Как провести инвентаризацию в 1С:Розница

Инвентаризация в 1С:Розница строится вокруг одного ключевого документа — «Инвентаризационная опись». Он фиксирует учётные остатки по складу на дату проверки, позволяет ввести фактическое количество товаров и автоматически рассчитывает отклонения. На основании описи программа формирует оприходование излишков и списание недостач.

Перед началом важно понимать логику: 1С:Розница не «пересчитывает» товар сама, она сравнивает данные учёта с тем, что вы внесли по факту. Поэтому качество результата зависит от подготовки: завершённых документов, остановки продаж по проверяемому складу и корректного пересчёта.

Инвентаризацию можно проводить по всему магазину, по отдельному складу или по товарной группе — например, только по алкоголю или дорогой электронике. Частичная инвентаризация удобна для регулярных проверок без остановки работы всего магазина.

Подготовка к инвентаризации: что сделать до создания описи

Главное условие корректной инвентаризации — актуальные учётные остатки. Проверьте, что все поступления, перемещения, списания и возвраты по складу проведены. Непроведённые или отложенные документы дадут неверную базу для сравнения, и вы получите фиктивные недостачи или излишки.

Закройте или завершите все чеки ККМ за смену, проведите отложенные чеки и выемку денег. Если инвентаризация проводится не в конце дня, остановите продажи по проверяемому складу на время пересчёта — иначе остатки будут «плыть» прямо во время работы.

Проверьте отчёт «Остатки товаров» (раздел «Склад» или «Закупки» в зависимости от версии конфигурации) на предмет отрицательных остатков. Минус по позиции почти всегда означает ошибку в документах: её лучше найти и исправить до инвентаризации, а не маскировать пересчётом.

Создание инвентаризационной описи

Откройте раздел «Склад» (в ряде версий — «Закупки» или «Запасы и склад») и перейдите в журнал «Инвентаризационные описи». Нажмите «Создать». В шапке документа укажите магазин и склад, по которому проводится пересчёт, и при необходимости — ответственное лицо и основание (приказ о проведении инвентаризации).

Заполните табличную часть кнопкой «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе». Программа подставит все товары с ненулевыми учётными остатками и колонку «Количество учёт» — сколько числится в программе. Если нужна инвентаризация по группе товаров, используйте заполнение с отбором по товарной группе.

Проверьте дату документа: остатки рассчитываются на дату описи. Если пересчёт делался вчера вечером, а опись создаёте сегодня, поставьте фактическую дату пересчёта — иначе ночные продажи исказят картину.

1. 1
   Завершите и проведите все документы по складу, закройте кассовую смену
2. 2
   Создайте документ «Инвентаризационная опись», укажите склад и дату
3. 3
   Заполните табличную часть по остаткам на складе
4. 4
   Введите фактическое количество по каждой позиции после пересчёта
5. 5
   Проверьте расхождения и проведите опись
6. 6
   Создайте на основании описи «Оприходование товаров» и «Списание товаров»
7. 7
   Сверьте итоговые остатки отчётом по складу

Пересчёт товара и ввод фактических данных

Распечатайте опись без учётных количеств (так называемая «слепая» опись) — это дисциплинирует пересчитывающих: они не видят цифр из программы и не подгоняют результат. Печатные формы доступны по кнопке «Печать» в документе.

Пересчёт ведите физически: по полкам, витринам и подсобному помещению. Товар в зале и на складе магазина в 1С:Розница может числиться на разных складах — тогда описи создаются отдельно для каждого склада, а пересчёт проводится по обоим.

После пересчёта вернитесь к документу и заполните колонку «Количество» (фактическое). Программа автоматически посчитает отклонение. Позиции, где факт совпадает с учётом, можно не трогать — если при заполнении фактическое количество подставилось равным учётному, просто скорректируйте расходящиеся строки.

Работа с расхождениями: излишки и недостачи

После ввода фактических данных проверьте список отклонений до проведения документа. Крупные расхождения по позициям с одинаковым товаром в разных упаковках часто означают пересортицу: например, по одному артикулу недостача, по другому — излишек на ту же сумму. Пересортицу лучше разобрать отдельно, а не списывать и оприходовать «в чистую».

Типичные причины расхождений: неоформленный возврат, продажа не по тому штрихкоду, бой без документа, ошибка приёмки. Если причина найдена — оформите недостающий первичный документ (возврат, списание по акту боя) вместо того, чтобы «закрывать» разницу инвентаризацией.

Когда проверка завершена, проведите опись. Сама по себе опись не меняет остатки — она только фиксирует расхождения. Движения по складу делают документы, созданные на её основании.

Оприходование излишков и списание недостач

На основании проведённой описи создайте документы «Оприходование товаров» и «Списание товаров» — кнопка «Создать на основании» в форме описи. В оприходование попадут позиции с положительным отклонением, в списание — с отрицательным.

В документе списания укажите причину или статью расходов, если она требуется по настройкам вашей учётной политики. В оприходовании проверьте цену, по которой товар ставится на учёт: обычно подставляется учётная или последняя цена поступления.

После проведения обоих документов остатки в программе придут в соответствие с фактическими. Сохраните опись и связанные документы — они являются основанием для бухгалтерского и налогового учёта результатов инвентаризации при передаче данных в 1С:Бухгалтерию.

Проверка результата и особые случаи

Контрольный шаг — отчёт «Остатки товаров» по складу после проведения всех документов. Сравните его с фактическими данными пересчёта: они должны совпадать по каждой позиции описи. Отдельно проверьте, что не осталось отрицательных остатков.

Для алкогольной продукции помните про учёт в ЕГАИС: остатки в 1С и в ЕГАИС — разные системы. Инвентаризация в 1С:Розница выравнивает учётные данные программы, а остатки ЕГАИС корректируются отдельными документами (акты списания и постановки на баланс ЕГАИС).

Маркированный товар («Честный знак») требует пересчёта с учётом кодов маркировки: недостача маркированного товара оформляется с указанием кодов, иначе возникнут расхождения с системой маркировки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Остатки товаров» по складу

Норма

Остатки совпадают с фактическим пересчётом по всем позициям описи

Тревожный признак

Есть расхождения — значит, не проведён оприходование/списание или введены неверные фактические данные

Отрицательные остатки

Норма

Минусовых позиций нет

Тревожный признак

Есть минус — ищите ошибку в документах по позиции

Статус документов

Норма

Опись, оприходование и списание проведены

Тревожный признак

Документы сохранены, но не проведены — остатки не изменились

Маркированный товар и ЕГАИС

Норма

Оформлены корректирующие документы для внешних систем

Тревожный признак

Остатки в 1С и ЕГАИС/Честном знаке расходятся

Частые вопросы по инвентаризации в 1С:Розница

Можно ли проводить инвентаризацию, не закрывая магазин?

Да, если инвентаризация частичная — по отдельной товарной группе или складу, по которому продажи временно остановлены. Полная инвентаризация при работающих продажах даст искажённые результаты, потому что остатки меняются во время пересчёта.

Почему в описи появились товары, которых давно нет в магазине?

Значит, по ним числятся учётные остатки: товар был списан или продан без оформления документа, либо продажа прошла по другому артикулу. Такие позиции закрываются списанием по итогам инвентаризации, но систематические «пустые» остатки — признак ошибок в кассовой работе.

Что делать, если опись заполнилась с неверными остатками?

Отмените проведение описи (или пометьте на удаление, если она не проведена), найдите и проведите недостающие документы по складу, затем создайте опись заново и заполните её по остаткам повторно. Исправлять учётные количества вручную внутри описи не стоит.

Меняет ли инвентаризационная опись остатки на складе?

Нет. Опись только фиксирует учётные и фактические количества и рассчитывает отклонения. Остатки изменяют документы «Оприходование товаров» и «Списание товаров», созданные на основании описи.

Как инвентаризировать товар на нескольких складах одного магазина?

Создайте отдельную опись по каждому складу: «Склад магазина», «Торговый зал» и т.д. Пересчёт и документы по расхождениям оформляются по каждой описи независимо — это сохраняет корректную аналитику по местам хранения.

Как часто нужно проводить инвентаризацию?

Обязательная инвентаризация проводится перед годовой отчётностью и при смене материально ответственных лиц. На практике магазины дополнительно делают выборочные пересчёты по проблемным группам товаров — это помогает находить ошибки учёта раньше, чем они накопятся.