Что такое FEFO в 1С и как настроить учет по срокам годности

FEFO (First Expired, First Out — «первым уходит тот, у кого раньше истекает срок годности») — метод складского учета, при котором к отгрузке в первую очередь подбираются партии товара с ближайшим окончанием срока годности. В 1С этот принцип реализуется через механизм серий номенклатуры и сроков годности, доступный в конфигурациях «1С:Управление торговлей», «1С:ERP», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:Розница».

Метод критичен для товаров с ограниченным сроком хранения: продуктов питания, лекарств, косметики, химии, кормов для животных. Если склад отгружает партии произвольно, часть товара залеживается до истечения срока и списывается в убыток. FEFO минимизирует такие потери, заставляя систему и кладовщика работать по понятному правилу приоритета.

Важно понимать: FEFO в 1С — это не отдельная кнопка или отчет, а связка настроек: справочник серий, политика учета серий на складе, указание сроков годности при оприходовании и правила подбора при отгрузке. Ниже разберем каждый элемент и типовые ошибки внедрения.

Чем FEFO отличается от FIFO и когда он нужен

FIFO (First In, First Out) отгружает товар в порядке поступления: первая пришедшая партия уходит первой. Это работает, только если все поставки имеют одинаковый остаточный срок годности. На практике поставщики привозят товар с разными датами производства: свежая партия может иметь срок годности раньше, чем старая, например из-за задержки на производстве или разных заводов-изготовителей.

FEFO смотрит не на дату прихода, а на дату окончания срока годности конкретной серии. Поэтому даже поздно поступившая партия будет отгружена первой, если её срок истекает раньше. Для скоропортящейся продукции именно этот метод соответствует логике минимизации списаний.

Есть и третий вариант — LIFO, но в российском учете он давно не применяется, а для товаров со сроком годности экономически бессмысленен. Выбор между FIFO и FEFO определяется ассортиментом: для гвоздей и канцелярии достаточно FIFO, для молочной продукции обязателен FEFO.

Сравнение методов отгрузки

FIFO

Подходит для товаров без срока годности или с одинаковыми датами производства у всех поставок. Не защищает от просрочки при разнородных поставках.

FEFO

Обязателен для скоропорта, лекарств, косметики. Требует ведения серий и сроков годности по каждой партии, что увеличивает трудозатратность приемки.

Ручной подбор

Кладовщик сам выбирает партии. Допустим на малом складе, но не масштабируется и зависит от дисциплины персонала.

Где в 1С включается учет по срокам годности

Основа FEFO в типовых конфигурациях — механизм серий номенклатуры. Серия в 1С — это объект, который характеризует партию товара: номер партии, дату производства и срок годности. Без включенных серий система физически не может различать партии с разными сроками.

В «1С:Управление торговле 11» и «1С:ERP» настройка делается в два шага. Сначала в разделе «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» включается функциональная опция «Серии номенклатуры». Затем для склада задается политика учета серий: справочное указание серий, управление остатками по сериям или учет себестоимости по сериям. Для полноценного FEFO нужен вариант с управлением остатками — только тогда программа контролирует, какая именно серия списывается.

Дополнительно в виде номенклатуры или политике серий включается признак использования срока годности. После этого в приходных документах появляется обязательное поле «Годен до», а в отгрузочных — подбор серий с сортировкой по сроку.

1. 1
   Включите опцию «Серии номенклатуры» в настройках НСИ и администрирования
2. 2
   Создайте или отредактируйте вид номенклатуры: включите использование серий и сроков годности
3. 3
   В карточке склада задайте политику учета серий с управлением остатками
4. 4
   Оформите тестовое поступление: заполните серию и дату «Годен до»
5. 5
   Создайте реализацию и проверьте, что система предлагает серию с ближайшим сроком

Как заполнять серии и сроки годности при поступлении

Качество FEFO на 100% определяется дисциплиной приемки. Если кладовщик при оприходовании не указывает сроки годности или ставит их «от балды», вся логика метода разваливается: система будет отгружать не те партии.

При поступлении товара в документе «Приобретение товаров и услуг» для каждой строки с серийным товаром открывается форма указания серий. Для каждой фактической партии создается своя серия: вводится номер партии производителя (если есть) и дата «Годен до» с упаковки. Если в одной поставке три разных срока годности — должно быть три строки с тремя сериями, а не одна усредненная.

Частый вопрос: что делать, если поставщик не указывает дату производства, а только срок хранения. В этом случае дату «Годен до» рассчитывают вручную от даты производства, указанной на этикетке, либо берут готовую дату с маркировки. Главное правило — дата должна соответствовать реальной упаковке, а не договору или накладной.

Как FEFO работает при отгрузке и подборе

При оформлении «Реализации товаров и услуг» или ордера на отгрузку система предлагает серии автоматически. В типовых конфигурациях действует правило: сначала подбираются серии с наименьшим остаточным сроком годности. Если включен автоматический подбор серий по FEFO (настраивается в политике учета серий), программа сама распределяет количество по партиям в нужном порядке.

Для кладовщика на складе логика аналогична: в задании на отбор (при ордерной схеме) указываются конкретные серии, и работник обязан взять товар именно из них. Если фактически отобрана другая серия, это фиксируется расхождением при оформлении расходного ордера — такой контроль и есть практическая ценность FEFO.

Полезный инструмент контроля — отчет «Остатки товаров с истекающим сроком годности» (в разных конфигурациях название может отличаться: «Товары с истекающим сроком годности»). Он показывает, какие серии и в каком количестве подходят к границе срока, и позволяет заранее спланировать распродажу, возврат поставщику или перемещение в розничную точку.

Ограничения и типичные ошибки внедрения

FEFO в 1С имеет естественные ограничения. Во-первых, метод не работает без ордерной дисциплины: если товар отгружается «с колес» без документов, серии в учете расходятся с фактом. Во-вторых, ведение серий замедляет ввод документов — на больших потоках без сканеров штрихкодов это становится узким местом приемки.

В-третьих, FEFO не решает проблему физического размещения: система может указать серию с ближайшим сроком, но если эта паллета стоит в глубине стеллажа за тремя другими, кладовщик физически возьмет ближнюю. Поэтому адресное хранение и расстановка товара на складе должны поддерживать метод логистически, а не только программно.

Как проверить, что FEFO работает правильно

После настройки выполните контрольный прогон на тестовом товаре. Оприходуйте две партии: первую с дальним сроком годности, вторую (позже по времени) — с ближним. Затем создайте реализацию: система должна предложить к списанию именно вторую, «скоропортящуюся» серию. Если предлагается первая — проверьте политику учета серий и настройку автоподбора.

Регулярный контроль ведется по двум отчетам: «Ведомость по товарам на складах» в разрезе серий (показывает реальные остатки партий) и отчет по истекающим срокам годности. Расхождение учетных и фактических остатков по сериям — сигнал нарушения дисциплины отбора на складе.

Контрольные точки

Контрольные точки FEFO

Автоподбор серии при реализации

Норма

Подставляется серия с ближайшей датой «Годен до»

Тревожный признак

Подставляется самая ранняя по дате прихода серия

Остатки по сериям

Норма

Учетные остатки по каждой серии совпадают с фактом на складе

Тревожный признак

Есть минус или «лишние» серии после инвентаризации

Отчет по истекающим срокам

Норма

Товары с близким сроком видны заранее и отгружаются первыми

Тревожный признак

Просрочка обнаруживается только при инвентаризации

Если внедрение вызывает затруднения — например, нужно перевести на серии большой действующий склад с историческими остатками — разумно привлечь специалиста по внедрению 1С. Ошибки при конвертации остатков в серийный учет исправлять заметно дороже, чем настроить всё корректно сразу.

Частые вопросы о FEFO в 1С

Можно ли настроить FEFO в 1С:Рознице?

Да, в «1С:Рознице» серии и сроки годности поддерживаются. Включается учет в настройках номенклатуры, а контроль истекающих сроков ведется через соответствующие отчеты. Функциональность проще, чем в УТ/ERP, но для магазина её обычно достаточно.

Что делать со старыми остатками при включении серий?

Остатки, заведенные до включения серийного учета, нужно перевести на серии документом корректировки или оприходования: для каждой фактической партии на складе создается серия с реальным сроком годности. Оставлять «бессерийные» остатки нельзя — они нарушат корректность списания.

Обязательно ли указывать номер партии производителя?

Нет, для FEFO критична только дата «Годен до». Номер партии полезен для прослеживаемости (например, при отзыве продукции производителем), но на логику отгрузки по срокам он не влияет.

Работает ли FEFO при ручном подборе серий?

Формально система не запрещает выбрать любую серию вручную. Поэтому при ручном подборе метод обеспечивается регламентом: оператор обязан выбирать серию с ближайшим сроком, а руководитель контролирует это отчетами по движению серий.

Чем FEFO отличается от учета по срокам годности в WMS?

Принцип тот же, но адресные WMS-системы дополнительно управляют физическим размещением: задают ячейки отбора так, чтобы кладовщик физически не мог взять «не ту» партию. В типовой 1С без расширений адресного хранения контроль в основном документарный.

Нужен ли FEFO, если срок годности у товара несколько лет?

Для длинных сроков выгода от FEFO меньше, но метод всё равно полезен: поставки с разными датами производства встречаются и у «долгоиграющих» товаров. Если трудоемкость ведения серий превышает экономический эффект, допустимо ограничиться FIFO с периодическим контролем сроков отчетом.