Торговля и Склад · 12 мин
Что такое распоряжение на отгрузку в 1С и как с ним работать
Распоряжение на отгрузку в 1С: назначение документа, настройка ордерной схемы склада, статусы, типовые ошибки и порядок оформления отгрузки товаров.
Распоряжение на отгрузку — это документ-основание, по которому склад получает «команду» подготовить и отпустить товар покупателю или переместить его на другой склад. В конфигурациях 1С с ордерной схемой склада (Управление торговлей 11, ERP, Комплексная автоматизация) товар не может быть списан со склада напрямую реализацией: сначала формируется распоряжение, затем на его основании кладовщик создаёт расходный ордер на товары.
Такое разделение решает практическую задачу: менеджер по продажам и работник склада выполняют разные операции и отвечают за разные участки. Менеджер оформляет заказ клиента или реализацию, а склад физически подбирает, проверяет и отпускает товар. Распоряжение связывает эти два контура и не даёт отгрузить больше, чем заказано, или списать товар без документального основания.
Роль распоряжения могут выполнять разные документы в зависимости от настроек: заказ клиента, реализация товаров и услуг, перемещение товаров, возврат поставщику. Какие именно документы выступают распоряжениями, определяется настройками склада и соглашения с клиентом.
Зачем нужна ордерная схема и где включается
Ордерная схема склада разделяет финансовый (товарный) учёт и складской учёт по факту. Без неё реализация сразу списывает товар, и программа не контролирует, что именно кладовщик физически отдал со склада. С ордерной схемой появляется промежуточный шаг — расходный ордер, который фиксирует фактическую отгрузку и позволяет выявить расхождения между «бумажным» и реальным остатком.
Включается ордерная схема в карточке склада: раздел «НСИ и администрирование» → «Склад и магазины» → справочник «Склады». В карточке склада устанавливается флаг ордерной схемы отдельно для операций отгрузки, поступления и отражения излишков и недостач. Дату начала применения схемы тоже задают здесь — документы раньше этой даты продолжают работать по старому порядку.
Общее разрешение на использование ордерных складов задаётся в настройках учёта: «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» → «Ордерные склады». Если этот флаг не установлен, соответствующие переключатели в карточке склада будут недоступны.
Какие документы выступают распоряжениями
В типовых конфигурациях распоряжениями на отгрузку могут быть: заказ клиента, реализация товаров и услуг, перемещение товаров, возврат товаров поставщику, а также заявка на возврат товаров от клиента (для части операций). Конкретный состав зависит от того, как настроено соглашение с клиентом и сам склад.
В соглашении с клиентом есть блок, определяющий порядок оформления накладных и ордеров. Там можно указать, что отгрузка по заказам оформляется без закрытия потребности в накладных, либо что распоряжением выступает сама реализация. Если соглашение не используется, аналогичные настройки берутся из договора или общих параметров учёта.
Практическое правило простое: документ становится распоряжением, если он проведён по складу с включённой ордерной схемой на отгрузку и имеет соответствующий статус. Например, заказ клиента в статусе «К отгрузке» автоматически становится распоряжением, а в статусе «К обеспечению» — ещё нет.
| Документ | Когда становится распоряжением | Особенность |
|---|---|---|
| Заказ клиента | Статус «К отгрузке», склад с ордерной схемой | Контролируется резерв и обеспечение |
| Реализация товаров и услуг | Проведена по ордерному складу | Может быть распоряжением вместо заказа |
| Перемещение товаров | Склад-отправитель ордерный | На складе-получателе оформляется приходный ордер |
| Возврат товаров поставщику | Проведён по ордерному складу | Основание — поступление или корректировка |
Статусы распоряжения и жизненный цикл отгрузки
Типовой цикл выглядит так: менеджер оформляет заказ клиента и переводит его в статус «К отгрузке» → заказ появляется в рабочем месте отгрузки у кладовщика → кладовщик создаёт расходный ордер на товары → товар физически отпускается → менеджер оформляет реализацию и закрывает заказ. На каждом шаге программа контролирует количество.
У заказа клиента статусы обычно следующие: «Не согласован», «К обеспечению», «К отгрузке», «Ожидается оплата», «Закрыт». Распоряжением заказ становится именно в статусе «К отгрузке» (и далее). Если перевести заказ в «Отменён», распоряжение снимается, и оформленные по нему ордера нужно будет откорректировать.
Кладовщик работает в обработке «Отгрузка» (раздел «Склад и доставка»). Там видны все распоряжения, ожидающие исполнения, с разбивкой по складам и получателям. Из этого же рабочего места создаются расходные ордера — вручную по каждому распоряжению или группой.
- 1Менеджер создаёт заказ клиента, проверяет склад, цены и резерв, переводит заказ в статус «К отгрузке».
- 2Кладовщик открывает «Склад и доставка» → «Отгрузка» и находит распоряжение в списке.
- 3На основании распоряжения создаётся расходный ордер на товары, кладовщик проверяет фактическое количество и проводит ордер.
- 4Менеджер оформляет реализацию товаров и услуг на основании заказа или ордера.
- 5Контроль: в рабочем месте отгрузки распоряжение должно уйти из списка незавершённых, остатки по складу и по учёту должны совпасть.
Как контролируется количество и что такое состояние распоряжения
Программа ведёт по каждому распоряжению учёт остатков к оформлению: сколько товара распоряжено отгрузить, сколько уже оформлено ордерами, сколько осталось. Создать ордер на количество больше, чем остаток к оформлению по распоряжению, не получится — программа выдаст ошибку контроля.
Если кладовщик фактически отгрузил меньше (например, части товара не было на полке), оформляется ордер на фактическое количество, а недостача отражается отдельно — через пересчёт товаров или отбор (размещение) товаров в зависимости от настроек склада. Занижать количество в распоряжении «вручную» не нужно.
Проверить состояние распоряжения можно из карточки заказа: кнопка «Отчёты» → «Состояние выполнения» или «Контроль оформления документов товародвижения». Эти отчёты показывают цепочку «заказ — ордер — реализация» и сразу выявляют разрывы: ордер без реализации, реализация без ордера, незакрытые остатки.
Как проверить результат отгрузки
После проведения ордера распоряжение исчезает из списка к отгрузке
Распоряжение висит в списке — ордер не проведён или проведён на меньшее количество
По связке заказ–ордер–реализация нет расхождений
Есть строки с неоформленными накладными или ордерами
Остаток по учёту совпадает с фактическим после инвентаризации
Расхождения — признак ордеров без реализаций или наоборот
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — «висящие» распоряжения: заказ перевели в «К отгрузке», но отгрузка так и не состоялась. Такие заказы искажают списки кладовщика и удерживают резерв товара. Решение — регулярно просматривать рабочее место отгрузки и отменять или закрывать несостоявшиеся заказы.
Вторая типичная ситуация — реализация проведена, а расходный ордер забыт. Товар списался по учёту, но физическая отгрузка не зафиксирована, и остатки «по бумаге» и на складе расходятся. Исправляется созданием ордера на основании реализации задним числом — аккуратно, с контролем остатков на дату документа.
Обратная ошибка — ордер есть, реализации нет. Товар физически ушёл, а в учёте числится. Такие случаи видны в отчёте контроля товародвижения и должны закрываться оформлением накладной либо отменой ордера, если отгрузки фактически не было.
Когда распоряжение не нужно и какие есть альтернативы
Если склад небольшой, один человек совмещает роль менеджера и кладовщика, а отгрузки происходят в день оформления накладной, ордерная схема может быть избыточной. В этом случае флаг ордерной схемы в карточке склада не включается, и реализация списывает товар напрямую, без промежуточных документов.
Промежуточный вариант — ордерная схема только на отгрузку или только на поступление. Например, приёмку от поставщиков оформляют через приходные ордера (чтобы контролировать фактическое поступление), а отгрузку — напрямую реализациями. Комбинация задаётся независимыми флагами в карточке склада.
Для розничных продаж через рабочее место кассира распоряжения обычно не используются: чек ККМ сам фиксирует и отгрузку, и оплату. Ордерная схема там включается только для операций возврата или перемещения, если это требуется учётной политикой.
Ордерная схема или прямое списание
Подходит малому складу и совмещённым ролям. Минус: нет контроля фактической отгрузки, расхождения выявляются только инвентаризацией.
Подходит при разделении ролей менеджер/кладовщик и большом потоке заказов. Минус: больше документов, нужен контроль незакрытых цепочек.
Дополнительно к ордерам учитывает ячейки хранения. Подходит крупным складам, требует дисциплины и обучения персонала.
Практические рекомендации по настройке и эксплуатации
Перед включением ордерной схемы проведите инвентаризацию склада и закройте все незавершённые отгрузки. Затем включите схему с даты, следующей за последним «старым» документом. Это избавит от смешанного режима, в котором часть остатков контролируется ордерами, а часть — нет.
Настройте права: кладовщику достаточно доступа к рабочему месту отгрузки и расходным ордерам, менеджеру — к заказам и реализациям. Возможность менять статус заказа «К отгрузке» стоит оставить только ответственным за сборку, иначе склад будет завален преждевременными распоряжениями.
Раз в неделю или перед закрытием месяца запускайте «Контроль оформления документов товародвижения» по ордерным складам. Это десятиминутная проверка, которая предотвращает накопление расхождений и проблемы при инвентаризации и закрытии периода.
Что важно запомнить
Распоряжение на отгрузку — это проведённый документ-основание (заказ, реализация, перемещение), по которому склад при ордерной схеме оформляет расходный ордер. Количество в ордере не может превышать распоряжение, а состояние всей цепочки контролируется отчётом по товародвижению. Включайте ордерную схему осознанно, после инвентаризации, и регулярно закрывайте незавершённые распоряжения.
Частые вопросы
Можно ли отгрузить товар без распоряжения, если склад ордерный?
Штатно — нет: расходный ордер создаётся только на основании распоряжения. Если нужна разовая отгрузка без заказа, используйте реализацию товаров и услуг как распоряжение — она тоже может выступать основанием для ордера при соответствующих настройках соглашения.
Почему заказ не появляется в рабочем месте «Отгрузка»?
Проверьте три условия: заказ проведён и переведён в статус «К отгрузке»; склад в заказе имеет включённую ордерную схему на отгрузку; дата отгрузки попадает в отбор рабочего места. Чаще всего причина — не тот статус заказа или не тот склад.
Что делать, если отгрузили меньше, чем указано в распоряжении?
Оформите расходный ордер на фактически отгруженное количество. Остаток по распоряжению либо отгружается позже отдельным ордером, либо закрывается корректировкой/отменой заказа. Недостачу на складе отражают через пересчёт товаров, а не правкой распоряжения.
Как отменить распоряжение, по которому уже создан ордер?
Сначала отмените проведение расходного ордера (или пометьте его на удаление), затем переведите заказ в статус «Отменён» или откорректируйте его. Отменить распоряжение при проведённом ордере программа не даст — контроль целостности цепочки сработает автоматически.
Можно ли отгружать по одному заказу несколько раз?
Да, частичная отгрузка — штатный режим. По одному заказу создаётся несколько расходных ордеров и реализаций, пока не будет выбрано всё количество. Программа ведёт остаток к оформлению и не позволит отгрузить сверх заказанного.
Мешает ли ордерная схема обмену с WMS или онлайн-кассой?
Нет, но требует корректной настройки интеграции: внешняя складская система должна создавать в 1С именно расходные ордера, а не пытаться списывать товар напрямую. При обмене проверяйте, что статусы документов в обеих системах синхронизируются, иначе появятся незакрытые распоряжения.