Что такое расходный ордер в 1С и как с ним работать

Расходный ордер в 1С — это документ, фиксирующий выдачу чего-либо со склада или из кассы. В зависимости от конфигурации и настроек учёта под этим названием могут скрываться два разных документа: складской расходный ордер на товары и расходный кассовый ордер (РКО) на денежные средства. Путать их нельзя: первый двигает товарные остатки, второй — деньги.

Ордерная схема нужна там, где момент отгрузки по накладной и фактическая выдача товара со склада разнесены во времени или выполняются разными людьми. Менеджер оформляет реализацию, а кладовщик на её основании создаёт расходный ордер и физически отпускает товар. Это снижает риск расхождений между учётными данными и фактическими остатками на складе.

В типовых конфигурациях «1С:Управление торговлей», «1С:ERP», «1С:Комплексная автоматизация» ордерный склад включается настройкой, а в «1С:Бухгалтерии» ордерная схема для товаров, как правило, не применяется — там расходный ордер чаще означает именно кассовый документ. Ниже разберём оба варианта и практику работы с ними.

Какие бывают расходные ордера в 1С

Первый тип — расходный ордер на товары. Он применяется в торговых и ERP-конфигурациях при включённом ордерном складе. Документ отражает фактическую отгрузку: уменьшает остаток товара на конкретном складе, но не формирует бухгалтерских проводок по выручке — это делает документ-основание (реализация товаров и услуг, перемещение, сборка).

Второй тип — расходный кассовый ордер (РКО). Это финансовый документ, соответствующий унифицированной форме КО-2. Он оформляет выдачу наличных из кассы: выплату поставщику, выдачу подотчётному лицу, возврат покупателю, сдачу выручки в банк. РКО формирует проводки по кредиту счёта 50 «Касса».

Отличить, о каком ордере идёт речь, просто: если документ находится в разделе «Склад» или «Склад и доставка» — это товарный ордер; если в разделе «Казначейство», «Банк и касса» — кассовый. Дальше в статье основное внимание уделено складскому ордеру, а РКО рассмотрен отдельным разделом.

Когда нужен складской расходный ордер

Ордерная схема оправдана, когда склад работает отдельно от офиса: менеджеры выписывают документы, а кладовщики отгружают по факту. Без ордера реализация сразу списывает товар с остатков, и при отмене отгрузки или частичной выдаче остатки в программе перестают совпадать с фактическими.

Ордер включается в настройках склада: в карточке склада устанавливается признак ордерной схемы (в УТ 11 — «Ордерная схема при отгрузке», отдельно можно включить при поступлении и отражении излишков/недостач). После этого реализация по этому складу перестаёт списывать остатки напрямую — она становится распоряжением.

Если склад небольшой, один сотрудник совмещает роли менеджера и кладовщика, а отгрузка происходит в момент оформления документа, ордерная схема избыточна. Она добавляет лишний документ и требует дисциплины: непроведённые ордера накапливаются и искажают картину остатков.

Маршрут решения

Нужен ли вам ордерный склад

Отгрузкой и оформлением документов занимаются разные сотрудникиВключите ордерную схему — она разделит ответственность и покажет неотгруженные распоряжения

Товар отгружается не в день оформления реализацииОрдер фиксирует фактическую дату выдачи и убережёт остатки от рассинхрона

Один сотрудник оформляет и отгружает в один моментРаботайте без ордеров — реализация сама спишет остатки, лишний документ не нужен

Как создать и провести расходный ордер на товары

Стандартный путь — создание на основании распоряжения. Откройте документ «Реализация товаров и услуг» (или перемещение, сборку) и нажмите «Создать на основании» → «Расходный ордер на товары». Программа перенесёт склад, получателя и табличную часть с товарами. Кладовщику останется сверить количество с фактической выдачей и провести документ.

Массово ордера создаются из рабочего места отгрузки: в УТ 11 это «Отгрузка» в разделе «Склад и доставка». Там видны все распоряжения, ожидающие отгрузки по складу, и можно сформировать ордера списком. Это удобно при поточной работе склада в течение дня.

При проведении ордер уменьшает остаток в регистре товаров на складах. Если товара физически нет или его недостаточно, программа при включённом контроле остатков не даст провести документ и покажет, по каким позициям не хватает количества. Это сигнал сверить фактические остатки и корректность распоряжения, а не отключать контроль.

1. 1
   Проверьте, что в карточке склада включена ордерная схема при отгрузке
2. 2
   Оформите распоряжение: реализацию, перемещение или сборку
3. 3
   Создайте расходный ордер на основании распоряжения или из рабочего места «Отгрузка»
4. 4
   Сверьте количество в ордере с фактически отпущенным товаром
5. 5
   Проведите ордер датой фактической отгрузки
6. 6
   Проверьте остатки отчётом «Остатки товаров на складах» — товар должен списаться

Расходный кассовый ордер (РКО): отличия и оформление

РКО оформляет выдачу наличных из кассы и находится в разделе «Банк и касса» (в БП 3.0 — «Банк и касса» → «Кассовые документы», в УТ — «Казначейство»). При создании выбирается вид операции: оплата поставщику, возврат покупателю, выдача подотчётному лицу, сдача в банк, выплата зарплаты и другие. От вида операции зависят проводки и обязательные поля.

Обязательные реквизиты: касса, сумма, статья движения денежных средств, основание и поле «Выдать» (ФИО получателя) с реквизитами документа, удостоверяющего личность, — это требование формы КО-2. Без этих данных печатная форма ордера будет оформлена с нарушениями.

Проведённый РКО уменьшает остаток денег в кассе. В «1С:Бухгалтерии» формируется проводка в кредит счёта 50.01, дебет зависит от операции: 60 — оплата поставщику, 71 — выдача под отчёт, 70 — зарплата, 57 — сдача в банк через инкассацию. Проверить результат можно отчётом «Кассовая книга» или оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 50.

Как проверить результат и найти расхождения

Для складского ордера ключевой контроль — отчёты «Остатки товаров на складах» и «Товары к отгрузке» (в УТ 11 — «Оформление накладных и ордеров»). Если по распоряжению ордер не создан, товар зависает в статусе «к отгрузке»: реализация проведена, а остаток не уменьшился. Такие зависшие распоряжения — типичная причина расхождений при инвентаризации.

Обратная ситуация — ордер проведён, а распоряжение отменено или изменено. Тогда остаток списан, хотя отгрузка отменена. Лечится восстановлением связи: либо распоряжение возвращается в актуальное состояние, либо ордер отменяется и товар возвращается на остаток.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток товара на складе после проведения ордера

Норма

Остаток уменьшился на количество из ордера

Тревожный признак

Остаток не изменился — ордер не проведён или склад не ордерный

Отчёт «Товары к отгрузке» по складу

Норма

Нет старых незакрытых распоряжений

Тревожный признак

Висят реализации прошлых дат без ордеров

Остаток по кассе после РКО

Норма

Остаток уменьшился, кассовая книга формируется без отрицательных сумм

Тревожный признак

Минус по кассе или разрыв нумерации документов

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — включить ордерную схему «для порядка» и не контролировать непроведённые ордера. Через месяц работы остатки в программе перестают совпадать с фактом, и разбирать накопившиеся расхождения приходится инвентаризацией. Ордерная схема требует регламента: кто, когда и на основании чего проводит ордера.

Вторая ошибка — ручное изменение товарного состава ордера без изменения распоряжения. Связь документов нарушается, отчёты по отгрузке показывают нестыковки. Если отгрузили меньше, чем в реализации, корректировать нужно оба документа согласованно.

Третья группа ошибок относится к РКО: незаполненные поля «Выдать» и «Основание», нарушение хронологии, выдача денег под отчёт сотруднику, не закрывшему предыдущий аванс (по правилам кассовой дисциплины это нарушение). Также помните про лимит расчётов наличными между юридическими лицами по одному договору — он установлен указанием ЦБ и контролируется вручную.

FAQ: частые вопросы о расходных ордерах

Чем расходный ордер отличается от реализации товаров?

Реализация — финансовый документ: она формирует выручку, задолженность покупателя и проводки. Расходный ордер — складской: он только подтверждает фактическую выдачу товара и уменьшает остаток на складе. При ордерной схеме реализация без ордера не списывает остатки.

Можно ли создать расходный ордер без документа-основания?

Технически в некоторых конфигурациях ордер можно создать вручную, но это нарушает логику ордерной схемы: появляется списание без распоряжения, и отчёты по отгрузке покажут расхождение. Правильный путь — всегда оформлять ордер на основании реализации, перемещения или сборки.

Почему ордер не проводится с ошибкой о нехватке товара?

Сработал контроль остатков: на складе по данным программы меньше товара, чем указано в ордере. Проверьте, проведены ли приходные документы, не завис ли товар в других непроведённых ордерах, и сверьте фактический остаток. Отключать контроль ради проведения не стоит — это маскирует ошибку.

Нужен ли ордер, если склад один и отгружает тот же человек?

Обычно нет. Если документ оформляется в момент фактической отгрузки одним сотрудником, ордерная схема только добавляет лишний документ и риск забыть его провести. Оставьте обычную схему, где реализация сама списывает остатки.

Как исправить ошибочно проведённый РКО?

Если период открыт, отмените проведение документа, исправьте данные и проведите заново, затем перепроведите кассовые документы этого дня в хронологическом порядке. Если период закрыт отчётностью, исправление делается сторнирующим документом текущей датой — согласуйте порядок с бухгалтером.