Торговля и Склад · 11 мин
Что кладовщик делает в 1С: полный обзор операций на складе
Разбираем, какие операции выполняет кладовщик в 1С: приёмка, отгрузка, перемещения, инвентаризация, работа с ТСД и типичные ошибки при учёте склада.
Кладовщик в 1С работает со складскими документами и справочниками: принимает товар, оформляет отгрузку, перемещает остатки между складами и участвует в инвентаризации. В зависимости от конфигурации (1С:Управление торговлей, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Управление нашей фирмой) набор функций отличается, но базовая логика складского учёта одинакова: каждое физическое движение товара должно быть отражено документом в программе.
Ключевой принцип — документооборот в 1С строится по схеме «заказ → распоряжение → складской ордер» или по упрощённой схеме, где кладовщик сам создаёт приходные и расходные документы. От того, какая схема включена в настройках, зависит, видит ли кладовщик только «свои» документы или работает с полным списком.
Ниже разобраны основные операции, которые выполняет кладовщик, порядок их проведения, типичные ошибки и способы проверить корректность остатков. Материал ориентирован на типовые конфигурации 1С; конкретные названия кнопок могут отличаться в зависимости от версии.
Какие задачи решает кладовщик в 1С
Функциональная роль кладовщика в 1С обычно включает пять групп операций: приёмка товара от поставщиков, отгрузка покупателям или в производство, внутренние перемещения между складами и ячейками, списание и оприходование, а также инвентаризация. В небольших компаниях кладовщик дополнительно печатает сопроводительные документы и этикетки.
Доступ ограничивается правами. В типовых конфигурациях для кладовщика настраивают профиль «Кладовщик» или «Складской работник»: он видит складские документы и справочник номенклатуры, но не имеет доступа к ценам продажи, взаиморасчётам и бухгалтерским отчётам. Если кладовщик жалуется, что «не видит кнопку» — чаще всего это вопрос прав, а не ошибка программы.
Приёмка товара: как оформить поступление
При ордерной схеме кладовщик открывает журнал «Приходные ордера на товары» (раздел «Склад и доставка») и видит распоряжения к приёмке — созданные менеджером документы «Приобретение товаров и услуг» или заказы поставщикам. На основании распоряжения создаётся приходный ордер: в него подтягивается номенклатура и количество, кладовщик сверяет фактически принятый товар и корректирует количество при расхождениях.
Если ордерная схема не используется, кладовщик может сам создавать документ поступления или лишь подтверждать факт приёмки в готовом документе. В любом случае правильная последовательность такая: сверить товар с накладной поставщика, проверить количество и маркировку, внести данные в 1С, провести документ и напечатать приходный документ при необходимости.
При недостаче или пересортице кладовщик не должен «подгонять» количество под накладную. Принятое по факту количество фиксируется в ордере, а расхождение оформляется отдельным документом расхождений или передаётся менеджеру для претензии поставщику. Иначе в учёте возникнут фиктивные остатки, которые всплывут при инвентаризации.
- 1Откройте раздел «Склад и доставка» → «Приходные ордера на товары»
- 2Найдите распоряжение по номеру накладной или поставщику
- 3Создайте приходный ордер на основании распоряжения
- 4Сверьте фактическое количество с документом, скорректируйте при расхождении
- 5Проведите документ и убедитесь, что статус распоряжения сменился на «Принято»
Отгрузка товара покупателям
Отгрузка начинается с распоряжения: менеджер оформляет заказ клиента и реализацию, после чего документ появляется в журнале «Расходные ордера на товары» со статусом «К отгрузке». Кладовщик отбирает товар на складе, создаёт расходный ордер, указывает фактически отгруженное количество и проводит документ. После этого товар списывается с остатков склада.
Если на складе включён адресный учёт (хранение по ячейкам), программа подсказывает, из каких ячеек отбирать товар, а кладовщик подтверждает отбор по каждой строке. При работе с ТСД (терминалом сбора данных) отбор выполняется сканированием штрихкодов: система контролирует, чтобы отсканированный товар совпадал с заданием, и блокирует отгрузку «не той» позиции.
Важный нюанс: кладовщик не должен проводить отгрузку «в минус». Если товара физически нет, а распоряжение висит — это сигнал об ошибке в остатках или о неоформленном поступлении. Нужно остановиться и разобраться, а не подтверждать отгрузку фиктивного количества.
Перемещения, списания и оприходование
Перемещение товаров оформляется одноимённым документом: указывается склад-отправитель, склад-получатель и список номенклатуры. При ордерной схеме на одном складе создаётся расходный ордер, на другом — приходный, и товар некоторое время числится «в пути». Кладовщик принимающего склада обязан подтвердить приёмку, иначе остаток зависнет в транзите.
Списание недостач, порчи и брака выполняется документом «Списание товаров» (или «Списание недостач товаров») с указанием причины и статьи расходов. Кладовщик сам по себе списание обычно не утверждает — инициирует, а согласует руководитель. Обратная операция — «Оприходование излишков товаров» — применяется при обнаружении неучтённого товара, чаще всего по результатам инвентаризации.
Обе операции чувствительны к аналитике: неправильно выбранная статья расходов или склад исказят управленческую отчётность. Если в списке статей нет подходящей — лучше уточнить у бухгалтера, чем выбирать «похожую».
Инвентаризация склада в 1С
Инвентаризация оформляется документом «Пересчет товаров» (в некоторых конфигурациях — «Инвентаризационная опись»). Типовой процесс: создаётся документ по складу, заполняется учётными остатками на дату пересчёта, распечатывается опись. Кладовщик физически считает товар и вносит фактическое количество в колонку «Факт» — вручную или через ТСД.
Программа автоматически рассчитывает отклонения: где факт меньше учёта — недостача, где больше — излишек. По результатам пересчёта создаются документы списания и оприходования. До завершения инвентаризации склад желательно «заморозить»: приёмку и отгрузку либо останавливают, либо строго фиксируют время проведения документов, чтобы движения не исказили пересчёт.
Как проверить результат инвентаризации
Отклонения соответствуют реальным недостачам и излишкам
Расхождения по позициям, которые точно не двигались, — признак ошибки ввода
Отчёт по остаткам совпадает с фактическим подсчётом
В отчёте отрицательные остатки или дробные «хвосты»
Документ в статусе «Выполнено», созданы итоговые документы
Пересчёт «в работе» неделями — остатки не скорректированы
Отчёты кладовщика: как сверить остатки
Основной рабочий отчёт — «Остатки товаров на складах» (или «Товары на складах»): показывает текущее количество по каждой позиции в разрезе складов и ячеек. Кладовщик использует его для поиска товара, проверки перед отгрузкой и ежедневной сверки проблемных позиций. Отчёт «Движения товара» помогает восстановить историю: когда и какими документами позиция приходила и уходила.
Практическое правило: если фактический остаток на полке не совпадает с отчётом, сначала смотрят движения за последние дни — чаще всего находится непроведённый ордер, перемещение «в пути» или документ, проведённый задним числом. Исправлять расхождение нужно корректировкой исходного документа, а не ручным оприходованием «для ровного счёта».
Работа с ТСД и штрихкодированием
Терминал сбора данных упрощает рутинные операции: кладовщик сканирует штрихкод товара, и 1С сама подставляет номенклатуру в документ. При приёмке ТСД сверяет отсканированное с распоряжением, при отгрузке — контролирует комплектность заказа, при инвентаризации — ускоряет пересчёт в разы по сравнению с бумажной описью.
Чтобы ТСД работал корректно, штрихкоды должны быть занесены в карточки номенклатуры, а маркировка на товаре — читаемой. Если сканер «не видит» товар, причина обычно в отсутствии штрихкода в справочнике или в несовпадении единицы измерения (штука против короба). Такие случаи фиксируют и передают ответственному за ведение номенклатуры.
Границы самостоятельной работы кладовщика
Кладовщик самостоятельно и безопасно выполняет операции в рамках своих документов: создаёт ордера, корректирует количество по факту, формирует отчёты по остаткам, печатает этикетки. Это действия, которые не ломают учёт, если выполнены по инструкции, и легко проверяются отчётом.
К ответственному за учёт (бухгалтеру, менеджеру по складу, администратору 1С) обращаются, когда требуется: отменить проведение чужого документа, исправить документ прошлого периода, изменить карточку номенклатуры или единицы измерения, настроить права и статусы, разобраться с массовыми отрицательными остатками. Самостоятельное «исправление» таких ситуаций чаще усугубляет проблему, чем решает её.
Что важно запомнить
Кладовщик в 1С отражает каждое физическое движение товара документом: приходный ордер при приёмке, расходный при отгрузке, перемещение между складами, пересчёт при инвентаризации. Результат работы всегда проверяется отчётом по остаткам, а любые расхождения исправляются через исходные документы, а не ручными корректировками.
Частые вопросы
Какие конфигурации 1С чаще всего используют кладовщики?
Чаще всего это 1С:Управление торговлей, 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация, в небольших компаниях — 1С:Управление нашей фирмой. Набор складских операций в них схож, отличаются названия разделов и глубина адресного учёта.
Может ли кладовщик работать в 1С с телефона или планшета?
Да, если опубликована база через веб-сервер или настроен мобильный клиент. Однако для складских операций удобнее ТСД или рабочее место со сканером штрихкодов: сенсорный ввод количества медленнее и даёт больше ошибок.
Что делать, если товар принят, а распоряжения в 1С нет?
Не принимать товар «на полку» без документа. Нужно сообщить менеджеру, чтобы он создал приобретение или заказ, и только после этого оформлять приходный ордер. Приёмка без распоряжения — главный источник неучтённых остатков.
Как кладовщику быстро найти, где лежит товар?
Отчётом «Остатки товаров на складах» с детализацией по ячейкам, если включён адресный учёт. Без адресного учёта — поиском по отчёту с группировкой по складам, а физическое расположение фиксируется во внутренней карте склада.
Кто должен вводить штрихкоды для новых товаров?
Обычно это зона ответственности того, кто ведёт справочник номенклатуры, — менеджера по закупкам или контент-специалиста. Кладовщик фиксирует позиции без штрихкодов и передаёт список на доработку, но при наличии прав может добавлять штрихкоды сам при приёмке.
Как часто нужно проводить инвентаризацию склада?
Обязательная инвентаризация проводится перед годовой отчётностью и при смене материально ответственного лица. На практике крупные склады дополнительно делают выборочные пересчёты ходовых позиций — еженедельно или ежемесячно, чтобы не копить расхождения.