Как завести номенклатуру в 1С: Комплексная автоматизация

Справочник «Номенклатура» — основа товарного учёта в 1С: Комплексная автоматизация. От того, насколько правильно заведены позиции, зависят остатки на складах, себестоимость, отчёты по продажам и корректность документов. Ошибки на этапе создания карточки потом приходится исправлять в десятках проведённых документов.

Процесс создания номенклатуры в КА во многом совпадает с Управлением торговлей и ERP, поскольку конфигурации построены на общей библиотеке. Ниже разобран полный путь: от настройки функциональности до проверки результата, включая характеристики, единицы измерения, цены и типовые ошибки.

Перед началом работы убедитесь, что у вашего пользователя есть права на редактирование справочника «Номенклатура». Обычно это роли «Добавление и изменение базовой нормативно-справочной информации» или права менеджера по закупкам/продажам. Если кнопка «Создать» недоступна — обратитесь к администратору базы.

Подготовка: включение нужной функциональности

До создания первой карточки проверьте настройки функциональности программы: часть возможностей по умолчанию отключена, и нужные поля просто не появятся в форме. Откройте «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура».

Здесь включаются опции, от которых зависит состав реквизитов:

• Характеристики номенклатуры — если один товар существует в нескольких вариантах (размер, цвет, фасовка);
• Серии номенклатуры — для учёта по сериям, срокам годности, номерам ГТД в составе серий;
• Упаковки номенклатуры — если товар хранится в штуках, а продаётся коробами;
• Многоборотная тара — для отдельного учёта возвратной тары;
• Наборы и комплекты — если продаются комплекты из нескольких позиций.

Включайте только то, что реально используется: каждая опция добавляет поля в документы и усложняет работу пользователей. Отключить опцию после ввода данных бывает сложно — система не даст снять флаг, пока в базе есть позиции с заполненными характеристиками или сериями.

Настройка видов номенклатуры

Вид номенклатуры — это шаблон, определяющий поведение группы позиций: тип (товар, услуга, работа, набор), использование характеристик и серий, счета учёта. Виды находятся там же — «НСИ и администрирование» → «НСИ» → «Номенклатура», по ссылке «Виды номенклатуры» в панели навигации.

В типовой поставке уже есть предустановленные виды: «Товары», «Услуги», «Работы». Не спешите создавать свои — чаще достаточно настроить существующие. Для каждого вида проверьте:

• Тип номенклатуры — определяет, попадает ли позиция на складской учёт (товар) или нет (услуга);
• Использование характеристик — «не использовать», «индивидуальные для номенклатуры» или «общие для вида»;
• Настройки серий — политика учёта серий, если она нужна;
• Шаблоны наименований — автоматическая подстановка рабочего наименования и наименования для печати.

Разумный подход — создавать отдельный вид только тогда, когда группе позиций нужны другие настройки. Например, «Продукция со сроком годности» с обязательными сериями или «Товары с характеристиками-размерами». Десятки видов без функциональных различий только мешают поиску и отчётам.

Создание карточки номенклатуры: пошагово

Откройте список «Номенклатура» и нажмите «Создать». Программа предложит выбрать вид номенклатуры — от этого выбора зависит состав полей формы. После выбора вида заполните карточку.

1. 1
   Откройте «НСИ и администрирование» → «НСИ» → «Номенклатура» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид номенклатуры (например, «Товары»)
3. 3
   Заполните рабочее наименование и наименование для печати
4. 4
   Укажите единицу хранения, ставку НДС, артикул, единицу для отчётов при необходимости
5. 5
   Заполните вес и объём, если используется расчёт в доставке или складские ячейки
6. 6
   При необходимости добавьте упаковки, характеристики, производителя и страну происхождения
7. 7
   Запишите карточку и проверьте её в списке

Ключевые реквизиты карточки:

• Рабочее наименование — отображается в списках и документах внутри программы;
• Наименование для печати — попадает в печатные формы документов (ТОРГ-12, счета, УПД);
• Единица хранения — базовая единица, в которой ведётся складской учёт; после появления движений по регистрам изменить её нельзя;
• Ставка НДС — подставляется в документы по умолчанию;
• Артикул — внутренний код поставщика или собственный, участвует в поиске;
• Облагается НДС / товарная категория — влияет на налоговые документы;
• Код ТН ВЭД и страна происхождения — обязательны для импортных товаров и необходимы для прослеживаемости, если она применяется.

После записи карточка появляется в списке. Если позиция не видна — проверьте отбор по группе или виду номенклатуры в настройках списка.

Характеристики, серии и упаковки

Характеристики

Характеристики нужны, когда один товар существует в вариантах, которые учитываются раздельно: футболка разных размеров, кабель разной длины, краска разных цветов. В карточке номенклатуры перейдите по ссылке «Характеристики» в панели навигации и создайте нужные варианты. Учёт остатков в документах будет вестись в разрезе «номенклатура + характеристика».

Если в виде номенклатуры выбраны «общие характеристики», список вариантов формируется один раз для всего вида — это удобно для типовых размерных сеток. Индивидуальные характеристики создаются отдельно в каждой карточке.

Серии

Серии применяются для сроков годности, партий производства, гарантийных номеров. Настройка выполняется в виде номенклатуры через политику учёта серий. Учтите: включение серий обязывает указывать их во всех складских документах — приходных, расходных, перемещениях. Это увеличивает трудоёмкость, поэтому включайте серии только там, где они действительно нужны.

Упаковки

Упаковки позволяют указывать в документах «короб 20 шт.», а программа сама пересчитает количество в базовые единицы. Создаются в карточке номенклатуры по ссылке «Упаковки»: укажите наименование, коэффициент пересчёта и единицу измерения по классификатору. Проверяйте коэффициент внимательно — ошибка в нём исказит все остатки.

Назначение цены номенклатуре

Сама по себе карточка не содержит цены — цены хранятся в регистре и устанавливаются отдельным документом «Установка цен номенклатуры». Найти его можно в разделе «CRM и маркетинг» → «Цены и скидки» или через «Установка цен номенклатуры» в панели раздела «Закупки»/«Продажи» — расположение зависит от настроек интерфейса.

Порядок установки цены:

1. Создайте документ «Установка цен номенклатуры».
2. Отметьте нужные виды цен (закупочная, оптовая, розничная).
3. Добавьте позиции вручную или через подбор, укажите цены.
4. Проведите документ — цены начнут действовать с даты документа.

Проверить результат можно в карточке номенклатуры по ссылке «Цены» или через отчёт «Цены номенклатуры». Если в документе продажи цена не подставляется — чаще всего вид цены в соглашении с клиентом не совпадает с видом, для которого цена установлена, либо дата установки позже даты документа.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка в списке номенклатуры

Норма

Позиция находится поиском, открывается без ошибок

Тревожный признак

Позиция не видна — проверьте отборы списка и права

Подстановка в документ

Норма

При выборе позиции подставляются единица, ставка НДС, цена

Тревожный признак

Цена пустая — нет действующей установки цен для нужного вида цен

Остатки после поступления

Норма

Отчёт «Остатки товаров на складах» показывает позицию в правильных единицах

Тревожный признак

Количество не сходится — проверьте коэффициенты упаковок

Массовое создание и загрузка номенклатуры

Заводить сотни позиций вручную нерационально. В КА есть штатные инструменты пакетного ввода:

• Обработка «Загрузка данных из файла» («НСИ и администрирование» → «НСИ» → «Номенклатура», кнопка «Загрузить данные из файла» или через «Загрузка данных из файла» в разделе администрирования) — принимает Excel, CSV, mxl. Сначала заполните шаблон, который программа формирует сама, затем сопоставьте колонки реквизитам.
• Копирование карточки — для похожих позиций: откройте существующую карточку и используйте «Скопировать», затем измените отличающиеся реквизиты.
• Помощник копирования — в некоторых версиях доступен массовый ввод по образцу с изменением отдельных реквизитов.

Перед массовой загрузкой обязательно сделайте резервную копию базы или выполните пробную загрузку на копии. Проверьте 5–10 загруженных позиций вручную: единицы измерения, ставки НДС, принадлежность к виду номенклатуры. Ошибка в файле, повторённая на тысяче строк, исправляется долго.

Поиск и предотвращение дублей

Дубли номенклатуры — главная проблема справочника в реальных базах. Они дробят остатки, ломают отчёты по продажам и мешают инвентаризации. Основные меры:

• Поиск перед созданием — перед заведением новой позиции выполните поиск по части наименования, артикулу и штрихкоду;
• Единые правила наименования — договоритесь о порядке слов в названии (сначала тип товара, потом бренд, потом модель) и зафиксируйте его для всех, кто вводит НСИ;
• Контроль дублей — в разделе «НСИ и администрирование» → «Обслуживание» доступен механизм «Поиск и удаление дублей», который находит похожие элементы и объединяет их с заменой во всех документах;
• Ограничение прав — оставьте право создания номенклатуры узкому кругу сотрудников, остальным выдайте права только на использование.

Объединение дублей штатной обработкой безопасно для проведённых документов: ссылки заменяются во всей базе. Но операция необратима, поэтому перед запуском сделайте копию базы и проверьте список найденных пар вручную — обработка может посчитать дублями разные товары с похожими названиями.

Полезно завести внутренний регламент наименований ещё до старта учёта: например, «Тип товара, бренд, модель, ключевой параметр». Позиции с единым шаблоном названий ищутся быстрее, и сортировка списка становится осмысленной.

Проверка результата и границы самостоятельной работы

После заведения номенклатуры выполните контрольный цикл: создайте тестовое поступление на пару единиц, затем реализацию, и снимите отчёт «Ведомость по товарам на складах». Позиция должна корректно приходоваться, списываться и отображаться в отчётах с нужными единицами и ценами. Тестовые документы после проверки отмените проведением или удалите, чтобы не исказить учёт.

Самостоятельно безопасно: создавать карточки, настраивать виды, загружать данные через штатные обработки, объединять дубли после резервной копии. К специалисту по 1С стоит обращаться, если требуется: изменить тип или единицу измерения позиции с движениями, настроить сложные политики серий и прослеживаемость, доработать шаблоны наименований или интеграцию с оборудованием (штрихкодирование, ТСД).

Частые вопросы

Можно ли изменить единицу измерения после того, как по позиции были движения?

Нет, программа блокирует изменение базовой единицы хранения при наличии движений по регистрам. Решение — создать новую карточку с правильной единицей, перенести остатки документами списания и оприходования, а старую позицию пометить на удаление или закрыть от использования.

Почему в документе продажи не подставляется цена?

Проверьте три вещи: установлена ли цена документом «Установка цен номенклатуры» с датой не позже даты документа; совпадает ли вид цены в соглашении с клиентом с видом, для которого задана цена; указана ли цена для нужной характеристики, если характеристики используются.

Чем характеристика отличается от отдельной карточки номенклатуры?

Характеристика — вариант внутри одной карточки (размер, цвет), а отдельная карточка — самостоятельная позиция. Характеристики удобны для вариантов одного товара: общие реквизиты, единая ценовая политика, компактный список. Разные карточки нужны, когда отличаются настройки учёта, поставщики или логика закупок.

Как загрузить номенклатуру из Excel?

Используйте штатную обработку «Загрузка данных из файла» в списке номенклатуры. Скачайте шаблон, заполните его в Excel, загрузите файл, сопоставьте колонки с реквизитами и выполните загрузку. Предварительно протестируйте на 5–10 строках и сделайте резервную копию базы.

Что делать, если в базе уже есть дубли номенклатуры?

Запустите «НСИ и администрирование» → «Обслуживание» → «Поиск и удаление дублей». Обработка найдёт похожие элементы и объединит их с автоматической заменой ссылок во всех документах. Перед запуском сделайте копию базы и вручную просмотрите список кандидатов на объединение.

Нужно ли заполнять код ТН ВЭД и страну происхождения?

Для импортных товаров — да: эти данные попадают в ГТД, счета-фактуры и необходимы для учёта прослеживаемых товаров. Для отечественных позиций поля можно оставить пустыми, но если товар может попасть под прослеживаемость, лучше заполнить их сразу.