Торговля и Склад · 9 мин
Фактуровка поставки в 1С:ERP: что это и как настроить
Что такое фактуровка поставки в 1С:ERP, как работает схема фактуровки, настройка в заказе клиента, отличия от реализации и типичные ошибки при оформлении.
Фактуровка поставки в 1С:ERP — это механизм, определяющий, каким образом товары по заказу клиента будут оформляться отгрузкой и какие документы при этом создаются. Проще говоря, схема фактуровки отвечает на вопрос: «Как мы отгружаем и закрываем этот заказ — одной реализацией, несколькими частичными отгрузками или накопительно за период?»
Термин часто вызывает путаницу у новых пользователей, потому что слово «фактура» ассоциируется со счётом-фактурой. На самом деле фактуровка в 1С:ERP — это не про НДС-документы, а про способ разбиения поставки на отгрузочные документы. Счёт-фактура при этом, конечно, тоже формируется, но является следствием выбранной схемы.
Ниже разберём, какие схемы фактуровки существуют в 1С:ERP, где они настраиваются в заказе клиента и соглашении с клиентом, как выбрать подходящий вариант под реальный бизнес-процесс и каких ошибок стоит избегать при работе с частичными отгрузками.
Какие схемы фактуровки существуют в 1С:ERP
В типовой конфигурации 1С:ERP Управление предприятием доступно несколько вариантов фактуровки поставки. Основные из них:
- Единовременная поставка — весь заказ отгружается одной реализацией. Если отгрузить часть, остаток придётся оформлять отдельно, а заказ не закроется автоматически.
- Частичная поставка (поставка частями) — по одному заказу создаётся несколько реализаций, каждая закрывает свою часть. Заказ переходит в состояние «Выполнен», когда отгружено всё количество.
- Накопительная поставка за период — отгрузки в течение периода (обычно месяца) аккумулируются, а итоговый расчётный документ формируется один раз в конце периода. Используется при регулярных поставках по договору.
Выбор схемы зависит от того, как компания договорилась с покупателем: разовая отгрузка, дробная поставка партиями или регулярные отпуски товара с ежемесячным актом. От этого зависит не только документооборот, но и момент признания выручки, выставления счёта-фактуры и контроль задолженности.
Где настраивается фактуровка: заказ и соглашение
Основная точка настройки — документ «Заказ клиента». В нём параметры поставки и фактуровки задаются на уровне шапки документа и наследуются из соглашения с клиентом, если оно заполнено. Порядок приоритета обычно такой: сначала проверяется соглашение, затем значение можно переопределить вручную в конкретном заказе.
В соглашении с клиентом (раздел «Продажи» → «Соглашения с клиентами») задаются типовые условия: вариант обеспечения, порядок расчётов, график оплаты и параметры отгрузки. Если у клиента постоянная схема работы — например, всегда накопительная поставка за месяц — разумно зафиксировать её в соглашении, чтобы менеджеры не выбирали вручную в каждом заказе.
После проведения заказа на его основании создаются документы реализации. В зависимости от выбранной схемы фактуровки система либо требует отгрузить весь заказ сразу, либо позволяет вводить частичные реализации, контролируя остаток к отгрузке.
- 1Откройте соглашение с клиентом и проверьте параметры поставки и расчётов
- 2Создайте заказ клиента, укажите товары, количество и даты отгрузки
- 3Проверьте в заказе схему фактуровки и при необходимости измените её вручную
- 4Проведите заказ и создайте реализацию на основании — полную или частичную
- 5Проверьте состояние заказа: он должен перейти в «Выполнен» после отгрузки всего количества
Единовременная и частичная поставка: в чём разница на практике
При единовременной поставке система ожидает, что заказ будет отгружен целиком одним документом реализации. Если склад отгрузил только часть, заказ остаётся в работе, но повторная отгрузка остатка по этой схеме затруднена — придётся либо корректировать заказ, либо менять подход к оформлению.
При частичной поставке каждая реализация уменьшает остаток к отгрузке по заказу. Это удобно, когда товар приходит на склад партиями или клиент забирает продукцию по мере готовности. Система автоматически отслеживает, сколько ещё осталось отгрузить, и закрывает заказ, когда отгружено всё.
Важный нюанс: при частичных отгрузках каждая реализация — это отдельный расчётный документ со своей счёт-фактурой. Если договором предусмотрен единый документ за период, а отгрузок было пять, покупатель получит пять комплектов документов. Для таких случаев и существует накопительная схема.
Накопительная поставка за период
Накопительная схема применяется при регулярных отгрузках одному контрагенту в рамках долгосрочного договора. Классический пример — ежедневная поставка продукции в торговую сеть с ежемесячным актом и одним расчётным документом.
Механика такая: в течение периода оформляются отгрузки (расходные ордера, отгрузочные документы), а в конце месяца формируется итоговая реализация, включающая все поставки за период. Это сокращает количество документов, упрощает сверку с покупателем и соответствует условиям большинства рамочных договоров.
Ограничение: накопительная схема требует дисциплины. Если какая-то отгрузка оформлена вне схемы или не попала в период, итоговый документ не сойдётся с фактом. Перед формированием месячной реализации стоит сверить остатки к отгрузке по заказам клиента.
Сравнение вариантов
Разовые сделки, отгрузка всей партии сразу. Не подходит, если возможна дробная отгрузка.
Поставка партиями по мере готовности. Каждая отгрузка — отдельный расчётный документ и счёт-фактура.
Регулярные поставки по договору с единым документом в конце месяца. Требует контроля полноты попадания отгрузок в период.
Контроль результата и типичные ошибки
После оформления отгрузки проверьте состояние заказа: откройте заказ клиента и посмотрите текущее состояние («К отгрузке», «В работе», «Выполнен»). Дополнительно используйте отчёты по заказам — они покажут остатки к отгрузке и к оплате по каждому заказу.
Если заказ отгружен полностью, но не закрылся, чаще всего причина в расхождении количества: например, реализация проведена на меньшее количество, чем в заказе, или часть строк отменена без корректного оформления. Также проверьте, не создана ли реализация без ссылки на заказ — такие документы не закрывают потребность.
Как проверить результат
Заказ в состоянии «Выполнен», остаток к отгрузке равен нулю
Заказ «в работе», хотя товар отгружен — ищите реализацию без связи с заказом
По закрытым заказам остатки нулевые
Висят остатки по старым заказам — требуется разбор и закрытие
Количество реализаций и счетов-фактур соответствует схеме фактуровки
Клиент получает лишние документы или, наоборот, часть отгрузок без документов
Когда менять схему и какие есть ограничения
Схему фактуровки можно изменить в заказе до начала отгрузки. Если по заказу уже созданы реализации, смена схемы ограничена: система контролирует целостность связей документов, и произвольно поменять условия «задним числом» не получится. В таких случаях корректный путь — скорректировать заказ, отменить ошибочные реализации и оформить отгрузку заново по нужной схеме.
Ещё одно ограничение касается обеспечения: схема фактуровки связана с вариантом обеспечения потребностей (со склада, под заказ, резервирование). При частичных отгрузках резервы снимаются по мере отгрузки, и если складской учёт ведётся с ордерной схемой, нужно следить за соответствием расходных ордеров и реализаций.
FAQ: частые вопросы по фактуровке поставки
Фактуровка — это то же самое, что счёт-фактура?
Нет. Счёт-фактура — налоговый документ по НДС. Фактуровка поставки — это схема оформления отгрузки по заказу (единовременно, частями, накопительно). Счета-фактуры выставляются на основании реализаций, созданных по выбранной схеме.
Почему заказ не закрывается после отгрузки?
Чаще всего реализация создана не на основании заказа, а отдельным документом без связи, либо отгружено меньшее количество, чем указано в заказе. Проверьте отчёт по состоянию заказа и остатки к отгрузке.
Можно ли по одному заказу отгружать разными датами?
Да, если выбрана схема частичной поставки. Каждая частичная реализация уменьшает остаток к отгрузке, а заказ закроется после отгрузки всего количества.
Что делать, если отгрузили больше, чем в заказе?
Сначала скорректируйте заказ на фактическое количество, затем оформите реализацию. Отгрузка сверх заказа без корректировки приведёт к расхождениям в отчётах и взаиморасчётах.
Где задать схему по умолчанию для постоянного клиента?
В соглашении с клиентом: параметры поставки и расчётов, заданные там, подставляются в новые заказы автоматически. При необходимости менеджер может переопределить значение в конкретном заказе.
Нужна ли накопительная схема, если отгружаем раз в неделю?
Зависит от договора. Если клиенту нужен один расчётный документ за месяц — используйте накопительную схему. Если каждая отгрузка оплачивается и закрывается отдельно — достаточно частичной поставки.
Что важно запомнить
Фактуровка поставки в 1С:ERP — это схема оформления отгрузки по заказу: единовременно, частями или накопительно за период. Задаётся в соглашении и заказе клиента, определяет количество реализаций и счетов-фактур. Создавайте реализации строго на основании заказа и проверяйте остатки к отгрузке — это избавит от зависших заказов и расхождений во взаиморасчётах.