Как сделать накладную в 1С Предприятие: пошаговая инструкция

Накладная в 1С — это документ, который фиксирует движение товаров: отгрузку покупателю, перемещение между складами или поступление от поставщика. Чаще всего под «накладной» понимают расходную накладную — документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» в 1С:Бухгалтерии или «Реализация товаров и услуг» в 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации. Логика работы во всех конфигурациях одинаковая: создать документ, заполнить шапку и табличную часть, провести, распечатать.

Перед созданием накладной убедитесь, что в программе уже заведены справочники: контрагент-покупатель, номенклатура товаров, склад и организация от вашего имени. Если какого-то элемента нет, его можно создать прямо из документа — 1С подскажет это кнопкой «Создать» в поле выбора. Однако корректнее заполнять справочники заранее: карточка контрагента должна содержать ИНН, КПП и адрес, иначе эти данные не попадут в печатную форму и счёт-фактуру.

Важно понимать разницу между «создать» и «провести» документ. Сохранённая, но не проведённая накладная не формирует проводок и не списывает товар со склада — это черновик. Только после нажатия кнопки «Провести» программа уменьшит остатки и сформирует бухгалтерские записи. Поэтому финальная проверка документа всегда делается после проведения.

Где находится документ накладной в разных конфигурациях

Расположение документа зависит от конфигурации и версии платформы. В 1С:Бухгалтерии 8.3 накладная на отгрузку открывается через раздел «Продажи» → подраздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)». Тип операции при создании выбирается «Товары (накладная)» — именно он формирует документ отгрузки без акта.

В 1С:Управление торговлей 11 и Комплексной автоматизации документ называется «Реализация товаров и услуг» и находится в разделе «Продажи». Если продажа идёт по заказу клиента, накладную удобнее создавать на основании заказа — тогда табличная часть заполнится автоматически, а программа проконтролирует, чтобы не отгрузили больше, чем заказано.

Приходная накладная (поступление товара) создаётся в разделе «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)». Не путайте её с расходной: ошибочное оформление прихода вместо расхода удвоит остатки вместо их уменьшения, и разбираться с этим придётся через корректировки.

Создание расходной накладной: шапка документа

Нажмите «Создать» в журнале документов. В шапке последовательно заполните поля: дата (по умолчанию текущая, при необходимости измените на дату фактической отгрузки), организация, контрагент-покупатель и договор. Договор определяет валюту расчётов и условия оплаты — если у контрагента один договор, он подставится автоматически.

Далее выберите склад, с которого отгружается товар. От склада зависит, какие остатки программа будет контролировать при проведении. Если в компании один склад, поле может быть скрыто настройками — это нормально. В 1С:Бухгалтерии также проверьте поле «Счета учёта»: по умолчанию подставляются стандартные (41.01 для товаров, 62.01 для расчётов), менять их без необходимости не следует.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите тип операции «Товары (накладная)»
3. 3
   Заполните контрагента, договор, организацию и склад
4. 4
   Добавьте товары в табличную часть с количеством и ценами
5. 5
   Проверьте итоговую сумму и НДС
6. 6
   Нажмите «Провести»
7. 7
   Распечатайте ТОРГ-12 или УПД через кнопку «Печать»

Заполнение табличной части: товары, количество, цены

Товары добавляются кнопкой «Добавить» (построчно) или «Подбор» — второй вариант удобнее при большом списке: открывается окно с остатками и ценами, где можно набирать позиции двойным щелчком. Для каждой строки укажите номенклатуру, количество и цену. Сумма и НДС рассчитаются автоматически по ставке, заданной в карточке номенклатуры.

Цены могут подставляться из типа цен, указанного в договоре или карточке контрагента. Если цена не подставилась, проверьте, установлены ли цены номенклатуры документом «Установка цен номенклатуры» (в торговых конфигурациях) или выберите цену вручную. Ручное изменение цены в накладной допустимо, но при работе по согласованному прайсу это может привести к расхождению с договором.

Если организация работает с НДС, проверьте ставку в каждой строке и итоговую сумму налога внизу документа. Ошибка в ставке НДС в накладной потянет за собой ошибку в счёте-фактуре и в книге продаж, а исправлять это после сдачи отчётности заметно сложнее.

Проведение документа и контроль остатков

Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Если на складе достаточно товара, документ проведётся без сообщений. Если остатка не хватает, 1С выдаст ошибку вида «Не хватает X единиц товара на складе» — в зависимости от настроек программа либо запретит проведение, либо проведёт с отрицательным остатком. Работа «в минус» приводит к искажению себестоимости и требует последующего выравнивания остатков.

После проведения проверьте результат: кнопка «Дт/Кт» (или «Показать проводки») покажет сформированные записи — обычно Дт 90.02 Кт 41.01 (списание себестоимости) и Дт 62.01 Кт 90.01 (выручка). Для складского контроля откройте отчёт «Остатки товаров на складах» и убедитесь, что количество по отгруженным позициям уменьшилось.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ проведён

Норма

У документа нет пометки непроведённого, проводки видны по кнопке Дт/Кт

Тревожный признак

Документ в журнале отображается серым, проводок нет

Остатки на складе

Норма

Остаток по товару уменьшился на отгруженное количество

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушёл в минус

Сумма и НДС

Норма

Итог документа совпадает с договором или счётом

Тревожный признак

Расхождение суммы, неверная ставка НДС

Печать ТОРГ-12, УПД и счёта-фактуры

После проведения нажмите кнопку «Печать» в форме документа. Доступные формы зависят от конфигурации: «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Универсальный передаточный документ (УПД)», «Счёт-фактура». ТОРГ-12 подходит, когда счёт-фактура оформляется отдельно; УПД объединяет накладную и счёт-фактуру в одном документе и удобен для обмена в электронном виде.

Перед печатью проверьте, что в карточках организации и контрагента заполнены ИНН, КПП, адреса и грузоотправитель с грузополучателем — пустые поля в печатной форме делают документ формально некорректным. Если в УПД или ТОРГ-12 не выводятся подписи ответственных лиц, укажите их в карточке организации в разделе «Подписи» или «Ответственные лица».

Какую форму печатать

ТОРГ-12

Классическая товарная накладная; счёт-фактура оформляется отдельным документом. Подходит для бумажного документооборота.

УПД

Объединяет накладную и счёт-фактуру; удобен для ЭДО и уменьшает число документов. Требует, чтобы покупатель принимал УПД.

М-15

Накладная на отпуск материалов на сторону — используется при передаче материалов, а не продаже товаров.

Накладная на основании других документов

Создание «на основании» — самый надёжный способ оформить отгрузку. Откройте счёт на оплату, заказ клиента или документ реализации-черновик и нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг». Программа перенесёт контрагента, договор и табличную часть, а вам останется проверить количество и провести документ.

Такой способ сохраняет связь между документами: по цепочке «счёт → накладная → оплата» строится отчёт по задолженности, и менеджер видит, что именно отгружено по конкретному счёту. При ручном создании накладных без основания эта аналитика теряется.

Работа с ошибками и отмена накладной

Если накладную нужно отменить, не удаляйте её физически — пометьте на удаление или отмените проведение через «Ещё» → «Отменить проведение». Удаление проведённых документов нарушает нумерацию и может вызвать проблемы при сверке с контрагентом и при налоговой проверке. Если товар уже ушёл покупателю, а накладная ошибочна, оформляйте документ «Корректировка реализации» или «Возврат товаров от покупателя» — так в учёте останется корректная история операции.

При ошибке «не хватает товара» сначала выясните причину: либо не оприходовано поступление, либо товар лежит на другом складе, либо в документе завышено количество. Отключать контроль остатков в настройках ради проведения одной накладной — плохая практика: минусы накапливаются и искажают себестоимость всего периода.

Частые вопросы

Чем накладная отличается от счёта-фактуры в 1С?

Накладная подтверждает факт передачи товара и списывает его со склада, а счёт-фактура — основание для вычета НДС у покупателя. В 1С счёт-фактура обычно создаётся на основании накладной одной кнопкой. УПД объединяет оба документа в один.

Почему накладная не проводится с ошибкой «не хватает товара»?

На выбранном складе остаток меньше указанного количества. Проверьте отчёт по остаткам: возможно, поступление не проведено, товар числится на другом складе или уже отгружен другой накладной. Устраните причину, а не отключайте контроль остатков.

Можно ли изменить проведённую накладную?

Технически да: откройте документ, измените данные и перепроведите. Но если документ уже передан покупателю или попал в закрытый период, правильнее оформить «Корректировку реализации», чтобы в учёте обеих сторон осталась согласованная история.

Как распечатать накладную в двух экземплярах?

В форме печати укажите количество экземпляров перед отправкой на принтер. Стандартная практика — два экземпляра ТОРГ-12: один остаётся у продавца с подписью покупателя, второй передаётся покупателю.

Что делать, если в печатной форме пустые поля адреса или подписей?

Форма берёт данные из карточек организации и контрагента. Заполните ИНН, КПП, юридический адрес у контрагента и ответственных лиц в карточке своей организации, затем сформируйте печатную форму заново.

Можно ли оформить накладную без договора с контрагентом?

В большинстве конфигураций поле «Договор» обязательно — без него документ не проведётся. Создайте договор прямо из поля выбора: достаточно указать вид договора «С покупателем» и валюту, остальное можно дополнить позже.