Торговля и Склад · 9 мин
Как сделать отчёт по остаткам на складе в 1С
Как сформировать отчёт по остаткам на складе в 1С:Управление торговлей, ERP и Комплексной автоматизации: путь к отчёту, настройки, отборы, типичные ошибки.
Отчёт по остаткам на складе — один из самых востребованных инструментов в 1С: он показывает, сколько товара числится на каждом складе, в каких ценах и с какой детализацией. В типовых конфигурациях (Управление торговлей 11, ERP, Комплексная автоматизация, Управление нашей фирмой) такой отчёт уже встроен, и сформировать его можно буквально за минуту без программирования.
Основная сложность обычно не в самом запуске, а в правильном выборе отчёта и настройке отборов: в системе одновременно существуют отчёты «Остатки товаров на складах», «Ведомость по товарам на складах», «Товары на складах» и их варианты в ценах. Они отвечают на разные вопросы — количественный учёт, стоимостная оценка, движение за период.
Ниже разобрано, какой отчёт выбрать под конкретную задачу, как его сформировать и настроить, как проверить корректность цифр и что делать, если данные не сходятся с реальным складом.
Какой отчёт выбрать под вашу задачу
В типовых решениях 1С остатки можно посмотреть несколькими отчётами. Выбор зависит от того, что именно нужно узнать: только количество, количество и сумму, или движение товара за период с входящими и исходящими остатками.
Отчёт «Остатки товаров на складах» показывает количественные остатки на конкретную дату в разрезе номенклатуры, складов, характеристик и серий. «Ведомость по товарам на складах» показывает приход, расход и остатки за период — это нужно, когда важно видеть не только «сколько есть», но и «откуда взялось». Варианты «в ценах» добавляют стоимостную оценку по себестоимости или по ценам вида цен.
| Задача | Подходящий отчёт | Особенность |
|---|---|---|
| Сколько товара на складе сейчас | Остатки товаров на складах | Количество на дату, без сумм |
| Остатки с себестоимостью | Остатки товаров на складах (в ценах / по себестоимости) | Требует рассчитанной себестоимости |
| Движение за период | Ведомость по товарам на складах | Приход, расход, начальный и конечный остаток |
| Товар, доступный к продаже | Доступные остатки / Остатки и доступность | Учитывает резервы под заказы |
Где находится отчёт в разных конфигурациях
В Управлении торговлей 11 и ERP путь одинаковый: раздел «Склад и доставка» → группа «Отчёты» → «Остатки товаров на складах». Также отчёт доступен из раздела «Закупки» → «Отчёты по закупкам» и через «НСИ и администрирование» → «Отчёты». Если используется панель отчётов, проще всего воспользоваться поиском: нажмите на значок лупы в командной панели раздела и введите «остатки».
В «1С:Управление нашей фирмой» отчёт называется «Запасы» и находится в разделе «Закупки» → «Отчёты» или «Продажи» → «Отчёты». В «1С:Рознице» — раздел «Склад» → «Отчёты» → «Остатки товаров». В «1С:Бухгалтерии» складские остатки смотрят через «Склад» → «Отчёты» → «Остатки товаров» либо через оборотно-сальдовую ведомость по счету 41 с детализацией по складам.
Если нужного отчёта нет в интерфейсе, проверьте права пользователя и включённость функциональных опций: например, без включённой опции «Несколько складов» отбор по складам будет недоступен, а без ордерной схемы часть складских отчётов скрыта.
Как сформировать отчёт: пошагово
- 1Откройте раздел «Склад и доставка» и выберите отчёт «Остатки товаров на складах».
- 2Установите дату, на которую нужны остатки (по умолчанию — текущая).
- 3При необходимости задайте отбор: конкретный склад, группу номенклатуры, поставщика.
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте результат.
- 5Сохраните вариант настроек кнопкой «Сохранить настройки», чтобы не настраивать заново.
После открытия отчёта главное — правильно задать период. Для остатков указывается одна дата: система покажет состояние на конец этой даты. Если нужно увидеть остатки «на начало дня», сформируйте отчёт на предыдущую дату или используйте ведомость с периодом.
Отборы добавляются через кнопку «Настройки» → закладка «Отбор». Например, чтобы увидеть товар только одного поставщика, добавьте условие «Номенклатура.Поставщик Равно …». Отборы по полю, которого нет в быстрых настройках, всегда можно найти в полном списке полей настройки.
Готовый отчёт можно вывести на печать, сохранить в Excel или PDF через «Файл» → «Сохранить», а также отправить по почте прямо из формы. Для регулярной рассылки руководству настройте расписание в механизме рассылки отчётов (доступен в ERP и КА).
Настройка структуры отчёта: группировки и ресурсы
Стандартный вариант группирует данные по складам и номенклатуре. Через «Настройки» → «Структура» можно изменить иерархию: например, сначала группировать по виду номенклатуры, затем по складу — так удобнее анализировать распределение товарной группы по точкам хранения.
На закладке «Поля» выбираются выводимые колонки: начальный остаток, приход, расход, конечный остаток, единица измерения. В варианте «в ценах» добавляются суммы. Порядок колонок меняется кнопками перемещения, лишние поля можно отключить флажком.
Полезная возможность — условное оформление на закладке «Оформление»: например, подсветить красным строки с отрицательным остатком. Отрицательные остатки — сигнал ошибок в учёте (продажа раньше оприходования, непроведённые документы), и их стоит разбирать в первую очередь.
Остатки в разрезе резервов и доступности
Физический остаток не всегда равен тому, что можно продать. Если в базе оформлены заказы клиентов с резервированием, часть товара числится на складе, но уже обеспечивает заказы. Для анализа используйте отчёт «Остатки и доступность товаров» (в УТ 11 и ERP) — он показывает колонки «В наличии», «Резерв» и «Доступно».
Также учитывайте товары в пути и товары, принятые на ответственное хранение: они могут не попадать в стандартный отчёт по остаткам или выводиться отдельными строками. Для комиссионного товара (принятого на комиссию) остатки учитываются отдельно и не входят в собственные запасы.
Как проверить корректность данных
Самый простой контроль — сверить итог отчёта с оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 41 (в связке с бухгалтерией) или с данными инвентаризации. Расхождение количественных остатков между оперативным и бухгалтерским учётом обычно означает непроведённые или отложенные документы.
Проверьте, нет ли в базе документов, проведённых задним числом после формирования отчёта, — остатки на прошлую дату при этом изменятся. Для воспроизводимости сохраняйте отчёт сразу после закрытия периода.
Как проверить результат
Совпадает с ОСВ по счёту 41 и данными инвентаризации
Есть расхождения — ищите непроведённые документы
Отсутствуют
Есть строки с минусом — ошибки последовательности проведения
Заполнены и актуальны
Пусто или устарело — не рассчитана себестоимость
Выводится только нужный склад
Лишние склады — отбор не применён или настроен неверно
Типичные ошибки и ограничения
Отдельное ограничение — производительность. На больших базах отчёт без отборов по всем складам и всей номенклатуре может формироваться долго. Сужайте отбор, формируйте отчёт в фоне или настройте рассылку по расписанию в нерабочие часы.
Если типового отчёта не хватает (нужна нестандартная группировка, дополнительные реквизиты), можно создать свой вариант через «Ещё» → «Изменить вариант отчёта» или заказать разработку внешнего отчёта на СКД. Правки типовой конфигурации для этой задачи обычно не требуются.
Что важно запомнить
Отчёт по остаткам запускается из раздела «Склад и доставка» за пару кликов: выберите дату, задайте отбор, сформируйте. Для сумм нужен рассчитанный себестоимостный расчёт, для реальной доступности — отчёт с учётом резервов. Регулярно проверяйте отрицательные остатки и сохраняйте рабочие варианты настроек.
Частые вопросы
Как выгрузить остатки склада в Excel?
Сформируйте отчёт, затем используйте «Файл» → «Сохранить» или «Сохранить копию» и выберите формат XLSX. В новых версиях платформы доступна прямая кнопка сохранения табличного документа в Excel из командной панели отчёта.
Почему в отчёте пусто, хотя товар на складе есть?
Чаще всего причина в отборах: проверьте, не установлен ли фильтр по складу или номенклатуре, который исключает данные. Также убедитесь, что документы поступления проведены, а дата отчёта не раньше даты оприходования.
Как посмотреть остатки на прошлую дату?
Укажите нужную дату в поле периода отчёта — 1С рассчитает остатки на конец этой даты по движениям регистров. Учтите: если после этой даты документы перепроводились задним числом, цифры могут отличаться от тех, что были видны ранее.
Чем отличается «Остатки товаров» от «Ведомости по товарам»?
Первый отчёт показывает только срез на дату — сколько товара есть. Ведомость показывает динамику за период: начальный остаток, все приходы и расходы, конечный остаток. Для анализа движения и поиска ошибок используйте ведомость.
Как сделать отчёт по остаткам в ценах продажи?
В настройках варианта отчёта выберите тип цен (например, розничную) на закладке параметров — отчёт пересчитает остатки в указанных ценах на дату формирования. Если тип цен не задан, выводится себестоимость.
Можно ли формировать отчёт автоматически по расписанию?
Да, в ERP и Комплексной автоматизации есть механизм рассылки отчётов: настройте вариант отчёта, укажите получателей и расписание — система будет формировать и отправлять отчёт по почте автоматически. В УТ 11 рассылка также доступна при включённой соответствующей функциональности.