Торговля и Склад · 11 мин
Серии номенклатуры в 1С: как настроить и использовать
Как включить и использовать серии номенклатуры в 1С:Управление торговлей, ERP и Комплексной автоматизации. Настройка видов номенклатуры, учёт сроков годности, типичные ошибки.
Серии номенклатуры в 1С — это механизм учёта товаров по партиям с дополнительными характеристиками: номером серии, сроком годности, датой производства. Он применяется там, где один и тот же товар приходит разными партиями с разными свойствами: лекарства, продукты питания, косметика, строительные материалы, фармацевтика.
Без серий программа видит только общий остаток товара на складе. С сериями вы знаете, какая именно партия лежит на полке, когда у неё истекает срок годности и от какого поставщика она получена. Это критично для контроля качества, отзыва продукции и соблюдения требований маркировки.
Механизм серий доступен в конфигурациях «1С:Управление торговлей 11», «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:Управление нашей фирмой». В базовых версиях «Управление торговлей» серии поддерживаются в полном объёме. Ниже разобраны включение функции, настройка политик учёта, работа с документами и типичные ошибки.
Когда серии нужны, а когда только мешают
Серии оправданы, если товар имеет срок годности, поставляется партиями с разными свойствами или подлежит обязательной прослеживаемости. Типичные примеры: молочная продукция, БАДы, лакокрасочные материалы, медицинские изделия, товары с маркировкой «Честный знак».
Если товар однороден и не портится — например, канцелярские скрепки или крепёж — включение серий создаст лишнюю работу. Кладовщику придётся заполнять дополнительное поле в каждом документе, а вы получите нулевую аналитическую пользу. Перед включением оцените, действительно ли нужна детализация по партиям.
Как выбрать действие
Как включить учёт серий в настройках
В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» перейдите в раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура». Установите флажок «Серии номенклатуры». После этого в карточке вида номенклатуры появится блок настроек серий.
Дополнительно в настройках склада может понадобиться включить ордерную схему, если серии планируется указывать в распоряжениях на отбор и размещение. Для розничного склада серии работают и без ордерной схемы, но в оптовом учёте ордерный склад даёт более строгий контроль.
Изменение настройки затрагивает всю базу. Если в базе уже есть остатки по номенклатуре, для которой вы включаете серии, потребуется ввести серии для текущих остатков — обычно через документ «Пересчет товаров» или «Оприходование излишков» с указанием серий.
- 1Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Номенклатура
- 2Установите флажок «Серии номенклатуры» и запишите настройки
- 3Откройте нужный вид номенклатуры и задайте политику учёта серий
- 4Проверьте настройки склада: при ордерной схеме убедитесь, что серии учитываются в распоряжениях
- 5Введите серии для существующих остатков через пересчёт товаров
- 6Проведите тестовое поступление и продажу с указанием серии
Настройка политики учёта серий для вида номенклатуры
Основная настройка выполняется в карточке вида номенклатуры (раздел «НСИ и администрирование» → «Настройки и справочники» → «Виды номенклатуры»). В поле «Политика учёта серий» выберите подходящий вариант. От этого зависит, насколько строго программа будет требовать указание серии.
| Политика учёта | Что означает | Когда применять |
|---|---|---|
| Серии не учитываются | Механизм отключён для вида | Однородные товары без партий |
| Справочное указание серий | Серию можно указать, но она не влияет на остатки | Информационный учёт без строгого контроля |
| Управление остатками по сериям | Остатки ведутся в разрезе серий, списание контролируется | Полноценный партионный учёт со сроками годности |
| Учёт себестоимости по сериям | Себестоимость рассчитывается отдельно по каждой серии | Когда партии существенно различаются по закупочной цене |
Также в виде номенклатуры настраивается шаблон серии: какие поля заполнять — номер серии, срок годности, дату производства. Для скоропортящихся товаров включите обязательное указание срока годности: тогда программа не даст провести документ без этой даты.
Работа с сериями в документах
При поступлении товара серия указывается в табличной части документа «Приобретение товаров и услуг». Если серия новая, её создают прямо из документа: программа предложит заполнить номер серии и срок годности по шаблону вида номенклатуры. Многие компании формируют номер серии из даты поставки или номера партии поставщика.
При реализации в документе «Реализация товаров и услуг» серия подбирается из доступных остатков. Программа может автоматически подобрать серии по принципу FEFO (First Expired — First Out, первым уходит товар с ближайшим сроком годности) — для этого используется механизм автоподбора серий в строке документа.
В документах «Перемещение товаров», «Списание недостач товаров», «Пересортица товаров» серии указываются аналогично. При пересортице можно оформить ситуацию, когда физически одна серия, а в учёте числится другая — это типовой сценарий исправления ошибок кладовщика.
Проверка корректности указания серий
После проведения документа откройте отчёт «Остатки товаров на складах» с группировкой по сериям. Остаток по каждой серии должен совпадать с фактическим количеством партии на складе. Отрицательные остатки по сериям — признак того, что при продаже указали не ту серию или не оформили поступление.
Как проверить результат
Положительные остатки, совпадающие с фактом на складе
Отрицательные серии или серии с нулевым фактическим наличием
У всех серий скоропортящегося товара указан срок
Серии без срока годности у товара, где он обязателен
Документ проводится, серии подбираются автоматически
Ошибка «не заполнена серия» или нехватка остатков по серии
Контроль сроков годности и выбытие партий
Главная практическая ценность серий — управление сроками годности. В конфигурациях есть отчёты, показывающие товары с истекающим сроком: их можно выставить на распродажу, вернуть поставщику или списать до того, как они станут неликвидом.
Настройте регламент: ежедневно или еженедельно ответственный сотрудник формирует отчёт по срокам годности, фильтрует товары с остаточным сроком меньше заданного порога и инициирует действия — уценку, перемещение в зону реализации, списание. Списание просроченного товара оформляется документом «Списание недостач товаров» с указанием конкретной серии.
Для автоматического подбора серий при отгрузке используйте стратегию FEFO: тогда в первую очередь уходят партии с минимальным остаточным сроком годности, а не те, что просто раньше поступили. Это снижает объём списаний.
Удобно формировать номер серии по понятному правилу, например «дата производства + номер партии поставщика». Тогда по номеру серии сотрудник склада без отчётов понимает возраст партии и быстрее находит её при инвентаризации.
Типичные ошибки и ограничения механизма
Самая частая проблема — рассинхронизация учётных и фактических серий. Кладовщик отгружает физически одну партию, а в документе указывает другую. Через месяц по отчётам на складе «висит» серия, которой давно нет, а реальная партия числится проданной. Лечится только регулярной инвентаризацией в разрезе серий и дисциплиной при отгрузке.
Вторая ошибка — включение строгого учёта серий задним числом для товара с большими остатками. Все накопленные остатки оказываются «без серии», документы перестают проводиться, и приходится массово вводить серии через пересчёты. Планируйте такой переход на дату инвентаризации.
Ограничение механизма: серии не заменяют полноценный учёт по характеристикам и не предназначены для различения товаров по цвету или размеру — для этого в 1С есть отдельный механизм характеристик номенклатуры. Смешивание этих инструментов приводит к запутанному учёту.
Альтернативы и смежные механизмы
Если серии кажутся избыточными, рассмотрите альтернативы. Характеристики номенклатуры подходят для различения вариантов одного товара (размер, цвет, фасовка), но не хранят срок годности. Учёт по ГТД применяется для импортных товаров и прослеживаемости по таможенным декларациям. Маркировка «Честный знак» работает поверх серий и добавляет контроль кодов маркировки.
В простых случаях, когда нужно лишь знать поставщика партии, достаточно стандартного партионного учёта по документам поступления — серии для этого не обязательны.
Сравнение вариантов учёта
Партии со сроком годности и номером серии; подходит для прослеживаемости и FEFO, но требует дисциплины при заполнении
Варианты товара (размер, цвет); не хранят срок годности и дату производства
Себестоимость и поставщик партии без дополнительного справочника; не даёт управления сроками годности
Обязательна для отдельных категорий товаров; работает совместно с сериями, но не заменяет их
Что важно запомнить
Серии включаются в настройках номенклатуры, политика учёта задаётся для вида номенклатуры, а сами серии указываются в документах движения товаров. Главная ценность механизма — контроль сроков годности и прослеживаемость партий. Включайте серии только там, где они дают реальную аналитику, и регулярно сверяйте учётные остатки по сериям с фактическими.
Частые вопросы
Можно ли включить серии только для части товаров?
Да. Общий флажок «Серии номенклатуры» включает саму возможность, а реальное использование определяется политикой учёта серий в каждом виде номенклатуры. Для товаров без партий оставьте политику «Серии не учитываются».
Что делать, если при продаже программа требует серию, а её нет в остатках?
Проверьте отчёт по остаткам в разрезе серий: скорее всего, поступление оформили с другой серией или без неё. Исправьте документ поступления или оформите пересортицу серий через документ «Пересортица товаров». Не отключайте политику учёта ради одного документа.
Чем справочное указание серий отличается от управления остатками по сериям?
При справочном указании серия фиксируется в документе как информация, но остатки по сериям не ведутся и списание не контролируется. При управлении остатками программа следит, чтобы по каждой серии хватало количества, и позволяет строить отчёты по партиям и срокам годности.
Как списать просроченный товар с учётом серий?
Оформите документ «Списание недостач товаров», укажите номенклатуру и конкретную серию с истёкшим сроком годности. После проведения остаток по этой серии обнулится, а в отчётах по срокам годности партия перестанет отображаться.
Нужно ли вводить серии для старых остатков при включении учёта?
Да, если выбрана политика с управлением остатками по сериям. Остатки без серии блокируют проведение документов. Введите серии через «Пересчет товаров» или оприходование, предварительно проведя фактическую инвентаризацию партий.
Можно ли автоматически подбирать серии при отгрузке?
Да, в документах реализации и перемещения доступен автоподбор серий по стратегии FEFO — первыми подбираются партии с ближайшим сроком годности. Это снижает риск списаний просроченного товара и избавляет кладовщика от ручного выбора.