Номенклатура в 1С: как правильно вносить новые позиции

Номенклатура — это центральный справочник в 1С, в котором хранятся все товары, материалы, услуги и работы компании. От того, насколько корректно заведены карточки, зависит точность складского учёта, себестоимости, налогов и отчётности. Ошибка, допущенная при вводе одной позиции, потом расходится по десяткам документов.

Интерфейс разных конфигураций (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия предприятия) отличается, но логика работы со справочником «Номенклатура» везде одинаковая: сначала определяется вид и группа, затем заполняется карточка, после чего позиция становится доступна в документах. Ниже разобраны оба сценария — ручное создание и массовая загрузка из файла.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на добавление и изменение элементов справочника. В большинстве внедрений обычным пользователям доступно только создание, а изменение ключевых реквизитов (единица измерения, вид номенклатуры) ограничено ролью ответственного за нормативно-справочную информацию.

Где находится справочник номенклатуры и как его открыть

В конфигурациях с интерфейсом «Такси» (Управление торговлей 11, ERP, Комплексная автоматизация 2) справочник открывается через раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» либо через раздел «Закупки» / «Продажи» → «Номенклатура». В 1С:Бухгалтерии путь короче: «Справочники» → «Номенклатура».

Если нужного пункта нет в меню, воспользуйтесь универсальным способом: нажмите кнопку «Все функции» (или сочетание клавиш, открывающее список объектов, — в типовых конфигурациях это доступно через главное меню), найдите в разделе «Справочники» объект «Номенклатура» и откройте его. Этот приём работает даже тогда, когда администратор убрал пункт из панели навигации.

Список номенклатуры обычно организован в виде дерева групп (папок). Перед созданием позиции сразу перейдите в нужную группу — тогда новый элемент автоматически попадёт в неё. Если позиция создана в корне, её можно перенести позже через команду «Переместить в группу» из контекстного меню.

Как создать карточку номенклатуры вручную

Нажмите кнопку «Создать» в форме списка. В конфигурациях УТ 11 и ERP сначала предлагается выбрать вид номенклатуры — это базовый шаблон, от которого зависят остальные поля карточки. В Бухгалтерии выбирается тип: товар, услуга, материал и т. д.

Заполните обязательные реквизиты: рабочее наименование (видно внутри компании), наименование для печати (попадёт в счета, накладные и УПД), артикул, единицу измерения, ставку НДС. В поле «Единица измерения» выбирайте значение из классификатора ОКЕИ — от кода единицы зависят корректные данные в отчётности и при обмене с ЭДО.

После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Проверьте, что позиция появилась в списке и подбирается в тестовом документе, например в черновике реализации. Если карточка записалась с предупреждениями, программа покажет список незаполненных рекомендуемых полей — их можно дополнить позже.

1. 1
   Откройте справочник «Номенклатура» и перейдите в нужную группу
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите вид номенклатуры
3. 3
   Заполните наименование, артикул, единицу измерения, ставку НДС
4. 4
   Проверьте наименование для печати — оно пойдёт в документы
5. 5
   Нажмите «Записать и закрыть» и убедитесь, что позиция видна в списке

Виды номенклатуры: зачем нужны и как выбрать

Вид номенклатуры — это не просто классификация, а набор настроек: шаблоны наименований, счета учёта, признаки ведения серий и характеристик, тип позиции (товар, услуга, работа, набор). В УТ 11 и ERP именно вид определяет, будет ли позиция храниться на складе или учитываться только в документах услуг.

Выбирайте вид до заполнения карточки: смена вида у уже созданной позиции возможна, но часть реквизитов придётся перезаполнить вручную. Для типовой торговой компании достаточно трёх-четырёх видов: «Товары», «Услуги», «Материалы», при необходимости — «Тара» или «Подарочные сертификаты».

Типичная ошибка — заводить услуги видом «Товар». Такая позиция начнёт попадать в складские отчёты и требовать указания склада в документах, что ломает логику учёта. Если услуга уже ошибочно заведена как товар и по ней есть движения, исправление лучше согласовать с бухгалтером: менять тип у позиции с оборотами нельзя, создаётся новая карточка.

Характеристики, серии и упаковки: когда их включать

Характеристики нужны, когда один товар существует в нескольких вариантах — размер, цвет, объём. Вместо десяти отдельных карточек «Футболка белая S», «Футболка белая M» создаётся одна позиция «Футболка» с характеристиками. Учёт остатков ведётся по каждой характеристике отдельно.

Серии применяются для учёта по срокам годности, номерам партий или серийным номерам — это актуально для продуктов, лекарств, электроники. Включение серий обязательно при работе с маркированными и подконтрольными товарами. Учтите: после включения серий в документах придётся указывать партию при каждом движении, что замедляет работу склада.

Упаковки позволяют вести учёт в разных единицах: штуки, коробки по 12, паллеты. В карточке указывается коэффициент пересчёта к базовой единице. Проверьте коэффициент особенно тщательно — ошибка в нём приведёт к неверным остаткам при каждом приходе и отгрузке.

Массовая загрузка номенклатуры из Excel

Когда нужно внести десятки или сотни позиций, ручной ввод нерационален. В типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из табличного документа»: в УТ 11 и ERP она находится в разделе «Закупки» → «Сервис» либо открывается через «Все функции» → «Обработки». В Бухгалтерии 8.3 аналог доступен в списке номенклатуры по кнопке «Загрузить из файла» или через универсальную обработку.

Подготовьте файл: одна строка — одна позиция, столбцы в логичном порядке (наименование, артикул, единица измерения, ставка НДС, группа). Уберите объединённые ячейки, формулы и промежуточные итоги — обработка читает данные построчно и может неверно интерпретировать сложную структуру.

В форме загрузки сопоставьте колонки файла реквизитам справочника, затем нажмите «Загрузить». После завершения обязательно проверьте результат: откройте несколько случайных карточек, сверьте наименования и единицы, убедитесь, что не создались дубли. Режим поиска «по наименованию» снижает риск дублей, но не гарантирует его отсутствие — наименования в файле и базе должны совпадать точно.

Дубли, пометка удаления и порядок в справочнике

Дубли — главная болезнь справочника номенклатуры. Они появляются при загрузках из разных источников и при ручном вводе без поиска. В типовых конфигурациях есть обработка «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»): она находит похожие элементы и объединяет их с заменой во всех документах.

Ненужную позицию нельзя удалить физически, если она используется в документах, — можно только пометить на удаление. Помеченные элементы не мешают учёту, но продолжают отображаться в списке. Чтобы очистить список, включите фильтр, скрывающий помеченные, или запустите «Удаление помеченных объектов» из раздела администрирования.

Поддерживайте понятную структуру групп: по товарным категориям, поставщикам или направлениям деятельности. Не создавайте группу на каждую позицию — оптимально 2–3 уровня вложенности. Единые правила именования (например, «Бренд, модель, характеристика») сильно упрощают поиск и предотвращают дубли.

Контрольные точки

Как проверить результат

Поиск позиции в списке

Норма

Карточка находится по наименованию и артикулу, дублей нет

Тревожный признак

Несколько похожих позиций или позиция не находится

Подбор в документ

Норма

Позиция выбирается в документе, цена и ставка НДС подставляются корректно

Тревожный признак

Позиция недоступна для выбора или подставляется неверная ставка

Складские отчёты

Норма

Товар отражается в отчёте по остаткам после прихода

Тревожный признак

Услуга попала в складской отчёт или товар требует склад там, где его нет

Частые вопросы по вводу номенклатуры

Можно ли изменить наименование номенклатуры, если по ней уже есть документы?

Да, наименование меняется свободно — в документах хранится ссылка на элемент справочника, а не текст. После переименования новое название будет отображаться и в старых документах при их открытии и перепечатке. Это стоит учитывать: перепечатанный старый документ будет отличаться от первоначальной версии.

Чем вид номенклатуры отличается от группы?

Группа — это просто папка для удобства навигации, она ни на что не влияет. Вид номенклатуры — функциональная настройка: тип позиции (товар/услуга), счета учёта, использование характеристик и серий. Одна группа может содержать позиции разных видов, и наоборот.

Как завести услугу, чтобы она не попадала на склад?

Создайте или выберите вид номенклатуры с типом «Услуга» (в УТ 11, ERP, КА) или тип «Услуга» в карточке в Бухгалтерии. Такая позиция не требует указания склада в документах и не отражается в отчётах по остаткам. Если услуга всё же попадает в складские отчёты, проверьте тип в её виде номенклатуры.

Что делать, если при загрузке из Excel создались дубли?

Используйте обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование» → «Обслуживание». Укажите критерии поиска (по наименованию, артикулу), программа покажет пары похожих элементов и предложит объединить их с автоматической заменой во всех документах. Перед объединением проверьте пары визуально — похожие, но разные товары объединять нельзя.

Обязательно ли заполнять штрихкод при создании карточки?

Нет, штрихкод — необязательный реквизит. Он нужен, если на складе или в рознице используются сканеры штрихкодов. Штрихкод можно добавить в любой момент позже через вкладку или команду «Штрихкоды» в карточке, а также сгенерировать внутренний код формата EAN-13 для товара без заводской маркировки.

Можно ли ограничить сотрудникам возможность создавать номенклатуру?

Да, права на добавление и изменение справочника настраиваются через роли в разделе администрирования. Распространённая практика — оставить создание только ответственному за НСИ, а остальным дать право предлагать новые позиции через заявку или черновик. Это резко снижает количество дублей и ошибочных карточек.