Как завести номенклатуру в 1С 8: пошаговое руководство

Номенклатура — центральный справочник любой торговой, производственной или складской конфигурации 1С 8. От того, насколько правильно заведена карточка товара, зависит корректность остатков, себестоимости, цен, отчётов и даже налогового учёта. Ошибка на этапе создания элемента дальше «расползается» по всем документам, и исправлять её приходится уже в оборотах.

Порядок действий во всех типовых конфигурациях (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия предприятия) в целом одинаков: открыть справочник, создать элемент, заполнить обязательные реквизиты, проверить результат. Отличаются только названия разделов и набор полей. Ниже разобран универсальный сценарий на примере «1С:Управление торговлей 11» и «1С:Бухгалтерия 8», с пояснениями, где поведение отличается.

Перед массовым заведением позиций стоит один раз настроить виды номенклатуры, единицы измерения и правила ценообразования. Это сэкономит часы ручной работы и избавит от ситуации, когда у сотни товаров нужно вручную менять тип учёта или ставку НДС.

Где находится справочник номенклатуры в разных конфигурациях

В «Управлении торговлей 11» и «Комплексной автоматизации» справочник открывается через раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» или через «CRM и маркетинг» в отдельных настройках интерфейса. В «1С:Бухгалтерии 8» путь короче: «Справочники» → «Номенклатура». В «Управлении нашей фирмой» — раздел «Компания» или «Закупки».

Если пункта «Номенклатура» в меню нет, чаще всего причина в правах пользователя или отключённой функциональной опции. Проверьте у администратора, включён ли учёт товаров/запасов в настройках функциональности, и есть ли у вашей роли доступ к справочнику. Второй вариант — рабочий стол настроен индивидуально, и команда просто скрыта: тогда справочник можно найти через «Все функции» (доступно при включённом режиме технического специалиста) или через строку поиска в разделах.

Подготовка: виды номенклатуры и настройки учёта

Вид номенклатуры — это шаблон, который определяет поведение карточки: тип (товар, услуга, работа, набор), счета учёта, настройки склада и закупок. Прежде чем создавать первую позицию, откройте справочник «Виды номенклатуры» (в УТ 11 — по ссылке в шапке списка номенклатуры) и проверьте, есть ли подходящие виды: «Товары», «Услуги», «Материалы» и т.п.

Зачем это важно: если завести услугу с видом «Товар», программа разрешит оприходовать её на склад и будет считать остатки, что исказит складской учёт. Обратная ошибка — товар с видом «Услуга» — приведёт к тому, что позиция не попадёт в складские документы и отчёты по остаткам. Менять вид у уже использованной в документах позиции можно, но это требует проверки оборотов и иногда перепроведения документов.

Также заранее убедитесь, что заполнены классификатор единиц измерения (штуки, килограммы, метры) и настроены типы цен (закупочная, оптовая, розничная). Если планируете работу со штрихкодами или характеристиками (размер, цвет), включите соответствующие опции в настройках раздела «НСИ и администрирование».

Пошаговое создание карточки номенклатуры

Базовый сценарий создания новой позиции одинаков во всех конфигурациях на управляемых формах. Ниже — последовательность для УТ 11; в Бухгалтерии шаги аналогичны, только форма компактнее.

1. 1
   Откройте «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» и нажмите «Создать».
2. 2
   Выберите вид номенклатуры — от него подтянутся тип позиции и счета учёта.
3. 3
   Заполните рабочее наименование (для внутренних документов) и наименование для печати (попадёт в счета и накладные).
4. 4
   Укажите единицу измерения хранения остатков — шт., кг, м и т.д.
5. 5
   Проверьте ставку НДС и при необходимости заполните артикул, производителя, товарную категорию.
6. 6
   Нажмите «Записать и закрыть», затем установите цену через документ «Установка цен номенклатуры».

Обязательный минимум — наименование, вид номенклатуры и единица измерения. Без вида и единицы измерения карточка в большинстве конфигураций просто не запишется. Наименование для печати стоит заполнять сразу в том виде, в каком оно должно отображаться в документах для контрагентов: с указанием ГОСТа, марки или полного названия, если это требуется.

Артикул и производитель не обязательны, но сильно упрощают поиск и разграничение похожих позиций. Если товар весовой или измеряется в метрах, проверьте, что выбрана правильная единица хранения: пересчёт остатков после смены единицы измерения у позиции с движениями — отдельная неприятная процедура.

Товары с характеристиками и сериями

Если один и тот же товар отличается размером, цветом или фасовкой, не плодите отдельные карточки — включите учёт по характеристикам в виде номенклатуры. Тогда в карточке появится закладка «Характеристики», а остатки будут вестись в разрезе вариантов одного товара. Это упрощает отчёты и ценообразование.

Серии нужны для товаров со сроком годности или партийного учёта (лекарства, продукты). Учёт по сериям включается в политике учёта серий и требует указания серии в каждом складском движении — оцените заранее, готов ли склад к такой дисциплине.

Заполнение ключевых реквизитов карточки

Помимо обязательных полей, карточка содержит реквизиты, влияющие на отчётность и обмен данными. Разберём те, где ошибки встречаются чаще всего.

• Ставка НДС. Подставляется в документы продажи и влияет на книгу продаж. Если товар облагается по пониженной ставке или без НДС, укажите это сразу — иначе придётся править каждый документ вручную.
• Единица измерения. Базовая единица хранения остатков. Упаковки (короб, паллета) задаются отдельно с коэффициентом пересчёта, а не заменой базовой единицы.
• Штрихкод. Заполняется на закладке «Штрихкоды» или в регистре штрихкодов. Нужен для работы сканеров на кассе и складе.
• Код ТН ВЭД и страна происхождения. Обязательны для импортных товаров и для прослеживаемых товаров — без них не сформировать корректные отчёты и УПД.
• Код ОКПД2 / ОКВЭД. Требуется для услуг при выставлении счетов-фактур и участии в закупках.

В «1С:Бухгалтерии» дополнительно проверьте счета учёта в группе номенклатуры: от них зависит, на какой счёт (10, 41, 43) попадёт позиция при оприходовании. В УТ 11 счета задаются на уровне вида номенклатуры и группы финансового учёта.

Установка цен и проверка результата

Сама карточка номенклатуры цену не хранит — цены фиксируются документом «Установка цен номенклатуры» (в УТ 11 — раздел «CRM и маркетинг» или «Закупки», в зависимости от типа цен). Создайте документ, добавьте новую позицию, укажите тип цены и значение, проведите. С этого момента цена будет подставляться в документы продажи.

В «1С:Бухгалтерии» цена устанавливается проще: либо аналогичным документом «Установка цен номенклатуры», либо вручную в каждом документе реализации. Учтите, что цена в карточке носит справочный характер — фактическая цена продажи всегда определяется документом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Позиция в списке номенклатуры

Норма

Карточка открывается, вид и единица измерения корректны, дублей нет

Тревожный признак

Найдено несколько одинаковых позиций или неверный вид

Поведение в документе

Норма

Позиция подставляется в приходную накладную/реализацию с правильной ставкой НДС

Тревожный признак

Позиция не выбирается или НДС приходится править вручную

Цена

Норма

В документе продажи цена подставляется автоматически

Тревожный признак

Цена пустая — не проведён документ установки цен

Остатки после оприходования

Норма

Отчёт «Остатки товаров на складах» показывает позицию в правильной единице

Тревожный признак

Остаток в неверной единице или на неверном складе

Быстрая проверка после создания: сформируйте тестовый документ «Приобретение товаров и услуг» (или «Поступление товаров и услуг» в Бухгалтерии) с новой позицией, проведите и посмотрите отчёт по остаткам. Если позиция отражается корректно — карточка настроена правильно. Тестовый документ затем пометьте на удаление или отмените проведение.

Массовое заведение номенклатуры и обмены

Когда нужно завести десятки или сотни позиций, ручное создание нерационально. В типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из табличного документа» (обычно в разделе «НСИ и администрирование» или «Покупки»), которая позволяет загрузить номенклатуру из Excel или CSV: сопоставляете колонки файла с реквизитами карточки и загружаете пакетом.

Перед загрузкой подготовьте файл: уберите объединённые ячейки, приведите единицы измерения к значениям из классификатора, проверьте ставки НДС. Загружайте сначала небольшую партию (5–10 позиций), проверьте результат, и только потом — весь список. Если в компании работает несколько баз (например, УТ и Бухгалтерия), номенклатура синхронизируется через типовой обмен — заводить позиции нужно в той базе, которая назначена главной по справочнику, иначе получите дубли при обмене.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужно завести 1–5 позицийСоздавайте вручную через «Создать» — быстрее, чем готовить файл загрузки

Нужно завести десятки позиций из прайса поставщикаИспользуйте «Загрузку данных из табличного документа» с предварительной проверкой файла

Товар имеет размеры или цветаОдна карточка + характеристики, а не отдельные позиции на каждый вариант

Номенклатура уже есть в другой базе 1СНастройте синхронизацию, не заводите вручную в обеих базах

Частые вопросы

Как удалить ошибочно созданную номенклатуру?

Если по позиции нет документов, пометьте её на удаление и выполните «Удаление помеченных объектов» (раздел «Администрирование»). Если движения есть, физическое удаление невозможно — позицию можно только исключить из использования, например, добавив в наименование пометку «не использовать» или сняв с продажи через статус. В УТ 11 для этого есть механизм ассортимента.

Чем отличается рабочее наименование от наименования для печати?

Рабочее наименование используется внутри программы: в списках, подборе в документы, отчётах. Наименование для печати выводится в документах для контрагентов — счетах, накладных, УПД. Обычно внутреннее название короче и удобнее для поиска, а печатное — полное и официальное.

Можно ли изменить вид номенклатуры после того, как позиция использована в документах?

Технически — да, программа обычно позволяет сменить вид. Но если новый вид имеет другой тип (например, с «Товара» на «Услугу») или другие счета учёта, уже проведённые документы не пересчитаются автоматически. После смены проверьте обороты по позиции и при необходимости перепроведите документы.

Почему новая позиция не подставляется в документ продажи?

Частые причины: карточка не записана, позиция помечена на удаление, в документе установлен отбор по виду номенклатуры или соглашению с клиентом, а также включён ассортиментный контроль, и товар не входит в ассортимент формата магазина. Проверьте эти пункты последовательно.

Как завести услугу, чтобы она не попадала в складские отчёты?

Создайте (или используйте типовой) вид номенклатуры с типом «Услуга» и заведите позицию с этим видом. Услуги не имеют складского учёта, не требуют склада в документах и не отображаются в отчётах по остаткам товаров.

Нужно ли заполнять штрихкод, если сканера нет?

Не обязательно. Штрихкод нужен для работы торгового оборудования и маркировки. Но если товар промышленный и штрихкод указан на упаковке, лучше внести его сразу — при подключении сканера или переходе на маркировку данные уже будут в базе.