Справочники и Данные · 12 мин
Как заполнить карточку контрагента в 1С Казахстан
Пошаговая инструкция по заполнению карточки контрагента в 1С для Казахстана: БИН/ИИН, банковские счета, договоры, адреса, проверка данных и типичные ошибки.
Карточка контрагента — это основа всех хозяйственных операций в 1С: от неё подтягиваются реквизиты в счета, накладные, акты и электронные счета-фактуры (ЭСФ). Ошибка в БИН, банковском счёте или адресе приводит к отклонению ЭСФ в ИС ЭСФ, неверным платёжным поручениям и расхождениям при сверке с поставщиками и покупателями. Поэтому карточку стоит заполнять один раз и правильно, а не исправлять последствия в десятках документов.
Инструкция актуальна для типовых конфигураций «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана» и «Управление торговлей для Казахстана» на платформе 8.3. Названия полей могут немного отличаться в зависимости от релиза, но логика заполнения одинакова: сначала идентификаторы и статус, затем адреса, банковские счета, договоры и контактные данные.
Где находится справочник и как создать нового контрагента
Справочник контрагентов в «1С:Бухгалтерия для Казахстана» расположен в разделе Справочники → Контрагенты (в некоторых релизах — Покупки и продажи → Контрагенты). Новый элемент создаётся кнопкой Создать или клавишей Insert. Программа откроет форму элемента с закладками: основная информация, адреса и контакты, банковские счета, договоры.
Перед созданием новой карточки выполните поиск по БИН или наименованию: в типовых конфигурациях при вводе БИН программа сама проверяет, нет ли уже контрагента с таким идентификатором, и предлагает открыть существующий. Дубли контрагентов — одна из главных причин «развала» взаиморасчётов: задолженность дробится между двумя карточками одной и той же организации, и акты сверки перестают сходиться.
Заполнение основных реквизитов: БИН, ИИН, наименование
Первое поле — вид контрагента: юридическое лицо или индивидуальный предприниматель (физическое лицо). От этого выбора зависит, какой идентификатор запрашивает программа: для юридического лица — БИН (бизнес-идентификационный номер, 12 цифр), для ИП и физлица — ИИН (индивидуальный идентификационный номер, тоже 12 цифр). Поле РНН (регистрационный налоговый номер) в современных релизах используется редко, поскольку с введением БИН/ИИН РНН утратил роль основного идентификатора, но для старых контрагентов его можно заполнить из архивных документов.
БИН и ИИН содержат контрольный разряд — программа проверяет его автоматически и при ошибке выдаёт сообщение. Если 1С ругается на «неверный контрольный разряд», не отключайте проверку, а перепроверьте номер по первичным документам контрагента: чаще всего это опечатка при ручном переносе цифр.
Поле наименование — это то, как контрагент будет отображаться в списках и документах. Заполняйте его по официальному названию из свидетельства о регистрации или карточки предприятия: «ТОО „Альфа Трейд“», а не «Альфа» или «поставщик Альфа». Сокращённое произвольное наименование затрудняет поиск и провоцирует создание дублей. Отдельное поле полное наименование используется в печатных формах договоров и счетов — внесите туда полное официальное название с указанием организационно-правовой формы.
Адреса и контактные данные
На закладке адресов заполняются юридический адрес и фактический адрес. Юридический адрес берётся из учредительных документов и подставляется в договоры, счета-фактуры и акты. Фактический адрес нужен для доставки и логистики. Если адреса совпадают, во многих релизах есть флажок «Фактический адрес совпадает с юридическим» — используйте его, чтобы не дублировать ввод.
Адрес в типовых конфигурациях вводится через структурированную форму: страна, регион, город, улица, дом. Заполняйте поля по порядку, а не всей строкой в одно поле — от корректного разбиения зависит выгрузка данных в ИС ЭСФ и печать адресов в документах. Контактные телефоны, e-mail и контактные лица заполняйте в соответствующих полях: e-mail контрагента используется при отправке счетов и документов прямо из 1С.
Банковские счета контрагента
Банковские счета добавляются на отдельной закладке или через подчинённый справочник «Банковские счета» из карточки контрагента. Для каждого счёта указываются: номер счёта в формате IBAN (в Казахстане — 20 символов, начинается с KZ), банк (выбирается из справочника банков по БИК) и при необходимости назначение счёта.
БИК банка важен не меньше номера счёта: именно связка «IBAN + БИК» используется при формировании платёжных поручений и выгрузке в клиент-банк. Если банка нет в справочнике, добавьте его вручную, указав БИК и наименование, либо обновите классификатор банков через сервисы 1С. Один контрагент может иметь несколько счетов — тенговый и валютные; один из них отметьте как основной, чтобы он подставлялся в документы по умолчанию.
- 1Откройте Справочники → Контрагенты и нажмите «Создать»
- 2Выберите вид: юридическое лицо или ИП/физлицо, укажите признак резидента
- 3Введите БИН или ИИН и дождитесь проверки контрольного разряда
- 4Заполните краткое и полное наименование по учредительным документам
- 5Внесите юридический и фактический адреса через структурированную форму
- 6Добавьте банковский счёт: IBAN и банк по БИК, отметьте основной счёт
- 7Создайте основной договор с видом, номером, датой и валютой
- 8Запишите карточку и проверьте подстановку реквизитов в тестовом счёте
Договоры с контрагентом
В типовых конфигурациях для Казахстана взаиморасчёты ведутся в разрезе договоров, поэтому хотя бы один договор в карточке обязателен. Договор создаётся на закладке «Договоры» кнопкой «Создать». Минимальный набор полей: вид договора (с покупателем, с поставщиком, прочее), номер и дата, валюта взаиморасчётов.
Вид договора определяет, в каких документах договор будет доступен: договор «с поставщиком» не подставится в реализацию, и наоборот. Если с контрагентом есть и закупки, и продажи, создайте два договора с разными видами. Валюта договора влияет на документы: для тенговых расчётов выбирайте KZT, для экспортно-импортных операций — валюту контракта, тогда программа корректно посчитает курсовые разницы.
Поле «Ведение взаиморасчётов» в договоре обычно оставляют в значении «по договору в целом» — этого достаточно для стандартного учёта. Варианты «по заказам» и «по счетам» используются в торговых конфигурациях, когда требуется детализация задолженности до конкретных заказов покупателей.
Контрагенты-нерезиденты и особые случаи
Для иностранных поставщиков и покупателей в карточке снимается признак резидента РК. В этом случае обязательными становятся страна регистрации (выбирается из классификатора стран мира) и наименование на языке оригинала или в принятой транслитерации. Страна регистрации важна для валютного контроля и статистической отчётности, а также влияет на применение ставок НДС по импорту услуг.
Отдельный случай — физические лица, с которыми организация заключает договоры ГПХ или выдаёт подотчётные суммы. Для них указывается ИИН, а адрес и банковские реквизиты заполняются по данным заявления физлица. Не смешивайте физлиц-контрагентов со справочником «Физические лица» кадрового учёта: это разные объекты, и сотрудник, выступающий стороной договора, должен быть заведён именно как контрагент.
Как заполнять в разных ситуациях
Проверка заполненной карточки
После записи карточки проверьте результат на практике, а не только визуально. Создайте тестовый счёт на оплату или поступление товаров с этим контрагентом и убедитесь, что подставились правильный договор, банковский счёт и адреса. Сформируйте печатную форму счёта — на ней должны корректно отображаться БИН, наименование и юридический адрес контрагента.
Для плательщиков НДС дополнительно проверьте готовность к выписке ЭСФ: БИН контрагента и его статус плательщика НДС должны совпадать с данными ИС ЭСФ, иначе электронная счёт-фактура будет отклонена получателем или системой. Если в карточке есть поле сведений о постановке на учёт по НДС, заполните его из свидетельства контрагента.
Как проверить результат
12 цифр, программа не выдаёт ошибку контрольного разряда
Сообщение о неверном контрольном разряде или номер другой длины
В новом документе автоматически заполняются договор, счёт и адреса
Поля договора или счёта пустые, приходится выбирать вручную
БИН, наименование и адрес совпадают с карточкой предприятия контрагента
Сокращённое название, отсутствует адрес или БИН
Счёт-фактура принимается ИС ЭСФ без ошибок по реквизитам покупателя/поставщика
Отказ из-за несоответствия БИН или статуса плательщика НДС
Частые вопросы
Что делать, если контрагент изменил наименование?
Откройте существующую карточку и измените наименование и полное наименование — новые документы будут формироваться с актуальным названием. История взаиморасчётов при этом сохраняется. Создавать новую карточку не нужно: смена названия не меняет БИН, а значит, юридически это тот же контрагент.
Можно ли заполнить карточку автоматически по БИН?
В ряде релизов и при подключённых сервисах 1С доступно автозаполнение реквизитов по БИН из государственных баз. Если такой сервис подключён, введите БИН и нажмите кнопку заполнения — программа подставит наименование и адрес. Данные всё равно стоит сверить с документами контрагента, так как базы могут содержать устаревшие сведения.
Почему договор не выбирается в документе реализации?
Почти всегда причина в виде договора: для реализации нужен договор «С покупателем», для поступления — «С поставщиком». Откройте карточку договора и проверьте поле «Вид договора». Также проверьте, что договор не помечен на удаление и принадлежит той же организации, от которой оформляется документ.
Нужно ли удалять старые банковские счета контрагента?
Нет. Старый счёт может быть указан в прошлых платёжных документах, и его удаление приведёт к потере реквизитов в истории. Добавьте новый счёт, установите его основным, а старый оставьте в списке — при необходимости его можно пометить на удаление только после проверки, что на него нет ссылок.
Как найти и объединить дубли контрагентов?
Используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» в свежих релизах). Она находит элементы с совпадающими БИН или наименованиями и позволяет заменить все ссылки на выбранный элемент. Перед объединением сделайте резервную копию базы: замена ссылок необратима.
Что указывать в поле РНН, если у контрагента его нет?
Если контрагент зарегистрирован после перехода на БИН/ИИН, поле РНН оставляйте пустым — обязательным идентификатором является БИН. РНН заполняется только для старых контрагентов по архивным документам, когда он требуется для корректного отражения операций прошлых периодов.
Что важно запомнить
Заполняйте карточку контрагента один раз и по документам: БИН/ИИН с проверкой контрольного разряда, корректный признак резидента, официальное наименование, структурированные адреса, банковский счёт с БИК и основной договор. Не создавайте дублей при смене реквизитов — редактируйте существующую карточку. Проверяйте результат на тестовом документе и печатной форме, а для плательщиков НДС — через выписку ЭСФ.