Торговля и Склад · 12 мин
Для чего нужен ордерный склад в 1С
Разбираем, зачем нужен ордерный склад в 1С, как работает ордерная схема, когда её включать, типичные ошибки настройки и проверка корректности учёта.
Ордерный склад в 1С — это режим складского учёта, при котором финансовые документы (поступление, реализация, перемещение) и фактические складские операции (приёмка, отбор, отгрузка) оформляются разными документами и разными людьми. Бухгалтер или менеджер регистрирует сделку, а кладовщик подтверждает фактическое движение товара ордером: приходным или расходным. Пока ордер не проведён, товар числится «в пути» между документом и полкой.
Такая схема решает главную проблему совмещённого учёта: расхождения между тем, что записано в программе, и тем, что реально лежит на складе. Когда один человек создаёт документ реализации и сразу списывает товар, у него нет независимого контроля. При ордерной схеме менеджер не может «отгрузить» товар, которого кладовщик физически не собрал, а кладовщик не может принять товар без основания.
Ордерная схема поддерживается в «1С:Управление торговлей», «1С:ERP», «1С:Комплексная автоматизация» и других конфигурациях на базе современных библиотек. Ниже разберём, как она устроена, кому действительно нужна и какие ошибки при внедрении встречаются чаще всего.
Как устроена ордерная схема в 1С
При ордерной схеме движение товара оформляется в два этапа. Первый этап — распоряжение: документ «Заказ клиента» и «Реализация товаров и услуг» (или «Приобретение товаров и услуг» на входе). Эти документы фиксируют обязательства и финансовую сторону сделки, но сами по себе не подтверждают фактическое перемещение товара по складу.
Второй этап — складской ордер. На основании распоряжения кладовщик создаёт «Приходный ордер на товары» при приёмке или «Расходный ордер на товары» при отгрузке. Именно ордер подтверждает, что товар физически принят, посчитан, размещён или собран и выдан. Количество в ордере может отличаться от количества в распоряжении — и это нормальная, рабочая ситуация, которая отражает реальность.
Промежуточные состояния товара видны в специальных отчётах: «Оформление накладных и ордеров», «Товары к поступлению», «Товары к отгрузке». Если по документу реализации нет расходного ордера — значит, товар ещё не отгружен, хотя бумаги подписаны. Если есть ордер без распоряжения — кто-то принял или отдал товар мимо учёта.
Какие задачи решает ордерная схема
Первая задача — разделение ответственности. Менеджер отвечает за договорённости с клиентом и корректность цен, кладовщик — за фактическое наличие и количество. При расхождении сразу понятно, на каком этапе возникла проблема: если в реализации 100 штук, а в ордере 95, претензия адресуется складу, а не менеджеру.
Вторая задача — актуальные остатки в разрезе состояний. Руководитель видит не просто «остаток 500 штук», а: 500 на складе, из них 80 зарезервировано под заказы, 30 уже собраны и ждут отгрузки, 20 приняты, но ещё не размещены. Это критично для компаний с интенсивным товаропотоком, где решения о продаже принимаются на основании доступного остатка.
Третья задача — контроль приёмки. Поставщик привёз товар, накладная подписана, но кладовщик при пересчёте нашёл недостачу или брак. При ордерной схеме приходный ордер оформляется на фактически принятое количество, а расхождение с документом поставщика фиксируется и становится основанием для претензии — до того, как недостача «растворится» в остатках.
Если каждая ревизия показывает недостачи, которые невозможно отнести на конкретного виновника
Клиенты получают не тот товар или не то количество, а найти виноватого не удаётся
Функции менеджера и склада уже разделены между людьми, но в программе — нет
Десятки приёмок и отгрузок ежедневно, менеджер физически не контролирует факт
Кому ордерная схема нужна, а кому — нет
Ордерный склад оправдан, когда на складе работают отдельные сотрудники, не совмещающие роль менеджера; когда товаропоток достаточно велик, чтобы ошибки накапливались быстрее, чем их замечают; когда стоимость товара или последствия пересортицы ощутимы для бизнеса. Типичные примеры: оптовые базы, склады интернет-магазинов, распределительные центры, производственные склады материалов и готовой продукции.
Малому бизнесу с одним-двумя сотрудниками, где тот же человек продаёт и отпускает товар со склада, ордерная схема чаще вредит: она удваивает количество документов без роста контроля, потому что контролёр и исполнитель — одно лицо. В этом случае достаточно финансовых документов и дисциплины своевременного проведения.
Важно: ордерную схему можно включить не для всей компании, а для конкретного склада. Например, центральный оптовый склад работает по ордерам, а розничный магазин с двумя продавцами — без. Это штатная возможность, настройка выполняется в карточке склада.
Ордерная и неордерная схема
Подходит малому складу, где один человек оформляет и отгружает. Минимум документов, но нет независимого контроля факта.
Для склада с отдельными кладовщиками и заметным товаропотоком. Двойной документооборот, зато расхождения видны сразу.
Для крупных складов: дополнительно учёт по ячейкам, отбор и размещение по заданиям. Требует серьёзного внедрения и обучения персонала.
Как включить и настроить ордерный склад
Настройка выполняется в карточке склада (справочник «Склады и магазины»). В разделе ордерной схемы устанавливаются флажки использования ордеров при поступлении, при отгрузке, а также при перемещениях, сборке и других операциях — по отдельности. Дату начала применения ордерной схемы программа попросит указать, если по складу уже есть остатки.
Обязательное условие: должна быть включена функциональная опция «Ордерные склады» в настройках раздела «НСИ и администрирование» (в УТ — «Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка»). Без неё флажки в карточке склада будут недоступны. Также проверьте статусы распоряжений: если отгрузка разрешена только в определённом статусе документа, кладовщик не увидит распоряжение, пока менеджер его не переведёт.
Перед включением на действующем складе проведите инвентаризацию и выровняйте остатки. Ордерная схема начнёт строго контролировать движения с даты включения, и старые «висяки» — неоформленные отгрузки прошлых периодов — сразу вылезут в отчётах по оформлению. Лучше закрыть их до старта.
- 1Проведите инвентаризацию склада и закройте все незавершённые отгрузки и приёмки
- 2Включите опцию «Ордерные склады» в настройках раздела «Склад и доставка»
- 3В карточке склада установите флажки ордерной схемы для нужных операций и укажите дату начала
- 4Настройте статусы документов и права: менеджеры — распоряжения, кладовщики — ордера
- 5Оформите тестовое поступление и реализацию, проверьте цепочку «распоряжение → ордер»
- 6Проверьте отчёт «Оформление накладных и ордеров» — не должно быть старых зависших строк
Как контролировать работу склада по ордерам
Главный контрольный инструмент — отчёт «Оформление накладных и ордеров» (в разных конфигурациях название может немного отличаться). Он показывает три типа расхождений: распоряжения, по которым не оформлены ордера; ордера, оформленные с отклонением количества; ордера без распоряжений. В идеально работающем процессе отчёт по итогам дня пуст или содержит только операции текущего дня в работе.
Дополнительно используются отчёты «Товары к поступлению» и «Товары к отгрузке» — они показывают очередь работы склада. Кладовщик может строить свой рабочий день по этим спискам: что принять, что собрать, что отгрузить. Руководитель по ним же видит просроченные распоряжения — заказы, которые должны были отгрузить вчера.
Признак здорового процесса: количество расхождений между распоряжениями и ордерами стремится к нулю к концу смены, а каждое расхождение имеет понятную причину (недостача при приёмке, частичная отгрузка по согласованию с клиентом). Признак проблемы: «хвосты» копятся неделями и никто их не разбирает — тогда ордерная схема существует только формально.
Как проверить корректность работы
Пуст или содержит только операции текущего дня в работе
Висят распоряжения недельной давности без ордеров
Доступный остаток = физический минус резерв, сходится с реальностью
Товар числится доступным, но физически уже отгружен
Отсутствуют или оформлены как излишки по инвентаризации
Кладовщик создаёт ордера вручную без документов-оснований
Типичные ошибки и ограничения ордерной схемы
Самая частая ошибка — включить ордерную схему, не изменив бизнес-процесс. Сотрудники продолжают работать «как раньше», а ордера создаются задним числом пакетно, чтобы «программа не ругалась». В результате двойная работа есть, а контроля нет. Ордер должен создаваться по факту операции, в момент приёмки или отгрузки, тем человеком, который её выполнил.
Вторая ошибка — не разграничить права. Если менеджер может сам создать расходный ордер на свой документ реализации, разделение ответственности исчезает. Настройте роли так, чтобы ордера создавали только складские работники, а распоряжения — только офис.
Третья ошибка — игнорировать расхождения количества. Если поставщик привёз 98 вместо 100, кладовщик обязан оформить ордер на 98, а менеджер — скорректировать документ поступления или оформить расхождение. «Провести как есть, потом разберёмся» приводит к тому, что расхождение повисает и искажает остатки.
Из ограничений: ордерная схема увеличивает объём документооборота примерно вдвое по складским операциям, требует обучения персонала и дисциплины. На складах с адресным хранением добавляется ещё один уровень — задания на отбор и размещение. Если в компании нет ресурса на поддержание дисциплины, схема деградирует до формальности.
FAQ: частые вопросы об ордерном складе
Можно ли включить ордерную схему только для отгрузки, а приёмку вести без ордеров?
Да. В карточке склада флажки ордерной схемы для поступления и отгрузки независимы. Например, если приёмку выполняет тот же менеджер, что оформляет закупку, приходные ордера можно не использовать, а отгрузку через расходные ордера контролировать. Такая гибридная схема вполне рабочая.
Что делать, если кладовщик отгрузил больше или меньше, чем в реализации?
Расходный ордер оформляется на фактически отгруженное количество. Затем менеджер приводит документ реализации в соответствие с фактом: корректирует количество или оформляет дополнительную отгрузку. Расхождение между ордером и накладной не должно оставаться незакрытым — иначе оно повиснет в отчёте по оформлению.
Влияет ли ордерная схема на бухгалтерский и налоговый учёт?
Нет. Ордера — это управленческие складские документы, они не формируют бухгалтерских проводок. Проводки и регистры финансового учёта создают накладные (поступления и реализации). Ордерная схема меняет только порядок складского документооборота.
Чем ордерный склад отличается от адресного хранения?
Ордерная схема разделяет распоряжения и факт операций. Адресное хранение добавляет учёт по ячейкам: программа указывает, откуда отобрать и куда разместить товар. Адресное хранение строится поверх ордерной схемы, но ордерный склад может работать и без ячеек.
Можно ли отключить ордерную схему, если она не подошла?
Технически да — снять флажки в карточке склада. Но перед отключением нужно закрыть все незавершённые распоряжения и ордера, иначе останутся расхождения в учёте. Практически безболезненно отключение проходит только после полной инвентаризации и сведения «хвостов» к нулю.
Что важно запомнить
Ордерный склад разделяет финансовые документы и фактические складские операции, делая расхождения видимыми сразу, а не на инвентаризации. Он нужен компаниям с отдельными кладовщиками и заметным товаропотоком, а малому бизнесу без разделения ролей чаще избыточен. Включайте схему после инвентаризации, разграничьте права и ежедневно контролируйте отчёт по оформлению накладных и ордеров.