Торговля и Склад · 10 мин
Как списать товар в 1С Бухгалтерии
Как списать товар в 1С Бухгалтерии 8.3: документы, проводки, счета списания, порча и недостача. Пошаговая инструкция, ошибки и ответы на вопросы.
Списание товара в 1С Бухгалтерии требуется при порче, недостаче, истечении срока годности, передаче образцов для рекламы или использовании материалов на собственные нужды. В программе для этого предусмотрен отдельный документ «Списание товаров», который формирует проводки по дебету счета затрат и кредиту счета 41 «Товары» (или 10, если списываются материалы).
Главная сложность для начинающего бухгалтера — правильно выбрать счет списания и статью затрат, поскольку от этого зависит, попадет ли сумма в расходы по налогу на прибыль или останется за счет чистой прибыли организации. Ошибка на этом этапе ведет к неверной декларации и вопросам со стороны налоговой при проверке.
Ниже разобран полный цикл: от подготовки данных и проверки остатков до оформления документа, проверки проводок и типичных ошибок. Инструкция актуальна для конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» ред. 3.0, но общая логика применима и к другим редакциям.
Подготовка: что проверить перед списанием
Прежде чем создавать документ, убедитесь, что списываемый товар действительно числится на складе в бухгалтерском учете. Для этого сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 41 с детализацией по номенклатуре и складам. Если товара нет в учете или остаток меньше списываемого количества, документ либо не проведется (при включенном контроле остатков), либо создаст отрицательный остаток, что является грубой ошибкой.
Второй шаг — определить причину списания и подготовить подтверждающие документы. Недостача оформляется инвентаризационной описью и сличительной ведомостью, порча — актом о порче, списание на рекламные цели — приказом руководителя. Без первичного документа списание в расходах налоговая может не признать.
Третий момент — выяснить, есть ли у вас права на создание документов списания. В базах с разграничением доступа кладовщик может иметь право только на просмотр остатков, а проведение списаний доступно бухгалтеру или администратору.
Как проверить готовность к списанию
Количество по учету больше или равно списываемому
Остаток меньше или отрицательный — сначала разберитесь с расхождением
Есть акт, ведомость или приказ с подписями
Документа нет — списание только в учете, без основания
Документ создается и проводится
Кнопка недоступна — нужны права у администратора
Документ «Списание товаров»: где найти и как заполнить
Документ находится в разделе «Склад» → «Списание товаров». В некоторых настройках интерфейса он также доступен из раздела «Покупки». Если пункта нет в меню, проверьте настройки видимости раздела или воспользуйтесь поиском по команде «Все функции».
Создайте новый документ и заполните шапку: укажите организацию, склад, с которого списывается товар, и дату. Дата важна — списание должно попасть в тот период, к которому относится фактическая операция. Списывать «задним числом» в закрытом периоде нельзя без перепроведения и корректировки отчетности.
В табличной части добавьте позиции номенклатуры, укажите количество. Цену и сумму программа подставит автоматически при проведении — по методу оценки запасов, заданному в учетной политике (обычно ФИФО). Вручную сумму в табличной части, как правило, менять не нужно.
- 1Откройте раздел «Склад» → «Списание товаров» и нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию, склад и дату списания
- 3Добавьте в табличную часть номенклатуру и количество
- 4На закладке «Счета учета» укажите счет списания и статью затрат
- 5Нажмите «Провести» и проверьте сформированные проводки по кнопке Дт/Кт
Выбор счета списания и статьи затрат
Счет списания определяет, куда попадет стоимость товара. Наиболее частые варианты: 91.02 «Прочие расходы» — для порчи, недостачи сверх норм, списания по решению руководства; 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — если недостача выявлена инвентаризацией и вопрос о виновнике еще решается; 44 «Расходы на продажу» — для образцов, переданных в рекламных целях; 10 или 26 — если товар переводится в материалы или используется на общехозяйственные нужды.
Статья затрат (субконто) определяет налоговый учет. У статьи есть важный реквизит «Вид расхода» и признак принятия к налоговому учету. Если расход не принимается в налоговом учете (например, недостача без виновных при отсутствии подтверждающих документов), в статье прочих расходов снимите флажок принятия к НУ — тогда возникнет постоянная разница, и расход не уменьшит базу по налогу на прибыль.
Если списание оформляется через счет 94, последующее отнесение суммы на виновное лицо (73.02) или на расходы делается отдельным документом «Операция» или специализированными документами инвентаризации. Не пытайтесь «схлопнуть» всё одним документом, если методология требует промежуточного этапа.
Сравнение счетов списания
Порча, истечение срока годности, списание по решению руководства. Простой вариант, но требует внимания к признаку принятия в НУ
Когда недостача выявлена инвентаризацией и виновник еще не определен. Требует последующего закрытия счета
Рекламные образцы, дегустация. Помните о нормировании рекламных расходов в налоговом учете
Товар используется на собственные нужды производства или управления. Подходит, если номенклатура фактически стала материалом
Проверка проводок и результата
После проведения документа откройте его проводки кнопкой «Дт/Кт» (или «Показать проводки»). Типовая проводка: Дт выбранного счета затрат — Кт 41.01 с указанием склада и номенклатуры. Сумма должна соответствовать себестоимости по методу ФИФО, а не цене последней закупки.
Дополнительно сформируйте карточку счета 41 по списанной номенклатуре: остаток должен уменьшиться ровно на списанное количество. Полезно также проверить отчет «Остатки товаров на складах» — там не должно появиться отрицательных значений.
Если организация применяет ПБУ 18/02, проверьте движения по налоговому учету в проводках (колонки НУ, ПР, ВР). При непринимаемом расходе сумма должна отразиться как постоянная разница, а не уменьшить налоговую базу.
Альтернативные способы списания
Если списание связано с инвентаризацией, удобнее использовать документ «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад»). На его основании программа автоматически создаст документ списания по недостачам и оприходование по излишкам, что снижает риск арифметических ошибок.
Для товаров, которые фактически реализованы, но документ продажи не оформлен, списание через «Списание товаров» — неправильный путь. Нужно оформить «Реализацию (акты, накладные)», иначе будет занижена выручка и НДС. Это одна из самых опасных ошибок с точки зрения налоговых рисков.
При передаче товара на собственные нужды в некоторых случаях корректнее использовать «Требование-накладная» (раздел «Склад» или «Производство»), которая спишет номенклатуру на счет затрат с сохранением количественного учета по получателю.
Закрытие месяца и контроль после списания
После списания выполните регламентную операцию «Закрытие месяца» и проверьте, что она прошла без ошибок. Обращайте внимание на сообщения о нулевых или отрицательных остатках — они часто указывают на проблемы, созданные списаниями.
Сформируйте анализ счета 91.02 (или другого счета списания) за период и сверьте суммы с первичными документами. Каждая сумма в расходах должна иметь подтверждающий акт, ведомость или приказ. Ведите реестр списаний — это упростит ответы на запросы налоговой.
Для организаций на УСН помните: стоимость списанного (испорченного) товара в расходы «упрощенки», как правило, не включается, поскольку такой вид расхода отсутствует в закрытом перечне. Проверьте настройки статей расходов, чтобы программа корректно формировала книгу учета доходов и расходов.
Что важно запомнить
Списание товара оформляется документом «Списание товаров» из раздела «Склад». Перед проведением проверьте остатки по счету 41 и подготовьте первичный документ. Правильно выберите счет списания и статью затрат — от этого зависит налоговый учет. После проведения сверьте проводки и остатки, а при инвентаризации используйте одноименный документ для автоматического создания списаний.
Частые вопросы
Документ не проводится, программа пишет о нехватке товара. Что делать?
Проверьте остаток по оборотно-сальдовой ведомости счета 41 с отбором по складу и номенклатуре. Возможные причины: товар числится на другом складе, не оприходован документом поступления или уже списан. Также проверьте, есть ли непроведенные документы реализации на этот товар.
Каким документом списать товар с истекшим сроком годности?
Используйте «Списание товаров» со счетом списания 91.02. Оформите акт о порче или списании с подписями комиссии. В налоговом учете такой расход принимается при наличии обоснования и документального подтверждения.
Можно ли списать товар, если остаток в учете отрицательный?
Технически при отключенном контроле остатков документ проведется, но это ошибка. Сначала найдите причину отрицательного остатка: неоприходованное поступление, ошибка в документе реализации или неверный склад. Списание поверх минуса только усугубит проблему.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченного товара?
Вопрос спорный и зависит от причины списания. При недостаче сверх норм естественной убыли налоговые органы нередко требуют восстановления НДС, но судебная практика часто на стороне налогоплательщика. Безопасный подход — оценить риски с учетом суммы и зафиксировать позицию в учетной политике.
Как списать товар через инвентаризацию?
Создайте документ «Инвентаризация товаров», заполните фактические остатки, проведите. Затем по кнопке «Создать на основании» сформируйте «Списание товаров» по недостачам — программа сама подставит позиции и количества из сличительной ведомости.
Чем списание отличается от перемещения товара?
Перемещение меняет только склад хранения: проводка Дт 41 — Кт 41 с разными складами, стоимость остается в активах. Списание выводит стоимость товара из активов в расходы или на расчеты с виновными лицами. Перемещение не влияет на финансовый результат, списание — влияет.