» в форме документа. Если в вашей организации используются собственные шаблоны, они подключаются через механизм дополнительных печатных форм в разделе администрирования.

Можно ли открыть инвентаризацию по части склада или одной товарной группе?

Да. В пересчёте товаров не обязательно заполнять весь склад — можно отобрать позиции по группе номенклатуры через отбор при заполнении или вручную удалить лишние строки. Приказ при этом всё равно создаётся на склад целиком, но фактически проверяется только выбранная часть ассортимента.

Что делать, если во время инвентаризации нужно срочно отгрузить товар?

Лучший вариант — оформить отгрузку до начала ввода фактических остатков и перезаполнить учётные количества в пересчёте. Если документ уже проведён в момент пересчёта, учтите отгруженное количество при вводе факта, иначе получите фиктивную недостачу. После завершения инвентаризации сверьте остатки отчётом.

Меняет ли приказ на инвентаризацию остатки на складе?

Нет. Приказ — служебный документ, он не формирует движений по регистрам остатков. Остатки изменяют только списание недостач и оприходование излишков, созданные на основании пересчёта товаров.

Как загрузить данные с терминала сбора данных в пересчёт?

В УТ 11 и Рознице используется обработка «Загрузка данных из ТСД»: товары сканируются на складе, файл выгружается в 1С, и программа заполняет фактические количества по штрихкодам. ТСД должен быть подключён и настроен в разделе администрирования, а в карточках номенклатуры — корректно заполнены штрихкоды.

Почему в пересчёте появились товары с нулевым остатком?

При заполнении по остаткам программа может включать позиции с нулевым учётным количеством, если по ним были движения или есть резервы. Это не ошибка: такие строки позволяют оприходовать товар, который физически есть на складе, но отсутствует в учёте. Лишние строки можно удалить вручную.

Как исправить ошибку, если списание уже проведено с неверным количеством?

Не редактируйте проведённый документ «задним числом» без необходимости. Корректный путь — распровести ошибочное списание, исправить количество в пересчёте и создать документы заново. Если период закрыт, оформите корректирующее списание или оприходование текущей датой и зафиксируйте причину в комментарии.