Справочники и Данные · 9 мин
Как выгрузить номенклатуру из 1С:Бухгалтерии в Excel
Пошаговая инструкция по выгрузке номенклатуры из 1С:Бухгалтерии 8.3 в Excel: через список справочника, универсальный отчет и обработку. Проверка результата и типичные ошибки.
Выгрузка номенклатуры из 1С:Бухгалтерии в Excel нужна для сверки с поставщиками, подготовки прайс-листа, миграции в другую программу или массового редактирования данных. Программа предлагает несколько штатных способов: вывод списка справочника в табличный документ, универсальный отчет и типовую обработку выгрузки. Все они работают без доработок конфигурации и доступны пользователю с правами на чтение справочника.
Выбор способа зависит от задачи. Если нужен просто список товаров с кодами и ценами — достаточно стандартной команды «Вывести список». Если требуются остатки, конкретные реквизиты или отбор по группам — удобнее универсальный отчет. Для регулярной выгрузки в строго заданном формате подойдет обработка «Выгрузка и загрузка данных XML» или внешние инструменты. Ниже разобраны все варианты с конкретными действиями.
Что понадобится перед выгрузкой
Проверьте три условия. Во-первых, у пользователя должны быть права минимум на чтение справочника «Номенклатура» — иначе список откроется пустым или команда вывода будет недоступна. Во-вторых, определите, какие именно данные нужны: только наименования и коды, или также единицы измерения, ставки НДС, цены, остатки на складах. От этого зависит выбор инструмента.
В-третьих, уточните формат результата. Штатно 1С сохраняет табличные документы в формате XLSX («Лист Excel»), а также в MXL, ODS, HTML, TXT, PDF и CSV. Для дальнейшей обработки в Excel удобнее всего XLSX, для импорта в другие системы — CSV. Учтите, что при сохранении в CSV сохраняются только видимые значения без форматирования.
Способ 1: выгрузка через список справочника
Самый простой путь подходит, когда нужен список номенклатуры с базовыми колонками. Откройте раздел «Справочники» (или «Номенклатура и склад» в зависимости от настроек интерфейса) → «Номенклатура». Список можно предварительно отфильтровать: установите отбор по группе, виду номенклатуры или признаку «Недействующая», чтобы в файл попали только нужные позиции.
Далее нажмите кнопку «Ещё» в командной панели списка и выберите «Вывести список». В открывшемся окне отметьте флажками колонки, которые должны попасть в файл: код, наименование, полное наименование, единица измерения, вид номенклатуры и другие доступные реквизиты. Нажмите «ОК» — программа сформирует табличный документ.
Теперь сохраните результат: меню «Файл» → «Сохранить как» (или «Сохранить копию»), укажите имя файла и тип «Лист Excel (*.xlsx)». Откройте файл в Excel и убедитесь, что количество строк соответствует количеству позиций в отобранном списке.
- 1Откройте Справочники → Номенклатура и при необходимости установите отбор
- 2Нажмите «Ещё» → «Вывести список»
- 3Отметьте нужные колонки флажками и нажмите «ОК»
- 4Сохраните табличный документ: Файл → Сохранить как → Лист Excel (*.xlsx)
- 5Откройте файл и сверьте количество строк со списком в 1С
Способ 2: универсальный отчет — выгрузка с реквизитами и остатками
Когда нужны нестандартные колонки — артикул, ставка НДС, производитель из дополнительных реквизитов — или данные из связанных регистров, используйте «Универсальный отчет». Он находится в разделе «Отчеты» → «Универсальный отчет». В поле объекта выберите «Справочник» → «Номенклатура».
По кнопке «Настройки» добавьте поля, которые должны попасть в выгрузку, и задайте отборы. Отчет строится как таблица: каждая строка — позиция номенклатуры, колонки — выбранные реквизиты. Сформированный отчет сохраняется в Excel тем же способом: «Файл» → «Сохранить как» → XLSX.
Если нужны остатки на складах, универсальный отчет по справочнику не поможет — остатки хранятся в регистрах. В этом случае используйте отчет «Остатки товаров» (раздел «Склад») или «Анализ остатков товаров» с нужными группировками, а затем сохраните результат в Excel. Альтернатива — отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» по счетам 10, 41, 43 с детализацией по субконто «Номенклатура».
Как выбрать способ
Способ 3: выгрузка в CSV и обмен с другими программами
Для передачи номенклатуры в интернет-магазин, CRM или другую учетную систему часто требуется CSV. Табличный документ можно сохранить напрямую в CSV: «Файл» → «Сохранить как» → «Текстовый документ с разделителями». Разделитель колонок — точка с запятой или табуляция, кодировка — UTF-8, что корректно открывается в Excel и большинстве систем.
Учтите ограничение: в CSV не сохраняются объединенные ячейки и форматирование, а дробные числа могут записаться с разделителем, отличным от ожидаемого принимающей системой. Перед импортом в стороннюю программу откройте CSV в «Блокноте» или текстовом редакторе и проверьте разделители и кодировку.
Прайс-лист с ценами
Цены хранятся отдельно от справочника — в регистре «Цены номенклатуры». Чтобы получить номенклатуру с актуальными ценами, откройте раздел «Склад» (или «Номенклатура и склад») → «Цены номенклатуры», сформируйте список цен по нужному типу цен и выведите его в табличный документ, затем сохраните в Excel. В некоторых конфигурациях доступна печатная форма «Прайс-лист», которая сразу формирует готовый документ.
Перед массовой выгрузкой снимите в списке номенклатуры отбор «по группе», если он был установлен ранее, — иначе в файл попадет только одна папка справочника, а не весь перечень. Признак проблемы: в файле заметно меньше строк, чем позиций в базе.
Проверка результата после выгрузки
После сохранения файла потратьте минуту на контроль. Сравните количество строк в Excel с количеством элементов в отобранном списке справочника — расхождение означает, что сработал скрытый отбор или не выгрузилась часть данных. Проверьте, что коды номенклатуры не преобразовались в числа с потерей ведущих нулей: Excel автоматически трактует «000123» как число 123.
Если ведущие нули важны для дальнейшей обработки, отформатируйте колонку в Excel как текстовую сразу после открытия или импортируйте CSV через мастер «Данные → Из текста», указав для колонки текстовый формат. Также проверьте корректность кириллицы — «кракозябры» вместо русских букв означают неверную кодировку при сохранении CSV.
Как проверить результат
Совпадает с числом позиций в отобранном списке 1С
Строк меньше — сработал скрытый отбор или фильтр
Коды отображаются полностью, с ведущими нулями
Excel преобразовал коды в числа, нули потеряны
Русские наименования читаются нормально
Нечитаемые символы — неверная кодировка CSV
Числа распознаются как числа, суммы считаются
Числа сохранены как текст, формулы не работают
Типичные ошибки и ограничения
Частая ошибка — выгрузка с активным отбором, о котором пользователь забыл. Список номенклатуры запоминает настройки отбора, и команда «Вывести список» выгружает только видимые элементы. Перед выгрузкой полного перечня нажмите «Ещё» → «Установить отбор и сортировку списка» и очистите условия.
Вторая ошибка — ожидание, что вместе со списком выгрузятся цены и остатки. Справочник «Номенклатура» не содержит этих данных: цены лежат в регистре сведений, остатки — в регистрах накопления и бухгалтерских итогах. Их нужно получать отдельными отчетами и при необходимости объединять в Excel функцией ВПР по коду или наименованию.
Третья ошибка — попытка выгрузить очень большой справочник (сотни тысяч позиций) одним табличным документом. Формирование может занять много времени, а Excel имеет ограничение около миллиона строк на лист. Для больших объемов выгружайте данные частями по группам или используйте CSV без промежуточного табличного документа.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли выгрузить номенклатуру вместе с штрихкодами?
Да. Штрихкоды хранятся в регистре сведений «Штрихкоды номенклатуры». Сформируйте универсальный отчет по этому регистру или используйте список штрихкодов из карточки номенклатуры, затем сохраните результат в Excel и объедините с основным списком по коду номенклатуры.
Как выгрузить только товары, исключив услуги?
В списке справочника установите отбор по полю «Вид номенклатуры» или по типу номенклатуры «Товары» через «Ещё» → «Настроить список». После этого команда «Вывести список» выгрузит только отобранные позиции. Аналогичный отбор доступен в настройках универсального отчета.
Почему в Excel коды номенклатуры отображаются без нулей в начале?
Excel автоматически преобразует строки из цифр в числа, а ведущие нули у чисел не сохраняются. Импортируйте CSV через «Данные» → «Из текстового/CSV-файла» и в мастере импорта назначьте колонке с кодом текстовый формат. В файле XLSX, сохраненном из 1С напрямую, эта проблема обычно не возникает.
Можно ли настроить автоматическую выгрузку по расписанию?
Штатными средствами интерфейса — нет, сохранение в файл выполняется вручную. Автоматизация возможна через регламентные задания с написанием небольшой процедуры на встроенном языке или через внешние обработки обмена. Такую доработку выполняет программист 1С; самостоятельно изменять конфигурацию без опыта не стоит.
Чем отличается сохранение в XLSX от сохранения в MXL?
MXL — внутренний формат табличных документов 1С: он сохраняет точное форматирование и удобен для передачи между базами 1С, но не открывается в Excel. Для работы в Excel выбирайте тип файла «Лист Excel (*.xlsx)» при сохранении.
Что важно запомнить
Для простого списка используйте «Ещё» → «Вывести список» в справочнике и сохраните как XLSX. Реквизиты и отборы — через универсальный отчет, цены и остатки — через отдельные отчеты по регистрам. Перед выгрузкой сбросьте отборы, после — сверьте число строк и проверьте коды с ведущими нулями.