Как завести иностранную компанию в 1С

Завести иностранную компанию в 1С требуется, когда у организации появляется контрагент-нерезидент: поставщик из-за рубежа, зарубежный покупатель или иностранная «дочка» холдинга. Главная сложность в том, что у такой компании нет российских ИНН и КПП, а стандартные проверки 1С рассчитаны именно на них. Если заполнить карточку «как обычно», программа либо не даст сохранить контрагента, либо позже выдаст ошибки в счетах-фактурах, декларации по НДС и валютных документах.

Механика зависит от того, кого именно вы заводите: иностранного контрагента в справочнике «Контрагенты», иностранную организацию в составе своей группы компаний или нерезидента, состоящего на учёте в российской налоговой. Во всех трёх случаях ключевые поля — страна регистрации, регистрационный номер в стране происхождения и признаки, от которых зависят валютный контроль, курсовые разницы и отражение операций в отчётности.

Ниже разобран порядок действий для типовых конфигураций 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей и 1С:ERP. Названия полей могут немного отличаться между версиями, но логика заполнения везде одинаковая.

Определите, какого именно нерезидента вы заводите

Прежде чем открывать справочник, ответьте на вопрос: кто эта компания для вашего учёта. От этого зависит, в какой справочник идти и какие поля станут обязательными.

Чаще всего речь идёт об иностранном контрагенте — поставщике или покупателе, с которым заключён внешнеторговый контракт. Его заводят в справочник «Контрагенты». Реже требуется отразить собственную иностранную организацию (например, зарубежное юрлицо холдинга) — тогда работают со справочником «Организации», и набор настроек там шире: валюта учёта, учётная политика, нумерация документов.

Маршрут решения

Как выбрать сценарий

Заключаете контракт с зарубежным поставщиком или покупателемЗаводите карточку в справочнике «Контрагенты» с указанием страны регистрации

Ведёте учёт по собственному иностранному юрлицу группыСоздавайте элемент в справочнике «Организации» и настраивайте учётную политику

Нерезидент стоит на учёте в российской ФНС и получил российский ИННЗаполняйте российский ИНН, но сохраняйте признак нерезидента и страну регистрации

Заполните карточку контрагента-нерезидента

Откройте справочник «Контрагенты» (в 1С:Бухгалтерии — раздел «Справочники» → «Контрагенты») и создайте новый элемент. Первое, что нужно сделать, — переключить страну регистрации с России на нужную. После этого 1С перестроит форму: поле ИНН перестанет быть обязательным, а вместо него появятся поля для иностранных реквизитов.

Заполните поля в таком порядке: полное и сокращённое наименование (лучше в том написании, которое указано в контракте, включая латиницу), страна регистрации, регистрационный номер в стране происхождения, юридический адрес. Если у нерезидента есть налоговый номер в своей стране (например, VAT number в ЕС), его указывают в соответствующем поле — он понадобится для отдельных видов отчётности и счетов-фактур по электронным услугам.

1. 1
   Откройте «Справочники» → «Контрагенты» и нажмите «Создать»
2. 2
   Смените страну регистрации с «Россия» на страну контрагента
3. 3
   Введите наименование по контракту, включая написание на латинице
4. 4
   Заполните регистрационный номер в стране происхождения и налоговый номер, если он есть
5. 5
   Укажите юридический адрес в свободной форме
6. 6
   Сохраните карточку и проверьте, что программа не требует ИНН/КПП

Частая проблема — пользователь пытается вписать «мнимый» ИНН из девяти нулей или прочерков, чтобы обойти проверку. Делать этого не нужно: если страна регистрации указана корректно, программа сама снимет обязательность ИНН. Фиктивный номер потом попадёт в счета-фактуры и УПД, что вызовет вопросы при сверке с покупателями и в налоговой.

Настройте договор и валютные расчёты

Карточка контрагента — только половина задачи. Расчёты с нерезидентом почти всегда ведутся в иностранной валюте, поэтому договор нужно оформить правильно. В карточке договора укажите валюту расчётов (USD, EUR, CNY и т.д.) и вид договора: «С поставщиком» или «С покупателем».

Проверьте, что в справочнике валют загружаются курсы: без актуального курса на дату документа 1С не сможет пересчитать суммы в рубли, и при проведении появится ошибка «Не установлен курс валюты». Курсы загружаются автоматически через интернет либо вручную, если у базы нет доступа к сервису загрузки.

Для бухгалтерского учёта важно, чтобы счета расчётов с нерезидентом вели учёт по валютам (например, счета 60 и 62 с валютным признаком). В типовых конфигурациях это уже настроено, но если план счетов дорабатывался, проверьте признак валютного учёта у нужных счетов — иначе курсовые разницы не будут рассчитываться.

Учтите особенности НДС и таможенных документов

Операции с нерезидентами затрагивают НДС иначе, чем внутрироссийские сделки. При импорте товаров НДС уплачивается на таможне, и в 1С его отражают не счёт-фактура поставщика, а документ «Таможенная декларация (импорт)» с указанием номера ГТД. Именно этот документ даёт право на вычет, поэтому номер и дату декларации нужно вносить точно по таможенному документу.

При покупке электронных услуг у иностранной компании (ПО, реклама, хостинг) действует механизм налогового агента: покупатель сам исчисляет НДС. В 1С это отражается в договоре признаком агентских функций и отдельными документами начисления налога. Если ваш контрагент оказывает такие услуги, проверьте, что в договоре включён соответствующий признак, иначе декларация по НДС сформируется без раздела налогового агента.

При экспорте в страны ЕАЭС действует ставка 0%, которую нужно подтверждать отдельным пакетом документов. В 1С для этого предусмотрены документы подтверждения нулевой ставки — их заполняют после отгрузки, когда собраны подтверждающие бумаги.

Если заводите собственную иностранную организацию

Когда иностранная компания — это ваше собственное юрлицо, а не контрагент, её создают в справочнике «Организации». Здесь также первым делом меняют страну регистрации: после этого поля ИНН/КПП исчезают, а появляются реквизиты страны происхождения.

Для такой организации нужно определить, в какой валюте она ведёт учёт и как будет консолидироваться с российской отчётностью. В простых конфигурациях (1С:Бухгалтерия) учёт обычно ведут в рублях с пересчётом валютных операций. В 1С:ERP и «Управление холдингом» доступен учёт в функциональной валюте и трансляция в валюту группы — это отдельный блок настроек, который разумно делать с методологом, если обороты значимы.

Проверьте нумерацию документов: если у иностранной организации свои требования к префиксам счетов и актов, задайте префикс ИБ или организации, чтобы документы не пересекались с российскими.

Проверьте результат и типичные ошибки

После заведения карточки и договора сделайте контрольный прогон: создайте тестовое поступление или реализацию по этому контрагенту, проведите документ и посмотрите движения. Рублевая сумма должна пересчитаться по курсу на дату документа, счета учёта — подставиться корректно, а в печатной форме не должно быть пустого ИНН, который «ломает» УПД.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка контрагента

Норма

Указана страна регистрации, ИНН не требуется, регистрационный номер заполнен

Тревожный признак

Программа требует российский ИНН или сохранён фиктивный номер

Договор

Норма

Валюта расчётов указана, курс валюты загружается

Тревожный признак

При проведении документа ошибка «Не установлен курс валюты»

Движения документа

Норма

Рублевая оценка пересчитана по курсу, счета с валютным признаком

Тревожный признак

Сумма в рублях равна валютной или курсовые разницы не считаются

Печатная форма УПД/счёта-фактуры

Норма

Реквизиты нерезидента заполнены по правилам для иностранных лиц

Тревожный признак

Пустые или фиктивные ИНН/КПП в графах покупателя или продавца

Частые вопросы

Какой ИНН указывать иностранной компании в 1С?

Российский ИНН не указывается, если компания не стоит на учёте в ФНС. Вместо него в карточке контрагента меняют страну регистрации — тогда поле ИНН становится необязательным, а в отчётах используется регистрационный номер в стране происхождения и код страны.

1С не даёт сохранить контрагента без ИНН. Что делать?

Это значит, что в карточке осталась страна регистрации «Россия». Откройте поле страны, выберите нужную страну из классификатора стран мира — форма перестроится, и обязательность ИНН исчезнет. Если классификатор пуст, обновите его через настройки загрузки классификаторов.

Как оформить договор с нерезидентом, если оплата в рублях?

Такое встречается, когда контракт номинирован в валюте, а оплата идёт в рублях по курсу. В договоре укажите валюту расчётов и признак «Оплата в рублях» — тогда 1С будет считать суммовые разницы по правилам, аналогичным у.е., а банковские документы пройдут в рублях.

Нужно ли настраивать валютный контроль в 1С?

Валютный контроль — обязанность перед банком, а не функция учётной программы. В 1С достаточно корректно вести контракты с нерезидентами и хранить подтверждающие документы. Номера контрактов, которые банк ставит на учёт, удобно фиксировать в карточке договора, чтобы быстро формировать справки для банка.

Можно ли завести иностранную компанию в 1С:Бухгалтерии базовой версии?

Да, ограничение базовой версии касается только числа организаций в одной базе (одна собственная организация). Контрагентов-нерезидентов и валютные договоры можно вести без ограничений: валютный учёт и документы импорта доступны в базовой поставке.

Что делать, если курсы валют не загружаются автоматически?

Проверьте доступ базы к интернету и настройки регламентного задания загрузки курсов. Если автозагрузка невозможна, курсы вводят вручную в справочнике «Валюты» на каждую дату документа. Альтернатива — загрузка курсов из файла, выгруженного с сайта регулятора, через обработку загрузки.