Торговля и Склад · 9 мин
Как оформить заказ покупателя в 1С
Пошаговая инструкция по оформлению заказа покупателя в 1С: заполнение шапки и табличной части, резервирование, статусы, оплата, отгрузка и типичные ошибки.
Документ «Заказ покупателя» в 1С фиксирует намерение клиента приобрести товары или услуги и является отправной точкой цепочки продажи: от него создаются реализация, счёт на оплату и документы отгрузки. Правильно оформленный заказ позволяет резервировать товар на складе, контролировать сроки отгрузки, отслеживать оплату и анализировать незакрытые потребности.
Инструкция ниже написана на примере конфигураций «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация / ERP», где документ называется «Заказ клиента» или «Заказ покупателя». В «1С:Бухгалтерии» аналогичный документ тоже присутствует, но с урезанным функционалом резервирования. Названия разделов меню могут немного отличаться в зависимости от версии конфигурации, однако логика заполнения одинакова.
Перед началом работы убедитесь, что в программе заведены контрагент, договор с ним и номенклатура с заполненными ценами. Без этих справочников документ либо не проведётся, либо будет заполнен некорректно.
Где находится документ и как его создать
В большинстве торговых конфигураций документ доступен через раздел «Продажи» → «Заказы покупателей» (или «Заказы клиентов»). В «1С:Бухгалтерии 8» путь аналогичный: «Продажи» → «Заказы покупателей». Если раздела не видно, проверьте, включена ли в настройках функциональности опция ведения заказов покупателей — в ряде конфигураций она отключена по умолчанию.
Новый документ создаётся кнопкой «Создать» в списке заказов. Альтернативный способ — ввод на основании другого документа, например коммерческого предложения или счёта на оплату: тогда часть реквизитов заполнится автоматически. Также заказ может загружаться из внешних источников: обмена с сайтом, ЭДО или файла выгрузки.
Номер и дата документа присваиваются автоматически при записи. Дату имеет смысл оставить текущей, если только вы не вводите заказ задним числом по первичным документам — в этом случае помните, что документ задним числом может повлиять на последовательность проведения и остатки резервов.
Заполнение шапки документа
В шапке указываются ключевые реквизиты, от которых зависят последующие документы цепочки. Обязательный минимум: покупатель (контрагент), договор, организация-продавец и склад отгрузки. Если у контрагента один договор и один склад в базе, программа подставит их сама.
Обратите внимание на поле «Соглашение» или «Тип цен»: оно определяет, какие цены подтянутся в табличную часть. Если у клиента действует индивидуальная скидка или специальный прайс, выберите соответствующее соглашение до заполнения товаров — иначе цены придётся пересчитывать вручную.
Поле «Ожидаемая дата отгрузки» (или «Дата отгрузки») используется для планирования и контроля просроченных заказов. Заполняйте его реальной договорённостью с клиентом, а не датой создания документа: по этому полю строятся отчёты о просроченной отгрузке.
Заполнение табличной части с товарами
Товары добавляются кнопкой «Добавить», подбором через форму «Подбор» или вставкой из буфера обмена. Для каждой строки укажите номенклатуру, количество и цену — сумма и НДС рассчитаются автоматически. Если в номенклатуре задана ставка НДС, она подтянется из карточки товара.
При большом ассортименте удобнее пользоваться подбором: он показывает остатки на складах и текущие цены, что позволяет сразу видеть, хватит ли товара для отгрузки. Если части товара нет в наличии, заказ всё равно можно провести — недостающее количество останется в потребности и будет видно в отчётах по обеспечению.
Проверьте колонку «Содержание» или «Вариант обеспечения», если она есть в вашей конфигурации: именно здесь задаётся, будет ли товар зарезервирован под заказ, отгружен со склада без резерва или заказан у поставщика. От этого выбора зависит движение товара по регистрам.
- 1Откройте вкладку «Товары» и нажмите «Добавить» или «Подбор»
- 2Выберите номенклатуру, укажите количество и проверьте цену
- 3Убедитесь, что ставка НДС соответствует товару
- 4Задайте вариант обеспечения: резерв, отгрузка или под заказ
- 5Проверьте итоговую сумму документа перед проведением
Статусы заказа и резервирование товара
В управленческих конфигурациях заказ проходит через статусы, например: «К согласованию» → «В резерве» → «К отгрузке» → «Закрыт». Статус определяет, какие действия доступны с документом: пока заказ не согласован, по нему нельзя оформить отгрузку. Набор статусов зависит от настроек функциональности и может быть упрощён до двух состояний.
Резервирование снимает товар со свободного остатка: зарезервированное количество недоступно другим заказам, но физически остаётся на складе до отгрузки. Резерв ставится либо вручную в строке заказа, либо автоматически при смене статуса — в зависимости от настроек. Снимается резерв при отгрузке, отмене заказа или вручную.
Контролируйте «зависшие» резервы: если клиент отказался от покупки, а заказ не закрыт, товар останется недоступным для продажи другим клиентам. Периодически проверяйте отчёт по резервам и закрывайте неактуальные заказы.
Оплата и отгрузка по заказу
Счёт на оплату создаётся кнопкой «Создать на основании» из формы заказа — все реквизиты и состав товаров переносятся автоматически. После поступления денег оплата привязывается к заказу через документ «Поступление безналичных денежных средств» или «Приходный кассовый ордер» с указанием основания. Состояние оплаты видно прямо в списке заказов или в карточке документа.
Отгрузка оформляется документом «Реализация товаров и услуг», также созданным на основании заказа. Программа подставит отгружаемое количество с учётом резерва; если отгружаете частично, откорректируйте количество в реализации — остаток останется в заказе к отгрузке.
Когда весь заказ отгружен и оплачен, установите статус «Закрыт» (или «Выполнен»). Это важно для корректной аналитики: открытые, но фактически исполненные заказы искажают отчёты по незакрытым потребностям и планирование закупок.
Как проверить результат
Оплачено и отгружено полностью, статус «Закрыт»
Частичная оплата или отгрузка при фактически завершённой сделке
По закрытым заказам резервов нет
Товар висит в резерве на отменённом заказе
Долг клиента соответствует неотгруженной оплаченной части
Задолженность не сходится с заказами и реализациями
Частые ошибки при оформлении заказа
Самая распространённая ошибка — заполнение товаров до выбора соглашения или типа цен. Цены подставляются в момент добавления строки, и смена соглашения после заполнения не всегда пересчитывает их автоматически. Итог — заказ с неверными ценами и конфликт с клиентом при выставлении счёта.
Вторая типичная проблема — работа без закрытия заказов. Менеджеры оформляют реализацию, но забывают перевести заказ в конечный статус, из-за чего отчёты по обеспечению показывают фиктивную потребность, а резервы остаются висеть. Введите регламент: заказ закрывается в день полной отгрузки.
Третья ошибка — дублирование заказов при загрузке из внешних источников. Если заказ пришёл с сайта, а менеджер дополнительно создал его вручную, возникает двойной резерв и двойная потребность. Перед ручным созданием проверьте список заказов по контрагенту.
Что важно запомнить
Заказ покупателя создаётся в разделе «Продажи»: заполните контрагента, договор, соглашение и товары, установите статус и резерв, проведите документ. Счёт и реализацию создавайте на основании заказа, а после полного исполнения обязательно закрывайте его.
Ответы на частые вопросы
Можно ли изменить заказ после того, как по нему создана реализация?
Технически можно, но делать это следует аккуратно: изменение количества или состава может привести к расхождению с реализацией. Корректный путь — сначала скорректировать или отменить связанную реализацию, затем изменить заказ и заново оформить отгрузку. Перед изменением откройте структуру подчинённости и оцените все связанные документы.
Что делать, если заказ не проводится из-за контроля остатков?
Проверьте свободный остаток товара на складе отгрузки: возможно, весь товар зарезервирован под другие заказы. Варианты решения — снять лишние резервы, изменить склад отгрузки, изменить вариант обеспечения в строке на «под заказ» или временно отключить контроль остатков, если это допускает учётная политика и у вас есть соответствующие права.
Как оформить частичную отгрузку по заказу?
Создайте реализацию на основании заказа и вручную уменьшите количество в строках до фактически отгружаемого. Заказ при этом останется открытым, а неотгруженный остаток будет виден в отчётах по состоянию исполнения. После отгрузки оставшейся части создайте вторую реализацию на основании того же заказа.
Чем заказ покупателя отличается от счёта на оплату?
Заказ — это внутренний документ планирования: он резервирует товар, управляет статусами и служит основанием для отгрузки. Счёт на оплату — документ для клиента с реквизитами для перечисления денег, он не двигает складские остатки. На практике счёт чаще всего создают на основании заказа, чтобы состав и цены совпадали.
Как отменить заказ, если клиент отказался от покупки?
Если по заказу нет оплат и отгрузок, установите статус «Отменён» или пометьте документ на удаление — резерв при этом снимется. Если были частичные отгрузки или предоплата, сначала оформите возврат товара или возврат оплаты, закройте расчёты и только затем закрывайте заказ.
Почему в списке заказов не видно состояния оплаты и отгрузки?
Колонки состояния отображаются, если в настройках функциональности включён учёт заказов и взаиморасчётов по заказам. Также проверьте, что в договоре с контрагентом выбран порядок расчётов «по заказам», а не «по договору в целом» — при расчётах по договору оплата не привязывается к конкретному заказу.