Как выгрузить данные сотрудников из 1С

Выгрузка данных сотрудников из 1С требуется регулярно: для передачи списков в банк при зарплатном проекте, для миграции в другую программу, для проверок, отчётности перед кадровыми службами или подготовки данных к увольнениям. В зависимости от задачи используются разные инструменты — от простого копирования списка до типовых обработок обмена.

Основные рабочие конфигурации — 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия. В ЗУП кадровые данные полнее: личные данные, документы, стаж, семья, воинский учёт. В Бухгалтерии обычно хранится сокращённый набор: ФИО, ИНН, СНИЛС, должность, подразделение. Перед выгрузкой определите, какой именно состав полей вам нужен — от этого зависит выбор инструмента.

Важно помнить: данные сотрудников — это персональные данные, которые регулируются законодательством. Передавайте файлы только уполномоченным лицам, храните их в защищённых каталогах и удаляйте после использования, если они больше не нужны.

Определите, какие данные и в каком формате нужны

Прежде чем что-то выгружать, зафиксируйте требования к результату. Для банка обычно нужен файл строго определённой структуры — его формат банк предоставляет в регламенте зарплатного проекта. Для миграции в другую программу 1С подойдёт XML-обмен, а для анализа в Excel достаточно таблицы с выбранными колонками.

Уточните также период и состав: все ли сотрудники нужны или только работающие, нужны ли уволенные за период, требуются ли данные о начислениях или только кадровые сведения. От этого зависит, применять ли отбор в списке или строить отчёт с настройками.

Выгрузка списка сотрудников через справочник

Самый простой способ, не требующий прав разработчика, — выгрузка прямо из справочника. Откройте раздел «Кадры» (в ЗУП) или «Зарплата и кадры» (в Бухгалтерии) и перейдите в справочник «Сотрудники». Убедитесь, что у вас есть права на просмотр личных данных — иначе часть колонок будет пустой.

Настройте список: через кнопку «Ещё» → «Настроить список» задайте отбор, например «Работает = Да» или отбор по подразделению. Затем через «Ещё» → «Вывести список» отметьте нужные колонки — ФИО, табельный номер, должность, подразделение, дата приёма, ИНН, СНИЛС. Программа сформирует табличный документ.

Полученный табличный документ сохраните через «Файл» → «Сохранить как» в формате Excel (XLSX) или CSV. Проверьте, что все строки перенеслись и числовые поля (ИНН, СНИЛС) не преобразовались в экспоненциальный вид — при необходимости задайте текстовый формат ячеек в Excel.

1. 1
   Откройте справочник «Сотрудники» в разделе «Кадры» или «Зарплата и кадры»
2. 2
   Настройте отбор: работающие, подразделение, период
3. 3
   Через «Ещё» → «Вывести список» выберите нужные колонки
4. 4
   Сохраните табличный документ в XLSX или CSV
5. 5
   Проверьте полноту строк и корректность числовых полей

Выгрузка через отчёты: когда списка недостаточно

Если нужны данные, которых нет в колонках списка — сведения о семье, документах, образовании, начислениях, — используйте отчёты. В ЗУП в разделе «Отчёты, справки» доступны «Штатная расстановка», «Личные данные сотрудников», «Остатки отпусков» и другие. Каждый отчёт настраивается: через кнопку «Настройки» можно добавить поля, группировки и отборы.

Универсальный инструмент — отчёт «Универсальный отчёт» (доступен пользователям с правами администратора). В нём можно выбрать объект «Справочник.Сотрудники», указать произвольный набор реквизитов и период, а результат сохранить в Excel. Это самый гибкий способ без программирования.

После формирования отчёта результат также сохраняется как табличный документ. Учтите, что отчёты с группировками при сохранении в Excel сохраняют структуру групп — для дальнейшей обработки иногда удобнее отключить итоги и вывести «плоскую» таблицу.

Выгрузка для банка и зарплатного проекта

Для открытия зарплатного проекта банк запрашивает список сотрудников в своём формате. В ЗУП есть встроенный механизм обмена с банками: раздел «Выплаты зарплаты» → «Обмен с банками». Там формируются файлы на открытие счетов и зачисление зарплаты согласно формату конкретного банка.

Если банк принимает данные в произвольной таблице Excel, подойдёт выгрузка списка с колонками по требованиям банка: ФИО, дата рождения, паспортные данные, ИНН, номер телефона. Сверьте состав полей с регламентом банка — отсутствие обязательного поля приведёт к отказу в загрузке файла.

Полная выгрузка через обработку обмена данными

Для переноса данных между базами 1С или выгрузки максимально полного состава сведений используется типовая обработка «Универсальный обмен данными в формате XML». Она выгружает данные по правилам обмена, включая связанные объекты: физические лица, сотрудники, кадровые документы.

Обработка открывается через «Файл» → «Открыть» (файл обработки входит в поставку конфигурации или доступен на портале 1С). В ней указываются правила обмена, период выгрузки и отбор по объектам. Результат — XML-файл, который загружается в базу-приёмник той же обработкой.

Этот способ требует осторожности: выгрузка большого объёма данных может занять значительное время и нагрузить базу. Выполняйте её в нерабочее время и обязательно сделайте резервную копию базы-источника и базы-приёмника перед загрузкой.

Выгрузка средствами встроенного языка

Если типовые инструменты не закрывают задачу — нужен нестандартный формат файла, сложный отбор или регулярная автоматическая выгрузка, — используется программный код на встроенном языке 1С. Обычно пишется внешняя обработка, которая формирует файл нужной структуры: CSV, XML, JSON или табличный документ.

Пример простейшего варианта — обход справочника запросом и запись результата в CSV. Такой код выполняется только пользователем с соответствующими правами и требует проверки на копии базы.

Запрос = Новый Запрос("ВЫБРАТЬ Наименование, Код ИЗ Справочник.Сотрудники");
Результат = Запрос.Выполнить().Выбрать();
Текст = Новый ТекстовыйДокумент;
Пока Результат.Следующий() Цикл
    Текст.ДобавитьСтроку(Результат.Наименование + ";" + Результат.Код);
КонецЦикла;
Текст.Записать("C:\Выгрузка\sotrudniki.csv", КодировкаТекста.UTF8);

Разработку и отладку таких обработок поручайте специалисту по 1С. Самостоятельное изменение кода в рабочей базе без понимания механизмов платформы может привести к повреждению данных.

Проверка результата и типичные ошибки

После выгрузки обязательно сверьте результат с источником. Базовые контрольные точки: количество строк в файле совпадает с количеством сотрудников по отбору в программе; обязательные поля заполнены у всех записей; числовые идентификаторы не искажены форматированием.

Отдельная частая ситуация — дубли физических лиц. Если в базе один человек заведён дважды (например, после приёма на вторую должность), в выгрузке появятся две строки с одинаковым ИНН. Перед выгрузкой в банк выполните поиск дублей через «Администрирование» → «Обслуживание» → «Поиск дублей».

FAQ