Справочники и Данные · 8 мин
Как добавить организацию в 1С Управление торговлей
Пошаговая инструкция: как добавить организацию в 1С Управление торговлей 11, заполнить ИНН, КПП, банковские реквизиты, учетную политику и проверить результат.
Добавление организации — одна из первых настроек в 1С: Управление торговлей, без неё невозможно оформлять документы, печатать счета и вести регламентированный учёт. Справочник «Организации» хранит реквизиты юридических лиц и ИП, а также связанные с ними учётные политики, кассы и банковские счета.
Процедура занимает несколько минут, если подготовить данные заранее: ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес, реквизиты банка и сведения о руководителе. Ошибки на этом этапе потом «расползаются» по всем документам — от счетов-фактур до отчётности, поэтому заполнять карточку стоит внимательно.
Ниже разобран порядок создания организации в типовой конфигурации 1С:УТ 11, заполнение ключевых реквизитов, настройка учётной политики и типичные ошибки, которые приводят к проблемам в документах и обменах.
Где находится справочник организаций
В 1С:Управление торговлей 11 справочник организаций расположен в разделе «Нормативно-справочная информация» (в некоторых версиях — «НСИ и администрирование») → группа «Предприятие» → пункт «Организации».
Если пункта нет в меню, проверьте права пользователя или откройте справочник через функцию «Все функции»: там он называется «Организации» в группе «Справочники». Также быстрый доступ возможен через строку поиска в командной панели.
Пошаговое создание новой организации
Откройте справочник «Организации» и нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового элемента, где сначала нужно выбрать вид организации: юридическое лицо или индивидуальный предприниматель.
Дальнейший порядок действий зависит от выбранного вида, но общий алгоритм одинаков.
- 1Откройте «НСИ» → «Организации» и нажмите «Создать»
- 2Выберите вид: юридическое лицо или ИП
- 3Введите ИНН — программа проверит его корректность
- 4Заполните полное и сокращённое наименование, КПП, ОГРН
- 5Укажите юридический адрес и контактную информацию
- 6Добавьте банковский счёт во вкладке «Банковские счета»
- 7Заполните данные руководителя и ответственных лиц
- 8Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте результат
После ввода ИНН в некоторых версиях программы доступна кнопка «Заполнить по ИНН» — она подтягивает данные из сервиса ФНС (при наличии подключённого интернет-поддержки). Это снижает риск опечаток в наименовании, адресе и КПП.
Заполнение реквизитов: что обязательно, а что нет
Минимально необходимые поля — наименование и ИНН: без них элемент не записать. Однако для полноценной работы потребуется больше данных, иначе документы будут печататься с пустыми реквизитами.
Обратите внимание на следующие реквизиты:
- Полное наименование — используется в печатных формах договоров, актов, счетов-фактур. Копируйте его из устава или выписки ЕГРЮЛ вместе с организационно-правовой формой.
- КПП — обязателен для юридических лиц; у ИП поле отсутствует.
- Юридический адрес — заполняйте через классификатор адресов, а не произвольным текстом: это важно для корректной выгрузки в отчётность и ЭДО.
- Руководитель — выбирается из справочника «Физические лица»; если его карточки ещё нет, создайте её заранее.
- Префикс — двухсимвольный код, который добавляется к номерам документов организации; полезен, когда в базе работает несколько юрлиц.
Если в базе будет несколько организаций, сразу задайте каждой уникальный префикс (например, «ОО» и «ТД»). Это убережёт от пересечения номеров документов и упростит поиск в журналах.
Банковские счета и кассы организации
После записи карточки организации добавьте расчётный счёт. Это делается по ссылке «Банковские счета» в карточке организации: нажмите «Создать», укажите банк (по БИК из справочника банков), номер счёта и при необходимости валюту.
Банк проще всего найти по БИК — программа сама подставит наименование и корреспондентский счёт. Если банка нет в классификаторе, его можно создать вручную, но корреспондентский счёт и город придётся ввести самостоятельно.
Основная касса организации создаётся аналогично по ссылке «Кассы». Для розничной торговли дополнительно создаются кассы ККМ с указанием регистрационных данных кассового аппарата.
Учётная политика и параметры учёта
Карточка организации — это не только реквизиты. Для корректной работы документов нужно настроить учётную политику: систему налогообложения, методы оценки запасов, параметры НДС.
В 1С:УТ 11 учётная политика открывается по ссылке «Учётная политика» в карточке организации. Здесь указывают систему налогообложения (общая, упрощённая и т.д.), признак плательщика НДС и другие параметры, действующие с определённой даты.
Если ведётся регламентированный учёт через обмен с 1С:Бухгалтерией, убедитесь, что настройки учётной политики совпадают в обеих программах — иначе при синхронизации возникнут расхождения.
Проверка результата и использование в документах
После записи проверьте, что организация корректно работает в типовых сценариях. Самый быстрый способ — создать тестовый документ, например «Реализацию товаров и услуг», выбрать новую организацию и распечатать счёт на оплату: в шапке должны быть полные реквизиты, включая банковский счёт.
Как проверить результат
Отображается с корректным ИНН и наименованием
Дубли записей или пустые реквизиты
Заполнены наименование, адрес, банк, счёт
Пустые строки реквизитов или «Объект не найден»
Номер начинается с заданного префикса
Номера без префикса или с чужим префиксом
Организация доступна в поле «Организация»
Организация не отображается в списке выбора
Если организация не отображается в документах, проверьте, не помечена ли она на удаление и не ограничен ли доступ по группам пользователей. В редких случаях помогает обновление кэша — перезапуск сеанса пользователя.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли добавить несколько организаций в одну базу 1С:УТ?
Да, конфигурация поддерживает многофирмённый учёт. Все организации хранятся в одном справочнике, документы ведутся раздельно по каждой, а отчёты можно строить как по отдельной организации, так и консолидированно. Рекомендуется задать каждой организации уникальный префикс нумерации.
Что делать, если при записи появляется ошибка «ИНН некорректен»?
Программа проверяет ИНН по контрольной сумме. Чаще всего причина — опечатка в цифрах. Сверьте ИНН со свидетельством или выпиской ЕГРЮЛ. У юридических лиц ИНН состоит из 10 цифр, у ИП — из 12; если длина другая, проверьте, правильно ли выбран вид организации.
Как изменить реквизиты уже созданной организации?
Откройте карточку организации из справочника и отредактируйте нужные поля, затем запишите. Новые реквизиты подтянутся в документы, создаваемые после изменения. Ранее проведённые документы автоматически не перезаполняются — при необходимости их нужно перепровести или отредактировать вручную.
Почему в печатной форме счёта пустой банковский счёт?
Обычно причина в том, что у организации не создан банковский счёт или он не отмечен как основной. Откройте карточку организации, перейдите по ссылке «Банковские счета», создайте счёт и проверьте, что он подставляется в документ. Если счетов несколько, нужный можно выбрать прямо в документе.
Нужно ли заново создавать организацию при обновлении конфигурации?
Нет. Обновление конфигурации не затрагивает пользовательские данные справочников — организации, их реквизиты, счета и учётные политики сохраняются. Перед обновлением рекомендуется сделать резервную копию базы, но сама процедура не требует повторного ввода данных.
Как удалить ошибочно созданную организацию?
Если по организации нет документов, пометьте её на удаление и выполните «Удаление помеченных объектов» через «Все функции» или раздел администрирования. Если документы есть, прямое удаление невозможно: либо перенесите документы на другую организацию, либо оставьте пометку удаления, чтобы запись не мешала в списках.
Что важно запомнить
Организация создаётся в разделе «НСИ» → «Организации» по кнопке «Создать». Обязательный минимум: ИНН, наименование, адрес через классификатор, банковский счёт и учётная политика. При нескольких юрлицах задавайте уникальные префиксы, а результат проверяйте печатью тестового документа.