Как занести номенклатуру в 1С 8.3

Справочник «Номенклатура» — основа учёта в любой конфигурации 1С 8.3: без него невозможно оформить поступление товаров, реализацию, счёт на оплату или производственный документ. Ошибки на этапе заведения карточек приводят к дублям позиций, неверным остаткам и проблемам с отчётностью, поэтому правильно заполнить справочник важнее, чем быстро.

Порядок действий зависит от конфигурации: в «Бухгалтерии предприятия 3.0», «Управлении торговлей 11» и «Управлении нашей фирмой» состав полей различается, но общая логика одинакова — создать элемент справочника, указать вид номенклатуры, наименование, единицу измерения и при необходимости цену. Ниже разобраны все основные сценарии: ручное создание, копирование, групповая загрузка из Excel и проверка результата.

Где находится справочник номенклатуры

В «1С:Бухгалтерии 8.3» справочник расположен в разделе Справочники → Номенклатура. Если раздел «Справочники» не виден в панели разделов, откройте главное меню (кнопка с оранжевым логотипом в левом верхнем углу) и выберите пункт «Все функции» — там справочник доступен всегда.

В «Управлении торговлей 11» и «Управлении нашей фирмой 8.3» путь другой: НСИ и администрирование → Номенклатура либо раздел «Закупки» / «Продажи» → «Номенклатура». В составе справочника там есть дополнительные подчинённые объекты: характеристики, упаковки, штрихкоды.

Перед началом работы убедитесь, что у пользователя есть права на добавление элементов справочника. Если кнопка «Создать» неактивна или карточка открывается только на просмотр, обратитесь к администратору 1С — это ограничение ролей, а не ошибка программы.

Создание карточки номенклатуры вручную

Нажмите кнопку «Создать» в списке справочника. Откроется форма нового элемента. Минимальный набор полей, без которых карточка не запишется корректно:

• Вид номенклатуры — определяет тип позиции (товар, услуга, материал, продукция) и счета учёта. В Бухгалтерии 3.0 от вида зависит, на какой счёт (41, 10, 43) попадёт позиция в документах.
• Наименование — рабочее название для внутреннего поиска.
• Полное наименование — печатается в документах: счетах, накладных, УПД. Должно совпадать с формулировкой из договоров и первичных документов поставщика.
• Единица измерения — выбирается из классификатора (шт, кг, м и т.д.). От неё зависит корректность количества в документах.
• Артикул — не обязателен, но упрощает поиск и сверку с каталогами поставщиков.

После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Если позиция — услуга, убедитесь, что в виде номенклатуры установлен соответствующий признак: иначе программа будет требовать склад и количество там, где это не нужно.

1. 1
   Откройте Справочники → Номенклатура
2. 2
   Нажмите «Создать»
3. 3
   Выберите вид номенклатуры (товар, услуга, материал)
4. 4
   Заполните наименование и полное наименование
5. 5
   Укажите единицу измерения и артикул
6. 6
   Проверьте ставку НДС в карточке
7. 7
   Нажмите «Записать и закрыть»

Копирование существующей позиции

Если нужно завести позицию, похожую на уже существующую, быстрее использовать копирование: выделите элемент в списке и нажмите F9 или кнопку «Скопировать» (значок «Ещё» → «Скопировать»). Программа создаст карточку с теми же видом, единицей измерения и ставкой НДС — останется изменить наименование и артикул.

Настройка вида номенклатуры и счетов учёта

Вид номенклатуры — самое недооценённое поле карточки. В «1С:Бухгалтерии» именно вид определяет счета учёта по умолчанию: товары уходят на 41 счёт, материалы — на 10, готовая продукция — на 43. Если создать все позиции с одним видом «Товары», а потом проводить услуги, проводки придётся исправлять вручную в каждом документе.

Чтобы настроить вид, откройте в списке номенклатуры ссылку «Виды номенклатуры» (или Справочники → Виды номенклатуры), создайте нужные элементы и проверьте для каждого счета учёта. В УТ 11 вид номенклатуры задаёт ещё и тип: товар, услуга, работа, набор — от этого зависит, ведётся ли складской учёт по позиции.

Установка цен номенклатуры

Сама карточка номенклатуры цену не хранит — цены регистрируются отдельным документом. В Бухгалтерии 3.0 это Покупки → Установка цен номенклатуры (или раздел «Склад», в зависимости от настроек интерфейса). Создайте документ, выберите тип цен (закупочная, розничная), добавьте позиции и укажите значения.

В УТ 11 документ называется «Установка цен номенклатуры» и находится в разделе «CRM и маркетинг» или «Закупки». Один документ может устанавливать сразу несколько видов цен, а цены можно рассчитать формулой от базового вида — например, розничная = закупочная + 30%.

После проведения документа цены подставляются в отгрузочные и закупочные документы автоматически. Если цена не подтягивается, проверьте дату документа установки цен: программа берёт значение, действующее на дату создаваемого документа.

Массовая загрузка номенклатуры из Excel

Заводить вручную сотни позиций нерационально. В типовых конфигурациях есть встроенная загрузка из табличного документа. В Бухгалтерии 3.0: в списке номенклатуры нажмите «Ещё → Загрузить данные из файла» (либо Справочники → Номенклатура → кнопка загрузки). В УТ 11: НСИ и администрирование → Загрузка данных из файла.

Подготовьте файл Excel с колонками: наименование, артикул, единица измерения, ставка НДС, цена. В форме загрузки сопоставьте колонки файла полям справочника и выполните загрузку. Программа покажет, какие строки будут созданы, а какие сопоставлены с существующими элементами — это защита от дублей.

Если файл содержит цены, они загружаются вместе с позициями и автоматически создаётся документ установки цен. Проверьте его дату и тип цен после загрузки — документ создаётся текущей датой, что не всегда соответствует реальному моменту начала действия цен.

Проверка результата и дальнейшая работа

После создания или загрузки позиций убедитесь, что всё сделано правильно, прежде чем оформлять документы. Откройте карточку, проверьте вид номенклатуры, единицу измерения и НДС. Затем создайте тестовый документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с новой позицией и посмотрите проводки по кнопке «Дт/Кт» — счета должны соответствовать типу позиции.

Контрольные точки

Как проверить результат

Счета учёта в документе поступления

Норма

Товар — 41.01, материал — 10.01, услуга — счёт затрат

Тревожный признак

Услуга попадает на 41 счёт или счёт пустой

Поиск позиции в списке

Норма

Позиция находится по наименованию и артикулу, дублей нет

Тревожный признак

Несколько одинаковых наименований с разным написанием

Подстановка цены в документ продажи

Норма

Цена заполняется автоматически

Тревожный признак

Поле цены пустое — нет документа установки цен или неверная дата

Для поиска дублей используйте встроенную обработку: Администрирование → Обслуживание → Поиск и удаление дублей. Она объединяет повторяющиеся элементы с заменой во всех документах, где они использовались. Запускайте её только с полными правами и после резервного копирования.

Договоритесь внутри компании о едином формате наименований до начала заполнения справочника: например, «Товар, марка, характеристика, единица». Это избавит от дублей и упростит поиск, когда позиций станут тысячи.

Частые вопросы

Можно ли изменить вид номенклатуры у уже используемой позиции?

Да, вид меняется в карточке без ограничений, но это не перепроведёт старые документы — в них останутся прежние счета учёта. Меняйте вид до начала использования позиции в документах либо перепроведите затронутые документы после изменения.

Что делать, если в списке номенклатуры появились дубли?

Используйте обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование → Обслуживание». Она найдёт похожие элементы, покажет, в каких документах они используются, и заменит все ссылки на выбранный «правильный» элемент. Предварительно сделайте резервную копию базы.

Как завести услугу, чтобы она не попадала на склад?

Создайте вид номенклатуры с типом «Услуга» (в Бухгалтерии — установите признак «Услуга» в виде номенклатуры) и укажите его в карточке. Такая позиция не потребует склада в документах и не будет отражаться в складских отчётах.

Почему в печатной форме накладной выводится не то название?

В печатные формы выводится поле «Полное наименование», а не рабочее наименование. Откройте карточку и заполните полное наименование так, как позиция должна выглядеть в документах для контрагентов.

Можно ли загрузить номенклатуру с картинками и штрихкодами?

Штрихкоды загружаются стандартной обработкой загрузки из файла, если добавить соответствующую колонку. Изображения массово загружаются только через дополнительные обработки или вручную в карточке (в УТ 11 — вкладка с файлами изображений).

Нужно ли заполнять ставку НДС в каждой карточке?

Не обязательно, но рекомендуется: тогда ставка подставляется в документы автоматически. Если поле пустое, программа применит ставку по умолчанию из настроек учётной политики, что может не совпасть с реальной ставкой конкретного товара.