Торговля и Склад · 9 мин
Как сделать заказ поставщику в 1С
Пошаговая инструкция по созданию заказа поставщику в 1С:Управление торговлей и 1С:ERP. Заполнение документа, проверка статусов, печать и типичные ошибки.
Документ «Заказ поставщику» в 1С фиксирует намерение компании закупить товары или услуги у контрагента и служит основой для дальнейших документов: поступления товаров, счетов на оплату и возвратов. Корректно оформленный заказ позволяет контролировать сроки поставки, планировать денежные расходы и сверять фактическое поступление с тем, что было заказано.
Заказ поставщику доступен в типовых конфигурациях 1С:Управление торговлей 11, 1С:ERP Управление предприятием, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:Управление нашей фирмой. В 1С:Бухгалтерии отдельного документа «Заказ поставщику» по умолчанию нет — там цепочка обычно начинается со счета поставщика или сразу с поступления. Ниже разобран порядок работы на примере конфигураций с полноценной торговой функциональностью.
Перед созданием заказа убедитесь, что в базе заполнены справочники: карточка контрагента-поставщика, договор с ним, номенклатура закупаемых товаров и, при необходимости, соглашения с поставщиками с условиями цен. Если справочники в порядке, создание заказа занимает несколько минут.
Где находится документ «Заказ поставщику»
В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP заказы поставщикам расположены в разделе «Закупки». Откройте его в верхней панели навигации и выберите пункт «Заказы поставщикам». Откроется журнал документов, где доступны фильтры по поставщику, статусу, ответственному и периоду.
В 1С:Управление нашей фирмой документ находится в разделе «Закупки» под тем же названием. Если пункта нет в меню, проверьте настройки функциональности: в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Закупки» должна быть включена опция «Заказы поставщикам». Без включенной функциональной опции документ скрыт из интерфейса.
Для быстрого доступа журнал заказов можно добавить в избранное через контекстное меню пункта навигации — это удобно менеджерам, которые оформляют заказы ежедневно.
Пошаговое создание заказа поставщику
В журнале «Заказы поставщикам» нажмите кнопку «Создать». В конфигурациях с типами операций система предложит выбрать вариант: «Закупка у поставщика», «Прием на комиссию» или «Импорт». Для обычной закупки выбирайте первый вариант — от него зависят счета учета и доступные последующие документы.
Заполните шапку документа. Укажите поставщика — после выбора контрагента программа автоматически подставит договор, валюту и условия из соглашения, если оно заведено. Выберите организацию от своего лица, склад поступления и при необходимости подразделение. Дата документа по умолчанию равна текущей, при потребности ее можно изменить.
Далее заполните табличную часть «Товары». Добавляйте позиции кнопкой «Добавить» или через «Подбор» — второй способ удобнее при большом количестве строк, так как позволяет выбирать номенклатуру из списка с отображением остатков и цен. Для каждой строки укажите количество, цену и ставку НДС. Сумма рассчитывается автоматически.
- 1Откройте «Закупки» → «Заказы поставщикам» и нажмите «Создать»
- 2Выберите тип операции «Закупка у поставщика»
- 3Заполните поставщика, организацию, склад и договор
- 4Добавьте товары в табличную часть, укажите количество и цены
- 5Установите статус «К согласованию» или «Подтвержден»
- 6Нажмите «Провести и закрыть» и проверьте документ в журнале
Статусы заказа и согласование
Статусы управляют жизненным циклом заказа. Типовая цепочка выглядит так: «Не согласован» → «К согласованию» → «Согласован» → «Подтвержден» → «Закрыт». Конкретный набор зависит от настроек соглашения с поставщиком и функциональности конфигурации.
Пока заказ находится в статусе «Не согласован», он не резервирует потребность и не участвует в планировании закупок. После перевода в «Подтвержден» заказ становится основанием для оформления поступления и контролируется в отчетах по исполнению. Статус «Закрыт» устанавливается, когда заказ полностью исполнен либо отменен — при закрытии программа предложит указать причину отклонения, если заказ выполнен не полностью.
Если в компании настроено согласование, заказ после проведения направляется ответственному лицу, и изменить его без отзыва согласования нельзя. Учитывайте это при срочных правках: сначала отзовите согласование, внесите изменения и отправьте документ повторно.
Цены, скидки и условия оплаты
Если с поставщиком заведено соглашение с условиями закупки, цены подставляются автоматически из зарегистрированных цен поставщика. Это снижает риск ошибок при ручном вводе. Цены поставщика регистрируются документом «Регистрация цен поставщика» или загружаются из прайс-листа через обработку загрузки.
На закладке «Дополнительно» укажите желаемую дату поступления — она используется в отчетах по срокам поставки и помогает контролировать просроченные заказы. Там же при необходимости заполняются номер и дата входящего документа поставщика, если заказ оформляется по счету.
Условия оплаты подтягиваются из договора или соглашения: предоплата, постоплата, отсрочка в днях. Эти данные затем участвуют в планировании платежей и в календаре платежей, если он используется.
Заведите для каждого постоянного поставщика соглашение с условиями закупки и зарегистрируйте цены. Это разовая настройка, которая избавляет от ручного ввода цен в каждом заказе и резко снижает количество расхождений при сверке с поставщиком.
Печать и отправка заказа поставщику
Для отправки заказа поставщику используйте кнопку «Печать» в форме документа. Доступна стандартная печатная форма «Заказ поставщику» с перечнем позиций, количеством, ценами и итоговой суммой. Если типовая форма не устраивает, внешнюю печатную форму подключает администратор через механизм дополнительных отчетов и обработок.
Отправить документ можно напрямую из 1С по электронной почте — кнопка «Отправить» доступна, если в программе настроена учетная запись почты. Заказ будет вложен в письмо в формате PDF или Excel. При работе через ЭДО заказ передается контрагенту электронно, если поставщик подключен к тому же оператору.
От заказа к поступлению: контроль исполнения
На основании заказа оформляется документ «Поступление товаров и услуг»: откройте заказ и нажмите «Создать на основании». Программа перенесет поставщика, склад и табличную часть — останется сверить фактическое количество с заказанным и при необходимости скорректировать строки.
Исполнение заказов контролируется отчетами. Полезны «Состояние исполнения заказов» (доступен из формы заказа по кнопке «Отчеты») и «Заказы поставщикам» в разделе отчетов по закупкам. Они показывают, сколько заказано, сколько поступило, сколько оплачено и какие заказы просрочены по дате поставки.
Как проверить результат
Заказ виден в журнале без серой пометки, статус установлен
Документ сохранен, но не проведен — не участвует в отчетах
В поступлении заполнено поле «Заказ поставщику»
Поступление создано без заказа — контроль исполнения не работает
Сумма заказа совпадает со счетом поставщика
Расхождения в ценах или НДС — нужна сверка до оплаты
После полного поступления заказ переведен в статус «Закрыт»
Заказ висит в открытых — искажает отчеты по потребностям
Типичные ошибки и ограничения
Частая ошибка — оформление поступления не на основании заказа, а отдельным документом. В этом случае заказ остается «неисполненным», отчеты показывают ложную потребность, а планирование закупок дает неверные цифры. Всегда создавайте поступление из формы заказа.
Вторая распространенная проблема — ручное изменение цен при наличии соглашения. Если цена отличается от зарегистрированной, при поступлении возникнут расхождения, которые придется разбирать вручную. Изменились условия — сначала зарегистрируйте новые цены поставщика, затем создавайте заказ.
Учтите ограничение: проведенный и согласованный заказ, по которому уже есть поступления, нельзя просто отредактировать. Нужно либо скорректировать связанные документы, либо закрыть заказ с остатком и создать новый. Также помните, что удаление заказа с движениями по поступлению нарушит целостность данных — используйте пометку на удаление только после отмены связанных документов.
Что важно запомнить
Заказ поставщику создается в разделе «Закупки», требует заполненных справочников и корректного статуса. Всегда оформляйте поступление на основании заказа и закрывайте исполненные документы — это обеспечивает достоверность отчетов по закупкам.
Частые вопросы
Можно ли создать заказ поставщику в 1С:Бухгалтерии?
В типовой 1С:Бухгалтерии документа «Заказ поставщику» нет — цепочка начинается со счета на оплату от поставщика или сразу с поступления. Если нужен полноценный учет заказов, используются конфигурации Управление торговлей, ERP или Управление нашей фирмой.
Как изменить заказ, по которому уже было частичное поступление?
Прямое редактирование ограничено. Варианты: оформить корректировку через изменение заказа с учетом уже поступивших строк, либо закрыть текущий заказ с остатком и создать новый на непоставленное количество. Конкретный механизм зависит от настроек конфигурации.
Почему цены не подставляются в заказ автоматически?
Автозаполнение работает только при наличии соглашения с поставщиком и зарегистрированных цен. Проверьте, что в карточке поставщика выбрано соглашение, а цены зарегистрированы документом «Регистрация цен поставщика» на актуальную дату.
Как отменить заказ, если поставщик не может выполнить поставку?
Откройте заказ и установите статус «Закрыт» — программа предложит указать причину отклонения по неисполненным строкам. Помечать документ на удаление не нужно: закрытие сохраняет историю и корректно отражает отказ в отчетах.
Можно ли загрузить заказ из файла поставщика?
Да, в типовых конфигурациях есть загрузка табличной части из Excel или CSV через кнопку «Заполнить» → «Заполнить из внешнего файла». Потребуется сопоставить колонки файла с полями документа. Для регулярных загрузок используются настраиваемые обработки или обмен по ЭДО.
Чем заказ поставщику отличается от счета на оплату поставщика?
Заказ фиксирует потребность в товарах и управляет процессом закупки: резервирование, контроль сроков, исполнение. Счет на оплату — финансовый документ для выставления плановой оплаты. В полной схеме работы счет создается на основании заказа.