Где в 1С посмотреть персональные данные

Персональные данные в 1С распределены по нескольким разделам: справочникам сотрудников, кадровым документам, регистрам учёта и специализированным отчётам. Где именно искать нужную информацию, зависит от конфигурации — в «1С:Зарплате и управлении персоналом» (ЗУП) данные кадрового учёта собраны максимально полно, а в «1С:Бухгалтерии» доступна только базовая часть сведений о работниках и контрагентах.

Основная точка входа — карточка сотрудника в справочнике «Сотрудники». Именно там хранятся ФИО, дата рождения, паспортные данные, ИНН, СНИЛС, адреса, телефоны и сведения о семье. Дополнительные данные — стаж, льготы, воинский учёт, инвалидность — разнесены по отдельным разделам карточки и связанным документам.

Для массового просмотра и проверки данных удобнее использовать отчёты: «Личные данные сотрудников», «Штатное расписание», универсальный отчёт по регистрам. Ниже разобраны конкретные пути в основных конфигурациях, способы выгрузки, ограничения по правам доступа и типичные ошибки при поиске.

Карточка сотрудника — главный источник данных

В конфигурации «1С:ЗУП» откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники». В списке найдите нужного человека через поиск по фамилии и откройте карточку двойным щелчком. В шапке карточки отображаются ФИО, подразделение и должность, а основные персональные сведения собраны по гиперссылкам: «Личные данные», «Трудовая деятельность», «Семья», «Образование», «Воинский учёт».

Ссылка «Личные данные» открывает форму, где указаны дата и место рождения, пол, гражданство, ИНН и СНИЛС. Отдельно хранятся документы, удостоверяющие личность: серия и номер паспорта, кем и когда выдан, код подразделения. Важно понимать, что документы хранятся с историей — если сотрудник менял паспорт, в регистре будет несколько записей с разными датами актуальности.

Контактная информация — адреса регистрации и проживания, телефоны, адреса электронной почты — находится на вкладке «Адреса, телефоны» карточки. Здесь же фиксируется фактический адрес, если он отличается от адреса регистрации. Эти данные используются при формировании справок 2-НДФЛ, отчётности в СЗВ и уведомлений.

1. 1
   Раздел «Кадры» → «Сотрудники», найдите человека через строку поиска
2. 2
   Откройте карточку и перейдите по ссылке «Личные данные» — там ИНН, СНИЛС, дата рождения
3. 3
   Проверьте паспортные данные через ссылку «Документы, удостоверяющие личность»
4. 4
   Откройте «Адреса, телефоны» для контактной информации
5. 5
   Для проверки истории изменений используйте отчёт «Личные данные сотрудников»

Где искать данные в 1С:Бухгалтерии и ERP

В «1С:Бухгалтерии предприятия» кадровый блок урезан, но базовые персональные данные доступны. Путь: раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» (в некоторых релизах — «Справочники» → «Сотрудники»). В карточке есть вкладки «Личные данные», «Паспорт», «Адреса», «Семья». Если ведётся кадровый учёт, документы «Приём на работу» и «Кадровый перевод» тоже содержат часть сведений.

В «1С:ERP Управление предприятием» и «Комплексной автоматизации» структура близка к ЗУП: раздел «Кадры» или «Зарплата и кадры» → справочник «Сотрудники» и «Физические лица». Обратите внимание: в ERP данные разделены между двумя справочниками. «Физические лица» хранят паспорт, ИНН, адреса, а «Сотрудники» — привязку физлица к организации, должности и условиям труда. Если не нашли сведение в карточке сотрудника, откройте связанное физическое лицо.

Данные контрагентов — физических лиц, не являющихся сотрудниками, — ищите в справочнике «Контрагенты». Там хранятся ФИО, адреса, банковские реквизиты и документы, указанные при оформлении договоров ГПХ или сделок с самозанятыми.

Просмотр данных через отчёты

Когда нужно проверить данные сразу по группе людей, открывать каждую карточку нерационально. В ЗУП используйте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты». Полезные варианты: «Личные данные сотрудников» (сводная таблица с паспортами, ИНН, СНИЛС, адресами), «Сотрудники, имеющие право на вычеты», «Контактная информация сотрудников».

Отчёт «Личные данные сотрудников» позволяет настроить отбор по подразделению, организации или конкретному человеку, а также выбрать состав выводимых полей. Его удобно использовать перед сдачей отчётности: расхождения в ИНН или СНИЛС сразу видны пустыми ячейками.

В любой конфигурации на платформе 8.3 доступен «Универсальный отчёт» (раздел «Отчёты» или «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки»). С его помощью можно построить выборку по регистрам сведений: «Документы физических лиц», «ФИО физических лиц», «Статусы физических лиц». Это способ добраться до данных, которых нет в типовых отчётах.

Перед сдачей персонифицированной отчётности сформируйте отчёт «Личные данные сотрудников» и отсортируйте его по колонкам ИНН и СНИЛС. Пустые значения и дубли всплывут сразу, и править их в карточках быстрее, чем исправлять ошибки после отказа фонда в приёме отчёта.

Права доступа: почему данных может не быть видно

Частая ситуация: пользователь открывает карточку сотрудника, а поля с паспортом или ИНН пустые либо недоступны. Причина почти всегда в правах. В типовых конфигурациях персональные данные защищены отдельными профилями групп доступа. Например, роль «Кадровик» видит личные данные, а роль «Расчётчик» — только сведения, нужные для начисления зарплаты.

Проверить свои права можно у администратора: раздел «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Пользователи» → вкладка «Права доступа». Если вы видите список сотрудников, но не содержимое карточек, попросите добавить профиль с доступом к персональным данным либо оформите разовый запрос выгрузки у ответственного сотрудника.

Дополнительное ограничение — доступ по организациям. Если в настройках пользователя указана конкретная организация, сотрудники других юрлиц в списках не отобразятся. Это нормальное поведение, а не ошибка базы.

Как выгрузить и проверить корректность данных

Для выгрузки используйте кнопку «Ещё» → «Вывести список» в справочнике сотрудников или сохраните сформированный отчёт в Excel / PDF через стандартную кнопку сохранения табличного документа. Если нужна выгрузка паспортных данных в виде реестра, в ЗУП есть обработки в разделе «Отчётность, справки» → «Справки сотрудникам», а также возможность сформировать личную карточку Т-2.

Проверка корректности строится на сопоставлении данных из разных источников. СНИЛС и ИНН должны совпадать со значениями в отчётах, которые уже приняты фондами. Паспортные данные сверяют с оригиналом документа при приёме на работу и при смене документа. ФИО в базе должно точно совпадать с документом — включая букву «ё», дефисы в двойных фамилиях и отчество.

Контрольные точки

Как проверить результат

ИНН и СНИЛС в карточке

Норма

Поля заполнены, количество цифр соответствует формату (12 и 11 знаков)

Тревожный признак

Пустые поля, лишние пробелы, значения не проходят проверку в отчёте

Паспортные данные

Норма

Есть актуальная запись с датой, серия и номер без лишних символов

Тревожный признак

Несколько записей без указания актуальной, старый паспорт после замены

ФИО

Норма

Полностью совпадает с документом, включая отчество и «ё»

Тревожный признак

Сокращения, разнобой с отчётностью, двойные записи физлица

Адрес регистрации

Норма

Заполнен по КЛАДР/ФИАС, выбран из классификатора

Тревожный признак

Введён вручную произвольным текстом, не распознаётся при выгрузке

Типичные ошибки при поиске и ведении данных

Самая распространённая проблема — дубли физических лиц. Один и тот же человек заведён дважды (например, при приёме после увольнения или при обмене между базами), и персональные данные «размазаны» по двум карточкам. Признак — в отчёте по одному СНИЛС выводятся две строки. Решение — объединение дублей штатной обработкой «Поиск и удаление дублей» или вручную с переносом данных, с обязательной проверкой документов.

Вторая ошибка — правка данных «в прошлом». Если исправить паспорт или фамилию без указания даты изменения, история потеряется, и старые отчёты перестанут сходиться с базой. Изменения документов и фамилий всегда оформляйте новой записью с датой, а не перезаписью старой.

Третья группа ошибок связана с адресами: ввод произвольной строкой вместо выбора из адресного классификатора. Такой адрес визуально выглядит нормально, но при формировании файлов для фондов вызывает ошибки форматно-логического контроля.

FAQ

Где в 1С посмотреть СНИЛС и ИНН сотрудника?

Откройте карточку сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и перейдите по ссылке «Личные данные» — ИНН и СНИЛС указаны там. Для просмотра по всем сотрудникам сразу используйте отчёт «Личные данные сотрудников» в разделе «Кадровые отчёты».

Почему в карточке сотрудника пустые поля паспорта, хотя данные вводили?

Наиболее вероятные причины: у вашей учётной записи нет прав на просмотр персональных данных, либо данные введены в карточке физического лица-дубля. Проверьте права у администратора и поищите человека в справочнике «Физические лица» по СНИЛС.

Как посмотреть историю изменения фамилии или паспорта?

В карточке физического лица откройте ссылку «Документы, удостоверяющие личность» или «ФИО» — там хранятся все записи с датами. Также историю видно в отчёте «Личные данные сотрудников» при включённом выводе периодических сведений.

Можно ли посмотреть персональные данные без прав кадровика?

Нет, и это сделано намеренно: доступ к паспортам, СНИЛС и адресам регулируется профилями групп доступа. Если данные нужны для работы, запросите у администратора соответствующий профиль или разовую выгрузку у сотрудника, у которого доступ есть.

Где хранятся персональные данные контрагентов-физлиц?

В справочнике «Контрагенты»: откройте карточку контрагента с видом «Физическое лицо» — там ФИО, адреса, телефоны, документы и банковские реквизиты. В ЗУП подрядчики по договорам ГПХ могут быть заведены как сотрудники со специальным видом договора.

Как выгрузить список сотрудников с паспортными данными в Excel?

Сформируйте отчёт «Личные данные сотрудников» с нужным составом полей и сохраните табличный документ через кнопку «Сохранить» в формате xlsx. Выгружайте только необходимые поля и удалите файл после использования — это требование безопасной работы с персональными данными.