Справочники и Данные · 8 мин
Как внести новую номенклатуру в 1С
Как завести новую номенклатуру в 1С: создание карточки, заполнение реквизитов, единицы измерения, счета учёта, НДС, проверка и типичные ошибки.
Номенклатура — базовый справочник в любой конфигурации 1С, от корректности которого зависит складской, бухгалтерский и налоговый учёт. Ошибка в карточке товара приводит к неправильным счетам учёта, неверному НДС в документах и расхождениям в отчётах, поэтому заводить позиции стоит по единому регламенту, а не «как получится».
Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Управление торговлей» / «1С:ERP». Названия пунктов меню могут немного отличаться между версиями, но логика действий и набор обязательных реквизитов совпадают.
Где находится справочник номенклатуры и как создать позицию
В «1С:Бухгалтерии 8» справочник открывается через раздел «Справочники» → «Номенклатура». В «Управлении торговлей» и ERP путь обычно такой: «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» или раздел «Закупки» / «CRM и маркетинг» в зависимости от настроек интерфейса. Если справочника не видно, проверьте права пользователя — у части ролей доступ к номенклатуре ограничен только чтением.
Новая позиция создаётся кнопкой «Создать» (или клавишей Insert). Перед созданием определитесь с группой: папки внутри справочника помогают ориентироваться при тысячах позиций, поэтому заранее продумайте структуру — например, «Материалы», «Готовая продукция», «Услуги», «Товары для перепродажи».
Для услуг и работ в бухгалтерской конфигурации при создании выбирается тип «Услуга» — от него зависит, будет ли позиция попадать на складские счета или сразу списываться на затраты. Не заводите услугу как товар: при оприходовании документ потребует склад, а в отчётах появятся фиктивные остатки.
Вид номенклатуры: главная настройка карточки
Вид номенклатуры — это шаблон, который подтягивает в карточку счета учёта, статью затрат и другие параметры. В бухгалтерии виды настраиваются по ссылке «Виды номенклатуры» прямо из списка справочника. Для каждого вида задаются счета: учёта запасов (например, 10 или 41), счёт доходов, счёт расходов, счёт НДС.
Если вид выбран правильно, вам не придётся вручную править счета в каждом документе — типовая ошибка новичков как раз в том, что они оставляют первый попавшийся вид, а затем исправляют проводки в каждой реализации. Создайте отдельные виды под материалы, товары, продукцию и услуги, даже если позиций пока немного.
Какие реквизиты заполнить в карточке
Минимальный набор для корректной работы: наименование (краткое, для поиска) и полное наименование (выводится в печатных формах и документах для контрагентов), единица измерения, ставка НДС, артикул. Полное наименование заполняйте так, как позиция должна выглядеть в счёте или накладной для покупателя — исправлять его потом в сотнях документов никто не будет.
Единица измерения выбирается из классификатора ОКЕИ. Если вы торгуете в упаковках, а учёт ведёте в штуках, в торговых конфигурациях настройте упаковки с коэффициентом пересчёта — это избавит менеджеров от ручного пересчёта количества и ошибок в заказах.
Ставка НДС в карточке подставляется в документы по умолчанию. Укажите актуальную ставку для конкретной позиции: основная, пониженная или «Без НДС». Если организация на УСН без НДС, всё равно проверьте это поле — от него зависят печатные формы и выгрузки.
Дополнительно полезно заполнить: производителя, страну происхождения и номер ГТД (для импортных товаров), вес и объём (используются в логистике), штрихкод (вкладка или команда «Штрихкоды» — нужен для сканеров и розницы).
- 1Откройте «Справочники» → «Номенклатура» и выберите нужную группу
- 2Нажмите «Создать» и выберите тип позиции: товар, услуга, работа
- 3Укажите вид номенклатуры с правильными счетами учёта
- 4Заполните наименование, полное наименование, артикул и единицу измерения
- 5Установите ставку НДС и при необходимости штрихкод, ГТД, упаковки
- 6Запишите карточку и сделайте тестовый документ поступления или реализации
Создание позиции прямо из документа
На практике номенклатуру часто заводят «на лету» — при вводе поступления от поставщика. В табличной части документа в поле выбора номенклатуры нажмите «Создать» или введите новое название и подтвердите создание элемента. 1С создаст карточку с минимальным набором реквизитов.
Этот способ быстрый, но опасный: карточка создаётся с видом номенклатуры по умолчанию и без проверки дублей. После ввода документа обязательно откройте созданные позиции и дозаполните их — вид, НДС, единицу измерения. Иначе через месяц в справочнике обнаружится «Болт М8», «болт М8» и «Болт М8х50» от разных менеджеров.
Массовое добавление через загрузку из Excel
Когда нужно внести десятки или сотни позиций — например, прайс нового поставщика, — ручной ввод нерационален. В типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из табличного документа» (в бухгалтерии: «Администрирование» → «Загрузка данных из файла»; в УТ/ERP — «Загрузка данных из файла» в разделе закупок или НСИ).
Подготовьте файл Excel с колонками: наименование, артикул, единица измерения, ставка НДС, цена. В обработке сопоставьте колонки файла реквизитам справочника, запустите загрузку и проверьте протокол — программа покажет, сколько позиций создано и какие строки пропущены из-за ошибок.
Сравнение вариантов
Подходит для единичных позиций и услуг. Полный контроль реквизитов, но медленно при большом объёме.
Быстро при вводе поступления. Ограничение: карточка создаётся с настройками по умолчанию, требует дозаполнения.
Оптимально для прайсов и миграции справочника. Требует подготовки файла и проверки результата на дубли.
Проверка результата и типичные ошибки
После создания позиции сделайте контрольный документ: поступление и реализацию одной единицы. Откройте проводки (кнопка «Дт/Кт» в бухгалтерии) и убедитесь, что счета учёта, статья затрат и ставка НДС соответствуют ожиданиям. Если всё верно — тестовые документы можно пометить на удаление.
Как проверить результат
Счета учёта и НДС соответствуют виду номенклатуры
Счета пустые или подставился неправильный счёт — проверьте вид номенклатуры
Позиция отображается с корректным количеством после поступления
Позиции нет или остаток ушёл в минус — проверьте склад и движения документа
Выводится полное наименование и верная ставка НДС
Отображается сокращённое название или неверный НДС — исправьте карточку
Часто задаваемые вопросы
Можно ли изменить вид номенклатуры после того, как по позиции есть документы?
Да, карточку можно отредактировать в любой момент — справочник не блокируется движениями. Но новые счета учёта применятся только к документам, созданным после изменения. Ранее проведённые документы нужно перепровести, чтобы проводки обновились.
Как найти и убрать дубли номенклатуры?
Используйте поиск по наименованию, артикулу и штрихкоду в списке справочника. Для объединения дублей в типовых конфигурациях есть обработка «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»): она заменяет ссылки в документах на выбранную «правильную» позицию и помечает дубли на удаление. Перед запуском сделайте резервную копию базы.
Чем отличается номенклатура от характеристик номенклатуры?
Характеристики — это варианты одной позиции, например размер или цвет футболки. Вместо десяти карточек «Футболка белая S/M/L» заводится одна номенклатура с включёнными характеристиками. Учёт остатков ведётся по каждой характеристике отдельно. Возможность включается в настройках учёта и поддерживается в торговых конфигурациях.
Нужно ли заводить номенклатуру для разовых услуг?
Для повторяющихся услуг — обязательно: это ускоряет ввод актов и счетов. Для действительно разовой операции некоторые конфигурации позволяют указать услугу текстом в документе, но лучше завести обобщённую позицию «Прочие услуги» с корректным видом и НДС — так отчётность останется единообразной.
Как ограничить права на создание номенклатуры?
Через роли пользователя в разделе «Администрирование» → «Пользователи и права». Роль на чтение справочника позволяет выбирать позиции в документах, но не создавать и не изменять их. Разумная практика: право добавления номенклатуры есть у одного-двух ответственных сотрудников, остальные направляют им заявки — это главная защита от дублей.
Что важно запомнить
Ключ к чистому справочнику — правильно настроенные виды номенклатуры и единый регламент создания позиций. Перед заведением ищите дубли, после — проверяйте карточку тестовым документом. Массовый ввод делайте загрузкой из файла с обязательной проверкой протокола.