Как в 1С оформить возврат товара поставщику

Возврат товара поставщику в 1С оформляется отдельным документом, а не ручным сторнированием поступления. Это важно: система должна корректно списать товар со склада, уменьшить задолженность перед контрагентом и сформировать правильные записи по НДС. Если просто удалить или отредактировать документ поступления, в учёте останутся расхождения по взаиморасчётам и складским остаткам.

Порядок действий зависит от конфигурации. В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» используется документ «Возврат товаров поставщику», который чаще всего создаётся на основании «Приобретения товаров и услуг». В «1С:Бухгалтерии 8» логика похожая, но документ называется «Возврат товаров поставщику» в разделе покупок. Ниже разобраны оба подхода, а также ситуации с браком, частичным возвратом и НДС.

Когда нужен возврат и как подготовиться

Основания для возврата обычно такие: обнаружен брак или несоответствие качества, поставщик отгрузил лишнее количество или не тот ассортимент, товар не продался и договор предусматривает возврат нереализованных остатков. Перед оформлением в программе убедитесь, что условия возврата согласованы с поставщиком — в 1С это отражается корректным выбором договора и, при необходимости, соглашения.

Проверьте три вещи до создания документа. Во-первых, найдите исходное поступление: возврат, созданный на его основании, автоматически подтянет товары, цены и ставки НДС. Во-вторых, убедитесь, что на складе есть свободный остаток возвращаемого товара — если он уже продан или списан, документ не проведётся либо уйдёт в отрицательные остатки. В-третьих, уточните, не закрыт ли период поступления: если дата исходного документа попадает в закрытый период, возврат оформляют текущей датой.

Создание возврата на основании поступления в УТ 11 и ERP

Основной и самый надёжный способ — ввод на основании. Откройте раздел «Закупки» → «Документы закупки (все)», найдите нужное «Приобретение товаров и услуг» и в командной панели нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику». Программа заполнит шапку (организацию, контрагента, договор, склад) и табличную часть товарами из поступления.

Далее откорректируйте количество: оставьте только те строки и то количество, которое реально возвращается. Если возвращается часть позиции, измените число в колонке «Количество». Цены подставятся из поступления — не меняйте их без согласования с поставщиком, иначе сумма претензии не совпадёт с актом.

Проверьте поле «Порядок расчётов» и задолженность: после проведения возврата долг перед поставщиком должен уменьшиться на сумму возврата. Если поступление было оплачено авансом, возврат сформирует задолженность поставщика перед вами — её потом закроют возвратом денег или зачётом в счёт других поставок.

1. 1
   Откройте документ «Приобретение товаров и услуг» в разделе «Закупки»
2. 2
   Нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику»
3. 3
   Оставьте в табличной части только возвращаемые позиции и укажите количество
4. 4
   Проверьте склад, договор и суммы, затем проведите документ
5. 5
   Оформите счёт-фактуру и проверьте взаиморасчёты отчётом

Возврат без документа-основания и частичный возврат

Если исходное поступление найти не удаётся (например, оно в другой базе или в архивном периоде), создайте «Возврат товаров поставщику» вручную: «Закупки» → «Возвраты товаров поставщикам» → «Создать». Заполните контрагента, договор, склад и добавьте товары подбором. Цены укажите по данным первичных документов поставщика.

Минус ручного способа — программа не свяжет возврат с конкретным поступлением, поэтому контроль цены и партии ложится на вас. Если ведётся учёт по сериям или характеристикам, обязательно укажите их вручную, иначе спишется не та партия.

Частичный возврат не требует отдельной процедуры: в документе на основании просто уменьшается количество в нужных строках, лишние строки удаляются. Проводится один возврат на фактически отгружаемое поставщику количество. Если возврат идёт несколькими партиями в разные дни, создавайте отдельный документ на каждую отгрузку — так складские остатки будут совпадать с фактом.

Возврат бракованного товара

Брак оформляется тем же документом «Возврат товаров поставщику». Если в компании принято сначала перемещать некачественный товар на отдельный склад (например, «Склад брака»), сделайте «Перемещение товаров», а возврат оформите с этого склада. Это сохранит прозрачность аналитики: в отчётах будет видно, сколько брака накоплено и сколько возвращено.

Возврат товара в 1С:Бухгалтерии 8

В «1С:Бухгалтерии» перейдите в раздел «Покупки» → «Возвраты поставщикам» и создайте документ, либо откройте исходное «Поступление (акты, накладные, УПД)» и используйте ввод на основании. Документ сформирует проводки по дебету счёта 76.02 (или 60, в зависимости от настроек) в корреспонденции со счётом учёта товаров — задолженность поставщика увеличится, товар спишется.

Если поступление было оплачено, после проведения возврата проверьте сальдо по счёту 60 в разрезе контрагента и договора: должна появиться дебиторка поставщика. Когда поставщик вернёт деньги, оформите «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Возврат от поставщика» — это закроет задолженность.

НДС и счёт-фактура при возврате

При возврате товара, принятого на учёт, покупатель выставляет поставщику счёт-фактуру на возвращаемое количество — по сути, происходит обратная реализация. В 1С счёт-фактура создаётся из документа возврата по ссылке «Оформить счёт-фактуру» или вводится на основании. Проверьте, чтобы ставки и суммы НДС совпали с исходным поступлением.

Если товар возвращается до того, как был принят к учёту (например, брак выявлен при приёмке), счёт-фактура не выставляется — достаточно исправленного документа поставщика. Этот момент часто вызывает путаницу, поэтому сверьтесь с тем, как отражена приёмка в вашей учётной политике и какие документы передал поставщик.

После проведения возврата и регистрации счёта-фактуры проверьте книгу продаж: возврат должен попасть туда как реализация. Если НДС по возвращённому товару ранее был принят к вычету, убедитесь, что программа корректно отработала восстановление или отражение обратной реализации — в типовых конфигурациях это происходит автоматически при правильном оформлении цепочки документов.

Проверка результата после проведения

После оформления возврата выполните контроль по трём отчётам. Первый — «Остатки товаров на складах» (или «Ведомость по товарам на складах»): количество возвращённого товара должно уменьшиться ровно на возвращённое количество, без отрицательных значений. Второй — отчёт по взаиморасчётам с контрагентом: долг поставщику уменьшился либо появилась дебиторская задолженность поставщика. Третий — книга продаж и анализ НДС.

Дополнительно сверьте сумму возврата с актом или накладной, подписанной поставщиком. Расхождение даже в копейках приведёт к зависшей задолженности, которую потом придётся закрывать корректировкой долга.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки по складу в отчёте

Норма

Количество уменьшилось на возвращённое, минуса нет

Тревожный признак

Отрицательные остатки или остаток не изменился

Взаиморасчёты с поставщиком

Норма

Долг уменьшился или появилась задолженность поставщика

Тревожный признак

Задолженность не изменилась или удвоилась

Счёт-фактура и книга продаж

Норма

Счёт-фактура зарегистрирован, возврат попал в книгу продаж

Тревожный признак

Счёт-фактура отсутствует или сумма НДС не совпадает

Частые вопросы

Можно ли оформить возврат, если товар уже частично продан?

Да, но только в пределах фактического остатка на складе. Если часть товара продана, вернуть её поставщику как товар нельзя — в документе возврата укажите только доступное количество. Проверьте остатки отчётом перед проведением, чтобы не получить отрицательные значения.

Чем возврат отличается от корректировки поступления?

Корректировка меняет цену или количество в учёте по согласованию сторон без физического перемещения товара — например, поставщик дал скидку задним числом. Возврат означает, что товар физически отгружается обратно. Если машина с товаром уехала поставщику — оформляйте возврат.

Период поступления закрыт, как оформить возврат?

Создавайте документ возврата текущей датой. Ввод на основании закрытого поступления всё равно работает — документ-основание при этом не изменяется. Запрет редактирования периода касается самого поступления, а не новых документов.

Поставщик вернул деньги, но товар ещё не забрал. Что делать?

Два события оформляются независимо: «Возврат товаров поставщику» — когда товар фактически отгружен, «Поступление на расчётный счёт» с видом «Возврат от поставщика» — когда пришли деньги. Порядок может быть любым, главное, чтобы в итоге задолженность закрылась с обеих сторон.

Нужно ли выставлять счёт-фактуру при возврате брака?

Если товар был принят на учёт и НДС принят к вычету — да, покупатель выставляет счёт-фактуру на возвращаемый товар. Если брак выявлен при приёмке и товар к учёту не принимался, счёт-фактура не оформляется, а поставщик исправляет свой исходный документ.

Как вернуть товар, если поступление оформлено в другой базе?

Создайте «Возврат товаров поставщику» вручную без основания: укажите контрагента, договор, склад и добавьте товары подбором по ценам из первичных документов поставщика. Сверьте суммы с накладной, поскольку автоматического контроля цены не будет.