Как отражать доставку товара в 1С: пошаговая инструкция

Доставка товара в 1С отражается по-разному в зависимости от того, кто выполняет перевозку, кто её оплачивает и как организация учитывает транспортные расходы в учётной политике. Ошибка на этом участке приводит к искажению себестоимости товаров, неверному расчёту налога на прибыль и расхождениям между бухгалтерским и налоговым учётом.

В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) предусмотрено несколько сценариев: доставка силами поставщика, услуги стороннего перевозчика, доставка собственным транспортом и доставка до покупателя при продаже. Каждый сценарий оформляется своими документами и порождает разные проводки.

Прежде чем вносить документы, определите три вещи: кто несёт расходы на доставку (покупатель или поставщик), включаются ли транспортные расходы в стоимость товара по учётной политике и каким документом подтверждается перевозка (транспортная накладная, CMR, акт оказания услуг). От ответов зависит выбор счетов учёта и документов в программе.

Какие бывают сценарии доставки и как их различить

Первый шаг — классифицировать ситуацию. От этого зависит весь дальнейший документооборот. На практике встречаются четыре базовых сценария, и смешивать их проводки нельзя.

Доставка при закупке: поставщик привозит товар своим транспортом и включает доставку в счёт, либо перевозку выполняет транспортная компания, с которой договор заключаете вы. Доставка при продаже: вы везёте товар покупателю сами, нанимаете перевозчика или перекладываете расход на покупателя, выставляя ему услугу доставки отдельной строкой.

Настройка учётной политики и параметров учёта

Корректное отражение доставки начинается с настроек. В 1С:Бухгалтерии откройте раздел «Главное» → «Учётная политика» и проверьте, как организация учитывает затраты на заготовку и доставку товаров: в составе стоимости товаров (счёт 41) или в составе расходов на продажу (счёт 44). Торговые организации вправе выбрать любой вариант, но закрепить его нужно письменно.

В налоговом учёте действует своё правило: транспортные расходы на доставку товаров до склада, если они не включены в цену, признаются прямыми расходами и распределяются между реализованными товарами и остатком на складе. В 1С это обеспечивается статьёй затрат с видом «Транспортные расходы» — программа при закрытии месяца автоматически рассчитает списываемую долю.

В Управлении торговлей и ERP дополнительно проверьте настройку способа распределения дополнительных расходов: пропорционально сумме, количеству, весу или объёму товаров. Этот параметр влияет на то, как стоимость доставки «ляжет» на конкретные позиции номенклатуры.

Доставка при покупке: включение в стоимость товара

Если по учётной политике доставка включается в стоимость товаров, используйте документ «Поступление доп. расходов» (в УТ и ERP) или «Поступление услуг» с последующим распределением (в Бухгалтерии). Документ привязывается к конкретному поступлению товаров, что позволяет корректно распределить сумму.

Порядок действий в 1С:Бухгалтерии: создайте «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги», укажите контрагента-перевозчика, номенклатуру услуги и счёт затрат 41.01 либо 44.01 в зависимости от учётной политики. Если нужно распределить сумму на конкретные товары, используйте документ «Поступление доп. расходов» — он доступен при включённой функциональности.

В Управлении торговлей документ «Поступление услуг и прочих активов» содержит закладку распределения: укажите документы поступления товаров, правило распределения (по сумме, количеству, весу) — и программа увеличит себестоимость каждой позиции пропорционально выбранной базе.

1. 1
   Зарегистрируйте поступление товаров обычным документом
2. 2
   Создайте документ поступления услуг от перевозчика или поставщика
3. 3
   Укажите статью расходов и способ распределения на товары
4. 4
   Привяжите документ поступления товаров как базу распределения
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводки: Дт 41 (44) — Кт 60
6. 6
   Выполните закрытие месяца и проверьте распределение транспортных расходов в НУ

Доставка при покупке: учёт отдельными расходами

Если учётная политика предписывает относить доставку на расходы на продажу, в бухгалтерском учёте суммы накапливаются на счёте 44.01 «Издержки обращения в организациях, осуществляющих торговую деятельность». В конце месяца они списываются на счёт 90.07 полностью или частично — по правилам, заданным в настройках.

Для налогового учёта критично правильно указать вид статьи затрат. Статья с видом «Транспортные расходы» заставит программу при закрытии месяца рассчитать средний процент и списать только ту часть расходов, которая относится к реализованным товарам. Если по ошибке выбрать вид «Прочие», вся сумма спишется сразу — налоговая база занизится.

Этот вариант проще в ежедневной работе: не нужно распределять доставку по партиям товаров. Но он искажает себестоимость остатков на складе, что важно учитывать при управленческом анализе маржинальности по товарным позициям.

Доставка покупателю при продаже

Когда вы доставляете товар покупателю собственным транспортом, расходы (ГСМ, зарплата водителя, амортизация) относятся на счёт 44.01. Отдельного документа «доставка» в типовой Бухгалтерии нет — затраты собираются через поступление ГСМ, начисление зарплаты и амортизацию.

Если доставку выполняет нанятая транспортная компания, оформите «Поступление услуг» со счётом затрат 44.01. Когда покупатель компенсирует доставку, выставьте ему реализацию услуг: документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» с услугой «Доставка» и счётом доходов 90.01. НДС по такой услуге начисляется в общем порядке.

В УТ и ERP есть расширенный механизм: в заказе клиента можно добавить услугу доставки отдельной строкой, а перевозку оформить документом «Задание на перевозку» для маршрутизации. Это удобно, когда логистика ведётся внутри 1С, а не во внешней системе.

Сравнение вариантов учёта доставки при закупке

В стоимости товаров (счёт 41)

Точнее себестоимость и маржа по позициям; требует распределения по партиям и усложняет учёт

В расходах на продажу (счёт 44)

Проще ежедневный учёт; себестоимость остатков занижена, в НУ расходы всё равно распределяются

Доставка включена поставщиком в цену

Ничего дополнительно отражать не нужно; минус — невозможно выделить и проанализировать логистические затраты

Проводки и документальное подтверждение

Типовой набор проводок при покупке с доставкой: Дт 41 Кт 60 — поступление товара; Дт 41 (или 44) Кт 60 — услуги перевозчика; Дт 19 Кт 60 — НДС по доставке, если перевозчик работает с НДС. При продаже с доставкой: Дт 44 Кт 60 — расходы на перевозку, Дт 62 Кт 90.01 — выставленная покупателю компенсация доставки.

Основанием для отражения служат транспортная накладная, CMR при международных перевозках, акт оказания услуг или УПД от перевозчика. Без этих документов расходы рискуют быть не признаны при проверке. Убедитесь, что в накладной указаны маршрут, груз и стоимость — формальные реквизиты здесь имеют значение.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения документов сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 41 и 44 и карточку счёта по конкретному контрагенту-перевозчику. Сумма доставки должна либо увеличить стоимость партии товара (видно в отчёте «Себестоимость товаров» в УТ), либо попасть в обороты счёта 44.

После закрытия месяца проверьте регламентную операцию «Расчёт долей списания транспортных расходов» в налоговом учёте: программа должна показать средний процент и списанную сумму. Если операция отсутствует — вероятно, вид статьи затрат указан неверно.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту 41 или 44

Норма

Сумма доставки отражена один раз и на нужном счёте

Тревожный признак

Сумма дублируется на обоих счетах или отсутствует

Закрытие месяца в НУ

Норма

Есть операция расчёта долей транспортных расходов

Тревожный признак

Операции нет либо списана вся сумма без распределения

Себестоимость партии в УТ/ERP

Норма

Стоимость товара увеличилась на долю доставки

Тревожный признак

Себестоимость не изменилась после проведения допрасходов

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отразить доставку одним документом вместе с товаром?

Да, если поставщик выставил доставку одной строкой в той же накладной или УПД. В документе поступления добавьте услугу на закладке «Услуги» и укажите счёт затрат согласно учётной политике. Распределение на товары в этом случае придётся делать отдельным документом допрасходов либо вручную.

Что делать, если счёт от перевозчика пришёл позже поступления товара?

Это нормальная ситуация. Оформите поступление услуг фактической датой получения документов и привяжите его к более раннему документу поступления товаров — в УТ и ERP распределение корректно сработает и по закрытым партиям, скорректировав себестоимость через расходы текущего периода.

Нужно ли начислять НДС, если покупатель возмещает доставку?

Да. Возмещение стоимости доставки, которую вы организуете при продаже товара, признаётся вашей выручкой от оказания услуги и облагается НДС по ставке, применяемой к услуге. Выставьте покупателю отдельный акт или включите услугу в УПД.

Как отразить доставку собственным транспортом в 1С:Бухгалтерии?

Отдельного документа не требуется. Затраты собираются на счёте 44 через списание ГСМ (путевые листы, требование-накладная или авансовый отчёт), начисление зарплаты водителю и амортизацию автомобиля. При закрытии месяца суммы спишутся на расходы на продажу.

Почему транспортные расходы не списываются при закрытии месяца?

Чаще всего причина в статье затрат: для неё не задан вид «Транспортные расходы» или не заполнены данные о реализации товаров за период. Также проверьте, что в учётной политике по налогу на прибыль не выбран вариант полного списания, и что документы поступления услуг проведены.