Торговля и Склад · 10 мин
Где в 1С поменять кассира: настройки, чеки и типичные ошибки
Где в 1С поменять кассира: настройка пользователя, справочника физлиц, подключения к ККТ и исправление кассира в чеках для 1С:Розница, УТ и Бухгалтерии.
ФИО кассира, которое печатается на чеке и передаётся в ОФД, формируется в 1С не в одном месте, а из связки «пользователь — физическое лицо — настройки кассы ККТ». Поэтому простое переименование пользователя в списке не всегда меняет подпись на чеке, и кассиры сталкиваются с ситуацией, когда на чеках продолжает выходить фамилия уволенного сотрудника.
Порядок замены зависит от конфигурации: в 1С:Розница и Управлении торговлей данные кассира берутся из справочника пользователей и физических лиц, в 1С:Бухгалтерии — из настроек подключаемого оборудования и карточки пользователя. Ниже разобраны все сценарии: смена текущего кассира, исправление ФИО на чеке, настройка ИНН кассира и исправление уже пробитых чеков.
Откуда 1С берёт ФИО кассира для чека
На кассовом чеке в обязательном реквизите «кассир» указываются фамилия, инициалы и должность сотрудника, а при расчётах с применением ККТ в отдельных случаях — и его ИНН. Программа подставляет эти данные автоматически, и источник зависит от того, как организована работа на точке продаж.
В типовых конфигурациях цепочка выглядит так: пользователь информационной базы → привязанное к нему физическое лицо → данные этого физлица попадают в чек. Если к пользователю физлицо не привязано, на чек может попасть пустое значение, имя пользователя из карточки или данные из настроек кассы ККТ — поведение зависит от версии конфигурации и драйвера ККТ.
Поэтому перед заменой кассира полезно определить, какой именно сценарий нужен: завести нового сотрудника, исправить ошибку в фамилии действующего или перенастроить подпись на конкретной кассе. От этого зависит, в каком разделе программы работать.
Карточка пользователя: поле «Физическое лицо»
Заполните физлицо в карточке пользователя
Карточка физического лица, поле «ИНН»
Как сменить кассира через карточку пользователя
Основной способ — привязать к учётной записи кассира правильное физическое лицо. Откройте раздел «Администрирование» (в некоторых конфигурациях — «Настройки» или «Справочники») → «Пользователи». Найдите учётную запись, под которой работает кассир, и откройте её карточку.
В поле «Физическое лицо» (или «Сотрудник» / «Физлицо» — название зависит от конфигурации) выберите нужного человека из справочника. Если сотрудника в справочнике физических лиц ещё нет, создайте его прямо из поля выбора: укажите ФИО полностью, при необходимости — ИНН. Сохраните карточку пользователя.
После этого все новые чеки, пробитые под этим пользователем, будут содержать ФИО привязанного физлица. Уже пробитые чеки изменение не затрагивает — они ушли в ОФД и фискальный накопитель в исходном виде.
- 1Откройте Администрирование → Пользователи
- 2Найдите учётную запись кассира и откройте карточку
- 3В поле «Физическое лицо» выберите или создайте нужного сотрудника
- 4Проверьте ИНН в карточке физлица, если он требуется на чеке
- 5Сохраните и пробейте тестовый чек или чек на небольшую сумму с последующим возвратом
Заведение нового кассира с нуля
Если на точку выходит новый сотрудник, правильнее завести для него отдельного пользователя, а не переоформлять чужую учётную запись. Это сохраняет историю продаж по каждому кассиру и позволяет корректно строить отчёты по выручке в разрезе сотрудников.
Создание пользователя и физлица
В разделе «Пользователи» нажмите «Создать», укажите имя для входа, при необходимости задайте пароль. Затем создайте физическое лицо с реальными ФИО сотрудника и привяжите его к пользователю. Назначьте пользователю роль или группу доступа кассира — в типовых конфигурациях для этого есть профили вроде «Кассир» или «Кассир ККМ».
Настройка прав и рабочего места
Проверьте, что новому пользователю доступны нужная касса ККТ, склад и организация. В 1С:Розница это настраивается в карточке рабочего места кассира и в разрешениях на кассы. Если кассир не видит кнопку пробития чека — почти всегда дело в правах или в том, что касса ККТ не привязана к его рабочему месту.
Настройка кассира в кассе ККТ и подключаемом оборудовании
В некоторых случаях ФИО кассира хранится не только в пользователе, но и в настройках самой кассы. Откройте «Администрирование» → «Подключаемое оборудование» (или «Настройка подключаемого оборудования») и найдите нужную кассу ККТ. В её параметрах может быть поле с кассиром по умолчанию — оно используется, когда чек пробивается без явного указания пользователя.
Отдельный случай — частичная замена подписи через драйвер ККТ. Некоторые драйверы (например, для фискальных регистраторов АТОЛ или Штрих) имеют собственные таблицы кассиров. Если 1С передаёт в драйвер пустое значение, драйвер может подставить кассира из своей внутренней таблицы. Тогда фамилию нужно менять в утилите настройки драйвера, а не в 1С.
Признак такой ситуации: в карточке пользователя всё заполнено верно, но на чеке упорно выходит другая фамилия, причём одна и та же независимо от того, кто работает. Проверьте настройки драйвера и параметры кассы ККТ в 1С.
Как выбрать действие
Как исправить ошибку в ФИО действующего кассира
Если фамилия написана с опечаткой или сотрудник сменил фамилию, откройте справочник физических лиц и исправьте данные в карточке. Новые чеки сразу начнут выходить с корректным написанием — дополнительно ничего перенастраивать не нужно.
Учтите, что физическое лицо может быть связано с сотрудником в кадровом учёте (если ведётся в той же базе). Исправление фамилии в справочнике физлиц отразится и на кадровых документах. При смене фамилии в жизни корректнее оформить это через кадровые документы, а не просто переписать поле.
Исправить ФИО в уже пробитом чеке нельзя: фискальные данные не редактируются. Если ошибка критична, оформляется возврат по ошибочному чеку и пробивается новый чек с правильными данными. Разовая опечатка в инициалах обычно не является основанием для возврата, но решение принимает ответственный за кассовую дисциплину с учётом требований контролирующих органов.
Особенности в разных конфигурациях
В 1С:Розница кассир определяется пользователем, открывшим смену в РМК, и физлицом из его карточки. Дополнительно проверьте настройки магазина и кассы ККТ — там может быть задан кассир по умолчанию для чеков, пробитых в автоматическом режиме.
В 1С:Управление торговлей логика аналогична: пользователь → физлицо → чек. В 1С:Бухгалтерии при работе с розничной продажей через ККТ кассир также подтягивается из пользователя, но если чеки формирует оборудование напрямую (например, при автономной кассе), данные берутся из настроек кассы.
В конфигурациях для общепита и сферы услуг (на базе тех же механизмов БСП) принцип тот же. Если ваша конфигурация доработана, поле кассира может заполняться кодом — тогда поиск места настройки начинается с запроса к разработчику или просмотра процедуры формирования чека.
Как проверить результат
Совпадает с физлицом нужного сотрудника
Старая фамилия или пустое поле
Продажи идут на нового сотрудника
Выручка пишется на прежнего пользователя
Реквизит «кассир» корректен в личном кабинете ОФД
В ОФД ушли неверные данные
Типичные ошибки и их последствия
Самая частая ошибка — работа всех кассиров под одной учётной записью «Кассир». Внешне удобно, но на чеках всегда одна фамилия, отчёты по сотрудникам бесполезны, а при инвентаризации расхождений невозможно определить, кто пробивал конкретный чек.
Вторая ошибка — изменение данных через конфигуратор напрямую в обход типовых механизмов или правка физлица, к которому привязаны кадровые документы, без учёта последствий. Третья — ожидание, что смена пользователя исправит старые чеки: фискализированные данные не меняются задним числом.
Что важно запомнить
ФИО кассира на чеке берётся из физического лица, привязанного к пользователю 1С. Меняйте его в карточке пользователя, новых сотрудников заводите отдельными учётными записями, а если настройки 1С не срабатывают — проверяйте параметры кассы ККТ и драйвера.
Частые вопросы
Можно ли указать на чеке кассира, который не является пользователем 1С?
В типовых конфигурациях чек пробивается от имени пользователя, вошедшего в базу, поэтому без учётной записи кассир работать не сможет. Обходной вариант — задать кассира по умолчанию в настройках кассы ККТ или драйвера, но тогда на всех чеках будет одна фамилия, что нарушает принцип идентификации расчётов.
Обязательно ли указывать ИНН кассира на чеке?
ИНН кассира обязателен не во всех случаях: он требуется при отдельных видах расчётов, например при безналичной оплате с отгрузкой в другой момент. Если ИНН нужен, заполните его в карточке физического лица — 1С передаст значение в чек автоматически.
Почему после смены физлица на чеке всё равно старая фамилия?
Проверьте три места: действительно ли чек пробивается под тем пользователем, которого вы меняли; не задан ли кассир по умолчанию в настройках кассы ККТ; не подставляет ли свою фамилию драйвер ККТ из внутренней таблицы. Также убедитесь, что кассир перезапустил РМК или заново открыл смену.
Как убрать кассира, который уволился?
Не удаляйте пользователя и физлицо — по ним есть история чеков и документов. Достаточно снять у пользователя доступ к базе (отключить вход, убрать роли) и при необходимости пометить физлицо как неиспользуемое. Данные в отчётах и старых чеках сохранятся корректно.
Можно ли исправить фамилию кассира в уже пробитом чеке?
Нет, фискальные чеки не редактируются ни в 1С, ни в ОФД. Если ошибка существенна, оформите чек возврата на всю сумму и пробейте новый чек с правильными данными кассира.
Где посмотреть, какой кассир пробил конкретный чек?
Откройте журнал чеков ККМ (в Рознице — «Продажи» → «Чеки»), найдите нужный чек и посмотрите поле «Кассир» или «Ответственный». Дополнительно кассир указан в самом чеке и в данных, переданных в ОФД.