Торговля и Склад · 13 мин
Что такое ордерная система в 1С и как с ней работать
Ордерная система в 1С: что это такое, как включить ордерный склад, провести приходные и расходные ордера, закрыть расхождения и избежать типичных ошибок.
Ордерная система в 1С — это режим складского учёта, при котором финансовые документы (например, «Реализация товаров и услуг») и фактическое движение товара по складу оформляются разными документами. Отгрузку и приёмку фиксируют складские ордера: «Приходный ордер на товары» и «Расходный ордер на товары». Такое разделение позволяет развести ответственность бухгалтерии и кладовщика: первый оформляет сделку, второй подтверждает, что товар физически принят или отпущен.
Без ордерной системы документ реализации сам списывает товар со склада в момент проведения. Это удобно на маленьком складе, где один человек и выписывает накладные, и отгружает товар. Но как только появляются отдельные кладовщики, несколько смен или крупный товарооборот, без ордеров начинаются расхождения: в учёте товар списан, а на полке он ещё лежит, или наоборот — отгружен, но документ не проведён.
Ордерный режим поддерживается в типовых конфигурациях «1С:Управление торговлей 11», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP», а также в «1С:Управление нашей фирмой» и ряде отраслевых решений. Далее разберём, как устроена схема, как её включить и как организовать ежедневную работу без накопления «висящих» ордеров.
Как устроена ордерная схема документооборота
В ордерной схеме участвуют два контура. Финансовый контур — это распоряжения: заказы клиентов, реализации, приобретения товаров, перемещения. Они определяют, что и в каком количестве должно прийти или уйти. Складской контур — ордера, которые кладовщик создаёт по факту приёмки или отгрузки на основании этих распоряжений.
Типовая цепочка отгрузки выглядит так: менеджер оформляет заказ клиента и реализацию товаров, склад получает задание, кладовщик собирает товар и создаёт расходный ордер на основании реализации. Только после проведения ордера товар считается фактически отгруженным со склада. Приёмка работает зеркально: приобретение товаров — распоряжение, приходный ордер — факт оприходования.
Важно понимать, что в ордерной схеме складские остатки и учётные остатки могут временно различаться — это нормальное состояние, а не ошибка. Разница между ними как раз и показывает объём незавершённых складских операций: товар, который по документам уже продан, но ещё не отгружен ордером, или принят на склад, но ещё не оприходован в учёте.
Когда ордерная система нужна, а когда только мешает
Ордерный режим оправдан, если на складе работают отдельные сотрудники, которые не имеют доступа к финансовым документам и не должны их видеть. Он также полезен при большом документообороте, когда отгрузка идёт партиями в течение дня, а накладные оформляются заранее, и при работе в несколько смен — ордер фиксирует, кто и когда фактически выполнил операцию.
Ещё один аргумент — адресное хранение и сборка заказов: в УТ 11 и ERP ордерная схема является основой для ячеистого склада, статусов складских документов и рабочих мест кладовщика. Если планируется внедрять ТСД и штрихкодовый контроль сборки, без ордерной схемы обойтись не получится.
Наоборот, для небольшой компании, где один человек оформляет документы и отдаёт товар со склада, ордерный режим создаёт лишнюю работу: каждую операцию придётся проводить дважды — сначала накладной, потом ордером. В этом случае разумнее оставить склад неордерным и контролировать остатки обычными инвентаризациями.
Ордерный или неордерный склад
Подходит для малой компании, где документы и отгрузку делает один сотрудник. Минус: нет разделения ответственности и невозможен полноценный адресный склад.
Подходит при разделении ролей бухгалтер/кладовщик и нескольких сменах. Требует дисциплины: ордера нужно создавать в день операции.
Подходит для крупных складов со сборкой заказов, ТСД и ячеистым хранением. Требует настройки ячеек, статусов и обучения персонала.
Как включить ордерную систему для склада
Ордерная схема включается индивидуально для каждого склада — можно перевести на ордера только оптовый склад, а розничный оставить неордерным. В «1С:Управление торговлей 11» настройка находится в карточке склада: раздел «НСИ и администрирование» → «Склад и доставка» → «Склады и магазины». В карточке склада в группе «Ордерная схема и структура» устанавливаются флажки использования ордерной схемы при отгрузке, при поступлении и при перемещении — их можно включать независимо.
Дополнительно указывается дата начала применения ордерной схемы. Это важный параметр: с этой даты документы по складу перестают двигать складские остатки напрямую, и все операции должны закрываться ордерами. Дату ставят на начало нового периода после инвентаризации, чтобы стартовать с подтверждённых остатков.
В ERP и Комплексной автоматизации логика та же: настройка выполняется в карточке склада, а общие параметры складского учёта — в разделе настроек НСИ и администрирования. Перед включением убедитесь, что у пользователей-кладовщиков настроены права только на складские документы, а у менеджеров — на распоряжения.
- 1Проведите инвентаризацию склада и сведите учётные остатки с фактическими.
- 2Откройте карточку склада: «НСИ и администрирование» → «Склад и доставка» → «Склады и магазины».
- 3В группе «Ордерная схема» отметьте операции: поступление, отгрузка, перемещение — по необходимости.
- 4Укажите дату начала применения ордерной схемы — начало нового месяца после инвентаризации.
- 5Настройте права: кладовщикам — ордера и складские рабочие места, менеджерам — заказы и накладные.
- 6Проведите тестовую отгрузку и приёмку, проверьте отчёт по оформлению складских документов.
Как оформлять поступление и отгрузку по ордерам
Стандартная практика — создавать ордер на основании распоряжения, а не вручную «с нуля». В УТ 11 для этого есть рабочее место «Отгрузка» и «Приемка» (раздел «Склад и доставка»): в нём видны все распоряжения, ожидающие складской обработки. Кладовщик выбирает накладную, программа формирует ордер с уже заполненной табличной частью, остаётся скорректировать фактическое количество и провести документ.
Если фактическое количество отличается от распоряжения — например, поставщик привёз меньше, — в ордер вносят факт. Возникшее расхождение не исчезает само: его нужно урегулировать, изменив распоряжение (накладную) или оформив корректировку. Иначе в отчётах по расхождениям будет постоянно висеть разница.
Отгрузка по расходному ордеру
Менеджер проводит реализацию со статусом «К отгрузке» (в УТ 11 статусы реализации управляют переходом товара на склад). Реализация появляется в рабочем месте отгрузки, кладовщик формирует расходный ордер. После проведения ордера товар списывается со склада, а реализация переводится в состояние «Отгружено».
Приёмка по приходному ордеру
При поступлении товара накладная «Приобретение товаров и услуг» служит распоряжением. Кладовщик принимает товар, пересчитывает его и создаёт приходный ордер. Только после этого товар доступен к продаже со склада. Если приёмка идёт частями, можно создавать несколько ордеров на одно распоряжение.
Как контролировать расхождения и закрывать период
Главный инструмент контроля — отчёты по состоянию складского документооборота. В УТ 11 это отчёты «Оформление накладных и ордеров», «Расхождения при оформлении ордеров», а также контроль в рабочих местах приёмки и отгрузки. Они показывают, по каким распоряжениям не созданы ордера, и по каким ордерам количество не совпадает с накладной.
Проверять эти отчёты нужно ежедневно, а в конце месяца — обязательно перед закрытием периода. Типовая ситуация: менеджер провёл реализацию последним числом, а кладовщик забыл создать ордер. В результате товар числится на складе, себестоимость не списана, а отчётность искажена. Регламент простой: все отгрузки дня должны быть закрыты ордерами в тот же день.
Если расхождение вызвано реальной недостачей или излишком, его оформляют документами инвентаризации: «Пересчет товаров», затем «Списание недостач товаров» или «Оприходование излишков товаров». Не стоит «выравнивать» остатки ручными ордерами без распоряжения — это маскирует проблему и ломает аналитику.
Как проверить результат
Нет распоряжений без ордеров и ордеров без распоряжений
Есть строки с неоформленными документами — операции зависли
Совпадает, либо расхождение оформлено корректировкой
Разница висит без документального оформления
Учётные и складские остатки сходятся
Разница растёт из месяца в месяц — ордера проводятся нерегулярно
Типичные ошибки при работе с ордерной системой
Самая распространённая ошибка — включить ордерную схему «задним числом» посреди месяца без инвентаризации. Часть документов месяца двигает остатки напрямую, часть — через ордера, и свести остатки становится крайне трудно. Переводите склад на ордера только с начала периода и на подтверждённых остатках.
Вторая ошибка — давать кладовщикам права на редактирование накладных «для удобства». Это обнуляет главный смысл ордерной схемы — разделение ответственности. Если кладовщик может поправить реализацию под факт отгрузки, контроль расхождений теряет смысл, а виновника расхождения установить невозможно.
Третья группа проблем — накопление незакрытых ордеров и распоряжений. Когда никто не смотрит отчёты по оформлению, за пару месяцев накапливаются сотни «висящих» документов, и разбор превращается в отдельный проект. Назначьте ответственного за ежедневный контроль — обычно это старший кладовщик или оператор склада.
Ограничения и альтернативные подходы
Ордерная схема не заменяет инвентаризацию: она контролирует соответствие документов и ордеров, но не защищает от физических потерь, пересортицы и ошибок приёмки. Пересчёты товаров по-прежнему нужны, просто при ордерной схеме их результаты легче интерпретировать, потому что учётные и складские остатки разведены.
Если полноценная ордерная схема избыточна, но контроль нужен, есть промежуточные варианты. Например, включить ордерный режим только на отгрузку, а поступление оставить неордерным — так делают, когда приёмку оформляет сам менеджер по закупкам. Другой вариант — неордерный склад плюс жёсткий регламент: накладные проводятся только после фактической отгрузки, а расхождения ловятся частыми мини-инвентаризациями.
При внедрении учитывайте и человеческий фактор: кладовщиков нужно обучить работе в рабочих местах приёмки и отгрузки, а менеджерам объяснить, что их документы теперь сами по себе товар не двигают. Большинство провалов ордерных схем связано не с программой, а с отсутствием регламента и контроля.
Частые вопросы об ордерной системе в 1С
Можно ли включить ордерную схему только для части операций?
Да. В карточке склада флажки ордерной схемы для поступления, отгрузки и перемещения независимы. Частая практика — включать ордера только на отгрузку, где чаще всего разделены роли менеджера и кладовщика, а приёмку оставлять неордерной.
Реализация проведена, но товар не списался со склада. Что случилось?
На ордерном складе это нормальное промежуточное состояние: накладная — только распоряжение. Товар спишется, когда кладовщик создаст и проведёт расходный ордер. Проверьте рабочее место «Отгрузка» — накладная должна быть там в списке ожидающих.
Что делать, если фактически отгрузили меньше, чем в накладной?
В расходном ордере укажите фактическое количество. Затем расхождение нужно урегулировать: скорректировать реализацию или оформить корректировку. Если оставить разницу как есть, она будет постоянно отображаться в отчётах по расхождениям и искажать остатки.
Можно ли отключить ордерную схему обратно?
Можно, сняв флажки в карточке склада, но только после полного закрытия всех незавершённых операций: все распоряжения должны быть закрыты ордерами, расхождения урегулированы. Отключение с «висящими» ордерами приведёт к расхождению остатков, которое придётся исправлять инвентаризацией.
Нужна ли ордерная схема для розничного магазина?
Обычно нет: в рознице продажа и отгрузка совпадают по времени, поэтому розничные склады чаще оставляют неордерными. Ордерный режим для магазина оправдан разве что при централизованной приёмке товара отдельным сотрудником.
Чем ордер отличается от складского ордера в адресном хранении?
Это тот же документ, но при включённом адресном хранении в ордере дополнительно указываются ячейки отбора и размещения, а статусы ордера отражают этапы сборки. Ордерная схема — обязательное условие для работы ячеистого склада в УТ 11 и ERP.
Что важно запомнить
Ордерная система разделяет финансовые документы и фактическое движение товара: накладная — распоряжение, ордер — факт. Включайте её только на подтверждённых инвентаризацией остатках и с начала периода, создавайте ордера на основании распоряжений и ежедневно контролируйте расхождения отчётами — тогда схема даёт прозрачный склад, а не накопленные ошибки.