Торговля и Склад · 9 мин
Ордерные склады в 1С: что это и как с ними работать
Ордерный склад в 1С: принцип работы, настройка ордерной схемы, документы приходного и расходного ордера, типичные ошибки и проверка расхождений.
Ордерный склад в 1С — это склад, на котором движение товара оформляется в два этапа: сначала создаётся распоряжение (накладная), а затем складской работник на его основании оформляет приходный или расходный ордер, подтверждающий фактическое перемещение товара. Такая схема разделяет ответственность между менеджером, который оформляет документы купли-продажи, и кладовщиком, который физически принимает и отгружает товар.
Ордерная схема применяется в конфигурациях «1С:Управление торговлей», «1С:ERP», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:Управление нашей фирмой» (в ограниченном виде). Она особенно востребована на средних и крупных складах, где менеджер и кладовщик — разные люди, а товар проходит через зону приёмки с обязательной проверкой количества и качества.
Без ордерной схемы накладная сама списывает или оприходует товар в момент проведения. При этом фактическое движение на складе может отличаться от документа: поставщик недогрузил, часть товара бракована, машина ещё не разгружена. Ордерная схема позволяет учесть товар по факту и видеть расхождения между «бумажным» и реальным складом.
Как устроена ордерная схема: распоряжение и ордер
В основе ордерной схемы лежат два типа документов. Первый — распоряжение: «Приобретение товаров и услуг», «Реализация товаров и услуг», «Перемещение товаров», «Возврат от клиента» и другие накладные. Распоряжение отражает намерение совершить хозяйственную операцию и формирует управленческий и регламентированный учёт: задолженность, себестоимость, резервы.
Второй документ — складской ордер: «Приходный ордер на товары» или «Расходный ордер на товары». Именно он изменяет складские остатки. Пока ордер не проведён, товар числится «к приёмке» или «к отгрузке», но не попадает в свободный остаток склада. Это позволяет видеть, какой товар физически на складе, а какой только ожидается.
Таким образом, цепочка выглядит так: менеджер оформляет накладную → она попадает в рабочее место приёмки или отгрузки → кладовщик принимает или отпускает товар → оформляет ордер на фактическое количество → система сопоставляет ордер с распоряжением и показывает расхождения.
Когда ордерная схема нужна, а когда избыточна
Ордерная схема оправдана, если на складе работают несколько сотрудников, приёмка и отгрузка выполняются не в момент оформления накладной, а требуется контроль фактических остатков по каждой операции. Типичные случаи: оптовый склад с зоной приёмки, производственный склад материалов, склад с адресным хранением.
Если склад небольшой, а один и тот же сотрудник оформляет документы и отпускает товар, ордерная схема создаёт двойную работу без выигрыша в контроле. В этом случае достаточно обычного (неордерного) склада, где накладная сразу двигает остатки.
Сравнение вариантов
Подходит при разделении ролей менеджера и кладовщика, больших объёмах, необходимости контроля факта приёмки. Минус — двойной документооборот и необходимость контроля незакрытых распоряжений.
Подходит для небольших складов и розничных точек, где документ оформляется одновременно с движением товара. Минус — нет контроля расхождений между документом и фактом.
Для крупных складов с ячейками: ордера дополняются отбором и размещением по ячейкам. Требует дисциплины и обученного персонала.
Как включить ордерную схему на складе
Настройка выполняется в карточке склада (справочник «Склады и магазины» в УТ 11 или «Склады» в ERP). Установите флажок ордерной схемы и укажите, для каких операций она применяется: поступление, отгрузка, перемещение, возвраты. В типовых конфигурациях ордерную схему можно включить раздельно по видам операций — например, только для приёмки от поставщиков.
Перед включением ордерной схемы на действующем складе завершите все незакрытые документы: ордерная схема начнёт применяться к новым накладным, а старые остатки потребуется корректно перенести. Включать и выключать схему «на ходу» в разгар рабочего дня небезопасно — часть документов окажется в промежуточном статусе.
- 1Откройте карточку склада в разделе «НСИ и администрирование» → «Склады и магазины».
- 2Установите флажки ордерной схемы для нужных операций: поступление, отгрузка, перемещение.
- 3Сохраните склад и проверьте на тестовой накладной: в рабочем месте приёмки/отгрузки должна появиться строка распоряжения.
- 4Оформите ордер по распоряжению и убедитесь, что остатки изменились только после проведения ордера.
Как оформлять приходные и расходные ордера
Ордера создаются из специальных рабочих мест: «Приемка» и «Отгрузка» (в УТ 11 — раздел «Склад и доставка»). Кладовщик видит список распоряжений, по которым ожидается движение товара, выбирает нужное и создаёт ордер. Количество в ордере можно скорректировать по факту — например, принять 98 штук вместо 100 по накладной.
Один ордер может закрывать несколько распоряжений, и наоборот — одно распоряжение может закрываться несколькими ордерами (частичная приёмка или отгрузка в несколько этапов). Статус распоряжения при этом меняется: «К приёмке», «Принято», «К отгрузке», «Отгружено» и промежуточные варианты.
Приёмка от поставщика
При поступлении товара менеджер оформляет «Приобретение товаров и услуг». Кладовщик в рабочем месте приёмки видит распоряжение, принимает товар, пересчитывает его и создаёт приходный ордер на фактическое количество. Расхождение между накладной и ордером фиксируется и доступно для разбора — оформления претензии поставщику или корректировки поступления.
Отгрузка клиенту
При продаже менеджер проводит «Реализацию товаров и услуг», после чего распоряжение появляется в рабочем месте отгрузки. Кладовщик комплектует заказ и оформляет расходный ордер. Если товара не хватило или часть оказалась браком, ордер оформляется на фактически отгруженное количество, а менеджер корректирует реализацию.
Контроль расхождений и незакрытых распоряжений
Главная ценность ордерной схемы — прозрачность расхождений. Для контроля используются штатные отчёты: «Оформление накладных и ордеров», «Остатки и доступность товаров», а также списки распоряжений с фильтром по статусу. Регулярно проверяйте накладные, по которым ордер не создан, и ордера, не привязанные к накладным.
Типичная проблема — «зависшие» распоряжения: накладная проведена, а ордер не оформили. В результате складские остатки расходятся с учётными, отчёты по товарам показывают разные цифры, а закрытие месяца выдаёт ошибки. Такие случаи исправляются оформлением ордера задним числом в пределах открытого периода или корректировкой документов.
Как проверить результат
Остаток склада совпадает с фактическим пересчётом
Есть товары «к приёмке» или «к отгрузке» старше нескольких дней
Нет старых незакрытых накладных
Накладные прошлых периодов висят без ордеров
Обработка завершается без ошибок по складскому контуру
Сообщения о расхождениях накладных и ордеров
Типичные ошибки и ограничения
Ордерная схема не заменяет инвентаризацию: она контролирует соответствие накладных и ордеров, но не защищает от внутрискладских потерь, пересортицы и ошибок комплектации. Инвентаризации на ордерном складе проводятся в обычном порядке документом «Пересчет товаров».
Ещё одно ограничение: в некоторых конфигурациях и режимах работы ордерная схема несовместима с отдельными видами операций или требует дополнительных настроек статусов документов. Перед внедрением сверьтесь с документацией именно вашей конфигурации и релиза.
Что важно запомнить
Ордерный склад разделяет документ и факт: накладная фиксирует сделку, ордер — реальное движение товара. Схема оправдана при разделении ролей и больших объёмах, требует дисциплины в оформлении ордеров и регулярного контроля незакрытых распоряжений.
Частые вопросы об ордерных складах
Можно ли включить ордерную схему только для приёмки, а отгрузку оставить простой?
Да. В карточке склада ордерная схема включается раздельно по видам операций: поступление, отгрузка, перемещение, возвраты. Например, приёмку от поставщиков можно вести через ордера, а отгрузку в розницу — напрямую накладными.
Что делать, если накладная проведена, а ордер забыли оформить?
Оформите ордер по этому распоряжению в рабочем месте приёмки или отгрузки. Если период закрыт, потребуется открыть период или оформить корректировку. После этого сверьте остатки отчётом и убедитесь, что расхождение устранено.
Влияет ли ордер на проводки и взаиморасчёты?
Нет. Бухгалтерские и налоговые проводки, задолженность и себестоимость формирует накладная. Ордер изменяет только складские остатки — количество товара на конкретном складе.
Можно ли оформить один ордер на несколько накладных?
Да, в типовых конфигурациях ордер может закрывать несколько распоряжений одного типа, и наоборот — одно распоряжение может закрываться несколькими ордерами при частичной приёмке или отгрузке.
Нужна ли ордерная схема для розничного магазина?
Обычно нет. В рознице продажа и списание товара происходят одновременно через чек или отчёт о розничных продажах, поэтому ордерная схема создаст лишнюю работу. Исключение — приёмка товара на склад магазина от поставщиков, где нужен контроль факта поставки.
Как найти все незакрытые распоряжения?
Откройте рабочие места «Приемка» и «Отгрузка» в разделе склада и установите фильтр по периоду. Дополнительно используйте отчёт по оформлению накладных и ордеров — он показывает документы, по которым движение не завершено.