Как завести контрагента из Казахстана в 1С

Российская компания, работающая с партнёрами из Казахстана, сталкивается с тем, что стандартная карточка контрагента в 1С «заточена» под российские реквизиты: ИНН из 10 или 12 цифр, КПП, ОГРН. У казахстанской организации вместо этого — БИН (бизнес-идентификационный номер) из 12 цифр, а у ИП — ИИН. Если ввести эти данные «как у россиянина», программа либо откажется сохранять карточку, либо пропустит ошибку, которая всплывёт при выгрузке счёта-фактуры или таможенной декларации.

Правильное заведение иностранного контрагента влияет сразу на несколько участков учёта: корректность печатных форм договоров и актов, ставку НДС при экспорте и импорте, заявление о ввозе товаров из стран ЕАЭС и курсовые разницы при расчётах в тенге или валюте. Поэтому карточку лучше заполнить один раз правильно, чем потом исправлять десятки документов.

Материал ориентирован на типовые конфигурации 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0), 1С:Управление торговлей и 1С:Комплексная автоматизация. Названия команд могут незначительно отличаться в зависимости от релиза, но логика заполнения одинаковая.

Подготовьте данные казахстанского партнёра

Прежде чем открывать 1С, соберите минимальный комплект сведений. Основной идентификатор — БИН (для юридических лиц) или ИИН (для индивидуальных предпринимателей и физических лиц). Это 12-значный номер, который присваивается при регистрации в Казахстане. Запросите у партнёра выписку или регистрационное свидетельство, чтобы сверить номер с первоисточником, а не перепечатывать его из подписи в письме.

Дополнительно понадобятся: полное и сокращённое наименование на казахском и/или русском языке, юридический и фактический адрес, банковские реквизиты (IBAN-счёт, БИК/SWIFT банка), данные подписанта договора. Если партнёр является плательщиком НДС в Казахстане, полезно зафиксировать это в комментарии — пригодится при оформлении заявлений о ввозе товаров в рамках ЕАЭС.

Создайте карточку контрагента

Откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты» и нажмите «Создать». Ключевое действие — сразу выбрать страну регистрации «Казахстан». В типовых конфигурациях после этого программа перестраивает контроль реквизитов: отключается проверка российского ИНН по контрольной сумме, поле КПП становится необязательным или скрывается.

В поле «ИНН» введите БИН из 12 цифр без пробелов и букв. Поле «КПП» оставьте пустым — у казахстанских организаций этого реквизита нет, и попытка «заполнить для галочки» нулями приведёт к ошибкам в печатных формах и при обмене с контролирующими органами. ОГРН также не заполняется.

Юридический статус укажите в зависимости от конфигурации: в 1С:Бухгалтерии это переключатель вида контрагента, где для нерезидента выбирается вариант «Юридическое лицо» с указанием страны, отличной от России. Наименование введите в точности как в договоре — именно эта строка попадёт в счета, акты и УПД.

1. 1
   Справочники → Контрагенты → Создать
2. 2
   Укажите страну регистрации «Казахстан»
3. 3
   Введите БИН (12 цифр) в поле ИНН, КПП и ОГРН не заполняйте
4. 4
   Внесите наименование строго по договору
5. 5
   Заполните юридический и фактический адрес
6. 6
   Сохраните карточку и проверьте отсутствие ошибок контроля реквизитов

Заполните адреса и банковские реквизиты

Юридический адрес вводите как строку в свободной форме или через классификатор, если конфигурация предлагает — для иностранных адресов ФИАС/КЛАДР не применяется, поэтому адрес указывается вручную: страна, город, улица, дом, индекс. Сохраните написание из регистрационных документов партнёра, чтобы реквизиты в ваших актах совпадали с его учётными данными.

Банковский счёт казахстанского партнёра оформляется в подчинённом справочнике «Банковские счета». Номер счёта указывается в формате IBAN (начинается с KZ, всего 20 символов). Банк заведите с БИК/SWIFT казахстанского банка; российский девятизначный БИК тут не работает. Если расчёты идут через российский банк-корреспондент, реквизиты корсчёта зафиксируйте в комментарии к договору, а не в поле счёта.

Настройте договор: валюта, НДС, условия расчётов

Договор с казахстанским контрагентом — самый чувствительный элемент карточки. В поле «Валюта» выберите валюту расчётов: тенге (KZT), рубль или иную валюту по условиям контракта. От этого зависит, будет ли 1С считать курсовые разницы. Убедитесь, что валюта KZT есть в справочнике валют и для неё загружаются курсы (в типовых конфигурациях курсы валют, котируемых ЦБ РФ, загружаются автоматически по расписанию).

По НДС: при импорте товаров из Казахстана в Россию применяется механизм косвенных налогов ЕАЭС — НДС уплачивается в российскую налоговую с подачей заявления о ввозе. При экспорте из России в Казахстан применяется ставка 0% с подтверждением. В карточке договора и в документах выберите соответствующую ставку и вид операции, иначе отчётность по НДС сформируется неверно.

Если работаете в 1С:Управление торговлей, дополнительно проверьте соглашение с партнёром: порядок оплаты, валюту взаиморасчётов и признак «расчёты в валюте». Несовпадение валюты соглашения и валюты договора — частая причина «зависших» взаиморасчётов.

Проверьте результат перед первым документом

После сохранения карточки выполните контроль: создайте тестовый счёт или акт на этого контрагента и сформируйте печатную форму. Проверьте, что в поле покупателя/поставщика выводится БИН без КПП, адрес полностью, а наименование без обрезаний. Если конфигурация поддерживает проверку контрагентов по сервисам ФНС — учтите, что она работает только для российских организаций, для казахстанских проверка выполняется вручную по документам партнёра.

Отдельно проверьте взаиморасчёты: проведите тестовое поступление или реализацию в валюте договора и убедитесь, что программа корректно пересчитывает сумму в рубли по курсу на дату документа. После проверки тестовые документы пометьте на удаление.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма счёта или акта

Норма

БИН выводится, КПП отсутствует, адрес полный

Тревожный признак

Пустой БИН, лишние нули в КПП, обрезанное наименование

Взаиморасчёты по договору

Норма

Суммы в валюте и рублёвый эквивалент по курсу документа

Тревожный признак

Расчёты только в рублях, нулевой курс, ошибка пересчёта

Заявление о ввозе товаров (при импорте)

Норма

Продавец с БИН и страной Казахстан подтягивается автоматически

Тревожный признак

Поля продавца пустые или с российскими реквизитами

Типичные ошибки и как их избежать

Чаще всего проблемы возникают не из-за сложности настройки, а из-за привычки заполнять карточку «как для россиянина». Ниже — ошибки, которые регулярно встречаются на практике.

Если дубль уже создан, не удаляйте его, пока по нему есть проведённые документы. Используйте штатную обработку поиска и замены дублей (в типовых конфигурациях — «Администрирование» → «Обслуживание» → «Поиск и удаление дублей»), чтобы перенести документы на правильную карточку.

Особые сценарии: ИП, физлицо, ЭДО

Контрагент — индивидуальный предприниматель Казахстана

Для казахстанского ИП заводите карточку с видом «Индивидуальный предприниматель» и укажите его ИИН (12 цифр) в поле ИНН. Наименование формируется по шаблону «ИП Фамилия И.О.» — сверьте с договором, там может быть полное написание фамилии и имени.

Контрагент — физическое лицо

Если партнёр — физлицо (например, при разовой закупке), создавайте элемент справочника с видом «Физическое лицо». ИИН при наличии укажите в ИНН. Учтите, что расчёты с иностранными физлицами могут иметь валютно-контрольные и налоговые особенности — при значимых суммах согласуйте схему с бухгалтером или валютным контролём банка.

Обмен электронными документами

Классический российский ЭДО через операторов с УКЭП с казахстанскими контрагентами обычно недоступен — у партнёра нет российской квалифицированной подписи. Документы обмениваются в бумажном виде или сканами. Не включайте такого контрагента в маршруты ЭДО, чтобы не получать ошибки отправки.

Удобно сразу создавать для иностранных партнёров отдельную группу в справочнике контрагентов, например «Нерезиденты — ЕАЭС». Это упрощает отборы в отчётах по взаиморасчётам, валютному контролю и формировании заявлений о ввозе: весь экспортно-импортный контур виден одним списком.

Частые вопросы

Можно ли ввести БИН, если программа ругается на длину ИНН?

Да. Предупреждение о формате появляется, если в карточке не выбрана страна «Казахстан». Укажите страну регистрации первым шагом — после этого контроль российского ИНН отключается, и 12-значный БИН сохраняется без ошибок. Если конфигурация сильно доработана и контроль не отключается, обратитесь к администратору 1С для корректировки проверки.

Чем БИН отличается от ИИН и что вводить в поле ИНН?

БИН присваивается юридическим лицам, ИИН — физическим лицам и индивидуальным предпринимателям. Оба номера состоят из 12 цифр и в 1С вводятся в одно и то же поле «ИНН». Какой именно номер указывать, определяется видом контрагента: организация — БИН, ИП или физлицо — ИИН.

В какой валюте заводить договор с казахстанским поставщиком?

В той, в которой фактически проходят расчёты по контракту. Если платите в тенге — выбирайте KZT, если в рублях — RUB. От валюты договора зависит расчёт курсовых разниц и корректность взаиморасчётов. Менять валюту в договоре, по которому уже есть проведённые документы, нельзя — придётся создавать новый договор.

Нужно ли оформлять заявление о ввозе товаров при закупке в Казахстане?

Да, при импорте товаров из стран ЕАЭС, включая Казахстан, покупатель в России подаёт в свою налоговую заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов и уплачивает НДС. В типовых конфигурациях 1С для этого есть отдельный документ, который подтягивает реквизиты продавца из карточки контрагента — поэтому БИН и страна должны быть заполнены заранее.

Почему в печатной форме счёта пустые реквизиты казахстанского контрагента?

Чаще всего причина в том, что наименование или адрес заполнены в дополнительных полях, а не в основных реквизитах карточки, либо карточка сохранена со страной «Россия» и пустым ИНН. Откройте карточку, проверьте страну, БИН и адрес, затем пересохраните документ и сформируйте печатную форму заново.

Можно ли работать с казахстанским контрагентом через ЭДО?

Стандартный российский ЭДО с юридически значимыми документами через операторов недоступен, так как у казахстанской стороны нет российской квалифицированной электронной подписи. Используйте бумажные документы или обмен скан-копиями с последующим оригиналом. Не добавляйте такого контрагента в настройки ЭДО, чтобы избежать ошибок маршрутизации.