Торговля и Склад · 10 мин
Инвентаризация товаров на складе в 1С: как сделать пошагово
Как провести инвентаризацию товаров на складе в 1С: создание приказа, пересчёт, сличительная ведомость, оприходование излишков и списание недостач.
Инвентаризация в 1С — это не одна кнопка, а цепочка документов: приказ на проведение инвентаризации, ввод фактических остатков, сличительная ведомость и итоговые документы оприходования излишков или списания недостачи. Если пропустить этап или провести документы не в том порядке, остатки на складе «поедут», а разобраться потом будет сложнее, чем сделать всё правильно сразу.
Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации: 1С:Управление торговлей 11, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP и 1С:Бухгалтерия 8. Названия команд немного отличаются между конфигурациями, но логика везде одна и та же: сначала фиксируется учётный остаток, затем вносится фактический, и только потом программа считает расхождения.
Главное правило: на время пересчёта склад должен быть «заморожен» — никаких поступлений, перемещений и реализаций по инвентаризируемому складу. Иначе вы будете сравнивать факт с остатком, который меняется прямо во время работы.
Подготовка: что сделать до начала пересчёта
Перед тем как открывать документы в 1С, приведите учёт в актуальное состояние. Проведите все накладные на поступление, реализации и перемещения, которые физически уже состоялись. Если товар пришёл на склад, а документ не проведён, программа покажет недостачу, которой на самом деле нет.
Проверьте непроведённые и помеченные на удаление документы по складу: они не влияют на остатки, но часто путают кладовщиков при сверке. Также убедитесь, что по складу нет отрицательных остатков — отчёт «Остатки товаров на складах» покажет их красным. Минуса лучше разобрать до инвентаризации, иначе расчёт расхождений будет искажён.
Договоритесь с коллегами о «тихом часе»: на время физического пересчёта по этому складу не проводятся продажи, перемещения и приёмка. В крупных базах можно ограничить дату запрета редактирования или просто зафиксировать время среза остатков.
Шаг 1. Создание приказа на инвентаризацию
В 1С:Управление торговлей 11 откройте раздел «Склад и доставка» → «Приказы на проведение инвентаризации» (в некоторых версиях — «Инвентаризационные описи»). Создайте новый документ и укажите склад, дату начала и окончания пересчёта, а также ответственных лиц — инвентаризационную комиссию.
В 1С:Бухгалтерии 8 документ называется «Инвентаризация товаров» и находится в разделе «Склад» → «Инвентаризация товаров». Там достаточно указать склад и ответственное лицо — программа сама подтянет учётные остатки на дату документа.
Обязательно зафиксируйте дату и время среза. Учётные остатки в документе должны соответствовать моменту начала физического пересчёта. Если пересчёт занял два дня, а продажи шли, расхождения придётся объяснять вручную по каждой позиции.
Шаг 2. Ввод фактических остатков
После физического пересчёта вернитесь к документу и заполните колонку фактического количества. В УТ 11 это делается в документе «Пересчёт товаров» (или в самой инвентаризационной описи, в зависимости от настроек): табличную часть можно заполнить по учётным остаткам кнопкой «Заполнить», а затем исправить факт по результатам подсчёта.
Если на складе используются терминалы сбора данных (ТСД), фактические количества загружаются из ТСД в документ пересчёта автоматически — это сильно сокращает ручной ввод и ошибки. Без ТСД типовой приём — распечатать опись без количества (слепой пересчёт), чтобы кладовщик не видел учётные цифры и не подгонял факт под них.
- 1Проведите все складские документы и остановите операции по складу
- 2Создайте приказ на инвентаризацию и зафиксируйте дату среза остатков
- 3Распечатайте опись и выполните физический пересчёт
- 4Введите фактические количества в документ пересчёта
- 5Сформируйте сличительную ведомость и проверьте расхождения
- 6Оформите оприходование излишков и списание недостачи
Шаг 3. Сличительная ведомость и анализ расхождений
Когда фактические данные внесены, сформируйте сличительную ведомость (в УТ 11 — отчёт или печатная форма ИНВ-19, в Бухгалтерии — автоматически по кнопке на основании документа инвентаризации). Ведомость показывает по каждой позиции: учётный остаток, фактический остаток и отклонение — излишек или недостачу.
Не спешите сразу списывать и оприходовать. Сначала разберите крупные расхождения: часто за ними стоят пересортица (один артикул списан, другой оприходован), непроведённые документы или товар, лежащий на другом складе. Пересортица оформляется отдельным документом «Пересортица товаров» — он одновременно списывает одну номенклатуру и оприходует другую.
Как проверить результат
Расхождения объяснимы и подтверждены пересчётом
Крупные расхождения без объяснения — ищите непроведённые документы
Отчёт по остаткам совпадает с фактом
Остатки не сошлись — итоговые документы проведены не по всем позициям
Минусов по складу нет
Появились минуса — списание проведено раньше по времени, чем поступление
Шаг 4. Оприходование излишков и списание недостачи
На основании сличительной ведомости создайте итоговые документы. В УТ 11 это «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостач товаров» — оба создаются вводом на основании приказа на инвентаризацию, и программа сама переносит в них расхождения. В 1С:Бухгалтерии оприходование и списание оформляются отдельными документами «Оприходование товаров» и «Списание товаров» со ссылкой на инвентаризацию.
При оприходовании излишков программа попросит указать цену — по ней излишек встанет на баланс и попадёт во внереализационные доходы в бухгалтерском и налоговом учёте. При списании недостачи выберите статью расходов: недостача в пределах норм естественной убыли, виновное лицо или убытки без установленного виновника — от этого зависят проводки и налоговый учёт.
Проверьте проводки итоговых документов: списание должно уменьшить остаток по счёту 41 (или 10), оприходование — увеличить. Если конфигурация ведёт и управленческий, и регламентированный учёт, убедитесь, что документы отражены в обоих.
Особенности в разных конфигурациях 1С
Несмотря на общую логику, расположение документов различается. Краткая ориентировка по основным конфигурациям:
| Конфигурация | Где находится | Ключевой документ |
|---|---|---|
| Управление торговлей 11 | Склад и доставка → Приказы на проведение инвентаризации | Приказ + пересчёт товаров |
| ERP / Комплексная автоматизация | Склад и доставка → Инвентаризации | Приказ на инвентаризацию |
| Бухгалтерия 8 | Склад → Инвентаризация товаров | Инвентаризация товаров |
| Розница | Склад → Инвентаризационные описи | Инвентаризационная опись |
Если в вашей конфигурации включён ордерный складской учёт, инвентаризация оформляется в финансовых документах, а не в ордерах: расхождения отражаются через оприходование и списание, ордерная схема при этом не используется. Учтите это, чтобы не искать расхождения в складских ордерах.
Частые вопросы по инвентаризации в 1С
Что важно запомнить
Правильная инвентаризация в 1С — это последовательность: актуальный учёт, приказ, физический пересчёт, сличительная ведомость, оприходование и списание. Не проводите складские операции во время пересчёта и разбирайте расхождения до оформления итоговых документов.
Можно ли провести инвентаризацию по части склада или одной группе товаров?
Да. В УТ 11 и ERP приказ на инвентаризацию можно ограничить отбором по номенклатурной группе, ячейкам или конкретным позициям. В Бухгалтерии 8 в документе «Инвентаризация товаров» табличную часть заполняют вручную или по остаткам с последующим удалением лишних строк. Частичная инвентаризация удобна для циклических пересчётов ходовых товаров.
Что делать, если физический пересчёт занял несколько дней?
Зафиксируйте дату среза остатков в приказе и ведите журнал всех движений товара после этой даты. При вводе фактических данных корректируйте количество на движения, произошедшие после среза: прибавьте отгруженное и вычтите принятое. В крупных базах для этого используют блокировку склада на время инвентаризации.
Как оформить пересортицу, выявленную при инвентаризации?
В УТ 11 и ERP используйте документ «Пересортица товаров» — он одновременно списывает излишек одной номенклатуры и оприходует недостачу другой. В Бухгалтерии 8 пересортица отражается в самом документе инвентаризации: программа покажет взаимозачёт излишков и недостач, если это предусмотрено версией. Взаимозачёт допустим только по товарам одного наименования группы у одного материально ответственного лица.
Почему после инвентаризации остатки в отчёте не совпадают с фактом?
Чаще всего итоговые документы оприходования и списания созданы не по всем позициям сличительной ведомости или проведены неверной датой. Проверьте: сумма оприходований и списаний должна закрыть все расхождения ведомости, а даты документов — быть не раньше даты среза. Также убедитесь, что после инвентаризации никто не провёл документы задним числом до даты пересчёта.
Нужна ли инвентаризация в 1С, если склад работает с ТСД и адресным хранением?
Да, техника не отменяет инвентаризацию — она лишь ускоряет её. При адресном хранении пересчёт ведётся по ячейкам, данные с ТСД загружаются в документ пересчёта автоматически, а расхождения программа показывает в разрезе ячеек. Это позволяет проводить точечные инвентаризации отдельных зон склада без остановки всей работы.
Как отразить недостачу, если установлено виновное лицо?
В документе списания укажите статью расходов с аналитикой на сотрудника или контрагента-виновника. В бухгалтерском учёте недостача сначала относится на счёт 94, затем списывается на виновное лицо (счёт 73) — в типовых конфигурациях это оформляется документом списания с соответствующим способом отражения. Сумму взыскания и порядок удержания согласуйте с бухгалтерией, так как есть ограничения по удержаниям из зарплаты.