Как оформить продажу в 1С: Управление нашей фирмой

Продажа в 1С:УНФ оформляется через раздел «Продажи» и обычно строится по цепочке: заказ покупателя → расходная накладная (или акт) → оплата. Какие документы обязательны, зависит от того, что вы продаёте — товар со склада или услугу — и нужен ли вам контроль резервов и статусов заказа. Простейший сценарий — одна расходная накладная сразу после отгрузки.

Перед первой продажей убедитесь, что заполнены базовые справочники: контрагенты, номенклатура с типом «Товар» или «Услуга», цены (виды цен), договоры и банковские счета организации. Если цены не заведены, программа не сможет автоматически подставить сумму в документ, и придётся вводить её вручную.

Ниже разобраны основные сценарии оформления продажи: от простой отгрузки до продажи по заказу с резервированием, а также печать документов и проверка результатов.

Подготовка: что заполнить перед первой продажей

Откройте справочник «Номенклатура» (раздел «Компания» или «Закупки» → «Номенклатура») и проверьте карточки товаров: должен быть указан тип номенклатуры, единица измерения и ставка НДС. Для товаров, которые списываются со склада, тип должен быть «Запас» (в некоторых версиях — «Товар»), иначе программа не сформирует складские движения.

Заведите контрагента-покупателя с договором. В договоре укажите валюту расчётов и вид цен — тогда при выборе покупателя в документе цены и условия подставятся автоматически. Если выставляете счета, проверьте в карточке организации банковские реквизиты: они попадут в печатную форму счёта.

Установите цены документом «Установка цен номенклатуры» (раздел «Компания» → «Цены») либо вручную в карточке вида цен. Без этого шага в накладной цену придётся вбивать по каждой строке, что при большом ассортименте приводит к ошибкам и разночтениям в марже.

Простая продажа товара: расходная накладная

Если покупатель забирает товар сразу и оформлять заказ не требуется, перейдите в раздел «Продажи» → «Расходные накладные» и нажмите «Создать». Заполните шапку документа: покупатель, договор, склад отгрузки и организация, если их несколько в базе.

На вкладке «Запасы» добавьте товары: введите номенклатуру, количество и при необходимости скорректируйте цену. Программа покажет остаток на складе — убедитесь, что его достаточно. Скидку можно указать в процентах по строке или на весь документ, если включён соответствующий функционал.

Нажмите «Провести». После проведения накладная спишет товар со склада, сформирует задолженность покупателя и отразит выручку в отчётах. Проверить результат можно в отчётах «Остатки запасов» и «Расчёты с покупателями».

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Расходные накладные» → «Создать»
2. 2
   Заполните покупателя, договор и склад
3. 3
   Добавьте товары, проверьте цены и остатки
4. 4
   Проведите документ
5. 5
   Распечатайте ТОРГ-12 или УПД кнопкой «Печать»

Продажа услуг: акт выполненных работ

Услуги не списываются со склада, поэтому для них используется документ «Акт выполненных работ» (в ряде версий УНФ продажа услуг также оформляется расходной накладной с номенклатурой типа «Услуга»). Документ находится в разделе «Продажи».

Порядок заполнения аналогичен накладной: покупатель, договор, табличная часть с услугами, суммы и НДС. Разница в движениях: складских проводок не будет, документ формирует только выручку и задолженность.

Если услуги оказываются регулярно и по ним нужен учёт времени или исполнителей, рассмотрите оформление через «Заказ-наряд» — он совмещает продажу работ, материалов и расчёт зарплаты исполнителям.

Продажа по заказу покупателя

Когда клиент оставляет заявку заранее, начните с документа «Заказ покупателя» (раздел «Продажи»). В нём фиксируются позиции, цены, сроки отгрузки и условия оплаты. Заказ не списывает товар и не создаёт долг — это плановый документ, по которому удобно контролировать исполнение.

Если включено резервирование, при проведении заказа товар можно зарезервировать на складе под конкретного покупателя. Тогда остаток в отчётах разделится на «свободный» и «в резерве», и менеджеры не продадут одну и ту же позицию дважды.

Отгрузка оформляется на основании заказа: откройте заказ и нажмите «Создать на основании» → «Расходная накладная». Все позиции и цены перенесутся автоматически, а в заказе появится статус частичного или полного исполнения. Оплату удобно регистрировать тем же способом — через «Создать на основании» → «Оплата» (поступление денег).

Какой документ выбрать

Расходная накладная

Товар отгружается сразу, без предварительной заявки. Списывает остатки и создаёт задолженность.

Акт выполненных работ

Продаются услуги или работы без складских движений.

Заказ покупателя + накладная

Есть предварительная заявка, нужен резерв, контроль сроков и поэтапная отгрузка или оплата.

Заказ-наряд

Продажа работ с материалами и расчётом исполнителей, типично для сферы услуг и ремонта.

Оплата и взаиморасчёты

Оплата от покупателя регистрируется документом «Поступление денег» (раздел «Деньги») с видом операции «От покупателя». Укажите плательщика, сумму и документ-основание — тогда оплата автоматически закроет задолженность по конкретной накладной или заказу.

Если выставляете счета до оплаты, создайте «Счёт на оплату покупателю» из раздела «Продажи» или на основании заказа. Счёт не формирует проводок и долга — это только предложение оплатить с печатной формой. После поступления денег счёт удобно связать с оплатой для контроля.

Состояние расчётов проверяйте отчётом «Расчёты с покупателями» или «Задолженность покупателей» в разделе «Деньги» или «Продажи». Там видно, кто должен, по каким документам и как долго долг висит.

Печать документов и отправка покупателю

Из проведённой накладной по кнопке «Печать» доступны основные формы: ТОРГ-12, УПД (универсальный передаточный документ), товарная накладная, а для акта — акт выполненных работ. Если нужна счёт-фактура, создайте её на основании накладной — она появится в подчинённых документах.

Для отправки покупателю используйте кнопку сохранения в PDF или отправки по электронной почте прямо из формы печати. Если подключён обмен электронными документами (ЭДО), УПД можно отправить контрагенту в электронном виде — такой документ имеет юридическую силу без бумажного оригинала.

Типичные ошибки при оформлении продажи

Чаще всего проблемы возникают не из-за самой программы, а из-за незаполненных справочников и нарушения последовательности документов. Ниже — ошибки, которые регулярно встречаются у начинающих пользователей УНФ.

Как проверить, что продажа оформлена правильно

После проведения документов пройдите короткую проверку по трём точкам: склад, деньги, отчётность. Это занимает пару минут и позволяет поймать ошибку до того, как она разойдётся по отчётам за месяц.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки на складе (отчёт «Остатки запасов»)

Норма

Остаток уменьшился ровно на отгруженное количество, отрицательных позиций нет

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушёл в минус — проверьте тип номенклатуры и склад в накладной

Задолженность покупателя (отчёт «Расчёты с покупателями»)

Норма

По накладной висит долг, после оплаты он закрыт

Тревожный признак

Долг дублируется или не закрывается — оплата не привязана к документу

Печатная форма ТОРГ-12/УПД

Норма

Реквизиты, суммы и НДС совпадают с договорённостями

Тревожный признак

Пустые реквизиты или неверный НДС — проверьте карточку организации и ставки в номенклатуре

Частые вопросы

Можно ли оформить продажу без заказа покупателя?

Да. Заказ нужен только для предварительных заявок, резервирования и контроля исполнения. Если товар отгружается сразу, достаточно расходной накладной — это стандартный и самый быстрый сценарий.

Чем расходная накладная отличается от акта в УНФ?

Накладная списывает товары со склада и формирует складские движения. Акт предназначен для услуг и работ: он создаёт выручку и задолженность, но не затрагивает складские остатки.

Почему в накладной не подставляется цена?

Чаще всего не установлены цены для вида цен, указанного в договоре или документе. Оформите документ «Установка цен номенклатуры» на нужную дату и проверьте, что вид цен в договоре совпадает с тем, по которому заданы цены.

Как оформить возврат от покупателя?

Создайте документ «Приходная накладная» с видом операции «Возврат от покупателя» на основании исходной расходной накладной. Товар вернётся на склад, а задолженность покупателя уменьшится. Не удаляйте исходную накладную.

Как продать товар, которого нет на остатке?

Технически возможно, если отключён контроль отрицательных остатков, но это приводит к минусам на складе и искажённой себестоимости. Правильный путь — сначала оприходовать товар приходной накладной или оприходованием, затем оформлять продажу.

Нужен ли кассовый чек при продаже через УНФ?

Если вы применяете онлайн-кассу, чек обязателен при расчётах с физлицами и в ряде других случаев. В УНФ для этого используется рабочее место кассира (РМК) и документ «Чек ККМ», который также списывает товар и регистрирует выручку.