Как выгрузить паспортные данные сотрудников из 1С

Паспортные данные сотрудников в конфигурациях 1С (ЗУП, Бухгалтерия предприятия, Комплексная автоматизация) хранятся не в справочнике «Физические лица» напрямую, а в регистре сведений «Документы физических лиц» с учетом историчности. Именно поэтому простое копирование списка сотрудников не даст нужного результата — в нем не будет серии, номера, даты выдачи и кем выдан документ.

Выгрузить эти сведения можно несколькими способами: через универсальный отчет, через кадровые отчеты конфигурации, через типовую обработку «Выгрузка и загрузка данных XML» или небольшой собственной обработкой. Выбор зависит от того, нужен ли разовый список в Excel, обмен между базами или регулярная выгрузка по расписанию.

Важно помнить: паспортные данные относятся к персональным данным, и их выгрузка, хранение и передача регулируются законодательством о персональных данных. Перед выгрузкой убедитесь, что у вас есть право доступа к этим сведениям, а файл после получения хранится с ограниченным доступом.

Где в 1С хранятся паспортные данные

В конфигурациях на управляемых формах (1С:ЗУП 3, 1С:Бухгалтерия 3, ERP) сведения о документах, удостоверяющих личность, хранятся в регистре сведений «Документы физических лиц». Регистр периодический: каждая запись привязана к физическому лицу, виду документа и дате начала действия. Это позволяет хранить историю замены паспортов.

В карточке сотрудника эти данные видны по ссылке «Личные данные» или на закладке с документами — оттуда их можно посмотреть вручную, но массово выгрузить таким способом не получится. Для массовой выгрузки нужно обращаться к регистру целиком.

В старых конфигурациях (ЗУП 2.5, УПП 1.3) структура похожая: регистр сведений «Паспортные данные физлиц» хранит данные в виде строки, которую при выгрузке часто приходится дополнительно разбивать на поля.

Способ 1. Универсальный отчет без доработок

Универсальный отчет доступен в типовых конфигурациях через раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Универсальный отчет», либо через «Все функции» → «Отчеты». Он позволяет вывести содержимое любого регистра сведений без программирования.

1. 1
   Откройте «Универсальный отчет» и выберите тип объекта «Регистр сведений», объект — «Документы физических лиц».
2. 2
   Добавьте поля: Физическое лицо, Вид документа, Серия, Номер, Дата выдачи, Кем выдан, Период.
3. 3
   Установите отбор: Вид документа = «Паспорт гражданина РФ» (или нужный вам вид).
4. 4
   Сформируйте отчет и сохраните табличный документ через Файл → Сохранить как → формат Excel (xlsx) или mxl.
5. 5
   Проверьте, что в файле заполнены серия, номер и дата выдачи по нескольким сотрудникам.

Ограничение способа: универсальный отчет выводит все записи регистра, включая устаревшие паспорта. Если сотрудник менял документ, в выгрузке окажется несколько строк. Чтобы оставить только актуальные, отсортируйте результат по сотруднику и дате и удалите старые строки уже в Excel, либо используйте срез последних через отчет на СКД.

Если пункта «Универсальный отчет» в меню нет, скорее всего, у вашей роли недостаточно прав. Обратитесь к администратору 1С или попросите пользователя с правами «Полные права» сформировать отчет.

Способ 2. Кадровые отчеты конфигурации

В 1С:ЗУП есть готовые отчеты, которые включают данные документов: «Списки сотрудников», «Личные данные сотрудников», «Штатная расстановка» с дополнительными полями. Они находятся в разделе «Кадры» → «Кадровые отчеты».

Откройте нужный отчет, нажмите «Настройки», перейдите на закладку «Поля» и добавьте поля из группы «Документ, удостоверяющий личность»: вид документа, серия, номер, дата выдачи, кем выдан. После формирования отчет сохраняется в Excel стандартной командой сохранения табличного документа.

Преимущество этого пути — отчет по умолчанию берет актуальные документы на дату формирования, поэтому в выгрузке не будет дублей со старыми паспортами. Недостаток — состав полей ограничен тем, что предусмотрела конфигурация.

Способ 3. Выгрузка через обработку в файл

Когда нужен файл для загрузки в другую систему (банк, СЭД, другое решение 1С), используют обработки. Типовая обработка «Выгрузка и загрузка данных XML» переносит данные между идентичными конфигурациями, включая регистр «Документы физических лиц». Для выгрузки в произвольный формат — CSV, Excel по шаблону заказчика — обычно пишут небольшую внешнюю обработку.

Пример запроса, который лежит в основе такой обработки:

ВЫБРАТЬ
Документы.ФизическоеЛицо КАК Сотрудник,
Документы.Серия КАК Серия,
Документы.Номер КАК Номер,
Документы.ДатаВыдачи КАК ДатаВыдачи,
Документы.КемВыдан КАК КемВыдан
ИЗ
РегистрСведений.ДокументыФизическихЛиц.СрезПоследних(&Дата, ) КАК Документы
ГДЕ
Документы.ВидДокумента = &ВидДокумента

Ключевой момент — использование виртуальной таблицы «СрезПоследних»: она возвращает только актуальные записи на указанную дату и избавляет от дублей по сменившимся паспортам. Если обработку пишет программист, обязательно уточните в требованиях, нужен ли срез на дату или вся история.

Сравнение способов выгрузки

Универсальный отчет

Подходит для разовой выгрузки в Excel без доработок. Ограничение: выводит все записи, включая устаревшие паспорта.

Кадровые отчеты ЗУП

Дают актуальные документы на дату и удобную настройку полей. Ограничение: состав полей фиксирован конфигурацией.

Внешняя обработка

Гибкий формат файла под требования банка или СЭД, можно автоматизировать по расписанию. Требует разработки и тестирования.

Выгрузка/загрузка XML

Для переноса между идентичными базами 1С. Не подходит для передачи в сторонние системы.

Как проверить корректность выгрузки

После получения файла сверьте его с базой. Выборочно откройте 3–5 карточек сотрудников и сравните серию, номер и дату выдачи с выгруженными значениями. Особое внимание уделите сотрудникам, у которых недавно менялся паспорт: в файле должна быть новая запись, а не старая.

Проверьте полноту: количество строк в выгрузке должно соответствовать количеству сотрудников, у которых внесен паспорт. Расхождение обычно означает, что у части сотрудников документ не заполнен, либо в отборе стоит лишний фильтр (например, по организации или подразделению).

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк в файле

Норма

Совпадает с числом сотрудников, у которых внесен паспорт

Тревожный признак

Строк меньше — проверьте отборы и полноту данных в карточках

Серия и номер

Норма

Заполнены у всех сотрудников, формат без лишних пробелов

Тревожный признак

Пустые ячейки или слипшиеся серия с номером

Актуальность

Норма

У сменивших паспорт выгружена новая запись

Тревожный признак

В файле старый паспорт при наличии нового в базе

Риски и защита персональных данных

Паспортные данные — персональные данные, и их обработка требует законного основания: трудового договора, согласия сотрудника или требования закона (например, для отчетности или банковских операций по зарплатному проекту). Выгрузка «на всякий случай» без цели — нарушение.

Файл с выгрузкой храните в защищенной папке с ограниченным доступом, не пересылайте по открытым каналам без шифрования и удаляйте после того, как необходимость в нем отпала. Перед передачей третьим лицам убедитесь, что передача предусмотрена целями обработки или оформлено согласие.

Типичные ошибки при выгрузке

Часто задаваемые вопросы

Можно ли выгрузить паспортные данные без прав администратора?

Да, если у вашей роли есть доступ к кадровым отчетам и чтение регистра «Документы физических лиц». Кадровик со стандартным профилем обычно может сформировать «Личные данные сотрудников» и сохранить их в Excel. Универсальный отчет чаще требует расширенных прав.

Как выгрузить данные только по действующим сотрудникам?

В кадровых отчетах установите отбор «Работает в организации» или период работы. В универсальном отчете добавьте отбор через связанные данные либо выгрузите всех и отфильтруйте уволенных в Excel по списку действующих сотрудников.

Почему в выгрузке у части сотрудников пустые поля паспорта?

Чаще всего документ просто не внесен в карточку физического лица. Откройте сотрудника, проверьте раздел личных данных и заполните документ. Реже причина в том, что документ внесен с видом, отличным от указанного в отборе.

Можно ли настроить автоматическую выгрузку по расписанию?

Да, через регламентное задание и внешнюю обработку: обработка формирует файл и сохраняет его в заданный каталог или отправляет по защищенному каналу. Это доработка, которую выполняет программист 1С; типовыми средствами отчеты по расписанию рассылаются только внутри базы.

В каком формате лучше сохранять выгрузку?

Для просмотра и печати — Excel (xlsx), для загрузки в другие системы — CSV или XML по требованиям принимающей стороны. Формат mxl подходит только для обмена между пользователями 1С.