Как внести организацию в 1С

Карточка организации в 1С — это базовый элемент, от которого зависят все документы, отчётность и проводки. Если данные внесены с ошибкой, она разойдётся по счетам-фактурам, декларациям и платёжным поручениям, и исправлять придётся уже пакетно. Поэтому вносить организацию нужно аккуратно и сразу проверять результат.

Порядок действий почти одинаков в конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление нашей фирмой», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP»: открывается справочник «Организации», создаётся новый элемент, заполняются реквизиты. Отличия — в расположении разделов и наборе полей. Ниже разобран универсальный сценарий на примере 1С:Бухгалтерии 8 ред. 3.0 с пояснениями для других конфигураций.

Перед началом подготовьте документы: свидетельство или выписку ЕГРЮЛ/ЕГРИП, реквизиты банковского счёта, данные руководителя и главного бухгалтера. Это сократит время ввода и исключит опечатки «по памяти».

Где находится справочник организаций в разных конфигурациях

В «1С:Бухгалтерии 8» карточка открывается через раздел «Главное» → «Реквизиты организации» (если организация одна) либо «Главное» → «Организации», когда в базе ведётся несколько юрлиц. В «1С:Управление нашей фирмой» путь — «Компания» → «Реквизиты организации». В «1С:ERP» и «Комплексной автоматизации» справочник находится в разделе «НСИ и администрирование» → «Организации».

Если база новая и пустая, многие конфигурации при первом запуске предлагают мастер начального заполнения. Им можно воспользоваться: мастер создаст организацию и сразу задаст основные параметры учёта. Пропустив мастер, вы всё равно сможете внести те же данные вручную через справочник.

Создание новой карточки организации

Откройте список организаций и нажмите «Создать». Программа предложит выбрать вид организации: юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. От этого выбора зависит набор полей: у ИП нет КПП и ОГРН в привычном виде, вместо них ОГРНИП, а вместо должности руководителя подписант — сам предприниматель.

Далее заполните ключевые поля:

• ИНН — 10 цифр для юрлица, 12 для ИП. Во многих конфигурациях после ввода ИНН работает кнопка «Заполнить по ИНН»: программа подтянет наименование, КПП, ОГРН и адрес из сервиса 1С или ФНС, если подключён интернет и сервис «1С:Контрагент».
• КПП — только для юридических лиц, 9 цифр.
• Наименование — сокращённое, как в учредительных документах (например, ООО «Вектор»). Полное наименование заполняется отдельным полем и попадает в отчётность.
• ОГРН / ОГРНИП — 13 или 15 цифр соответственно.
• ОКПО — присваивается Росстатом, нужен для статотчётности и ряда форм.

Программа автоматически контролирует контрольные разряды ИНН и КПП. Если появляется сообщение об ошибке контрольного числа — это почти всегда опечатка, перепроверьте цифры по выписке ЕГРЮЛ.

Заполнение адреса, кодов и системы налогообложения

Юридический адрес вводится через специальную форму по классификатору ФИАС: начните вводить город и улицу, программа предложит варианты. Не вписывайте адрес произвольным текстом — отчётность в ФНС формируется по структурированному адресу, и «свободный» ввод может привести к отказу в приёме декларации.

На вкладке налоговых настроек укажите систему налогообложения: общая (ОСНО), упрощённая (УСН с объектом «доходы» или «доходы минус расходы»), патент или их комбинацию. От этого параметра зависят настройки учётной политики, книга учёта доходов и расходов и состав деклараций. Также укажите коды ИФНС и, при необходимости, коды для статистики и ПФР/ФСС (после объединения фондов — СФР).

Банковские счета и касса

Банковский счёт добавляется прямо из карточки организации по ссылке «Банковские счета» → «Создать». Укажите БИК банка — программа подставит наименование и корсчёт банка автоматически, если подключён классификатор банков. Затем введите номер расчётного счёта (20 цифр) и проверьте соответствие валюты счёта.

Один счёт пометьте как основной — именно он будет подставляться в платёжные поручения и счета покупателям по умолчанию. Если счетов несколько (например, рублёвый и валютный), добавьте все, но основным сделайте тот, с которого идёт основной денежный поток.

1. 1
   Откройте «Главное» → «Организации» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид: юридическое лицо или ИП
3. 3
   Введите ИНН и при возможности используйте автозаполнение по ИНН
4. 4
   Заполните наименования, КПП, ОГРН, ОКПО
5. 5
   Введите юридический адрес через классификатор ФИАС
6. 6
   Укажите систему налогообложения и код ИФНС
7. 7
   Добавьте банковский счёт по БИК и назначьте его основным
8. 8
   Заполните подписантов: руководителя и главного бухгалтера
9. 9
   Запишите карточку и проверьте реквизиты на печатной форме

Подписанты и ответственные лица

В разделе «Подписи» или «Ответственные лица» укажите руководителя и главного бухгалтера с датами «действует с». Эти данные попадают в счета-фактуры, ТОРГ-12, приказы и отчётность. ФИО выбираются из справочника «Физические лица» — если человека там нет, создайте его прямо из поля выбора.

Обратите внимание на даты: если руководитель сменился, не перезаписывайте старую запись, а добавьте новую строку с датой начала полномочий. Тогда документы прошлых периодов при перепечатке сохранят корректную подпись того периода.

Проверка результата и следующие шаги

После записи карточки создайте тестовый документ, например счёт покупателю, и откройте его печатную форму. Сверьте: полное и сокращённое наименование, ИНН/КПП в шапке, адрес, банковские реквизиты в подвале. Любая неточность здесь означает ошибку в карточке организации.

Дополнительно сформируйте карточку «Реквизиты организации» целиком и сверьте с выпиской ЕГРЮЛ построчно. Если в базе планируется обмен с банком (1С:ДиректБанк) или электронная отчётность (1С-Отчётность), убедитесь, что настройки этих сервисов привязаны к нужной организации — при нескольких юрлицах сервисы настраиваются для каждой отдельно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма счёта покупателю

Норма

ИНН, КПП, адрес и банковские реквизиты совпадают с выпиской ЕГРЮЛ и реквизитами банка

Тревожный признак

Пустые поля, старый адрес или чужой счёт — карточка заполнена с ошибкой

Контроль ИНН/КПП при записи

Норма

Программа записывает карточку без предупреждений о контрольном числе

Тревожный признак

Сообщение о неверном контрольном разряде — в цифрах опечатка

Список банковских счетов

Норма

Основной счёт помечен и подставляется в документы автоматически

Тревожный признак

Поле счёта в документах пустое

Частые вопросы

Можно ли вести несколько организаций в одной базе 1С?

Да, большинство конфигураций поддерживают многофирменный учёт. Каждая организация вносится отдельной карточкой, а в документах выбирается нужная. Учёт при этом ведётся раздельно, но справочники контрагентов и номенклатуры могут быть общими.

Что делать, если у организации изменился адрес или название?

Откройте карточку и измените соответствующее поле, затем запишите. Для отчётности важно, чтобы изменения соответствовали данным ЕГРЮЛ. Подписантов лучше менять через новую строку с датой, а для адреса и наименования достаточно актуального значения, но документы прошлых периодов при перепечатке покажут новые данные.

Не работает кнопка «Заполнить по ИНН». В чём причина?

Автозаполнение требует подключения к интернету и действующей подписки на сервисы 1С (1С:Контрагент или заполнение реквизитов в составе ИТС). Без сервиса реквизиты вводятся вручную по выписке ЕГРЮЛ — на работу программы это не влияет.

Как внести обособленное подразделение?

Создайте отдельную карточку организации, в ней установите признак «Обособленное подразделение» и укажите головную организацию и КПП подразделения. Набор доступных настроек зависит от конфигурации.

Нужно ли заполнять ОКПО и другие коды?

ОКПО обязателен для статистической отчётности и ряда унифицированных форм. Коды ОКВЭД, ОКТМО и ОКФС также используются в декларациях и отчётах, поэтому заполните их сразу — это избавит от ошибок при формировании отчётности позже.